人事档案管理办法
人事档案管理办法
人事档案管理办法第一章总则第一条为了规范和加强人事档案管理工作，保护职工的合法权益，提高单位人事管理水平，制定本办法。
第二条本办法适用于所有国家机关、事业单位、企事业单位和其他组织的人事管理活动，包括档案的建立、保管、利用和销毁。
第三条人事档案是对人事活动全过程进行记录和管理的文件和资料。
人事档案必须真实、完整、准确、安全、保密。
第四条人事档案管理的任务是保持和利用人事档案，加强与其他管理活动的配合，为单位的人事管理提供科学、及时、可靠的信息。
第五条人事档案管理工作要坚持依法、公正、规范、高效的原则，坚决杜绝个人崇拜和不正之风。
第六条人事档案管理由人事档案管理机构负责。
人事档案管理机构应当设立专门部门，明确人事档案管理职责和权限。
第七条人事档案管理机构应当及时了解并落实国家关于人事档案管理的法律、法规和政策，并做好档案管理的宣传工作。
第八条人事档案管理机构应当及时组织人事档案管理人员进行培训，提高他们的业务水平和工作能力。
第九条各级人事档案管理机构应当按照职责分工，做好协调合作，形成工作合力。
第十条人事档案管理机构应当依据人事档案管理的需要，建立健全各项制度和规范，并及时进行修订和完善。
第二章档案建立第十一条档案建立是人事档案管理的基础工作。
档案建立是指对职工的各类资料进行收集、整理和处理，形成职工的档案。
第十二条职工的档案应当包括基本个人情况、工作经历、培训记录、绩效评价、奖惩记录等信息。
第十三条档案建立的程序应当遵循实在、公开、公平、公正的原则。
职工应当按照规定提供档案建立所需的证明材料和信息。
第十四条档案建立应当及时进行，并按照规定的格式和要求进行登记和归档。
第十五条档案登记应当对职工的姓名、性别、出生日期、籍贯、学历、专业、工作单位等基本个人情况进行详细记录。
第十六条档案归档应当对职工的各类资料进行分类、整理和整编，形成完整、清晰的档案。
第十七条档案建立完成后，应当及时通知职工，提供档案证明，并告知职工档案管理的相关事宜。
公司人事档案管理办法规章制度（5篇）
公司人事档案管理办法规章制度一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密;同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、档案管理内容1、员工入职档案:个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案:培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表(证书原件)、员工培训统计表。
3、绩效管理档案:将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案:员工离岗包括员工与公司解除(终止)劳动关系，死亡等情形。
三、档案相关规定1、基础管理1.1原则:分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。
1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。
1.4当在职员工的基本资料有变动时(如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等)，应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。
1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。
在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。
1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。
1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁(高管及核心人员保留该员工离岗____年止)。
____人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。
人事档案管理办法
人事档案管理办法一、总则人事档案是企业或组织在人力资源管理活动中形成的，记录员工个人经历、学历、培训、考核、奖惩等重要信息的文件材料。
它是企业了解员工、选拔人才、制定人力资源政策的重要依据。
为了加强人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高档案管理的规范化、科学化水平，特制定本办法。
二、管理原则1、真实性原则人事档案应如实反映员工的个人情况，确保信息的准确、完整和可靠。
2、保密性原则严格遵守保密制度，未经授权，任何人不得查阅、泄露或篡改他人档案。
3、完整性原则档案材料应齐全完整，不得遗漏重要信息和文件。
4、动态管理原则及时更新档案内容，反映员工的最新情况和变化。
三、档案内容1、个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话、家庭住址等。
2、学历和培训经历学历证书、学位证书、培训证书、学习成绩单等。
3、工作经历劳动合同、工作证明、离职证明、岗位变动记录等。
4、考核评价绩效考核结果、工作评价、奖惩记录等。
5、专业技术资格和职业资格相关证书、职称评定材料等。
6、其他相关材料如党团关系材料、健康状况证明等。
四、档案收集1、新员工入职时，应提交个人相关材料，由人力资源部门负责审核和收集。
2、在员工工作期间，各部门应及时将与员工相关的各类文件材料移交人力资源部门归档。
3、对于离职员工，人力资源部门应在办理离职手续时，收回相关档案材料。
五、档案整理1、对收集的档案材料进行分类、编号和装订，确保档案的有序排列。
2、建立档案目录，便于查询和检索。
3、对档案中的字迹模糊、纸张破损等情况进行修复和处理。
六、档案保管1、设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、干燥、通风，并具备防火、防潮、防虫等设施。
2、档案应按照分类存放，便于查找和使用。
3、严格限制非档案管理人员进入档案库房。
七、档案查阅1、内部查阅因工作需要查阅员工档案时，需填写，经部门负责人和人力资源部门负责人批准后方可查阅。
2、外部查阅一般情况下，不允许外部单位查阅员工档案。
国有企业人事档案管理办法(全新经典版)
人事档案管理办法第一章总则第一条为进一步规范人事档案管理工作，不断提高档案管理水平，有效保护档案资料，准确利用档案信息，特制定本办法。
第二条人事档案是员工个人成长的历史凭据，应作为人力资源管理与开发的重要依据，不作为限制员工就业自由和人员流动的约束条件，须严格遵守相关法律规章，规范管理人事档案。
第三条本办法适用于公司各部、物业公司正式在编员工。
第二章管理权限及职责第四条人事档案实行统一管理。
公司在编人员，物业公司在编人员人事档案由公司综合办公室统一管理。
第五条安排专人负责人事档案管理工作，原则上须为中共党员，有过硬的职业道德操守，熟悉相关法律法规和人事档案管理规范，并按要求签订保密协议。
第六条人事档案管理工作的职责：（一）收集、鉴别和整理员工人事档案材料；（二）负责办理员工人事档案的查阅、借用和转递；（三）为有关部门提供员工个人相关情况；（四）做好员工人事档案的保管、保密和保护工作；（五）办理其他有关人事档案管理工作的事项。
第三章人事档案材料的收集归档第七条原则上调入或录用的员工需“档案随人走”，其人事档案转入后，应及时立档并造册登记。
第八条人事档案确已丢失的，须本人写出书面情况说明，经分管领导批准，由综合办公室新建档案。
第九条人事档案材料归档范围：（一）履历类。
在人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
（二）自传类。
自传和属于自传性质的材料。
（三）鉴定类。
考察、考核员工工作中形成的有关材料；民主评议的综合材料、组织审定的考察材料、定期考核材料、年度考核登记表、鉴定材料等。
（四）学历类。
考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料、学历证明书；2个月及以上的培训证明或结业证明；专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的有关资料；创造发明、科研成果鉴定材料。
（五）政审类。
政审工作中形成的材料、作为结论依据的调查证明、证据材料、甄别材料等；更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料等。
人事档案管理办法(精选3篇)
人事档案管理办法（精选3篇）（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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人事档案管理办法
人事档案管理方法人事档案是企事业单位管理人力资源的紧要手段之一、很多企业都拥有本身的人事档案管理制度，而对于中小企业来说，建立一套科学完善的人事档案管理方法显得更加迫切。
以下是一份人事档案管理方法：1. 总则1.1 管理目的：加强对员工个人信息的收集、整理、管理和维护，为公司人才管理、绩效管理、薪酬管理和员工福利管理供给保障和依据，规范和完善公司人事档案管理制度，保护员工个人信息安全。
1.2 适用范围：公司全部正式工、临时工（实习生）等。
2. 人事档案的内容2.1 人事档案包括但不限于以下内容：（1）个人基本情况：姓名、性别、降生日期、民族、身份证号码、联系方式等；（2）履历信息：学历、培训经过、工作经过、家庭情况等；（3）工资、福利、奖惩等信息；（4）健康体检信息；（5）其他信息（如：员工本人供给的个人技能、工作特长等）。
2.2 人事档案的分类和编号：依照员工的性质和职务分类，如编制员工、合同制员工、临时工（实习生）等分类，并依据实在的管理要求进行编号。
3. 人事档案的建立和归档3.1 建立原则：公司在聘用员工时应向员工发出人事档案建立通知，要求员工尽快提交相关资料。
各部门应适时将员工档案信息填写入档案，保证档案真实完整。
3.2 归档原则：人事档案依照员工的编号、类别、入职时间等标志分类，并进行逐年归档。
原则上，全部可归档材料均应在员工离职后一个月内归档完毕。
3.3 保密原则：人事档案应妥当保管，不得任意转移和借出，严禁泄露、滥用员工个人信息。
4. 人事档案的维护和利用4.1 维护：各部门应加强对员工档案的日常维护工作，确保人事档案信息适时更新，保证资料的精准性和完整性。
4.2 利用：人事档案应当作为公司人才管理、绩效管理、薪酬管理和员工福利管理的紧要依据，员工在保密前提下可向公司供给个人档案中的相关信息，便利公司对员工的各项工作进行监管和管理。
5. 人事档案的保管期限和销毁5.1 保管期限：公司应依据国家有关法律法规规定及其自身实际情况，订立人事档案的保管期限。
人事档案管理办法四篇.doc
人事档案管理办法四篇第1条人事档案管理办法为加强公司人事档案管理，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理标准化、体系，根据国家和神华集团有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。
第一条人事档案管理权限和职责公司人事档案按照人事管理权限进行集中管理。
(一)公司人力资源部按本规定管理公司人事档案，并配备政治上可靠的、负责任的党员作为专职或兼职档案管理人员。
(二)档案员及其直系亲属的档案由上级档案管理人员(或主管领导)保管。
第二条人事档案管理职责(一)保存人事档案；(2)采集、识别和整理人事档案；(三)建立人事档案清单，对于人事档案的存取、收发；(4)注册人员岗位变动、工资；(五)档案管理人员岗位变动时，应及时清点档案，并履行交接手续；(六)为有关部门提供人员；(七)做好安全人员档案、保密、保护工作；(八)办理其他相关事宜。
第三条人事档案的整理人事档案应认真识别、分类准确、排列有序、目录详细、装订整齐、统一格式。
(a)人事档案材料应按以下类别分类:1。
简历材料；2.自传材料；3.鉴定、评估、调查材料(包括各种评估、调查、述职、鉴定材料)；4.专业技术职务教育与评价(包括学历、学历、学业成绩、培训完成情况报告表和专业技术职务评价、成绩评价、审批材料)、专业技能鉴定材料；5.政治、历史回顾材料(包括筛选、回顾材料和基于材料的回顾材料、党员、工作时间等问题)；6.入党材料、共青团、民主党派；7 .奖励材料(包括各类荣誉称号奖励、立功表现奖励、先进人物和模范事迹登记表材料，以及科技奖励、业务工作奖励材料等))；8.处置材料(包括筛选、复审等材料，处置意见、违法犯罪判断等免除处置。
)；9.工资、聘用、任免(聘用)、工作变动、待遇、出国、退休(休假)休假、辞职材料，各代表将代表登记表等材料；10 .供组织参考的其他材料。
(2)人事档案应按照上述十类的顺序排列，并应符合下列要求。
1.第一至第四类、7类、10类材料，同样的问题按形成时间顺序集中排列，以最后一次为标准。
人事档案管理办法模版
人事档案管理办法模版《人事档案管理办法模板》第一章总则第一条为加强企事业单位的人事档案管理，规范人事档案的建档、存储、利用，依据国家相关法律法规，制定本办法。
第二条本办法适用于企事业单位的人事档案管理工作。
第三条人事档案是用来记录和保存员工信息的文件资料，包括员工的个人基本情况、工作经历、培训记录、任职资格、考核评价等内容。
第四条人事档案应当遵循合法、公正、真实、保密的原则进行管理。
第五条企事业单位应当建立健全人事档案管理制度，明确人事档案管理的职责和权限。
第二章人事档案的建档第六条企事业单位应当在员工入职时建立人事档案。
第七条人事档案应当包括以下内容：1. 基本信息：员工的姓名、性别、出生日期、户籍所在地、联系方式等。
2. 学历及资格证书：员工的学历和相应的学位及资格证书。
3. 工作经历：员工的工作经历及职务任职情况。
4. 培训记录：员工参与的培训及培训证明。
5. 考核评价：员工的考核评价及奖惩记录。
6. 其他相关信息：根据需要可以添加其他相关信息。
第八条企事业单位应当将人事档案按照规定的格式进行归档，确保档案的完整性和易于查找。
第九条人事档案的建档应当有员工本人的签字确认，并进行存档备查。
第三章人事档案的存储与保管第十条企事业单位应当建立适当的人事档案存储和保管制度，确保档案的安全和完整性。
第十一条人事档案应当存放在专门的档案室或保管库中，保证档案的安全防火、防水、防损坏。
第十二条人事档案应当按照一定的文件分类和编号进行归类和整理，便于查找和利用。
第十三条企事业单位应当制定人员管理制度，明确对档案保管人员的管理要求。
第十四条人事档案的借阅应当符合相关法律法规的规定，并且需要经过授权才能进行。
第四章人事档案的利用与管理第十五条企事业单位应当在合法授权的情况下，对人事档案进行合理利用。
第十六条人事档案的利用应当遵循保密原则，保护员工的个人信息。
第十七条企事业单位应当建立人事档案的查询制度，规定档案的查询权限和程序。
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人事档案管理办法篇一：人事档案管理办法人事档案管理办法为了加强公司人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，根据国家和神华集团有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。
第一条人事档案管理权限及职责公司人事档案按照人事管理权限实行集中管理。
（一）公司人力资源部依据此规定，管理公司人事档案，并配备政治上可靠、责任心强的中共党员作为专职或兼职档案管理人员。
（二）档案管理员及其直系亲属的档案，由上一级档案管理人员（或分管领导）负责保管。
第二条人事档案管理职责（一）保管人事档案；（二）收集、鉴别和整理人事档案材料；（三）建立人事档案名册，办理人事档案的查阅、接收和转递；（四）登记人员职务、工资的变动情况；（五）档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清点，并履行交接手续；（六）为有关部门提供人员情况；（七）做好人事档案的安全、保密、保护工作；（八）办理其他有关事项。
第三条人事档案的整理整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、装订整齐、格式统一。
（一）人事档案材料按照以下分类整理：1．履历材料；2．自传材料；3．鉴定、考核、考察材料（包括各种考核、考察、述职、鉴定材料）；4．学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）、职业技能鉴定材料；5．政治、历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；6．参加中国共产党、共青团、民主党派的材料；7．奖励材料（包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物登记表及模范事迹材料，以及科技、业务工作等方面的奖励材料）；8．处分材料（包括甄别、复查等材料，免于处分的处理意见、违法犯罪判决书等）；9．工资、录用、任免（聘用）、转业、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；10．其他可供组织上参考的材料。
（二）人事档案材料按照上述十个类别的顺序排列，应符合以下有关要求。
1．第一至四类、七类、十类材料，同一问题按形成时间先后顺序集中排列，以最后时间为准。
2．第五类、八类材料，同一问题材料集中后，按材料的主次关系排列，具体顺序是：上级批复、结论或处分决定；本人对结论的意见；调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料。
3．第六类材料，按以下顺序排列：入团志愿书、入团申请书、离退团材料；入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表；加入其他党派材料。
4．第九类材料，按所列材料的性质的不同排列，每一种材料再按时间先后顺序排列（如工资、任免等）。
（三）人事档案材料页码的编写要求：1．对每份材料逐页分别编写页码，页码用铅笔标注在档案材料右下角（双面书写的材料，其背面页码标注在左下角），档案材料目录不编页码。
2．每份材料的编号由材料的类别号、份次号组成，用铅笔标注在每一份材料的右上角，中间用短横线连接。
例如：编号为3—1，是指第三类的第一份材料。
（四）人事档案目录的编排：1．类号。
标明本类档案材料的类别，根据档案种类材料的多少，每页档案目录可放两类或三类，由上而下排列。
2．材料名称。
指档案材料的标题，档案材料没有标题的，应当依据材料内容拟写标题；原有标题太长的应适当压缩。
3．材料制成时间。
填写档案材料形成的年、月、日，用阿拉伯数字标注。
4．页数。
填写每份档案材料的页数。
5．书写目录要工整、正确、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写。
6．书写目录时，每类目录之后须留出适当的空格。
职务变动登记表。
根据任免呈报表的变动情况，按变动时间顺序逐年填写，排放在档案目录后面。
工资变动登记表。
根据工资变动情况，按变动时间顺序逐年填写，排放在人事档案第九类前面。
（五）人事档案的装订立卷：1．拆除档案材料上的金属品，按照排好的顺序打孔，连同档案目录装订成卷。
2．将装订成卷的人事档案放入相应的档案盒，并在档案盒上标明编号、姓名。
（六）人事档案的补充：1．人事档案要及时整理，对于工作中形成的需要归档的材料，应逐份插入相应类别，逐页标注页码，及时分类填写档案材料目录。
2．职务、工资有变动时，应依次填写变动登记表。
3．中层以上管理人员人事档案归档材料，须由公司组织人事部提供并审核后，方可归档。
4．基层管理人员人事档案归档材料，须由所在单位组织人事（劳资）部门提供并审核后，方可归档。
5．专业技术人员的学历认定、职称晋升等材料，须由公司组织人事部提供并审核后，方可归档。
第四条人事档案的保管（一）根据安全、保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严格、科学地保管。
（二）人事档案保管应设专门的档案库房，配备档案柜，房内应备有防火、防盗、防光、防高温等安全防护措施，要保持库房的清洁和适宜的温湿度（温度14——24℃，相对湿度45——64%），并经常进行检查。
（三）人事档案的保管必须建立登记制度，并定期进行核对，发现问题及时解决。
（四）档案库房的钥匙不得随身携带，档案柜平时要锁好并保管好钥匙。
（五）严禁任何个人私自保存和复制人事档案。
第五条人事档案的查阅须遵守下列规定：（一）查阅人事档案必须是工作需要并与其所从事业务相符，并按人事管理权限征得有关部门领导同意后方可查阅。
（二）查阅公司中层管理人员人事档案，须经人力资源部领篇二：人事档案管理制度人事档案管理制度1. 目的将企业人事档案管理工作制度化，规范化维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。
便于相关人事档案材料的借阅和使用。
2. 适用范围适合公司总部及全国各办事处及分支机构3. 人事档案分类员工人事档案分为以下四大类：3.1 入职档案3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。
3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。
3.2 培训档案新员工入职培训试卷、培训心得。
参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。
培训服务协议。
3.3 职位档案职位说明书、职务说明书、职务任命书。
职务变动申请、职位职务变更记录。
3.4 薪酬考核档案试用期考核表、员工试用期总结表。
季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。
工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。
3.5 其他档案个人党、团相关资料。
各类奖励、处罚记录。
离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他补充协议。
4. 人事档案的归档归档的程序如下：首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。
按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。
在目录上补登材料名称及有关内容。
将新材料放入档案。
5. 人事档案的核查核对检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。
对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
6. 人事档案的转递档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：取出应转走的档案。
在档案底账上注销。
填写《转递人事档案材料的通知单》。
按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
7. 人事档案利用的方式人事档案的利用有多种方式：7.1 查阅设立档案查阅资料室以供利用查阅。
相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。
档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。
7.2 借出使用相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。
借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。
7.3 出具证明材料一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。
出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。
8. 人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。
这是维护人事档案完整安全的重要保证8.1 查阅手续查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。
人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。
8.2 外借手续首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。
把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。
8.3 出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。
9. 人事档案保密规定及保存期限9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。
9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。
员工跨部门流动管理规定1. 目的1.1 从公司全局利益角度出发，优化公司岗位配置，为员工发展提供公开、公平、公正的机会。
1.2 为保证员工内部流动的有序性，解决员工流动过程中产生的工作衔接问题，特制订本规定。
2. 适用范围公司所有胜任工作的员工。
3. 员工个人提出调动申请的条件3.1 在同一部门连续工作满3年以上的员工，可直接向所在部门和人力资源部提出申请，部门应创造条件，支持员工的调动。
原则上，部门经理不得限制员工流动。
3.2 在同一部门连续工作满2年不满3年的员工，必须征得本部门经理同意后，向人力资源部提出申请3.3 在同一部门连续工作不满2年的员工，原则上不能因个人原因申请内部流动。
3.4 申请流程3.4.1 员工可通过公司内部主页或人力资源部咨询岗位需求信息，填写“跨部门调动申请表”，本部门总经理签字同意后向人力资源部提交申请。
4. 公司业务需要提出人员调动申请的条件遵循满足公司级业务和员工职业发展需要的原则，公司会进行员工岗位的调整，保证每一年比列的流动。