深圳档案管理规范
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范一、背景介绍深圳市作为中国改革开放的重要窗口和经济特区，经历了快速的城市化和经济发展。
随着城市规模的不断扩大和社会信息的快速增长，深圳档案管理的重要性日益凸显。
为了保障档案的安全性、完整性和可持续性，深圳市制定了一系列档案管理规范。
二、档案管理目标和原则1. 目标：深圳档案管理的目标是确保档案的安全、完整和可访问，以支持政府决策、维护社会公正、保护公民权益和促进社会发展。
2. 原则：a. 法律合规性：档案管理必须符合国家和地方相关法律法规的规定，包括档案法、保密法等。
b. 统一管理：档案管理应实行统一管理，确保档案的规范化、标准化和集中化。
c. 完整性和真实性：档案应保持完整和真实，不得篡改、伪造或损毁。
d. 保密性：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案应严格保密。
e. 可访问性：非保密档案应便于公民和研究人员的访问和利用。
三、档案管理流程1. 档案收集：各部门按照规定的时间和要求，将产生的纸质和电子档案送交档案管理部门。
2. 档案登记：档案管理部门对收到的档案进行登记，包括档案编号、档案名称、档案类型、归档日期等信息，并制作档案目录。
3. 档案整理：对档案进行分类、整理和编目，确保档案的有序性和易查性。
4. 档案存储：根据档案的重要性和使用频率，确定合适的存储介质和存储环境，如纸质存储、电子存储、数字化存储等。
5. 档案借阅：根据申请人的需要，档案管理部门提供档案借阅服务，并记录借阅人、借阅日期和借阅目的等信息。
6. 档案保管：档案管理部门负责档案的保管和维护，包括防火、防水、防盗等措施。
7. 档案销毁：对于无需长期保留的档案，按照规定的时限和程序进行销毁，确保档案的安全和隐私保护。
四、档案管理技术和工具1. 档案数字化：将纸质档案进行扫描和转换，转化为电子文件，提高档案的存储效率和可访问性。
2. 档案管理系统：建立档案管理系统，实现档案的电子化管理和查询，提高档案管理的效率和准确性。
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范一、背景介绍深圳市是中国经济特区的发源地，经济发展迅速，档案管理面临着日益增长的挑战。
为了保证深圳市档案管理的高效性和规范性，制定本文档，明确档案管理的标准和要求。
二、档案管理的目的1.保护档案：确保档案的完整性、可读性和可访问性，防止档案的丢失、损坏或滥用。
2.提供信息支持：为深圳市的决策者、研究人员和公众提供准确、及时的信息支持。
3.保证合规性：遵守相关法律法规和政策，确保档案管理的合规性和可追溯性。
三、档案管理的原则1.全面性：对所有与深圳市相关的档案进行管理，包括政府机关、企事业单位和个人档案。
2.规范性：制定统一的档案管理规范，确保档案管理的一致性和标准化。
3.科技化：借助信息技术手段，提高档案管理的效率和便利性。
4.安全性：采取措施确保档案的安全，包括物理安全和网络安全。
5.便利性：提供便捷的档案查询和访问服务，满足用户的需求。
四、档案管理的组织架构1.深圳市档案管理局：负责制定档案管理政策、规范和标准，协调各相关部门的档案工作。
2.各政府机关、企事业单位：负责本单位档案的管理和维护，按照规定提交档案给深圳市档案管理局。
3.档案管理人员：负责具体的档案管理工作，包括档案的整理、分类、归档和检索等。
五、档案管理的具体要求1.档案的整理和分类：a.对档案进行整理，确保档案的完整性和有序性。
b.根据档案的内容和形式进行分类，建立档案分类系统。
2.档案的归档和存储：a.制定档案归档流程，确保档案的准确归档。
b.建立合适的档案存储设施，确保档案的安全和保存。
3.档案的检索和利用：a.建立档案检索系统，提供便捷的档案查询服务。
b.根据用户需求提供档案复制、借阅和阅览等服务。
4.档案的保护和修复：a.制定档案保护措施，包括防火、防水、防虫等。
b.对损坏的档案进行修复和保护，确保档案的可读性和保存性。
5.档案的销毁和鉴定：a.按照规定对无用档案进行销毁，确保档案的及时清理。
b.对有特殊价值的档案进行鉴定和保护，确保其保存和利用。
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范一、引言深圳市作为中国改革开放的先行者和经济特区，快速发展的同时也面临着大量的档案管理需求。
为了保证档案的安全、完整和可访问性，制定和执行一套规范的档案管理制度是必要的。
本文将介绍深圳档案管理的规范要求，包括档案的分类、存储、检索、保护和销毁等方面。
二、档案分类1. 按照机构或者部门进行分类：将档案按照产生档案的机构或者部门进行分类，确保档案的归属清晰明确。
2. 按照档案类型进行分类：将档案按照其性质、用途和形式进行分类，包括行政档案、财务档案、人事档案等，以便于管理和检索。
三、档案存储1. 档案库房：建立专门的档案库房，保证档案的安全和完整性。
库房应具备防火、防水、防潮、防虫等功能，温湿度应控制在适宜的范围内。
2. 档案柜：采用防火、防水、防尘的档案柜进行存放，每一个档案柜应有明确的编号和标识，方便档案的管理和检索。
3. 档案盒：档案应存放在专用的档案盒中，每一个档案盒应有清晰的编号和标识，方便档案的管理和追溯。
四、档案检索1. 档案目录：建立档案目录，记录档案的基本信息，包括档案名称、档案编号、档案日期、档案责任人等，以便于快速检索和管理。
2. 档案索引：建立档案索引，按照关键词、日期、机构等进行分类，方便用户根据需要进行检索。
3. 档案查询系统：建立电子化的档案查询系统，提供便捷的检索功能，方便用户随时随地查询档案信息。
五、档案保护1. 档案备份：定期对重要档案进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
2. 档案防火：加强档案库房的防火措施，包括安装火灾报警系统、灭火设备等，减少火灾对档案的伤害。
3. 档案防水：加强档案库房的防水措施，包括防水涂料、防水隔离设施等，减少水灾对档案的伤害。
4. 档案防虫：采取防虫措施，如使用防虫剂、定期清理库房等，防止虫害对档案的侵害。
六、档案销毁1. 档案鉴定：对于无继续利用价值的档案，应进行鉴定，确定是否可以销毁。
2. 档案销毁程序：建立档案销毁程序，包括申请销毁、审核销毁、销毁记录等环节，确保档案销毁的合法性和规范性。
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范一、背景介绍深圳市作为中国改革开放的前沿城市，经济快速发展，社会变革频繁。
为了更好地管理和保护深圳市的档案资料，确保档案的完整性和可靠性，深圳市档案管理局制定了一系列的档案管理规范。
二、档案管理目标1.保护档案资料：确保档案资料的安全和完整性，防止遗失、损毁或篡改。
2.提供便捷的档案查询：确保档案资料的检索和利用的高效性和准确性。
3.规范档案管理流程：明确档案管理的各个环节和责任，确保档案管理的规范性和一致性。
三、档案管理规范1.档案收集与整理（1）建立档案收集和整理的制度和流程，确保档案资料的全面性和准确性。
（2）对收集到的档案资料进行分类、编号和归档，确保档案的有序性和易于管理。
（3）建立档案整理的标准和规范，包括文件的整理、装订、标注等，确保档案的易读性和持久性。
2.档案存储与保护（1）建立档案存储和保护的制度和规范，包括档案库房的建设、环境控制、安全防护等。
（2）对档案资料进行密封和封存，确保档案的安全性和防止损坏。
（3）定期对档案资料进行检查和维护，确保档案的保存状态和可读性。
3.档案检索与利用（1）建立档案检索和利用的制度和流程，包括档案目录的编制、索引的建立等。
（2）提供便捷的档案查询服务，包括线上和线下的查询方式，确保查询的及时性和准确性。
（3）对档案利用进行管理和监督，确保档案的合法利用和防止滥用。
4.档案销毁与归档（1）建立档案销毁和归档的制度和规范，包括档案销毁的条件和程序。
（2）对不再需要保留的档案进行销毁，确保档案的安全性和减少存储空间的占用。
（3）对归档的档案进行分类和整理，确保档案的有序性和易于管理。
四、档案管理责任1.档案管理部门负责制定和执行档案管理规范，监督和指导各个部门的档案管理工作。
2.各个部门负责本部门的档案管理工作，包括档案的收集、整理、存储、利用等。
3.档案管理人员必须具备相关的专业知识和技能，严格遵守档案管理规范和保密制度。
五、档案管理评估与改进1.定期对档案管理工作进行评估和检查，发现问题及时进行改进和整改。
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范一、背景介绍深圳作为中国改革开放的先行者和经济特区，经济快速发展，档案管理工作日益重要。
为了保证深圳市档案管理工作的高效性、规范性和安全性，制定本《深圳档案管理规范》。
二、档案管理的基本原则1. 法律合规性：档案管理必须遵守国家相关法律法规和政策，确保档案的合法性和合规性。
2. 统一管理性：建立统一的档案管理机构，负责全市范围内的档案管理工作，确保档案管理的协调性和一致性。
3. 完整性和真实性：档案必须完整记录相关信息，并确保信息的真实性和准确性。
4. 保密性：对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案信息，必须严格保密，确保信息安全。
5. 长期保存性：档案必须按照规定的保存期限进行长期保存，确保信息的可追溯性和可利用性。
三、档案管理的组织架构1. 档案管理机构：成立深圳市档案管理局，负责全市范围内的档案管理工作，制定档案管理的政策、规定和标准。
2. 档案管理人员：档案管理机构应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的专业性和高效性。
3. 档案管理系统：建立统一的档案管理系统，包括档案的分类、编目、检索和借阅等功能，提高档案管理的效率和便捷性。
四、档案管理的具体要求1. 档案的采集和整理：对于各个部门和单位产生的档案，必须按照规定的流程进行采集和整理，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案的分类和编目：对于采集到的档案，必须进行分类和编目，便于检索和利用，确保档案的组织性和可管理性。
3. 档案的存储和保存：档案必须存放在专门的档案库房中，确保档案的安全性和防火性，按照规定的保存期限进行保存。
4. 档案的检索和利用：建立档案检索系统，提供便捷的档案检索服务，确保档案的及时性和可利用性。
5. 档案的销毁和转移：对于已经过期或者无用的档案，必须按照规定的程序进行销毁或者转移，确保档案的及时清理和空间利用。
五、档案管理的监督和评估1. 监督机制：建立档案管理的监督机制，对档案管理工作进行定期检查和催促，确保档案管理的规范性和有效性。
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范引言概述：深圳作为中国改革开放的前沿城市，档案管理规范是其现代化管理的重要组成部份。
规范的档案管理不仅可以保障政府机构和企业的合法权益，也有利于保护历史文化遗产，促进社会发展。
本文将从五个方面详细介绍深圳档案管理的规范要求。
一、档案管理的基本原则1.1 遵守法律法规：深圳档案管理应遵守《档案法》等相关法律法规，保障档案的安全性和完整性。
1.2 保密性原则：对于涉密档案，应严格按照国家保密法规进行管理，确保档案信息的安全性。
1.3 便民原则：档案管理应以便民为宗旨，方便公众查询和利用档案信息。
二、档案馆建设和设施设备要求2.1 建设规范：深圳档案馆应符合国家档案馆建设标准，保证档案存储环境的稳定性和安全性。
2.2 设施设备完备：档案馆应配备完善的防火、防水、防盗设施，保障档案的安全。
2.3 数字化建设：应加强档案数字化建设，提高档案信息的存储和检索效率。
三、档案整理和分类标准3.1 档案整理：深圳档案管理要求对档案进行分类整理，建立规范的档案目录和检索系统。
3.2 分类标准：应根据档案的内容和形式，制定统一的分类标准，方便档案的管理和利用。
3.3 保管期限：对于不同类别的档案，要根据规定的保管期限进行分类存放，确保档案的长期保存。
四、档案借阅和利用管理4.1 借阅规定：制定明确的档案借阅规定，规范档案的借阅流程和权限管理。
4.2 利用管理：对于档案的利用要求，应加强监管，防止档案信息被滥用或者泄露。
4.3 电子档案管理：对于电子档案的借阅和利用，也应建立规范的管理制度，保障信息安全。
五、档案销毁和转移管理5.1 销毁程序：对于已经过期或者无用的档案，应按照规定的程序进行销毁，确保档案信息的安全性。
5.2 转移管理：对于需要长期保存的档案，应及时进行转移，保证档案的长期保存和利用价值。
5.3 档案调档：对于需要调档的情况，应建立规范的调档程序，确保档案信息的准确性和完整性。
结语：深圳档案管理规范的实施对于城市管理和发展至关重要。
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范一、背景介绍深圳作为中国改革开放的重要窗口和先行示范区，经济社会发展迅速，档案管理工作亦日益重要。
为了规范深圳档案管理工作，确保档案的安全、完整和可持续利用，制定本规范。
二、档案管理的基本原则1. 法定性原则：档案管理应遵循国家相关法律法规，如《档案法》等，确保档案管理工作的合法性和规范性。
2. 完整性原则：档案应按照完整的过程进行管理，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节，确保档案的完整性和真实性。
3. 安全性原则：档案管理应注重档案的安全性，采取必要的措施保护档案的机密性和完整性，防止档案的遗失、损坏和泄露。
4. 可持续利用原则：档案应具备可持续利用的特性，通过合理的档案编排和管理，便于档案的检索和利用，满足社会各界对档案信息的需求。
三、档案管理的基本要求1. 档案收集与整理（1）建立档案收集与整理的制度和流程，明确责任部门和人员，并建立档案收集与整理的档案目录。
（2）按照档案的种类、形式和内容进行分类和整理，确保档案的有序性和可检索性。
（3）对于重要档案，应进行数字化处理，确保档案的长期保存和可持续利用。
2. 档案保管与利用（1）建立档案保管与利用的场所和设施，确保档案的安全和完整。
（2）建立档案借阅制度，明确借阅的程序和要求，确保档案的合法利用。
（3）建立档案利用的服务机制，提供档案查询、复制和提供档案信息的服务。
3. 档案销毁与归档（1）建立档案销毁与归档的制度和流程，明确档案销毁的条件和程序。
（2）对于需要销毁的档案，应进行合法的销毁程序，确保档案的安全和保密。
（3）对于需要归档的档案，应按照一定的规则进行归档，确保档案的有序性和可检索性。
四、档案管理的监督与评估1. 建立档案管理的监督机制，明确监督的责任部门和人员，并定期进行档案管理的检查和评估。
2. 对于档案管理存在的问题，应及时进行整改，并建立相应的问题反馈和解决机制。
3. 建立档案管理的绩效评估制度，对档案管理工作进行定期评估，以确保档案管理工作的规范性和高效性。
深圳档案管理规范
深圳档案管理规范一、背景介绍深圳市作为中国改革开放的重要窗口和经济特区，档案管理对于保护历史文化遗产、促进社会发展具有重要意义。
为了规范深圳市档案管理工作，提高档案管理的科学性和规范性，制定了深圳档案管理规范。
二、档案管理的目的1. 保护档案资源：确保档案的完整性、可靠性、可用性，防止档案损毁、丢失或滥用。
2. 提高信息服务水平：通过规范的档案管理，提供高效、准确、便捷的信息服务，满足各方面的需求。
3. 促进科学决策：提供准确的历史数据和信息，为决策者提供科学依据，促进深圳市的可持续发展。
三、档案管理的原则1. 法定原则：遵守国家和地方档案管理法律法规，确保档案管理的合法性和规范性。
2. 完整性原则：保证档案材料的完整性，不得随意删除、篡改或遗漏档案信息。
3. 可靠性原则：确保档案信息的真实性和可信度，不得故意造假或掩盖事实。
4. 便捷性原则：提供便捷的档案查询和借阅服务，满足用户的信息需求。
5. 保密性原则：严格遵守档案保密的相关规定，保护个人隐私和国家机密。
四、档案管理的内容1. 档案收集与整理：建立健全的档案收集机制，对各类档案进行分类整理、鉴定和归档。
2. 档案保管与存储：制定科学的档案保管制度，确保档案的安全存放和长期保存。
3. 档案检索与利用：建立档案检索系统，提供多种检索方式，方便用户查询和利用档案信息。
4. 档案销毁与处置：按照规定的期限和程序，对无用的档案进行销毁和处置，确保档案管理的及时性和高效性。
5. 档案数字化与电子管理：积极推进档案数字化和电子化，提高档案管理的效率和便捷性。
五、档案管理的责任1. 政府部门：加强对档案管理工作的组织领导和监督，制定相关政策和规范，提供必要的资源和支持。
2. 档案管理机构：负责具体的档案管理工作，制定档案管理制度和操作规程，组织档案收集、整理、保管、利用等工作。
3. 档案管理人员：具体执行档案管理工作，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，确保档案管理的规范性和有效性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行) 广东省深圳市档案局
深档字〔2005〕26号
为进一步规范我市建筑工程文件收集归档与流向管理工作，统一建筑工程档案的验收标准，建立完整、真实、准确的建筑工程档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关法律、法规，我局制定了《深圳市建筑工程文件归档管理办法（试行）》。
现予印发，请遵照执行。
深圳市建筑工程文件归档管理办法(试行)
第一条为进一步规范我市建筑工程文件收集归档与流向管理工作，统一建
筑工程档案的验收标准，建立完整、真实、准确的建筑工程档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《建设工程质量管理条例》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关法律、法规，制定本办法。
第二条新建、改建、扩建、续建、二次装修的民用建筑、工业建筑、线路管道、公用设施、人防设施、名胜古迹建筑等建筑工程文件的归档管理，适用本办法。
第三条本办法所称建筑工程文件（以下简称工程文件），是指在建筑工程
活动中形成的各种形式的记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、声像照片等。
本办法所称建筑工程档案（以下简称工程档案），是指经过整理、立卷、归档的工程文件。
本办法所称流向管理，是指根据工程档案的凭证价值和利用价值对工程档案进行分类和分别保存的一种管理方式。
第四条市、区档案行政管理部门和区城建档案行政主管部门（以下简称档案行政管理部门）按照职责分工，对工程文件收集归档和工程档案的流向管理工作进行检查与监督。
市城建档案馆和区城建档案室（以下简称城建档案管理机构）具体负责工程文件收集归档的日常业务工作，包括业务指导、工程档案预验收、工程档案的接收等。
第五条参与建筑工程活动的各单位应当依照有关规定配备具备专业知识的
档案管理人员，并建立健全工程文件的收集、移交、保管和借阅制度。
工程施工现场应当依照有关规定配置安全保存工程档案必需的设施和设备。
第六条建设单位全面负责工程文件的收集和归档立卷工作，并按照规定期限向城建档案管理机构移交工程档案。
建设单位在与工程招标代理、监理、设计、勘察、施工等单位签订协议、合同时，可以对工程文件归档的套数、质量、移交时间等提出明确要求。
监理单位依照有关规定对监理文件进行归档立卷，并及时移交给建设单位。
分包工程施工单位负责所分包工程范围的工程文件归档立卷，并及时向工程总承包施工单位移交。
工程总承包施工单位负责本单位施工范围内的工程文件归档立卷，并对各分包工程施工单位的工程文件的收集归档工作进行检查、审核和汇总，及时向建设单位移交。
第七条反映建设工程的重要活动、主要过程和工程场地原貌及现状的各种形式记录，均应收集齐全，整理立卷后归档。
建筑工程文件的具体归档范围（见附件一，另发）；市政工程文件的归档范围另行规定。
第八条归档工程文件应当是原件。
即遵循文件自然形成规律而生成的各种形式的原始记录。
复写件、复制件不属于文件原件。
工程文件应当真实、准确、完整，签章齐全，签字人资格符合相关法规和规范要求。
纸质工程文件整理立卷、竣工蓝图折叠、电子文件归档、声像照片归档参照国家、广东省和深圳市现行规范执行。
第九条建设单位在组织工程竣工验收前，可提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收，并由城建档案管理机构出具《建设工程竣工档案预验收意见书》。
预验收由建设单位组织，设计、监理、施工等有关单位项目技术负责人和档案人员参加。
第十条建筑工程文件档案，按照管理流向的不同，分为“A类档案”和“B 类档案”。
“A类档案”原件统一由城建档案管理机构保管，“B类档案”原件由建设单位保管。
建设单位暂不具备保管条件的，应当完善保管条件，或可委托有保存工程档案资格的中介机构代为保管。
第十一条建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向城建档案管理机构移交一套完整的工程档案或进行备案。
建设单位因不可抗拒原因导致无法按期移交工程档案时，必须提前向城建档案管理机构提出延期移交申请，城建档案管理机构批准后可按照双方约定的时限移交工程案。
第十二条建设单位向城建档案管理机构移交“A类档案”时，应提供以下资料：
（一）整理立卷的“A类档案”原件一套；
（二）《建筑工程竣工档案预验收意见书》（原件，组织建筑工程档案预验收的提供）；
（三）工程档案移交书一式三份（见附件二，另发）。
第十三条建设单位向城建档案管理机构备案“B类档案”时，应提供以下资料：
（一）《建筑工程竣工档案预验收意见书》（复印件）；
（二）《深圳市分流管理工程档案备案信息表》一式三份（见附件三，另发）；
（三）委托保存工程档案中介单位的资格文件（复印件）；
（四）工程档案委托保存合同（复印件）。
第十四条违反本办法有关规定，提供不真实、不准确工程档案，造成利用者经济损失的，应当承担相应的经济赔偿责任。
第十五条违反本办法有关规定，造成工程档案原件丢失和损毁的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条、第二十九条处罚。
涂改、伪造工程档案的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条处罚。
未按照法定时限或约定时限向城建档案管理机构移交工程档案或备案分流工程档案信息的，由档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》第二十四条、《建设工程质量管理条例》第五十九条处罚。
第十六条本办法自2005年4月1日起施行。