汽车企业文件控制程序
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
汽车企业文件控制程序
1 目的
对文件的制定、批准、修订、发放、保存、回收和作废等进行控制,确保相关部门及时得到并使用有效版本,防止误用失效或作废文件。
2 适用范围
本程序适用于xxxxxxxxxxx汽车有限公司质量管理体系所要求的所有文件的控制,包括管理文件、技术文件、外来文件的控制。
3 职责
3.1管理者代表负责组织实施质量体系手册的制定和修订,总经理批准。
3.2 相关部门负责组织实施质量体系程序文件的制定和修订,部门负责人进行审核,管理者代表批准。
3.3 相关部门负责组织实施作业指导书的制定和修订,部门负责人审批。
3.4 综合管理部为本程序的归口管理部门,负责文件的编号、登记、分发、收回和旧版/作废文件的销毁。
4 定义
4.1 受控文件
受控文件:是在使用过程中随时保持是最新和有效的文件。具有制定、修订和分发的记录,其失效和废止的文件由文件的归口管理部
门依规定收回和销毁,并随时保持最新版本。文件的每一页加盖有红色的“受控文件”印章。
4.2 非受控文件
非受控文件指分发时是最新版本,但修订时不再另行分发,废止时无须收回及销毁。文件上不需加盖“受控文件”印章。
4.3 质量体系手册
质量体系手册是公司建立的和运行符合GB/T19001要求的质量体系,是落实质量方针和质量目标的指导性纲要,是质量体系文件的第一层次文件。
4.4 质量体系程序文件
质量体系程序文件是质量体系手册中所描述的管理重点的延伸
和引用。是质量体系文件和第二层次文件,是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。这一类的作业通常为跨部门的作业。
4.5 作业指导书
作业指导书是质量体系程序文件中的作业内容的延伸和引用,是质量体系文件的第三层次文件,是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤和细节的运作文件。这一类的作业通常为单一部门性质的作业。
4.6 表单
表单是指质量体系程序文件和作业指导书所引用的记录表格和
表单,是质量体系的第四层次文件。包括各类记录格式、表格和图表,
经过作业产生的图表和原始记录格式。各类表单需在相对应的质量体系程序文件和作业指导书中随附。
4.7 系统记录
公司各部门共同使用的原始凭证、单据类、表格类、统计台账或卡类等。
4.8 内部记录
由某个部门使用的原始凭证、单据类、表格类、统计台账或片类等。
5、流程图
见附页1。
6、作业程序
6.1 文件的编号、版面格式及版本
6.1.1 质量体系手册编号规则
SQYD-ZLSC-XXXX
文件编制的年代号(2010、2011、…)
质量手册汉语拼音缩写
公司代码
6.1.2 质量体系程序文件编号规则
(2010、2011、…)
按部门编制的文件顺序号(001、002、…)
职能部门代号(拼音缩写二位)
公司代码
6.1.3 作业指导书编号规则
(2010、2011、…)
按部门编制的文件顺序号(001、002、…)
职能部门代号(拼音缩写二位)
文件类别代码(拼音缩写二位)
公司代码
6.1.4 表单编号规则
序号(001.002.…)
1.原始凭证、单据类
2.表格类
3.统计台账、
I.系统记录II.内部记录
部门代码(拼音缩写)
公司代码
6.1.5职能部门代号规定:
综合管理部 ZG 技术部 JS
生产采购部 SC 营销部 YX
计划财务部 JC 质量部 ZL
6.1.6文件类别代码规定:
产品图纸 CT 设计资料 SZ
工艺规程 GG 检验标准 JB
工装 GZ 其他 QT
6.1.7 文件的版面格式规定
见附页2
6.1.8 文件的版本规定(包括表单格式的版本)
①首版文体的版本为A版。
②同一版本的文件,若已经修订三次,或一次修订的内容牵涉到三页(含三页)以上的文件时,需更换版本,文件版本换为B版,依次类推。
6.2 文件的结构
6.2.1 质量体系手册按GB/T19001所要求的条款的排列顺序,编订各章节及内容项目,并明确体现本章节的内容项目所对应的程序文件和作业指导书。
6.2.2 质量体系程序文件
程序文件格式分八个部分:
1)目的
2)适用范围
3)职责
4)定义
5)流程图
6)作业程序
7)引用文件
8)使用表单
6.2.3 作业指导书作业指导书由相关职能部门视实际需要自行制定,以有效表示内容为目的,便于阅读、理解和使用。
6.3文件的制定、修订和废止
6.3.1 文件的制定
根据任务或工作的需要,由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》经部门负责人核准后,由相关编写人员依照文件标准格式,编写文件内容,编写完后连同《文件制定/修订/废止申请表》一并送主管领导审核和批准后报综合管理部编号发布。
6.3.2 文件的修订
①文件需修订时,由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》,经部门负责人核准后,由原编制部门依照申请表的内容,对文件进行修改,审批及发布权限同原文件审批及发布权限。
②修订内容以程序文件的首页更改记录显示。在修订时新的首页和新的修订页按原文件的《文件分发/收回记录表》下发,并收回替换的页面。
6.3.3 文件的废止
①文件需要废止时,由提出人填写《文件制定/修订/废止申请表》经部门负责人核准后,由原制定部门会同相关部门共同研讨,在确定废止后将《文件制定/修订/废止申请表》送权责主管审核和批准,并交综合管理部进行收回及废止作业。
②技术文件按《图样与技术资料管理程序》的规定执行。