电话传真管理规定制度格式
电话传真管理规定制度格
式
Final approval draft on November 22, 2020
太平洋商厦电话传真管理办法
一、为使公司电话、传真使用制度有章可循，特制定本管理办法。
二、公司电话是为工作所须而设立，员工使用电话的原则是长话短说，尽量利用传真来
沟通一些须长时间通话的内容。
三、员工因公务使用长途电话或传真，须事先进行登记，注明联络时间、单位和联络事
项。
四、公司财务每月须将电话登记表与电话帐单进行核对，理清电话明细。
五、员工不得长时间因私人事件占用公司电话，员工因私使用长途电话须事先登记，公
司每月将按国家电信规定收取相关的费用。
六、员工使用传真机时，应将纸张空白处尽量裁去，以节省传真时间。
七、上述管理办法若有遗漏之处将随时补充。
电话量电邮和传真量考核管理制度
电话量/电邮和传真量考核管理制度为营造激情澎湃的市场工作气氛、加强利用营销话术开展业务、充分利用有效时间进行新业务开拓和老业务的深挖，提高工作效率，促进公司业绩持续高速的增长。
公司3月16日出台电话量/电邮和传真量考核管理制度，望公司全体市场人员严格执行。
一、考核对象及标准，按电话数量考核主管层：在办公室时间，平均每天50个电话以上、8个电邮和传真量；一年以上员工：在办公室时间，平均每天70个电话以上、12个电邮和传真量；一年内新员工：在办公室时间，平均每天80个电话、15个电邮和传真量以上。
二、考核实施要求：1、所有市场人员必须在每天离开办公室前将自己当天的电话量/电邮和传真量登记在《员工每日电话业务考核表》中（由文员下班前统一登记）；2、考核的电话为实际有效电话，即与客户通话时长在10秒以上的电话，所有市场人员必须诚信登记，每天应坚持完成基本的电话量/电邮和传真量后方可下班；3、匿名举报权：每位市场人员都有匿名举报不诚信登记的权利，若举报属实，举报人当月可予以免罚，但若举报人三次举报都不属实则取消其举报权。
三、考核实施的奖罚：1、公司将不定时的以周或月为单位统计核查所有市场人员的电话量/电邮和传真量；2、考核达标者免罚；3、考核未达标者，其中电话量/电邮和传真量倒数三位的予以每人50元的罚款；4、对电话量/电邮和传真量考核前三位的予以每人50元奖励。
四、其他说明1、避免无用的电话量每一个员工尽可能的提高自己的谈判能力和工作效率，避免为应对电话量/电邮和传真量考核而去打电话的现象产生。
2、净化公司工作环境的要求：为配合公司2011年的发展，公司要求每个员工不得用QQ及其他网络聊天工具，闲聊与工作无关的事，以及上与工作无关的网站。
员工应该自觉提高自己的综合素养，自觉维护公司的形象，上班期间不得交谈与工作无关的事情。
杭州首信教育有限公司2011年3月16日。
办公设备管理制度范本(五篇)
办公设备管理制度范本1.0目的为进一步规范公司办公设备的使用，减少办公用品的消耗，降低管理成本，特制定本制度。
2.0范围本制度适用于办公设备包括电脑及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的设备。
3.0职责3.1行政管理部负责办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定与处理、建立健全办公设备台帐以及日常使用的监督管理等工作。
3.2各部门要指定专人负责本部门办公设备的保管和安全使用，办公设备使用人负责所用办公设备的正确使用和日常维护与保养。
原则上实行由使用人提出申请，经部门经理向公司主管领导请示得到批准后，由申请人填写erp请购单，打印出请购单，提交行政管理部(若同一部门多个员工均须请购，则由部门汇总、经理签字，统一提交行政管理部)。
由行政副总确认签字后安排采购，或自行采购或提交集团采购(若有库存货，则直接按领用程序领用)。
4.2办公设备入库、验收4.3办公设备领用与配置领用时须填写erp“办公设备领用单”，经部门经理审批后到管理部领用，并由管理部登记办公设备台帐。
各部门如需____内线电话须由本部门经理报公司行政副总批准后，由行政管理部____安排人员____。
如____长途电话、传真，或须开通外线时，须由本部门经理发oa请示、分管副总审批，报行政副总审核，获集团总经理助理批准后，交行政管理部负责办理。
4.4办公设备使用与维护未经公司领导同意，不得将办公设备外借或另作它用。
未经批准，不得利用办公设备办私事。
发现故障，应及时向行政管理部报修，禁止私自对办公设备进行拆卸修理。
办公大厅将于每天晚23：00关掉所有办公设备。
未经电脑管理人的同意，不得擅自上机操作；未经许可，操作人员不得进行工作以外的操作。
如微机发生的一切操作后果，均被视为管理人亲为或授权，并由该机管理人承担一切法律、社会及工作责任。
非计算机使用人不得上机操作，如有发现或造成计算机无法正常使用者，按制度处罚外，一切后果自负。
通讯管理制度
通讯管理规定第一节总则第一条目的为了提高公司的经营管理，节约成本费用，提高工作效率，加强对公司各种通讯工具和通讯录的管理，特制订本制度。
第二条适用范围本制度规定公司各种通讯工具包括固定电话、传真、移动电话、短信平台、宽带、及时沟通工具、电子邮箱与通讯录的有关管理规定。
本制度适用于公司各职能部门及各办事处的通讯管理。
第三条公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，员工不得利用公司的通讯工具进行私人用途。
第二节座机及宽带管理第四条公司根据员工工作需要和固定电话（分机）的资源情况，为员工或部门提供固定电话及宽带。
第五条所有固定电话和宽带的用户名原则上必须与公司营业执照名称一致，并统一付款方式，个别特殊情况递交报告，便于核查和交接。
第六条所有固定电话（宽带）办理完毕分配到使用部门时，必须有责任部门和责任人，公共电话也必须明确一个责任部门和责任人，责任人不明确的由部门负责人履行责任人职责。
第七条员工应在电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，****×××（员工姓名/工号）”。
讲电话时声音不可太大，以免影响他人。
第八条禁止利用公司电话聊天。
员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。
第九条严禁利用公司电话（包括分机和直拨电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，违者按照制度进行处罚第十条宽带的类型有电信、联通等，各办事处要结合地区的实际情况选择，建议选择中国电信宽带。
宽带的消费方式可以根据业务需要选择，一般选择包月/年形式。
网络流量的选择根据所选类型不同有一定差异，正常情况下可参照以下标准开通：（1）10MB光纤家庭宽带：5台以下终端。
（2）20MB光纤家庭宽带：5台-20台终端或视频会议需要。
（3）大于40 台或数据上传量需求较大的，需要另外考虑。
第十一条公司总机及各职能部门直拨电话（含宽带）费用均按照实际发生金额报销，各办事处的固定电话（含宽带）均按照定额的方式进行管理，具体定额标准由综合部制定执行。
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、目的与背景电话与传真是现代化办公环境中常用的沟通工具，有效管理电话与传真的使用对于提高工作效率、信息传递的准确性和保护重要信息的安全性至关重要。
为了规范电话与传真的使用，确保其合理有效地发挥作用，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于全体员工，规范办公室电话与传真的正常使用及管理。
三、管理原则1. 合理使用：员工应合理、科学地使用电话和传真设备，避免浪费资源，提高工作效率。
2. 保密性：员工在使用电话和传真时，应时刻注意保护公司的机密信息，并不得将任何机密信息通过电话和传真方式发送出去。
3. 安全性：员工在使用电话和传真设备时应遵循安全操作规程，避免安全事故的发生，如不正当的操作可能导致设备故障。
4. 规范性：员工在使用电话和传真设备时应遵守公司相关规章制度，做到遵纪守法，文明礼貌地与他人沟通。
四、具体规定1. 办公电话的使用- 办公电话仅限于公务通话，严禁私人通话。
私人通话需在工作时间外使用员工个人手机，不得在工作场所使用。
- 使用办公电话时应注意礼貌用语，语速适宜，信息传递清晰准确。
- 如需离开办公室较长时间，应关闭办公电话或将其转交他人代接。
2. 传真的使用- 传真发送前，需确认收件方的传真号码和接收人，并进行核对。
- 发送机密信息的传真前，需与收信人提前口头确认传真号码，并在传真件上标注“机密”字样。
- 接收传真时，应及时将传真件取走，并将其妥善保管，避免丢失或泄漏重要信息。
3. 电话与传真设备的维护与保养- 电话和传真设备应由专人负责维护和保养，确保其正常运行。
- 严禁未经批准私自移动、更换或涂改电话和传真设备的布线及标识，否则将承担相应责任。
- 如发现电话或传真设备故障或异常情况，应立即上报维修人员进行处理。
五、违规与处理1. 对于违反本管理制度的员工，将视情节轻重采取相应纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过、记大过等。
2. 对于涉及泄露机密信息等严重行为的员工，将按照公司相关规定进行严肃处理，甚至追究法律责任。
电话及传真管理办法
电话与传真管理制度为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。
第一条 需求申报一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
二、电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
三、部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报总经理进行审批。
审批后，送交行政部。
由行政部负责询价、采购。
第二条 使用管理一、各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
二、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
三、各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。
部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
四、员工因业务需打长途电话，需在"长途电话记录"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
五、员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。
费用由员工本人承担，由行政部报财务部在其当月工资内扣除。
六、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由部门主管进行审核。
公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。
第三条 维修与报停一、各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
二、电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知行政部，由行政部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
三、各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知行政部经理，由行政部指定行政专员处理。
本制度由行政部负责解释，总经理批准即日颁行。
通讯设备管理制度(四篇)
通讯设备管理制度是一种针对企业或组织的通讯设备的规章制度，旨在规范和管理通讯设备的使用和维护。
以下是一份通讯设备管理制度的基本要点：1. 通讯设备的定义：通讯设备包括但不限于手机、固定电话、传真机、电脑、平板电脑、路由器、无线AP等。
2. 设备的购置：企业或组织统一购买和分配通讯设备，个人不得私自购买。
3. 设备的使用：通讯设备仅限于工作需要使用，不得用于个人目的或违法活动；不得使用通讯设备传播和接收非法、淫秽、恶意信息。
4. 设备的保管：个人持有的通讯设备应妥善保管，不得将设备外借或转让给他人使用；设备损坏或遗失应及时报告。
5. 设备的维护：个人应定期对通讯设备进行维护和保养，确保设备正常运行；设备出现故障应及时联系维修部门进行修复。
6. 设备的更新和淘汰：通讯设备的更新和淘汰应按照企业或组织规定的程序进行，个人不得私自处理和报废设备。
7. 安全保密：个人应妥善保管通讯设备上的密钥、密码和账号，不得泄露给他人；不得将通讯设备连接到不安全的网络或不信任的设备上。
8. 违规处罚：对于违反通讯设备管理制度的行为，将采取相应的纪律处分，包括口头警告、书面警告、罚款、停止使用通讯设备等。
通讯设备管理制度的制定和执行应由企业或组织的管理层负责，通过宣传、培训和监督等方式来推行和执行。
这样可以提高通讯设备的使用效率，保护企业或组织的信息安全。
通讯设备管理制度（二）目的第一条为提高通讯、办事效率，降低行政费用，特制订本办法。
管理部门第二条通讯设备使用由行政负责统一管理，各部门负责监督与控制使用。
第三条公司根据实际情况配置通讯设备。
第四条公司各部门根据业务需要配备通讯设备时，报行政部审核，总经理批准办理。
电话使用管理第五条公司指定专人负责长途电话管理。
第六条凡因公需使用长途电话的部门、人员，须事先填写长途电话使用申请，经各级领导审批后方可使用。
第七条打电话坚持长话短说、不聊天占线。
第八条按照长体使用记录，逐次登记电话使用人、受话人、起止时间、用途等，统计各部门、人员的电话费用，报管理部门主管审阅，列入成本效益考核范围。
传真使用管理办法
传真使用管理办法一、目的为加强公司传真使用管理，根据集团相关制度，并结合公司实际，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用公司各部门三、规定和要求（一）传真的接收管理1、传真件的接收纳入公司收文管理办法范围内，由办公室专人负责接收。
2、传真件接收后，填写收件登记表（见附表1），并及时送至各收件部门和个人，做好签收登记。
3、公司传真机应24小时处于开机接收状态。
（二）传真的发送管理1、发送传真应按公司统一格式（见附表2）由主管领导签字，填写传真发件登记表后（见附表3）发送，原件存档。
2、公司各业务部门人员发送传真，按照“谁的客户谁负责”的原则，由本人登记后发送；公司事务由办公室专人统一发送。
3、任何个人不得私自发送公司及个人资料。
（三）传真机的管理1、传真电话不能被占用为普通电话使用，以免延误传真收发。
2、传真机由专人使用管理，做好对传真机的日常维护保养，掌握传真收、发技术，会处理简单故障。
四、附则本规定修订及解释权归公司办公室所有。
本规定自签发之日起实行。
附表一：传真收件登记表序号文件名页数签收人部门收件时间备注附表二：FAX传真函地址（Add）：邮编：电话（Tel）：传真（FAX）：邮箱E-mail:收件人单位WRITE UNITS ：发自FROM：收件人ATTENTION：签发人SIGN：电话Tel：项目ITEM：传真号FACSIMILE No：编码No：总页数PAGE：日期DATE：附表三：传真发件登记表序号文件名页数发件人部门签发人发件时间备注。
公司电话传真管理制度
公司电话传真管理制度第一章总则为了规范公司内部电话和传真的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本管理制度。
第二章电话管理一、电话使用范围1. 公司电话主要用于日常工作沟通和业务联系，员工在接听和拨打电话时务必认真负责，不得进行私人聊天或其他无关紧要的通话。
2. 电话使用应当遵守公司规定的通话礼仪，文明用语，严禁发表不当言论或涉及公司机密的内容。
3. 公司电话仅限于内部使用，不得用于私人用途，如需外部通话应当使用个人手机。
二、电话接听规范1. 接听电话时，应当标准操作，说出公司名称，自我介绍并礼貌询问对方的需求，不得随意挂断电话。
2. 若接听电话后发现是广告骚扰或诈骗电话，应当礼貌拒绝，并在电话记录中备注相关信息。
3. 若接听电话涉及公司机密或重要信息，应当及时转达给相关负责人，并做好记录。
三、电话传真使用1. 公司传真仅限于内部使用，不得用于私人用途，包括发送或接收私人文件或通信。
2. 传真发送前需确认收件人准确无误，避免信息泄漏或误导。
3. 传真发送的文件应当明确标注文件名称和发送人信息，确保准确性和及时性。
四、电话费用管理1. 公司电话费用应当由财务部门统一管理，各部门不得私自使用公司电话产生费用。
2. 个人私人通话或长时间拨打国际长途电话的行为将被追究责任。
3. 如有特殊通话需求或情况可向主管申请并经过批准后使用。
第三章传真管理一、传真发送流程1. 发送传真需填写传真封面，标注收件人姓名、传真号码、发送时间等信息，确保信息准确发送。
2. 传真发送前需审查文件内容，确保文件完整无误，避免发送错误或遗漏。
3. 发送后需确认收件是否成功，如遇失败应当及时通知收件人并重新发送。
二、传真接收流程1. 接收传真时应当及时查收，并在传真记录中标注收到时间和内容摘要。
2. 若传真涉及机密信息或重要文件，应当及时转交给相关负责人并做好记录备份。
3. 收到传真后需及时回复确认，以保证信息沟通畅通。
三、传真存档管理1. 公司传真需按照文件管理规定进行存档，包括分类整理、编号登记、时间归档等工作。
公司通讯管理制度范文(三篇)
公司通讯管理制度范文第一章总则第一条根据公司的业务需要和发展要求，为了加强和规范公司内部的通讯管理，特制定本通讯管理制度。
第二条本制度适用于公司内部各级部门和人员的通讯活动管理。
第三条通讯管理应以加强内部沟通和协作、提高工作效率为目标，遵循公平、公正、高效、安全、便捷的原则。
第四条公司内部通讯包括口头和书面两种形式，包括但不限于会议、报告、通知、公告、邮件、聊天工具等。
第五条公司内部通讯应当遵循法律法规和公司规章制度，不得泄露公司机密和他人隐私，不得传播虚假信息和不良言行。
第六条公司鼓励员工积极利用通讯工具进行专业知识学习和交流，提高自身能力和业务水平。
第七条通讯工具的采购、使用和维护由公司统一管理，不得擅自更改设置或私自安装其他软件。
第八条公司对通讯记录和通讯内容进行监督和审查，并对违反规定的行为进行相应处罚。
第九条公司建立通讯管理制度宣传和培训机制，让员工充分了解和遵守本制度。
第二章通讯工具管理第十条公司提供的通讯工具包括但不限于公司内部网络、固定电话、移动电话、电子邮件、即时通讯工具等。
第十一条通讯工具的采购应当符合公司的要求和规定，并由专门的人员进行维护和管理。
第十二条员工必须妥善保管妥当使用通讯工具，个人在使用通讯工具时应当遵守公司规定的时间、地点和方式。
第十三条不得擅自将通讯工具外借、转让或私自更改设置，不得将通讯工具用于非工作相关活动。
第十四条公司对通讯工具进行定期检查和维护，确保其正常运行和安全使用。
第三章通讯内容管理第十五条公司对员工的通讯内容进行监督和审查，以确保其合法合规和工作相关。
第十六条员工在通讯过程中不得泄露公司机密和他人隐私，不得传播虚假信息和不良言行。
第十七条员工不得以公司名义发布未经授权的信息，不得以个人名义发布与工作无关的信息。
第十八条公司对违反通讯管理规定的员工将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、通报批评、辞退等。
第四章监督与评估第十九条公司对通讯管理制度的执行情况进行监督和评估，及时发现问题并提出改进意见。
通信传输管理制度
通信传输管理制度一、总则为规范和管理公司内部及与外部的通信传输行为，保障信息安全、提高通信效率，确保公司业务顺利进行，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内部各部门、员工之间的通信传输管理，包括但不限于电话、传真、网络通信等。
三、通信设备的管理1. 公司应当配备符合国家规定的通信设备，确保设备的正常运行和安全使用。
设备的购置、更新等事项应当在公司设备管理制度的规定下进行。
2. 通信设备的使用应当符合国家法律法规和公司规定，不得用于非法用途。
3. 对于公司提供的通信设备，员工有义务保管好设备并妥善使用，不得私自转让或私自改装。
四、通信传输的管理1. 电话通信：公司应当配备完善的电话通信系统，并进行沟通和协调，确保通信的顺利进行。
2. 传真通信：公司应当配备完善的传真设备和管理系统，确保传真的运行和使用高效、稳定。
3. 网络通信：公司应当配备完善的网络通信系统，确保网络通信设备的安全性和稳定。
五、通信记录的管理1. 公司各部门应当建立和健全通信记录管理制度，记录必要的通信内容，包括但不限于会议记录、通话记录、传真记录等，并按照规定进行保管和归档。
2. 通信记录应当真实、完整、清晰，严禁篡改、删除或捏造通信记录。
3. 通信记录的保管期限应当根据公司规定进行归档，保证通信记录的安全和完整。
六、保密管理1. 公司在通信传输过程中所涉及的信息应当按照公司的保密管理制度进行保护，不得泄露给未经授权的人。
2. 通信传输过程中，如有涉及公司机密信息、商业秘密等重要信息的，应当采取相应的加密、控制措施，确保信息安全性。
3. 员工在通信过程中应当严格遵守保密规定，不得私自泄露和传播公司机密信息。
七、违规处理对于员工违反通信传输管理制度的行为，公司将按照公司规定进行相应的处理，包括但不限于批评教育、警告、处罚甚至解雇。
八、监督检查公司应当设立通信传输管理专门监督机构，对公司内部通信传输管理制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时进行整改和处理。