文控流程
文控中心文件管理程序(A0)
原件归档
文件发放
增/补发
签收、使用
文件管理
NG
作废文件回收
文件归档
审批、销毁
可编辑
1、 目的：
精品资料
确保质量/有害物质/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。
2、 适用范围：
凡本公司 ISO/TS16949/QC080000/OHSAS18001/ISO14001 管理体系文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。
体系文件 、S 表示 OHSAS18001：2007 体系文件、 E 表示
ISO14001：2004 体系文件
2． 2.文件出现 TQSE P 表示四体系整合、文件出现 TQ P 表示
TS16949 与 QC080000 体系整合、文件出现 S P 表示
B
●
1．ISO/TS16949:2002 文 件要求
示手册、P 表示程序文件，例：3、4、5、6 码如文件中包含相应
体系则编写相应代码，如不包含则为空码。
第 8、9 码,表示文件序号（流水号）,如 01、02、03……
例：CM-TQM-01,表示精明的第 1 份 TS16949、QC080000 手册(仅
1 份质量手册)
CM-TQP-02,表示精明的第 2 份 TS16949、QC080000 程序文
XXX 有限公司
精品资料
文件名称 文件管理程序
文件编号 版本/修订号
CM-TQSEP-01
A/0
生效日期
页次 2008-6-1
第 1 页 共 12 页 条款号
T、Q4.2.3/S、E4.4.5
文件制定/修改履历表
次
COP-01-文件控制程序
b、程序文件由职能部门负责人或公司指定人员拟制；
c、三级文件由职能部门负责人或其指定人员拟制；
d、有GP管控要求之产品相应的SIP、SOP、BOM、《物料清单》、《产品识别图)》、《物料卡》、《零件包装工程图》、《零件检验规范》、《喷印作业指导书》、《控制计划》等须在文件指定位置作“ＧＰ”标志。
C、文控员按5.2.3A《文件分发总览表》通知（电脑平台每天15：00左右登录与察阅）文件接收部门文件管理员及时来文控中心领取受控文件并按5.2.6回收经核对后的旧版文件，文件领用人在《文件分发记录表》上签收；
D、对于紧急文件由责任部门负责人在文件背面签名并注明“加急”字样后送交文控中心，文控员收到后按以上程序5.2.3A-C立即分发；
c、作业指导书类：
①工作指导(WI)：目的、范围、定义、职责、作业内容（视实际情况可作删减）；
②检验指导(SIP)：作业内容；
③作业指导(SOP)：作业内容；
④岗位说明书（PA）。
B、文件的编号
对质量/环保管理体系及其相关的文件进行编号(详见《文件与资料编号作业》)。
C、文件版本
a、新制定的版本以“A”表示；
A、建档
a、对质量/环保管理体系及及其相关的文件、资料制定《档案目录表》、《文件分发总览表》
（电脑平台）并按类别进行分类建档与标识，其中《文件分发总览表》（电脑平台）显示
文件名称、编号、所属文件、分发/接收/保存部门、保存期限等内容，并及时更新以知
会各部门使用；
b、文控员将受控文件（签字稿）连同对应《文件分发记录表》与/或《文件领/借申请单》
E、对于一般非紧急文件在一个工作日内分发（即上午送来文件下午分发；下午送来文件次日上午分发）；
文控文员的工作流程
文控文员的工作流程文控文员日常工作职责11.负责公司的行政文件、ISO系统文件、技术文档、工程图纸、生产资料的收集、整理、鉴定、统一管理、编目、检索、统计与借阅、保存期限和监控工作。
2.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。
3.负责起草公司各种技术资料及文件图档的标准范本，制订和组织实施公司关于文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一4.外来文件的分发、核查与管理监控。
5.受控文件的会签、评审、编号、分发的监督和实施。
6.文件更改时更改记录、会签、评审、分发、回收与作废、定期销毁。
7.定期对文件进行检查、评审(使用状态、适宜性、是否按规定执行等)。
8.协助完成内部审核工作。
9.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。
11.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。
12.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。
文控文员日常工作职责21、负责全公司的会议通知、记录工作。
2、负责公司文件资料的打印、登记、发放的工作。
3、负责总经理办公室的清洁卫生。
4、负责公司各种文件的保管、存档的工作。
5、负责公司办公用品、劳保用品的分配和发放。
6、负责报刊杂志订阅工作。
7、负责接待办公室的来访人员。
9、负责传真收发与登记工作。
10、负责员工人事档案的建立、管理工作。
11、负责员工劳动合同的管理工作。
12、负责办理员工上岗及离职等手续工作。
13、负责公司招聘新员工的相关衔接工作。
14、负责完成本部门经理交办的其他工作。
文控文员日常工作职责31、负责部门的文件撰写、整理工作；2、负责员工考勤、收发传达文件等日常工作，妥善保管管理处的各类来文；3、负责办理各类外来人员的出入证件；4、协助主任组织由管理处发起的会议，并做好会议记录；5、接待来访的业主，对其提出的问题及意见，予以解释解答，并将详细内容记录在案；6、负责做好文件、记录、卡的管理工作，并保证档案完整、齐全、保密；7、向各业主发出书面缴交各项费用的通知书；8、通过各种媒介做好宣传工作；9、负责组织业主意见征询活动和社区文化活动；文控文员日常工作职责41.按时、按量完成车间主管要求，按时、按量完成当天的生产任务；按工艺要求进行生产操作；服从领导安排，完成本岗以外的技术学习任务；完成领导指派的临时工作。
文件与资料控制程序及流程图
3.2程序文件：展现品质/环境管理体系各项作业流程之文件；
3.3指导文件：使用或操作之说明书或各项材料之规格书；
3.4表单：执行相关工作时所使用之空白表格；
3.5受控文件：受更改、分发、回收控制，应随时保持最新有效版本的文件，盖有
「受控文件」章；
3.5作废文件：文件经过修订或废止，不是最新有效版本文件，盖有「作废」章。
5.2.3表单之保存作业：所有第一次制订之表格经有关部门主管核实后，发电子档给文控中心，直接由文控中心统一保管，收集于表单正本资料夹中。
5.3文件分发、回收作业
5.3.1凡经颁布发行之文件由文控中心影印适当份数盖「受控文件」章，经文控编号后发行使用,并请使用部门文件管理人在《文件分发与回收记录表》分发记录栏中签收，文控中心建立“受控文件一览表”管理，文件正本反面盖「受控文件」章保存；
5.1.4文件生效日期依文件规定的生效日期为准，但规定的生效日期不可在文件发行日期之前，如文件无规定生效日期的依文件发行日期为生效日期。
5.1.5文件纲领：
品质手册、支持文件、表单依实际需求进行编写，程序文件原则上依下列项目内容编写：
1、目的
2、范围
3、定义
4、职责
5、程序
6、相关文件
7、相关表单
8、附件
6．相关文件
无
7．相关记录
7.1文件分发与回收记录
7.2受控文件一览表
7.3外来文件一览表
7.4文件申请单
7.5受控文件借阅登记表
8．附件
8.1相关印章
受控文件章作废文件章
外来文件章参考文件章
8.2文件控制流程图
文件控制流程图
集团公司文件记录控制程序标准
logo文件记录控制程序标准（文件类型：程序文件）文件编号：文件版本：编制：审核：批准：×××年×月×日发布×××年×月×日实施文件秘密等级：本文件解释权归×××有限公司编制/修订履历1.目的规范对质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系有关的文件进行控制，确保所有场所使用的文件是唯一的、有效的版本；规范质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系运行过程中产生的各种记录，提供各管理体系有效运行及符合要求的证据。
2.范围本程序适用于×××有限公司质量、环境、职业健康安全、企业知识产权等管理体系文件，包括外来的文件和资料（如国家法律法规、标准、相关方提供的资料、设备设施附带资料等）的编制、审批、发放、使用、修改、回收、作废的控制，以及以任何媒体记载的与以上体系运行有关的所有记录的制作、收集、标识、保存、检索、处置的控制。
4.职责4.2 质量部4.2.1负责对公司所有体系受控文件进行标准化统筹管理，对所有体系文件及记录表单进行标准化审核；4.2.2负责公司质量体系管理手册的编制和维护；4.2.3 负责组织各职能部门进行质量管理体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.2.4 负责公司质量体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.2.5负责该程序文件的编制及维护。
4.3 EHS部4.3.1负责公司环境、职业健康安全体系管理手册的编制和维护；4.3.2 负责组织进行公司环境、职业健康安全体系程序文件的编制和运行有效性监控；4.3.3 负责公司环境、职业健康安全体系管理手册及其程序文件、管理制度的受控管理；4.3.4主导公司环境、职业健康安全管理体系相关文件和记录的规范化管理。
4.4 技术部4.4.1主导公司企业知识产权管理体系相关文件和记录的规范化管理；4.4.2 负责公司技术文件、标准、工艺文件、作业指导文件的受控管理和有效性运行监控。
ISO9001文件控制程序(含流程图)
文件控制程序（ISO9001-2015）1.0目的确保管理体系在组织内能够有效落实，对管理体系所要求的文件予以控制；通过相关文件的编号、版本、类别、分发、回收、修订和批准等活动进行规划，防止作废的文件非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新、最有效。
2.0范围本程序适用于本公司的文件（包括外来文件）的控制。
3.0定义与术语3.1文件：信息及其承载媒体；3.2顾客图面资料：指顾客提供的产品组装图、部品表、包装资料、说明书、及各种标签。
4.0职责4.1总经理负责质量手册批准，副总经理负责质量手册审核及程序文件的批准；4.2管理者代表负责制订质量手册及三级文件的批准；4.3文控中心负责公司体系文件、外来文件的登录、发放、回收、作废；4.4各部门负责程序文件、工作文件、表单的编制、使用及保存、外来文件的收集；4.5文控中心责接收顾客图面资料及登记并转交给开发部进行转化；4.6工程部负责技术文件的审批、控制、发放、回收、作废；5.0作业流程5.1文件的分类a.受控文件:凡质量管理体系运行的部门（含提供认证机构）、场所、班次，使用的文件均为受控文件，包括：质量体系文件：如质量手册、程序文件和其它质量文件（表格、报告等）。
管理文件：如制度等。
技术、支持性文件：如工程图样、工程标准、数据资料、检验指导书、试验程序等。
外来文件：国家标准、行业标准、法律法规、顾客工程规范、供方记录等。
b.非受控文件凡于质量管理体系运行无关联的文件属于非受控文件，如行政任命、事务性通知等。
因评审、考察等用的，向上级机关或顾客提供的质量体系文件，均为非受控文件。
“非受控”文件，更改不通知，作废不回收。
c.文件层次分灰a.一阶文件：质量手册；b.二阶文件：程序文件；c.三阶文件：检验标准、技术标准、作业指导书、设备操保保养规程、日常管理制度、管理办法等；d.四阶文件：记录表单；5.2文件编号a.由文件起草人到文控中心申请文件编号；b.文件编号要求：b1.一阶文件编号要求(1)□□□□—01—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如质量手册b2.二阶文件编号要求(1)□□□□—02—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b3.三阶文件编号要求(1)□□□□—03—□□；①文件的制订部门代码②文件的阶层类别③一阶文件的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程b4.四阶文件（表单记录）编号要求二阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①二阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单三阶文件表单记录编号要求(1)□□□□—□□；①三阶文件编号②表单的流水号（01、02、03……）示例1：如文件控制流程表单4.2.5文件版本要求当文件更改时文件版本按照001、002、003……规律更新c.部门代码部门代码部门代码总经办01 资材部06管理部02 资材部/采购课0601 管理部/稽核课0201 资材部/物料课0602管理部/品管课0202 生产部07管理部/业务0203 生产部/生管0701 工程部03 生产部/一课0702 工程部/LED课0301 生产部/二课0703 总务部05 生产部/三课0705财务部08 生产部/五课0706内贸部09d.外来文件编号直接引用外来文件的编号。
电子文件控制程序(流程)
5 程 序:
5.1电子文件的编制、审核和批准参照COP-001《文件与资料控制程序》之附件《文件制订、审批权限一览表》。
5.1.1电子文件种类包括所有以公司PDM/PLM系统、文控管理平台（PDF浏览器）、EIP信息平台等公司电子系统和
信息平台进行受控、发布的文件。
5.1.2在电子系统/平台发布的文件必须严格控制公开范围和文件种类，以电子形式发布的文件应为使用范围较广、
5.4.2 受控电子文件修改完成后，应按照《受控文件制订、审批权限一览表》的要求进行审批，重走其电子流程。
5.5 受控电子文件及质量记录的编号识别。
所有受控文件必须清楚标明文件编号、版本号及生效日期。具体参照COP-001《文件与资料控制程序》之5.2
章节要求执行。
5.6 外来电子文件的控制
与质量体系有关的外来文件，由相关部门负责收集、确认、更新，必要时在 EIP 上发布或受控发行，具体按
因工作需要将电子文件COPY带离公司，需经部门最高负责人书面同意，并填写《文件申请单》。
5.7.5.2外来人员、非相关工作人员，不得随意至文控室非法提取公司任何资料，若工作需要可按本程序要求向文
控室申请。
6 相关文件：
6.1 《文件与资料控制程序》
编号：COP-001
6.2 《受设浏览权限,生产现场文件由二级文控负责发放书面版。
5.3.5.2 电子文件更改时，体系管理部文控室以邮件、电话形式通知各二级文控及相关单位，二级文控负责发放
至现场的书面文件的版本更新及回收。
5.4 受控电子文件的修改
5.4.1 受控电子文件的修改应由原制定部门进行，对涉及范围较大的电子文件应在发布前征集相关部门的意见，
《受控文件发 放一览表》
文控工作流程图
收文类----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------外来文件（含图纸、客诉等）处理流程图纸：1、由相应部门转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》的“图纸”工作表中。
2、制作《外来文件知会表》，并将图纸以电子档或纸质方式发送给RD处。
3、之后追索图纸转换情况，发放图纸。
客诉：1、由市场部转来后，将此次来文情况登记在《外来知会清单》“品质&其他”工作表中。
2、制作《外来文件知会表》，并将投诉以电子档或纸质方式（有时是实物）发送给客服处。
3、之后追索客诉解决情况，完成后填写完整“品质&其他”工作表。
注：有时客诉涉及RD等其他部门，据情况找相应人签名并复印给负责人。
外来文件（行政等）处理流程行政来文：1、接受到后，在《外来文登记》中记录，并让转交人签名。
2、根据来文类别将此次来文情况登记在相应工作表中。
3、纸质文件存放至相应档案盒。
注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。
发文类----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------发文（含红头文件、通知等）处理流程发文：打印出草稿，粘贴上文件处理笺，相应领导签字确认后，打出，盖行政章注：相应文件由对应分管总监审阅，具体划分参见其职能明细。
文件编制、更改、销毁----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------文件编制流程体系文件：1、收电子档标准化后，打印交于责任部门，让其找相应部门会签。
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文件控制
理解要点：
▲文件控制是指对文件的编制、批准、发放、使用、更改、
再次批准、标识、回收和作废等全过程活动的管理，目的是 确保在文件的使用现场得到有关文件的适用版本，防止使用 作废的文件。
▲记录是一种特殊的文件。其特殊性表现在记录提供所完成
活动的证据的作用，不允许进行更改或更新，记录应按要求 予以控制。
编号的格式是：ISO+标准号+[杠+分标准号]+hen) Co., Ltd.
ISO14000环境管理体系标准 环境管理体系标准是由ISO/TC207（国际环境 环境管理体系标准 管理技术委员会）负责制定的一个国际通行的环境管理体系标 准。 它包括环境管理体系、环境审核、环境标志、生命周期分 析等国际环境管理领域内的许多焦点问题。 其目的是指导各类组织（企业、公司）取得正确的环境行 为。但不包括制定污染物试验方法标准、污染物及污水极限值 标准及产品标准等。该标准不仅适用于制造业和加工业，而且 适用于建筑、运输、废弃物管理、维修及咨询等服务业。 该标准共预留100个标准号，共分7个系列. 其编号为ISO14000-14100。
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Document Control Training
QA 2006年1月5日
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一、ISO
1.简介 简介
ISO9000族标准 族标准是国际标准化组织（IS0 ）在1994年提出 族标准 的概念，是指“由ISO/TC176（国际标准化组织质量管理和质 量保证技术委员会）制定的所有国际标准。” 主要涉及各行各业各种产品（包括服务产品、知识产品 等）的技术规范。“ISO9000”不是指一个标准，而是一族标 准的统称。 2000版ISO9000族核心标准： 族核心标准： 版 族核心标准 ISO 9000：2000质量管理体系 基础和术语 ISO 9001：2000质量管理体系 要求 ISO 9004：2000质量管理体系 业绩改进指南 ISO 19011：2000质量和/或环境管理体系审核指南
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五、文件发行流程 文件发行流程
5.1 文件的新发行 5.2 文件的更新 5.3 文件的回收
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四、文件的编码规则
其目的 目的是为方便文件的控制管理,使文件的编码 目的 规范化。 在QOP42-01中规定了一些文件的编码规则,如:
Operating Procedure: QOP XX-YY / EOP XX-YY Work Instructions: WI XX-YY-ZZ / EWI XX-YY-ZZ Quality/Environmental forms: XX-YY/AA or XX-YY-ZZ/AA / EXX-YY/AA
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三、文件控制协调人员名单
• 文件的编码规则 • 文件发行的流程 • 文件发行时的注意事项
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三、文件控制协调人员名单
Department Engineering Production Distribution Warehouse CS HR Sales DCC Coordinator Kiki Chen Cheney Yin Eva Zhan Kenny Li Ella Fang Leon Zheng Alice Guo Backup Eric Peng Alan Miao Daisy Wu King Wang Lydia Liu Michelle Chen Crisy Dai
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理解要点： ▲组织应对质量管理体系所要求的文件予以控制，编制有关文 件控制的形成文件的程序，程序中应对如下内容作出规定： l)发布前应能得到批准，以确保其适宜性(即文件的内容适合于 组织及产品的情况〉和充分性(即文件所阐述的要点没有漏项〉。 2)文件在实施中可能会因组织结构、产品、工作流程、法律法 规、标准等发生改变而变化，这时有必要对原文件的适用性进行 评审:组织也可以根据需要对文件进行定期评审以确定文件是否 需要更新。文件若发生修改则需经再次批准。 3)组织应能识别所有文件的修订状态,如控制清单,修订一览表及 标识等方式。
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2.质量管理体系文件应该包括： 质量管理体系文件应该包括
a) 质量方针和质量目标； b) 质量手册； c）标准所要求的形成文件的程序； d) 组织为确保其过程有效策划、运作和控制所要求的文件； e）标准要求的质量记录。 注： （1）标准出现“形成文件的程序”之处，即要求建立该程序， 形成文件，并加以实施和保持。 （2）不同组织质量管理体系文件的详略程度应视下列情况而 定： a) 组织的规模和活动的类型； b) 过程和它们之间的相互作用的复杂程度； c) 人员的能力。 （3）文件可以以任何一种形式或类型的媒体呈现。
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• CCN (CUSTOMER CHANGE NOTICE)
其编码规则为: C-YY-XX 次序 年
Eg: C-06-01 表示的是: 06年的第一份
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• DCN (DOCUMENT CHANGE NOTICE )
其编码规则为: XXYY 年 次序
Eg:QN-06-01-01-01 表示的是: 06年01月01日的第一份
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• Hold/Recall单 ( Product Hold/Recall Notice )
其编码规则为: PH-YYXX-MMDD PR-YYXX-MMDD 日 月 次序 年 Eg: PH-0601- 0101 表示的是: 06年01月01日的第一份Hold单 PR-0601- 0101 表示的是: 06年01月01日的第一份Recall单
要求: 组织应编制形成文件的程序，以对记录进行有效控制。 1)对记录的要求是：清晰、易于识别和检索。 2)记录的控制要求是： a.对记录进行标识，可采用颜色、编号等方式； b.贮存，安排适宜的环境,防止记录的损坏或丢失； c.保护，包括对记录的防护和保管、借阅的要求； d.检索，应易于查找,如进行编目、归档以便查阅； e.保存期限，应根据产品特点、法规要求及合同要求 决定保存期； f.处置，包括记录最终如何销毁的要求。
SZ-XXX-YY 年 次序 深圳
其编码规则为:
Eg: SZ-001-06 表示的是: 06年的第一份
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•
SPO ( STOP PRODUCTION ORDER )
SPO-YYXX-MMDD 日 月 次序 年
其编码规则为:
Eg:SPO-0601-0101 表示的是:06年的第一份,发行于1月1日
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3.记录 记录
记录可提供产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的 证据，具有追溯、证实和依据记录采取纠正和预防措施的作用。 只要具有证明产品、过程和质量管理体系与要求的符合性 及证明质量管理体系是否己得到有效运行作用的记录，都属本 条款要控制的范畴。
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Eg: 0106 表示的是: 06年的第1份
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• NCMR ( NONCONFORMANCE MATERIAL REPORT )
其编码规则为: NCMR-YYMMXXX 次序 月 年
Eg: NCMR-0601001 表示的是: 06年1月的第一份
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4) 组织应确保在使用场所能得到有关文件的适用版本。一般来说， 文件的新版本出现后，旧的版本就作废，但有时也不完全如此。如： 由于产品的不断更新，其型号也不断更新，而仍有顾客在使用老型 号的产品，由于配件更换的原因，顾客可能需要组织按以前的旧版 本的规范生产某一配件产品。在这种情况下，不能说由于该配件已 有最新版规范，就认为旧版规范是作废版本，因为这时两种版本文 件的字迹应清晰。 5) 组织应能识别与质量管理体系和l产品有关的全部外来文件， 包括适用的质量管理体系标准、与产品有关的法律法规、顾客提供 的图纸、产品标准等，并对其进行管理,控制外来文件的分发并使 其处于受控状态，对外来文件进行跟踪识别，确保使用有关版本的 适用的、有效的外来文件。 6）组织应防止作废文件的非预期使用。如有可能,应考虑将这些作 废文件从所有发放和使用场所及时收回。若由于法律或其他原因而 保留作废文件时,应对这些文件进行适当的标识。
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• 特殊放行单 ( WAIVER FOR DEVIATION FROM SPECIFICATION )
其编码规则为: W-YYXX 次序 年
Eg: W-0601 表示的是: 06年的第一份
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• 筛选 返工指导单 ( 筛选/返工指导单
以下是一些常见文件的编码规则:
(Shenzhen) Co., Ltd.
• CAR ( CORRECTIVE ACTION REPORT )
其编码规则为: 对外发行: SZ-E-YYXXX 对内发行: SZ- I -YYXXX 年 次序 深圳 Internal
External
Eg: SZ-E-06001 表示的是: 对外发行的06年的第一份 SZ-I-06001 表示的是: 对内发行的06年的第一份
• MRB (MATERIAL RETURNED BILL )
其编码规则为: MRB-YYYYMMDD-XX 次序 日 月 年
Eg: MRB-20060101-01 表示的是: 06年1月1日的第一份