文书与档案管理基础 河北大学出版社
《文书与档案管理基础知识》电子教案 第五章 档案整理
二、档案编号
归档文件的编号，就是将每一件归档文件在全宗中的位置标注为一个符合特定规则的代码符号，并以归档章的形式在档案文件上注明。
三、档案编目
编目是对归档文件进行著录、标引和组织、制作目录的工作，是档案管理中的一项重要内容。
四、装盒：就是将档案材料装入盒中。
1. 装入档案材料;2. 填写备考表;3. 填写档案盒封面、脊背和盒底
第五章档案整理课程教案
授课题目
第一节档案的分类
课时安排
2
教学目标
1．了解档案整理工作基础知识
2．掌握全宗在档案管理中的具体应用
3．掌握档案排列与基本编目
教学重点
1．全宗的构成及区分全宗的意义。
2．档案分类的基本方法。
教学难点
1．判断档案所属全宗
2．如何对全宗内档案进行分类。
授课类型
理论、练习课
教学方式
判定档案所属全宗，主要应从立档单位的内部文件、发文和收文三方面着手，分别查明他们的形成者。
4.立档单位和全宗历史考证
立档单位及全宗历史考证包括以下基本内容：机构、机构变化、领导人情况、职责范围和主要工作、大事记、组织级别、人员编制、档案数量情况等。
二、全宗内档案分类的基本方法
1、年度分类法；2、机构分类法；3、问题分类法；4、保管期限分类法
课内练习
练习题一（2）；二（1，2，3）
课后作业
习题册
2
教学
目标
1．了解档案整理工作基础知识
2．掌握全宗在档案管理中的具体应用
3．掌握档案排列与基本编目
教学重点
如何对归档文件进行排列、编号与编目以及档案装盒。
教学难点
归档文件的排列、编号及编目意义和方法。
文书与档案管理基础(第三版)第一单元
公文的名称
我国最早的公文叫“书契”，“公文”一词最早的 出现，见于陈寿的《三国志》。公文的名称，历朝 历代有许多变化，有典册、典籍、文书、文簿、文 案、案牍等。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 ②制发者的法定性； ③内容的权威性、时效性 ④体式的规范性； ⑤语言的准确性。
公文的特点
①宗旨的政治性、政策性。 公文具有鲜明的政治性。它是执政者意志法制化
公文的写作过程 ④起草初稿，认真修改
认真修改，精益求精，是每一位撰写者义不容辞的责任。 公文草稿的修改要求： ①从内容入手，检查观点是否正确，政策界限是否明确， 措施办法是否切实可行； ②进行语言文字的加工锤炼； ③审查文稿格式。
公文的概念
党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特 定效力和规范体式的文书，是传达党和国家方针、 政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作， 请示和答复问题、报告、通报和交流情况等的重要 工具。
公文的写作过程
①领会意图，明确目的； ②调查研究，获取材料； ③总体构思，拟写提纲； ④起草初稿，认真修改。
公文的写作过程
①领会意图，明确目的
领导意图：就是领导者制定政策、部署工作、 处理问题的基本指导思想。
撰写公文，首先要弄清楚领导意图的实质，弄清起草公文 的性质、行文目的和任务、范围。
文秘人员在接受了拟写公文的任务后，要和领导共同讨论研 究，将领导意图与国家的方针政策、法律法令，下级单位的 实际工作情况结合起来，加以分析、研究，融会贯通，使公 文准确完整地表达出领导意图。
公文的种类
按性质、作用划分：法定行政公文、事务性公文、规范性公文
事务性公文
是伴随着机关、企事业单位事务工作产生的，为适应和满 足机关、企事业单位工作需要而撰写的不具有权威性和强 制性的文书，主要有计划、总结、简报、工作要点、汇报 提纲等。
文书与档案基础(第二版)知识归纳 第2章
“快”，就是讲速度，所有公文都是有时间性的，超过一定的时限，公文就失去了效用。
①检查观点是否正确，政策界限是否明确，措施办法是否切实可行； 公文草稿的修改要求 ②进行语言文字的加工锤炼；
③审查文稿格式。
8
行文应该注意有关事项和遵守以下几条原则： （1）严格控制发文数量和范围，避免不必要的行文。
凡是不应该发和可发可不发的一律不发；凡可用电话、面谈等方法解决问题的，就不必行文。不重复行文，同样 内容或内容基本类似的文件，已经发过一次就不必再发；同一份文件已经发给某部门办理，就不要同时发给另一
总结是对前段工作、学习、生产进行回顾，从中找出经验和教训而形成的一种文字材料。
种类
综合性总结 专题性总结
（具有全局性、整体性特点） （具有典型性、指导性特点）
简报是各机关、单位简要报道工作情况、交流重要信息的常用事务性文书。 简报的特点：具有多重性能，内容包罗万象，编印形式灵活，在各级党政机关、企事业单位和人民团 体的实际工作中被广泛使用。
特点
纲要性 （纲要性即把汇报的要点提纲挈领地表达出来） 条理性 （条理性即层次分明，条理清楚，一目了然）
相同点 都是对尚未付诸实施的事情作出安排或计划
工作要点和计划的比较
工作要点一般适用于较大的单位且对全局工作所作出的安排，通常不以个人
不同点 的名义出现；计划则不论单位大小，也不一定是全局的工作，对某项工作或
任务安排，都可使用计划这种形式。
①宗旨的政治性、政策性；
②作者的法定性；
公文的特点 ③内容的权威性、时效性；
④体式的规范性；
⑤语言的准确性。
公
①领会意图，明确目的；
文 的 写作过程
②调查研究，获取材料； ③总体构思，拟写提纲；
《文书及档案管理学习基础知识总结》电子教案第四章档案收集
讲课题目教课目标教课要点教课难点讲课种类教课方式教课资源教课基本内容与教学设计第四章档案的采集课程教课设计第一节机关档案室的档案采集课时安排21．掌握档案的采集范围2．认识归档的时间3．掌握归档文件的质量要求档案的定采集范围、归档时间、质量要求档案的采集范围、质量要求理论、练习课讲解、指导、议论、事例多媒体、实物复习发问：档案工作的主要内容是什么？展现已归档的档案和零落的文件，发问：档案工作的第一步是什么？引入新课档案的采集是指接收与搜集档案及相关文件的活动。
档案接收，是指档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案采集工作的中心内容，是档案部门获得和累积档案的主渠道。
档案搜集，是指档案馆依照国家规定征收散存或消散在社会上的档案和相关文件的活动，它是档案馆获得和累积档案史料的必需增补渠道。
档案的采集工作主要包含国家机关、企事业单位以及档案馆的档案采集三个主要方面。
一、采集范围：凡是反应本单位职能活动的各样载体的文件资料都要采集齐备。
详细接收范围按1987年12月14日国家档案局颁发的《机关文件资料归档与不归档的范围》和其余档案管理方法的相关规定执行。
赐教材表4－1二、归档时间：归档时间是指文书办理部门将需要归档的文件资料向档案室移交的时间。
《机关档案工作条例》规定在第二年六月份从前向档案部门移交档案。
三、归档的质量要求：1．归档的文件资料种类、份数、页数都应齐备完好。
2．归档文件资料应构成保留单位。
据实质状况，保留单位能够是单份的文件，也能够是模卷。
3．不一样年度的文件一般不得放在一同归档整理。
4．卷内文件资料应差别状况依序摆列。
5．卷内文件应按次挨次编写页号或件号。
6．永远、长久和短期模卷须按规定格式逐件填写卷内文件目录，卷内文件目录放在卷首。
7．盒内或卷内备考表要仔细填写。
8．卷内文件资料要去掉金属物，对损坏的文件资料要进行修裱。
9．需归档的文件资料要保持它们之间的历史联系，划分保留价值，分类整理归档课内练习习题一（1）；二（1）课后作业习题册文书与档案管理第四章档案的采集课程教课设计讲课题目第二节公司档案采集课时安排 2教课1．认识档案的采集根源目标2．掌握公司档案采集的范围教课要点公司档案采集的根源、范围教课难点公司档案的采集范围讲课种类理论课教课方式讲解、指导、议论、练习教课资源多媒体、实物教课基本内容与教学设计复习：归档的质量要求有哪些？发问引入新课：公司的档案工作是如何做的？《公司档案工作规范》（国家档案局2009年11月2日公布，2010年1月1日实行）中定义公司档案：“公司在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保留价值的各样形式的文件。
文书与档案管理基础四单元1
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
归档文件材料的范围 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。 ①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料； ②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价 值的文件材料； ③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送 的重要文件材料； ④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
任务一 机关文书档案管 理
文书与档案管理基础四单元1
二、档案收集工作及其内容
（一） 档案收集工作
3、单位之间分工归档的范围 ①上级业务主管单位发来的文件，由隶属下级归档，党委、政府办公室和 非隶属单位一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。 ②上级业务主管单位召开的专业会议文件，由各隶属下级归档，党委、政 府办公室一般不归档。 ③联合签发的文件，由主办单位归档，会签、联办单位归档与否视自身需 要来确定。 ④联合召开的会议文件，由主办单位归档。联办单位归档与否视情况而定 ⑤联合派出调查组、检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主 办单位归档，联办单位归档与否视情况而定。 ⑥本单位领导兼任外单位职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。 ⑦临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后将档案收集移 交主管部门或同级档案室。
文书与档案管理基础四单元1
2、操作流程
（1）档案收集
档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，按照法律、 法规的规定将在工作活动过程中形成的、分散保存在各部门和个人 手中具有保存价值的各种门类和载体的历史记录进行收集工作。
档案收集工作是一个单位档案室工作的起点和基础，是档案室积 累和丰富本单位信息资源的主要手段，因而是一项极其重要的档案 业务工作。
文书与档案管理基础(第三版)四单元2(可编辑ppt文档)
二、企业档案业务工作
(二）档案收集与移交 2、文件归档的交接 企业的文件形成部门，应按期将《档案交接登记表》随同已整理 的文件向档案部门移交。 档案部门接收时，应认真核对并检查档案质量。双方在《档案交 接登记表》签字后各保留一份。
移交时间：
序号 题名
档案交接登记表
移交部门：
年 度 文号或图号 页 数 保管期限 备 注
一、企业档案行政管理
企业档案行政管理工作程序 统筹规划——组织协调——管理工作——业务指导——监督检查 依据国家有关方针政策和法律法规，从企业档案工作的规律和特 点出发，制定和实施企业档案工作的规章制度，对档案工作的内容、 要求、程序和方法等作出具体规定，并切实贯彻落实，实现企业档 案工作制度化和规范化。
任务一 办公文书档案管理 任务二 企业档案工作 任务三 任务四 会计档案管理
任务二 企业档案工作
一、企业档案行政管理
企业档案工作是指企业履行档案管理职责行为和活动。 从广义上说，企业档案工作由两大部分组成：一是企业档案行政 管理工作；二是企业档案业务工作。
一、企业档案行政管理
企业档案行政管理工作程序 统筹规划——组织协调——管理工作——业务指导——监督检查
二、企业档案业务工作
(三）档案整理分类
2、一级类目 一级类目就是企业档案分类的第一个层次，即企业档案分类的基 本大类。
国家档案局1991年颁布《工业企业档案分类试行规则》 设置十个一级类目
移交人签名：
接收人签名：
二、企业档案业务工作
(三）档案整理分类
企业档案整理工作主要包括：档案分类、组卷、卷内文件排列、 案卷装订、案卷封面的编目、案卷的排列及案卷目录的编制。 （与文书档案主要区别，是企业档案的分类）
《文书与档案管理基础知识》电子教案 第二章 文书工作
（1）确定文件的整理单位。归档文件以“件”为整理单位。界定“件”的概念时，从检索的实际需要及减轻整理工作量出发。
（2）修整文件。修整文件是指对文件，书籍、图表等的修改整理并装订成册。
（3）装订文件。归档文件修整完毕后应进行装订，其目的是固定文件页次，防止页面散失与混乱，以便转化为档案后进行保管和利用。
第二章文书工作课程教案
授课题目
第一节文书工作概述
课时安排
2
教学
目标
1.了解文书工作的含义
2.熟悉公文处理的基本原则
3.掌握公文的行文制度
教学重点
文书工作的含义、公文处理的基本原则、行文制度。
教学难点
文书工作的含义、公文处理的基本原则
授课类型
理论、练习课
教学方式
讲授、指导、讨论、案例
教学资源
多媒体、实物
5.编目:归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目。
6.装盒:将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
课内练习
练习题二（3）
课后作业
习题册
五、传阅:传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。:
六、拟办:拟办是文秘人员对收文应如何办理所提出的初步意见，以供领导批办时参考。
七、批办:批办是领导人对文件如何办理提出最终的批示意见和要求。
八、承办:承办一般指贯彻落实文件精神和要求，按领导人批示执行具体的工作任务，办理有关事宜的过程。
九、催办:催办即文书人员或有关部门对需要承办的文件进行检查督促的工作。
第二，精简包括两层含义：一是公文数量要精简；二是公文内容要精炼，不说空话，套话，注重实效。
第三，高效。高效这一原则，是由公文本身的时限性所决定的，主要应从以下几个方面努力：
文书与档案基础(第二版)知识归纳 第一章
职业内涵 积蓄人类文化遗产和“世界记忆工程”的主要组成部分，保存着各种本源性的信息，是人类储存、加 工、获取各种信息的宝库。
档案将人类最初的个体记忆，集中起来并转化为集体记忆，进而成为社会的记忆，并因之构成各种文 化传统，维持和延续着文化的生存和发展。文书与档案管理工作承担着一种神圣使命，既要注视过
①档案来源于社会实践；—— 一种普遍的社会现象。
②档案的形成主体是人；——人类社会特有的社会现象 内涵与外延 ③档案记录是原始信息；——档案的本质特征
自然人 人 法人
社会群体
④人类实践活动的多样性决定了档案的多样性。 档案门类的多样性 档案载体的多样性
来源 文书→对国家和社会有保存价值的→档案
（文书转化为档案必须有一个过程，即立卷归档）
养
要求
①语言文字能力；
商业 ②组织能力；
活动 ③可靠性；
对办 ④责任感； 公室 ⑤谨慎性； 人员 ⑥机智和交际Hale Waihona Puke 力；⑦获取相关信息的兴趣。
职 概念 业 形 象
表现
是某一职业岗位上的工作人员综合素质的外在表现，是社会对其总体印象的认识和评价。是人们长期 自我修养锻炼的结晶。 举止得体、作风干练、形象优雅是办公室文员应有的形象，具体表现为： ①外貌端庄，服饰整洁； ②举止有理，说话得体，平易近人； ③温和，耐心；富有亲和力，善于营造团结合作的工作氛围；
员办理交付的工作。
3
文书与档案工作是前后紧密相连的工作。文书是档案的主要来源，档案是文书的归宿。因此，文书工
作是档案工作的源头和基础。文书与档案管理工作是对人们社会活动原始记录的管理，它维护着国家 和社会历史的真实面貌。
人类历史进化报取得的主要成就，必须首先通过档案活动进行不同层次、不同范围的传承。档案作为
文书与档案管理基础知识
为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。
公文用纸的天头为：37㎜，订口为：28版心尺寸为：220X156㎜(不含页码)。
订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处。
允许误差±4mm页码用号码标识，置于，数码左右各放一条号一字线，一字线距版心下边缘㎜。
单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标识页码。
★公文份数序号的位置在的位置。
也就是天头下边缘，距公文上页边㎜处下面第行。
★公文的份数序号一般是位数。
用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时前面用“”补齐。
公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。
绝密级事项保密时间不超过年；机密级事项保密时间不超过年；秘密级事项保密时间不超过年。
★标识秘密等级，用3号宋体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“，”隔开。
紧急程度是对公文送达时限的要求。
紧急公文应当分别标明“急件，特急的字样。
如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、平急，四个等级。
标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第行的位置，两字之间也需空字。
但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心右上角第行的位置。
发文机关标识，它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。
发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。
发文机关标识的位置，有两种规定：第一种用于平行文或下行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25㎜；第二种限于上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80㎜。
☆使用小标字，用色标识，以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。
发文字号由机关代字、年份、序号组成。
发文字号组成的三部分的顺序任意颠倒调换。
发文字号的位置是在发文机关标识下空行，并且在发文字号之下㎜处标印一条与版心同宽的红色反线。
电子课件-《文书与档案管理基础知识(第二版)》-A42-9687 第八章 档案检索
1--05
B060202
10-3-25-30
5-15
关于创新集团成立人力资源部的决定：创人字 〔2012〕1号/人力资源与个人发展部+创新集团 人力资源部职责及权限.—正本：决定.—内部：永 久.—20070412.—1页：210mmX297mm
决定成立创新集团人力资源部，同时任命韩××为 创新集团综合办主任兼人力资源部经理，并规定 了创新集团人力资源部职责及权限集团
教学难点：
熟悉和掌握检索工具的编制方法。
一、档案检索工具的职能
档案检索工具具有存储和检索两大职能。 存储，即将档案文件有关特征著录下来，按照一
定顺序加以排列或进行客观地描述，以二次文献 或三次文献的形式将档案信息集中起来。 检索，即向利用者提供查找档案的线索，供利用 者了解和查找档案时使用。 档案信息存储是检索的基础与前提，查检是信息 存储的应用与反馈。
1. 馆藏性档案检索工具的编制
馆藏性档案检索工具有案卷目录、案卷文件目录和全宗目录。 （1）案卷目录。是将一个全宗内同类和相关文件按时间、按问题
组合成卷，然后拟定案卷标题，以标题为单位，将该全宗内所 有案卷标题按时间顺序排列组合而成。案卷目录是档案馆（室） 最基本，也是最常见的一种检索工具。 ■顺序号、案卷号。 ■提名（案卷标题）。 ■起止年月日（年度）。即案卷内文件所属的年份，应填写案卷 内最早的文件日期和最迟的文件日期。 ■册数。 ■保管期限。 ■备注。
三、衡量检索工具的标准
1.查全率和漏检率 ： 查全率=检出的相关档案数量/全部相关档案数量×100% 漏检率=未检出的相关档案数量/全部相关档案数量×100%
2. 查准率和误检率 查准率=检出的相关档案数量/检出的全部结果数量×100% 误检率=检出的无关档案数量/检出的全部结果数量×100%
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
三、文书工作的作用
1、助手作用
2、纽带作用
3、积累作用
四、文书工作的基本原则
1、及时迅速 2、准确无误 3、安全稳妥
第三节、文书工作人员的素质
1、思想素质 2、文化素质 3、业务素质
商代甲骨文
刻有秦始皇同一度量衡诏书的秦代铜权（秤砣）
一、文书工作的性质 1、政治性
2、机密性
3、务实性
4、规范性
5、时效性
二、文书工作的内容
1、收文的处理（收） 2、发文的处理（发） 3、文书的归卷（存） 4、文书的管理（管） 5、文书的利用（用） 6、完成单位负责人交办的其他文书处理事宜
是第一种含义。
弘一法师于1913年的一通信札
国 家 新 闻 出 版 总 署 颁 发 的 公 文
文书的特点：
1、通过书写在一定载体上的文字实现的。
（与电话口述有区别）
2、具有记录传递信息、处理事务等实际效用。 （与诗歌、散文、小说有区别） 3、是一种凭证，是对有关意见或事宜的真实记录。 4、是为了达到一定目的服务的，是一种工具。
文书的分类：
1、法律文书 2、商业文书 3、军用文书
第二节、文书工作的起源发展
文书的产生 人类在长期共同劳动和共同生活中 ，为了互表达 思想、交流经验，逐渐产生了语言，随着社会生产的 发展和复杂化，作为交际工具的语言（指口头语言） 已不能满足这种发展的需要，因而产生了文字。随着 文字的出现，必然形成反映人类活动的各种文字记录， 从而形成各种管理活动中的文书。但是，作为管理国 家工具的公务文书，却是随着国家的产生而出现的。 公务文书的产生是和文字、阶级及国家的产生紧密地 结合在一起的。
二、档案
（三）档案的来源
档案来源于文书，但不是所有的文书都能转化成案， 仅仅是其中对国家和社会有保存价值的那部分文书才能 实现这种转化。因此，文书是档案的基础，档案是文书 的精华。 文书转化为档案必须有个过程，即立卷归档，因为 文书是零散的，只有经过系统的组合才能成为档案，因
此，文书是档案文书概述 第二节 文书工作 第三节 文书工作人员的素质
第一节、文书概述
一、文书的含义 “文书”有两种含义：广义：行为主体在社会活 动中为了一定的目的而形成并使用的具有特定格式的
应用文；
狭义：即国家机关、企事业单位和其他社会组织在 日常公务活动中形成的所有（决议、简报、领导讲话、
录像、照片等）文件材料的通称。本课程主要介绍的