电话与传真管理规定制度格式完整版
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、目的与背景电话与传真是现代化办公环境中常用的沟通工具，有效管理电话与传真的使用对于提高工作效率、信息传递的准确性和保护重要信息的安全性至关重要。
为了规范电话与传真的使用，确保其合理有效地发挥作用，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于全体员工，规范办公室电话与传真的正常使用及管理。
三、管理原则1. 合理使用：员工应合理、科学地使用电话和传真设备，避免浪费资源，提高工作效率。
2. 保密性：员工在使用电话和传真时，应时刻注意保护公司的机密信息，并不得将任何机密信息通过电话和传真方式发送出去。
3. 安全性：员工在使用电话和传真设备时应遵循安全操作规程，避免安全事故的发生，如不正当的操作可能导致设备故障。
4. 规范性：员工在使用电话和传真设备时应遵守公司相关规章制度，做到遵纪守法，文明礼貌地与他人沟通。
四、具体规定1. 办公电话的使用- 办公电话仅限于公务通话，严禁私人通话。
私人通话需在工作时间外使用员工个人手机，不得在工作场所使用。
- 使用办公电话时应注意礼貌用语，语速适宜，信息传递清晰准确。
- 如需离开办公室较长时间，应关闭办公电话或将其转交他人代接。
2. 传真的使用- 传真发送前，需确认收件方的传真号码和接收人，并进行核对。
- 发送机密信息的传真前，需与收信人提前口头确认传真号码，并在传真件上标注“机密”字样。
- 接收传真时，应及时将传真件取走，并将其妥善保管，避免丢失或泄漏重要信息。
3. 电话与传真设备的维护与保养- 电话和传真设备应由专人负责维护和保养，确保其正常运行。
- 严禁未经批准私自移动、更换或涂改电话和传真设备的布线及标识，否则将承担相应责任。
- 如发现电话或传真设备故障或异常情况，应立即上报维修人员进行处理。
五、违规与处理1. 对于违反本管理制度的员工，将视情节轻重采取相应纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过、记大过等。
2. 对于涉及泄露机密信息等严重行为的员工，将按照公司相关规定进行严肃处理，甚至追究法律责任。
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度1. 前言为了有效管理企业电话和传真资源，提高沟通效率，确保信息的准确传递和保管，订立本《电话与传真管理制度》。
2. 适用范围本制度适用于本企业全体员工使用电话和传真设备的管理。
3. 职责与权限3.1 管理部门的职责与权限•负责电话和传真设备的采购、配置和维护工作；•订立电话和传真使用规范；•监督电话和传真设备的使用情况。
3.2 员工的职责与权限•遵守电话和传真使用规范；•合理使用电话和传真设备，不得滥用或私自拨打长途电话；•确保电话和传真信息的准确、完整、保密。
4. 电话使用管理4.1 分机号码的调配与管理•管理部门将依据各部门的需要，统筹规划分机号码的调配；•员工因工作需要申请新增或修改分机号码，需经所在部门负责人审批后方可执行；•分机号码的调整由管理部门统一负责。
4.2 呼叫外线管理•全部拨打长途电话的员工需填写《长途电话申请表》，并经所在部门负责人审批后交给管理部门；•部门负责人需审查申请表上的拨打事由、拨打对象等信息是否合理，并确保拨打费用与当月预算相符合；•在接受呼叫时，员工应礼貌、热诚地回答对方的问题，不得由于电话内容不合理或对方态度不佳而对其进行欠妥回应。
4.3 电话接听管理•全部员工应遵守电话接听规范，尽快接听来电；•在接听电话前，必需向对方报上部门和个人的姓名；•如无法立刻解决问题，应乐观留言或记录对方的联系方式，并及时回复对方。
4.4 电话内容管理•电话内容应保持专业、礼貌、简洁、准确的原则，严禁显现涉密、虚假、诋毁他人等欠妥言论；•电话内容涉及紧要事宜的，应及时记录并报告给上级领导。
4.5 电话转接管理•电话接听人有权依据情况将来电转接给其他员工；•转接电话时，应事先征得来电人同意，并做好记录。
4.6 电话保密管理•全部员工对接听到的电话内容应严格保密，不得擅自泄露；•如遇涉及机密或敏感信息的电话，应及时向上级领导汇报。
5. 传真使用管理5.1 传真发送管理•发送传真前，应核对传真号码和文件内容的准确性；•需要发送大量传真的情况下，应提前与接收方沟通，避开对方接收不到传真；•发送传真后，应及时确认对方是否已经成功收到传真。
电话 传真机管理制度
电话传真机管理制度第一条、目的：加强电话、传真管理。
第二条、范围：公司全员。
第三条、长途电话使用管理３．１电话费用管理：谁使用、谁管理、谁负责。
凡配备长途电话的部门，月度电话费用出现较大差异时，由部门负责人按照电信局打出的电话费用单核查，要写出书面处理意见，向总经理汇报。
３．２长途电话控制：公司给长途电话安装200IP电话智能卡的部门，在工作时间由部门经理负责管理，如公司员工在工作时间打私人长途电话，罚款100元/次。
３．３电话通话时间要求：国内长途电话不超过5分钟，市内电话不超过8分钟。
３．４私人电话管理：私人不允许打长途电话；接打私人电话时间不超过３分钟；违反规定者罚款50元／次。
第四条、传真机使用管理传真机专人管理，凡需要书面确认的资料，必须发传真备查。
收到传真后应立即交送收件人，迟误者罚款20元。
私人未经批准不允许发传真，违反规定者罚款50元。
第五条、电话机、传真机维护保养公司电话、传真机由行政部负责维修，行政部负责话费交纳、常规管理检查。
第六条、电话使用用语，接电话时说："您好，安康"，通完话后说："再见或谢谢﹗"通话时要求：用语简捷。
第七条、接电话要求：热情服务，高效快捷。
7．1客户或公司员工亲戚打来电话找人时，要热诚给以答复或帮助找人。
如所找的人正在打电话时，告诉对方请稍等；人不在时记下对方电话号码或告诉要找的人电话号码。
违反规定者罚款20元。
7．2客户投诉接电话人员服务态度恶劣者罚款50元。
第九条、举报打私人电话奖励50元。
本制度由行政部制定，并监督执行。
商厦电话传真管理制度
商厦电话传真管理制度一、概述商厦电话传真管理制度的目的是规范公司内部电话及传真的使用，提高电话及传真的管理效率，规范员工行为，增强公司内部控制力度，保证公司业务的顺利进行。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有员工，包括全职员工、劳务派遣人员和实习生。
三、电话管理1. 电话使用1.1 员工在使用公司电话时应注意不要打非工作性质电话，避免产生额外的电话费用；1.2 需要打长途电话的员工需要提前向上级经理申请，经批准后才能使用公司电话打长途电话；1.3 对于需要使用手机打电话的员工，公司提供手机号码，员工需要在工作期间保持手机通畅，不能因为私人事务导致电话占线或无法接听。
2. 电话接听2.1 所有员工需要严格遵守公司接听电话规定：三声铃响后，要在2个钟内接听电话，表达出礼貌和友好的态度；2.2 需要留言的电话，员工需要认真记录留言内容，并告知相关领导及时回电；2.3 对于需要接听手机电话的员工，应把手机放在震动或者静音状态下，接听电话时需走到安静的地方进行通话。
3. 电话保养3.1 公司提供的电话设备都应该得到正确使用和保养；3.2 在不使用公司电话时，请先拔下电话线，以免外界电磁波干扰；3.3 如果遇到电话问题，如线路干扰、接线松动、物品掉落等，应在第一时间通知网络部门进行处理。
四、传真管理1. 传真使用1.1 员工在传真前应先确认好传真的收件人和联系方式，并核对清楚传真内容，避免错误传真或泄密；1.2 禁止发送涉及公司内部的保密文件或信息，禁止发送赌博、赌球、色情等非法内容；1.3 在有特殊情况需要发送大量传真时，需要向上级领导申请，经批准后才能进行发送。
2. 传真接收2.1 客户或者供应商传真的接收需统一委托财务或采购人员进行接收和处理；2.2 内部传真接收通过传真机进行，每个部门需要设置专职员工进行接收和分发，要求工作时刻保持传真机畅通及时接收并处理重要传真。
3. 传真保养3.1 传真机应放置在通风、干燥、避免阳光直射的地方，安装位置要平稳，避免颠簸；3.2 定期对传真机进行维护保养，清洁打印头及传真机内部零部件，保持设备原有性能；3.3 对于不能正常工作的传真机，及时通知网络部门进行处理。
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、引言现代办公环境中，电话和传真作为重要的沟通工具，对于保持工作顺利进行和高效沟通起着至关重要的作用。
为了规范和管理公司内部的电话和传真使用，制定电话与传真管理制度势在必行。
本文档旨在确保电话和传真的安全使用，提高工作效率，减少沟通错误的发生。
二、适用范围本电话与传真管理制度适用于公司全体员工，包括全职员工、兼职员工以及派驻外地的员工。
三、职责分工1. 管理部门负责制定和修订电话与传真管理制度，并进行推广和培训；2. 各部门负责按照制度规定统一购买和维护电话和传真设备，并进行日常的管理；3. 各员工负责合理使用电话和传真设备，并妥善保管账号和密码，不得将其泄露给他人。
四、电话使用规定1. 电话打卡：（1）所有员工上班及离开办公区域时，必须按规定进行电话打卡，以便管理部门对电话使用情况进行统计和管理；（2）外勤人员在外地工作期间，必须定期与公司进行电话联系，并及时报告工作情况。
2. 电话接听：（1）对于来电，员工应尽快接听，并礼貌地回答及处理对方提出的问题；（2）电话接听时，应保持专注，不得随意打闹或进行私人交谈；（3）电话接听结束后，必须及时记录来电信息，并按照规定进行处理和回复。
3. 长时间私人通话：（1）员工不得在上班时间内进行长时间的私人通话，以免影响工作进度；（2）若员工需要接打私人电话，应选择合适的时间和地点，不得影响他人的工作。
4. 电话会议：（1）对于需要召开电话会议的情况，部门负责人应提前通知相关人员，并确保电话会议能够按时进行；（2）电话会议期间，参会人员应保持专注，不得进行其他与会议无关的操作。
五、传真使用规定1. 传真发送：（1）发送传真前，员工应确认传真的内容和接收方的传真号码，以免出现传输错误；（2）传真件一旦发送，员工需保存传真送达成功的证据，并将其归档。
2. 传真接收：（1）员工应将接收到的传真及时进行分类整理，并将重要的传真及时转交相关人员；（2）接收到机密或重要的传真文件，员工应妥善保管，并按规定进行及时处理。
2023学院电话传真管理制度
2023学院电话传真管理制度
学院电话传真管理制度
一、电话管理制度：
1. 学院电话是为了工作需要而设立的，只能用于公务通话。
2. 所有工作人员要妥善保管个人电话号码，并不得随意泄露给他人。
3. 使用学院电话进行个人通话需事先向主管部门申请并获得批准。
4. 使用学院电话进行安全、隐私、商业机密等类似的通话需获得相关部门的许可。
5. 严禁滥用学院电话进行骚扰、散布谣言、毁谤他人等违法违纪行为。
二、传真管理制度：
1. 学院传真是为了正常工作需要而设置的，只能用于公务传真。
2. 所有工作人员对于学院传真机的使用应具备基本的操作技能。
3. 使用学院传真机进行外发传真需填写传真封面，并妥善保存传真记录。
4. 学院传真机仅允许发送正式、合法、非机密的文档，不得用于传输涉密文件。
5. 使用学院传真机收发文件需遵守相关保密规定，严禁传输涉密文件。
三、管理要求：
1. 学院设立专门的电话传真管理岗位，负责学院电话传真设备的维护、管理和使用监督。
2. 学院应定期对电话传真设备进行巡查和维护，确保其正常运行。
3. 学院要制定电话传真使用记录，记录电话传真的使用情况和费用，定期进行审核。
4. 对于违反电话传真管理制度的行为，学院应根据情节轻重，给予相应的纪律处分。
以上是关于2023学院电话传真管理制度的规定，旨在规范学院内部电话传真的使用，保护信息安全和机密性。
所有工作人员应严格遵守该制度，确保电话传真设备的正常使用。
公司电话传真管理制度
公司电话传真管理制度第一章总则为了规范公司内部电话和传真的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本管理制度。
第二章电话管理一、电话使用范围1. 公司电话主要用于日常工作沟通和业务联系，员工在接听和拨打电话时务必认真负责，不得进行私人聊天或其他无关紧要的通话。
2. 电话使用应当遵守公司规定的通话礼仪，文明用语，严禁发表不当言论或涉及公司机密的内容。
3. 公司电话仅限于内部使用，不得用于私人用途，如需外部通话应当使用个人手机。
二、电话接听规范1. 接听电话时，应当标准操作，说出公司名称，自我介绍并礼貌询问对方的需求，不得随意挂断电话。
2. 若接听电话后发现是广告骚扰或诈骗电话，应当礼貌拒绝，并在电话记录中备注相关信息。
3. 若接听电话涉及公司机密或重要信息，应当及时转达给相关负责人，并做好记录。
三、电话传真使用1. 公司传真仅限于内部使用，不得用于私人用途，包括发送或接收私人文件或通信。
2. 传真发送前需确认收件人准确无误，避免信息泄漏或误导。
3. 传真发送的文件应当明确标注文件名称和发送人信息，确保准确性和及时性。
四、电话费用管理1. 公司电话费用应当由财务部门统一管理，各部门不得私自使用公司电话产生费用。
2. 个人私人通话或长时间拨打国际长途电话的行为将被追究责任。
3. 如有特殊通话需求或情况可向主管申请并经过批准后使用。
第三章传真管理一、传真发送流程1. 发送传真需填写传真封面，标注收件人姓名、传真号码、发送时间等信息，确保信息准确发送。
2. 传真发送前需审查文件内容，确保文件完整无误，避免发送错误或遗漏。
3. 发送后需确认收件是否成功，如遇失败应当及时通知收件人并重新发送。
二、传真接收流程1. 接收传真时应当及时查收，并在传真记录中标注收到时间和内容摘要。
2. 若传真涉及机密信息或重要文件，应当及时转交给相关负责人并做好记录备份。
3. 收到传真后需及时回复确认，以保证信息沟通畅通。
三、传真存档管理1. 公司传真需按照文件管理规定进行存档，包括分类整理、编号登记、时间归档等工作。
公司电话传真管理制度
公司电话传真管理制度前言电话和传真是公司日常沟通的重要工具，能够有效提高工作效率和沟通质量。
但不加规范地使用电话和传真会影响公司形象，造成不必要的时间和成本浪费。
为此，建立公司电话传真管理制度，是非常必要的。
目的本文档的目的是规范公司电话传真的使用，通过制度的建立使得公司电话传真的使用更加顺畅和高效。
适用范围本制度适用于公司所有部门和员工。
制度内容电话管理1.所有通话应在公用电话上进行，并应当注意保持谦虚礼貌，尽可能地简明扼要地陈述问题。
2.未授权的员工不得接听公司公用电话。
3.当通话无法在一定的时间内取得良好的效果时，应当尽量尝试另外的方法进行沟通。
如在电子邮件中沟通，或派遣一位职员进行面对面交流。
4.有电话回电的工作人员必须按时回电，并在不能接听电话时开启自动回复。
传真管理1.所有传真只能从公司的正式传真机上发送和接收，不能使用私人传真机进行传输。
2.所有传真必须注明公司名称、地址、电话和传真号码，以及发送日期和回复日期，确保传真内容清晰、易于理解。
3.所有传真发送前，应当先预览、检查内容，确保传真的准确性和完整性。
4.所有传真都应当保存在公司的文件夹中，且有责任人对其进行分类、整理和归档。
管理要求1.根据职能和任务划分，设定相关的负责人和具体职责。
2.定期组织相关人员进行电话传真工作的培训，并将完整的电话传真管理制度送至全员知悉。
3.安排专人对电话传真的使用情况进行排查和检查，及时纠正不规范的使用行为。
4.定期评估电话和传真的使用效果，并据此进一步完善电话传真管理制度。
总结公司电话传真是日常工作中不可或缺的工具，它可以方便、高效地协调工作。
因此，建立起一套完善的公司电话传真管理制度，有助于减少不必要的沟通时间和成本，提高员工工作效率和公司的形象，让工作更加顺畅、高效。
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电话与传真管理规定制
度格式
Document serial number【NL89WT-NY98YT-NC8CB-NNUUT-NUT108】
为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。
需求申报
一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
二、电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
三、部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报中心总监，中心总监从中心的实际需求需求角度考虑并在《办公用品需求申请表》进行批示。
四、部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
五、人力资源部经理对表格的内容进行初审后呈报总经理进行批示。
六、总经理同意采购由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。
使用管理
一、各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
二、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
三、各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。
部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
四、员工因业务需打长途电话，需在"长途电话记录"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
五、员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。
费用由员工本人承担，由人力资源部在其当月工资内扣除。
六、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。
公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。
七、各部门应在每月25日将本部门的《长途电话记录》送交人力资源部。
八、人力资源部负责将各部门的《长途电话记录》备案，并根据记录内容，计算员工应当扣减的话费。
维修与报停
一、各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
二、电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部，由人力资源部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
三、各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知人力资源部经理，由人力资源部指定行政专员处理。
本制度由人力资源部负责解释，总经理批准即日颁行。