厂商货款查询操作作业流程说明
外贸货款进程追踪制度模板
外贸货款进程追踪制度模板一、总则1.1 为了加强对外贸易货款进程的监控与管理，确保货款的安全、及时收付，提高资金使用效率，根据国家有关法律法规和公司内部管理制度，制定本制度。
1.2 本制度适用于公司所有外贸业务中涉及的货款进程追踪与管理。
1.3 公司各部门应严格执行本制度，确保外贸货款进程的顺利进行。
二、货款进程追踪流程2.1 订单确认后，业务部门应立即启动货款进程追踪流程。
2.2 业务部门根据订单要求，制定详细的货款支付计划，包括支付时间、金额、方式等，并通知财务部门。
2.3 财务部门根据货款支付计划，提前准备相应的资金，确保货款按时支付。
2.4 业务部门在货款支付前，应核实供应商的收款账户信息，确保支付准确无误。
2.5 财务部门在货款支付过程中，应严格遵循资金审批流程，确保资金安全。
2.6 业务部门在货款支付后，应及时向供应商确认收款情况，确保货款已正确到账。
2.7 对于进口业务，业务部门应密切关注货款在途情况，与物流公司、银行等相关部门保持密切沟通，确保货款及时到账。
2.8 对于出口业务，业务部门应密切关注买方的付款进程，与买方、银行等相关部门保持密切沟通，确保货款按时支付。
2.9 业务部门应定期对货款进程进行总结，发现问题及时报告上级，并采取相应措施。
三、货款进程管理3.1 业务部门应建立完整的货款进程记录，包括货款支付计划、支付凭证、收款确认等信息，以备查验。
3.2 财务部门应建立货款支付台账，详细记录每笔货款的支付时间、金额、方式等信息，以备查验。
3.3 业务部门应定期对货款进程进行风险评估，包括但不限于供应商信用风险、汇率风险、政策风险等，并采取相应措施。
3.4 公司应建立货款风险预警机制，对可能出现的货款风险进行预警，并制定应对措施。
四、考核与奖惩4.1 公司应定期对各部门的货款进程管理进行考核，对遵守本制度、货款进程管理良好的部门和个人给予表彰和奖励。
4.2 对违反本制度、货款进程管理不善导致公司损失的部门和个人，公司应依法追究其责任。
账务—厂商货款对账流程图
厂商请款须知敬启者：为使各供应厂商能迅速请领货款，敬请各厂商依下述流程对账、开票、送票请款：一、明确本公司的付款条件和付款方式1、付款条件（依据“市场推广服务协议书”约定）①账期：付款天数②结账方式：月结和日结两种方式●月结：每月1号至月末所有收货的货款起算日均为次月1日●日结：每次收货的货款起算日为收货的当日2、货款到期日的计算：货款到期日= 货款起算日+ 账期3、付款日：每月10号和25号两次。
凡货款到期日在每月10号（含）之前者，均于当月10号付款；凡货款到期日在11-25号（含）者，于当月25号付款，依次类推。
4、付款方式：网上银行、电汇、支票、银行汇票、银行承兑汇票。
二、厂商送货并进行网上对账1、本公司采购经理与厂商谈判确认后，须提交厂商“厂商往来须知”。
厂商必须清楚了解其中有关本“厂商请款须知”的各项条款。
2、厂商依分店订单要求的时间、品种和数量正常送货（专柜厂商依合同约定的品牌、品项配送）。
当厂商确认最近一个账期的应收货款之起算日已到时，即可开始在网上与本公司进行对账，具体方法和步骤如下：①进入网页，厂商对账人员录入用户账号、密码和验证码，登陆“时代超市网上对账系统”。
新厂商第一次登陆用户账号为厂商代码，密码由采购经理提供，厂商第一次进入时必须且只能修改用户账号和密码（不能进行其他操作），退出后重新登陆才可正常使用该系统。
②厂商对账人员选中“对账信息→商家对帐”模块，选择最近一次“所属账期”，点击“GO”后，系统便自动罗列出“先依店别号由小到大、后依实际交货期先后顺序”排列的本账期期间所有订单，具体订单要素包括店号/店别、档期、订单编号、验收单号、收货日、付款日、订单类型和含税金额。
③在“含税金额”栏，退货订单金额、调成本订单金额和专柜货款金额均自动显示本公司系统金额；厂商对账人员只需逐笔输入每一订单按本公司实际收货数量和确认单价（其中促销订单必须按促销单价）计算而得的含税货款金额，待全部录入完成后，选择“检查金额后进入下一步”并点击“确定”可能出现两种情况：●当厂商对账人员录入的该账期所有订单合计含税金额与本公司MIS系统合计含税金额的差异率在千分之二之（含）时，则系统自动以孰小为准确认对账金额，并直接进入输入发票界面。
供应商网上平台对账操作说明
供应商网上平台对账操作说明
第一步：进入网上天虹主页面,点击右上角“供应商查询”,进入供应商服务系统;
网上天虹网址：
供应
第二步：输入供应商编码和密码,初始密码为8个1;
输入供应商第三步：为确保信息安全,登录系统后进入“系统管理”修改密码;
系统管
第四步：1查看结算信息,点击“供应商服务－专柜结款单、”,点击“结款单号”查看结款单明细,可打印,数据每月5日前上传;
点击结款单号
专柜结款
专柜结款单明细
2查看当月应交费用单明细,点击“供应商服务－供应商费用单”,可按会计期间、专柜编码查询,并可打印、导出数据;与“专柜结款单”中的其他扣款价外对应．
价税合计,
其他扣款,可
在回款时扣付款金额,应
导出数
供应商
3进入“供应商服务－专柜日销售报表、日销售报表、会计期间销售报表”,可按日期、柜号、单品、会计期间查询销售额并导出数据;
可按日期、库
导出数
两大销售查
4进入：供应商服务—买送活动可通过柜组代码,活动流水号,库区代码查询所参加活动的柜台的扣点等明细．
买
重5进入：供应商服务-领用明细可通过会计期间,店码查询领用明细．
领
另外,网上平台的“网上通知、知识文档链接”模块可以查询天虹公布的最新信息,下载各类审批表格；在“供应商意见反馈与交流”,点击“新增信息”,可任意提问;
温馨提示：专柜结款单数据保存时间为6个月,请注意保存．同时网上平台数据更新时间较快,请及时保存数据． 网上
通知识文档、。
商品货款流程
商品货款流程
一：商品货款流程：收到出纳汇款明细表→核算出已汇款单据→登记应付账款→登记倒欠表→登记汇款单据明细表→数据员提供数据→对应供应商排序表排序→根据供应商单据做出总结表→登入应付账款→登入倒欠表→登入已汇款确认表。
二：商品货款流程明细：收到出纳汇款明细单按汇款金额核算出汇款单据并在《应付账款单》、《倒欠表》做好删减、整理并核对金额与应付金额是否符合再登记《汇款单据明细表》。
根据数据员提供各店铺的寄货与退货的数据对应《供应商排序表》排序汇总并整理好与《汇款单据明细表》一起以A4纸格式打印给对数人员。
根据数据员提供的厂家单据做出《总结表》分别登入《应付账款》、《倒欠表》、《已汇款确认表》。
注明：所有电子版财务账应先复制再做修改，不能删除原件，以免数据丢失无法复查。
服装查货流程
服装查货流程一、准备工作。
在进行服装查货流程之前，我们需要做一些准备工作。
首先，要明确查货的标准和要求，包括质量标准、数量要求、款式和颜色要求等。
其次，要准备好相关的查货工具，如验货表、尺子、灯光、放大镜等。
另外，要提前与供应商或生产厂家沟通好查货时间、地点和流程，确保双方都清楚查货的具体安排。
二、实际查货流程。
1. 抽样。
在进行服装查货时，通常会采取抽样的方式进行。
抽样时要注意随机性和代表性，确保样品能够代表整个批次的产品。
抽样时要根据实际情况确定抽样数量，一般情况下，抽样数量应该符合一定的统计学原则。
2. 外观检查。
在进行服装查货时，首先要进行外观检查。
外观检查包括对服装的款式、颜色、图案、印花等方面进行检查，确保与客户的要求一致。
同时，要检查服装的面料、纽扣、拉链等细节部分，确保没有破损、脱线、色差等质量问题。
3. 尺寸测量。
尺寸是服装产品中非常重要的一个方面，因此在进行服装查货时，要对尺寸进行精确的测量。
尺寸测量包括胸围、腰围、臀围、肩宽、袖长、衣长等方面的测量，确保尺寸符合客户的要求。
4. 质量检查。
质量是服装产品的核心，因此在进行服装查货时，要对产品的质量进行严格的检查。
质量检查包括面料的质地、手感、色牢度等方面的检查，以及缝制工艺、裁剪工艺、细节处理等方面的检查，确保产品的质量达到标准要求。
5. 包装检查。
最后，在进行服装查货时，要对产品的包装进行检查。
包装检查包括包装箱的完整性、标识的准确性、包装方式的合理性等方面的检查，确保产品在运输过程中不会受到损坏。
三、记录和沟通。
在进行服装查货流程时，要及时记录查货过程中发现的问题和不合格项，并及时与供应商或生产厂家沟通，提出整改要求。
同时，要及时向客户反馈查货结果，确保客户对产品的质量和数量有清晰的了解。
四、总结和改进。
在完成服装查货流程后，要及时总结查货过程中发现的问题和不足，并提出改进措施，以便在下一次查货中能够更好地提高查货效率和准确性。
查货部工作流程
查貨部工作流程1.0 簡介本流程為查貨部工作之總綱，流程內描述由落單前評廠，到訂單的中期及成品品質檢查，以至落貨後之品質分析之整個流程，並列明查貨部於一張訂單的不同階段中所須跟進之具體程序及所須完成之文件及須輸入之電腦檔案。
2.0 適用範圍此流程適用於所有本洋行之訂單。
3.0 相關流程3.1 中期品質檢查工作指示：WI-PPTINS-0023.2 成品品質檢查工作指示：WI-PPTINS-0033.3 工廠評審工作流程：OP-PPTINS-0024.0 定義( 沒有)5.0 內容5.1 評廠5.1.1 新廠: 當收到採購部或總經理發出之評廠要求後，查貨部須安排人手到該廠進行評審。
5.1.2 舊廠: 每年須往列於認可工廠名單上之工廠進行評審，評審詳情見『工廠評審工作流程：OP-PPTINS-002』。
5.2 收集／整理訂單資料當收到採購部提供之訂單資料後，查貨部須將收到資料之日期記錄於「月份查貨資料報告」內，所須收到之資料包括:(i) 款式資料- 中／英文製單或客人辦單(ii) 色咭(大貨布／色紗／貨毛)(iii) 物料咭(iv) 覆辦(盡量安排)(v) 合同(vi) 有關更改資料收集資料後須定期寄往口岸或交查貨員帶上口岸，寄出之日期須紀錄於「月份查貨資料報告」之寄件紀錄上。
若臨近查貨期還收不到所須資料，須與採購部跟進情況。
5.3 跟進生產進度及安排查貨若有駐口岸查貨員的口岸，由公司提供「營業查貨時間表」，由查貨員自行安排查貨，但須把生產進度記錄於「PRODUCTIONSTATUS REPORT：F-PINS-004」上並傳真回公司，若沒有駐口岸查貨員，須由查貨部根據「營業查貨時間表」與採購部及廠方聯絡有關生產進度以便安排進行查貨。
5.3.1 中期查貨安排中期查貨可由查貨部主管視乎工廠質素及客人要求決定是否進行中期查貨。
中期查貨之要求可由總經理或採購部主管提出。
5.3.2 成品查貨安排除客人指定不需要由本公司進行成品品質檢查外，每一張訂單均需進行成品品質檢查。
供应商对账及货款结算流程
供应商对账及货款结算流程供应商对账及货款结算流程是指企业与供应商之间进行交易后，对提供的产品或服务进行核实，并将所欠款项进行结算的流程。
该流程的主要目的是确保企业和供应商之间的账目准确无误，及时结算货款，维护双方的合作关系，保证供应链的持续运作。
下面将详细介绍供应商对账及货款结算流程。
一、收到供应商发出的发票和账单在供应商发货后，供应商会将发票和账单寄送给企业。
企业在收到发票和账单后，需要对其中的信息进行核对，包括订单编号、商品名称、数量、单价等。
二、核对发票和账单信息企业在收到发票和账单后，需要与自己的订单记录进行对比，核对其中的信息是否与实际交易一致。
如果发现有任何差异或错误，应及时与供应商进行沟通和纠正。
三、确认货物收货情况企业在核对发票和账单的同时，也需要确认自己是否已经收到了供应商发出的货物。
如果货物尚未到达或有任何问题，企业也需要及时与供应商进行沟通，并协商解决方案。
四、确认发票和账单金额核对无误后，企业需要核实发票和账单的金额是否与实际交易一致。
如果金额有任何变动或差异，企业需要与供应商进行确认和调整，确保账目准确无误。
五、制定结算计划企业需要根据货物交付情况以及货款支付条件，制定合适的结算计划。
结算计划可以根据货物的交付进度，合理分期支付货款，也可以根据供应商的要求进行整批结算。
六、进行货款支付根据结算计划，企业需要按时支付货款给供应商。
支付方式可以根据双方的协商，采用电汇、支票或者在线支付等方式进行。
七、完成结算企业在支付货款后，需要与供应商确认货款已经到账，并签署结算确认单。
双方可以通过邮件、传真或者正式的结算单等形式进行确认。
八、归档及账务处理企业在完成对账及货款结算后，需要将相关文件和记录进行归档存档，以备日后备查。
同时，还需要将结算金额及相关信息进行账务处理，确保账目清晰、准确。
总结：供应商对账及货款结算流程是企业与供应商之间重要的财务管理活动之一、通过对账核实和结算处理，可以确保企业和供应商之间的贸易关系正常运作，提高供应链的效率和稳定性。
这是货款确认的操作流程
这是货款确认的操作流程
货款确认的操作流程是商业交易中一个至关重要的环节，它确保了交易的顺利进行以及双方的权益得到保障。
以下是货款确认操作的详细流程：
订单确认：首先，客户向供应商发出购买订单。
这个订单应详细列明产品的数量、规格、价格以及交货日期等信息。
供应商在收到订单后，会进行订单确认，确保所有信息准确无误。
签订合同：一旦订单信息确认无误，供应商和客户将签订正式的购销合同。
合同中将明确双方的权利和义务，包括货款支付方式、交货方式等。
货款支付：根据合同约定的支付方式，客户将货款支付给供应商。
常见的支付方式包括银行转账、电子支付等。
在支付过程中，客户需要确保支付信息的准确性，以避免出现支付错误。
货款确认：供应商在收到货款后，会进行货款确认操作。
这个步骤非常重要，因为它确保了供应商已经收到了货款，可以开始履行交货义务。
货款确认通常通过银行对账单、电子支付平台等方式进行。
发货与物流跟踪：在确认收到货款后，供应商会按照合同约定的交货日期进行发货。
同时，供应商会提供物流跟踪信息，让客户能够实时了解货物的运输情况。
收货与验收：客户在收到货物后，会进行验收操作。
如果货物符合合同约定的质量标准，客户会确认收货并支付剩余的货款（如果有的话）。
如果货物存在质量问题，客户可以与供应商协商处理。
以上就是货款确认的操作流程。
通过这个流程，供应商和客户可以确保交易的顺利进行，双方的权益得到保障。
同时，这个流程也有助于提高交易的透明度和可追溯性，减少纠纷的发生。
服装供应链帐务查询操作步骤
服装供应链帐务查询操作步骤
一、本期结算单核对
模块位置：【供应链系统】—【结算处理】—【本期结算单核对】
操作步骤：核对【本期勾对货款】和【本期勾对费用】是否正确，正确点【核对确认】，如（图1 ）
（图1）
二、帐务明细查询
验收查询
1、模块位置：【供应链系统】—【结算管理】—【帐务明细】—【验收单查询】，（图2）
（图2）
2、操作步骤：选择：开始日期和结束日期（帐期起始日期：例如查7月份验收起始日期2020），汇总类型为：部门汇总。
如（图3）
（图3）
月任务未达加扣查询：
1、模块位置：【供应链系统】—【结算管理】—【帐务明细】—【验收单调整单查询】，（图4）
（图4）
2、操作步骤：选择：开始日期和结束日期（例如查询7月份未达加扣：开始日期为7月1日，结束日期为8月11日），汇总类型为：部门汇总。
如（图5）
（图5）
备注：验收调整金额为负的门店为月任务未完成，任务加扣情况。
费用查询：
模块位置：
1、模块位置：【供应链系统】—【结算管理】—【帐务明细】—【验收单查询】（如图6）
（图6）
2、操作步骤：选择：开始日期和结束日期，（例如7月份费用：开始日期为8月1日，结束日期为8月12日），汇总类型为：部门汇总。
如（图7）
（图7）
备注：
1、费用金额为当期实扣费用金额。
2、电费：备注=电费
3、第三方支付手续费：备注=费用发生额**或第三方支付手续费
4、小数点扣差：对帐单小数点扣除。
5、年返：备注=年返
6、信息费、店庆费、促销费汇总类型按【费用项目汇总】查看。
供应商对账操作指引幻灯片PPT
• 七天结：每周一核对上周一至周日货款，供给商需在第二天〔即每周二〕查看，下 周一前确认并提交增值税专用发票及相关对账资料，票到三个工作日内付款。
供给商对账操作指引
本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！ 本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！ 本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！ 本课件PPT仅供大家学习使用 学习完请自行删除，谢谢！
本PPT流程在厂商在线的位置
点击进去即可查看
第一步：进入厂商在线首页后,点击“对账查询〞
这是需打印的第一份资料！
第二步：返回“对账查询〞—“账款对账〞“已确认〞单页面并打印该页面盖财务章 这是需打印的第二份资料！
务必留意核对此备注栏信息！ “2021.6.25#前交票〞为交票截止日期；“6月30-7月5日〞为付款日期;
“扣陈列费A042\041\885\854〞分别为商品 海报宣传费、商品推广效劳费协议编号的首字母+后三位数字；
• 温馨提示：根据合同条例，假设未按以上要求提交发票资料，按0.02%/天收取违约 金，并以“税票迟交折扣〞方式，于下期结算时折扣在税票中。
★ 我司开具供给商费用发票的调整通知
根据?财政部 国家税务总局关于开展交通运输业和局部现代效劳业营业税改征 增值税试点的通知?〔财税〔2021〕111号〕所附的?应税效劳范围注释?局部 现代效劳业规定中：文化创意效劳(包括：“广告效劳〞其中的“海报宣传〞), 信息技术效劳〔包括：“信息系统效劳〞其中的“数据平台对账〞属营改增范 围。我司从2021年6月27号开场对以下2项协议签订的结算费用：“海报宣传 费〞、“信息效劳费〞、“装卸费〞、“货物运输代理效劳费〞，从以前开具 地税的“效劳业发票〞改为开具国税的“增值税普通发票〞或“增值税专用发 票〞，开票工程分别为“信息效劳费〞、“海报宣传费〞、“装卸费〞。为简 化开票管理，我司与供给商结算时统一默认开具“增值税普通发票〞，如需开 具“增值税专用发票〞，请在递交货款结算资料时，每次书面说明发票类型， 并附上正确无误的供给商根本资料，包括：单位名称、纳税人识别号、地址及 电话、开户银行及账号。
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(一) 支付方式採 (b.)支票之廠商, 系統畫面會出現如下圖, 再由類別 “ 支票 ” 點進去, 就可以查看支票相關明細:
支 票 明 細
(二).由“匯款明細查詢”逕入: 請填入匯款日期如下:
*輸完匯款日期, 並 確定 後, 系統畫面會出現如下:
*由此點入, 即會出現該批次之匯款明細
A). 先前以支票方式支付款項之廠商曾經填寫『支票帳務查詢申請書』後，變更以匯款方式支 付款項, 仍以本組E-mail通知的為設定密碼。〈但廠商登入後可自行更改密碼〉
• B) 廠商因變更匯款帳號，已設定密碼並不受影響，密碼仍是舊匯款銀行帳號前12碼。〈若曾 經進入查詢後更改過密碼則以更改後為其密碼；建議新密碼應以方便記憶為主。〉
(三).由“支票明細查詢” 逕入: 請填入收到之支票號碼如下:
請填入收到之支票號碼
*輸完支票號碼及出票日期, 並 確定 後, 系統畫面會出現如下:
*由此點入, 即會出現該批次之支票明細
(四).由“ 發票明細查詢 ”逕入: 請填妥發票號碼, 傳票日期 廠商請先至出納組網頁下載『支票帳務查詢申請書』填寫完成後郵寄清華大學出納組，本
組完成密碼設定，以電子郵件通知廠商後即能上網查詢相關貨款。)
出現密碼錯誤訊息的可能原因:
廠商並未輸入原來的正確密碼，可能因貴公司曾改過付款方式、匯款帳號、匯款銀行被整併過，或 公司有人變更過密碼等。分別可能狀況及建議如下：
• C). 貴公司的往來銀行已被整併為新銀行，匯款帳號已更新，但原已設密碼並不受影響，仍是 舊匯款銀行帳號前12碼。〈建議貴公司更改其密碼為新匯款銀行帳號，方便記憶查詢。〉
• D). 貴公司有任何其他有權限查詢的人變更過密碼。〈故請貴公司務必記得自己變更後的新密 碼。本組無貴公司變更後之密碼資料。若真忘了，請重新至出納組網頁下載『支票帳務查詢申 請書』填寫完成.註明因遺忘而重新申請後,郵寄清華大學出納組，本組完成密碼設定，以電子 郵件通知廠商。
(二). “校務資訊系統” 網頁進入後，請登錄帳號及密碼查詢。
二. 輸入帳號及密碼, 以及出現錯誤的原因:
廠商如何輸入帳號及密碼:
• 1. 採匯款之廠商：
•
帳號 請輸入統一編號、
•
密碼 (系統預設值)請輸入首次申請匯款銀行之帳號
•
〈最多12碼請輸前12碼，未滿12碼則就帳號依序輸入即可〉。
• 2. 以支票支付款項之廠商：為經申請後本組通知之設定密碼
*由此點入, 即會出現該批次之匯款明細
(五).如由上述途徑查詢皆無支付狀況,可由 “傳票明細查詢” 逕 入:
1.請先向業務承辦人員洽詢其完成報帳後會計室給予之傳票號碼. 2.將傳票號碼加入年度碼如097鍵入,
3.可由支付狀況了解付款作業進度
(傳票號碼請向業務承辦人員洽詢)
*經5種查詢途徑進入後之系統畫面呈現如後*
(一).由最近受款查詢 進入, 支付方式採 (a.)匯款之廠商, 系統畫面會出現如下圖, 再由付款類別“ 匯款 ”
點進去,就可以查看匯款日, 匯入帳號, 傳票號碼, 發票號碼,金額, 摘要等相關明細
進入後系統畫面會出現支付明細
三. 展開 “傳票付款查詢”, 有5種查詢途徑:
(一) 由最近受款查詢點入後, 會出現最近二個月內受款明細. (二) 匯款明細查詢: 此途徑提供給支付方式採匯款之廠商逕入查詢. (三) 支票明細查詢: 此途徑提供給支付方式採支票之廠商逕入查詢. (四) 發票明細查詢: 此途徑提供廠商輸入發票號碼查詢支付情形. (五) 傳票明細查詢: 此途徑提供廠商輸入傳票號碼查詢支付情形.