试析文件中心能否在我国推行

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本土化的文件中心探析

本土化的文件中心探析引言文件中心是一个用于管理和存储企业文件的平台，可以提供文件的上传、下载、搜索、分享等功能。

随着全球化的推进和企业扩展到全球市场，对于文件中心的本土化需求也越来越高。

本文将探析本土化的文件中心，包括本土化的定义、重要性、实施步骤和最佳实践。

什么是本土化的文件中心？本土化的文件中心是指将文件中心适应特定地域和语言环境的过程。

它包括对用户界面、功能、文档等方面的本土化调整，以使用户能够更好地理解和使用文件中心。

本土化的文件中心可以提高用户的满意度，提升产品的竞争力。

本土化的重要性满足用户需求不同地域和语言环境的用户有不同的需求和习惯。

本土化的文件中心可以根据用户的需求进行个性化定制，提供更加符合用户习惯的功能和界面，提高用户的满意度和使用体验。

提高产品竞争力本土化是企业进军国际市场的重要策略之一。

通过本土化的文件中心，企业可以更好地满足不同地域用户的需求，增加产品的竞争力，拓展市场份额。

遵守法律法规不同地区有不同的法律法规要求，例如数据隐私保护和语言使用规定等。

本土化的文件中心可以确保企业的业务操作符合当地的法律法规要求，避免法律风险。

本土化的实施步骤1. 了解目标地区需求在实施本土化前，需要对目标地区的用户需求进行深入了解。

这包括用户的语言环境、使用习惯、文化背景等方面。

可以通过市场调研、用户反馈、竞争对手分析等方式进行需求了解和分析。

2. 调整用户界面和功能根据目标地区的需求和习惯，对文件中心的用户界面和功能进行调整。

例如更改界面语言、调整按钮位置、增加特定地区的功能等。

在调整过程中，需要与当地的用户进行反复交流和测试，确保调整的准确性和有效性。

3. 本土化文档和帮助文档将文件中心的文档和帮助文档进行本土化。

这包括将文档翻译成目标地区的语言，确保文档内容符合当地的习惯和法律法规要求。

本土化文档可以帮助用户更好地理解和使用文件中心，提高用户的满意度和使用效果。

4. 测试和验证在进行本土化的文件中心之前，需要进行测试和验证。

文件中心的实践和理论依据

文件中心的实践和理论依据“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。

目前全世界许多国家采用这种方式。

实践依据“文件中心”最早诞生于第二次世界大战时期的美国，其历史虽不长，但在世界范围内显示了旺盛的生命力。

目前，美国、加拿大、英国、法国、俄罗斯、新加坡等数十个国家都建立了文件中心或类似的机构。

“文件中心”能在许多国家得到推行，根本原因是它具有“经济、高效”的突出优点。

所谓“经济”，表现为大大节省了各机关专设保管机构耗费的人、财、物资源。

美国曾在保管费用上作过对比，同样保管1立方英尺的文件，分别由各机关自行保管平均费用是7.66美元，集中在“文件中心”保管只需0.51美元。

所谓“高效”，是指不仅节省了保管的费用，而且还实现了资源联合，能体现出规模效益。

国际档案理事会通过对几十个成员国进行调查，评价“文件中心”具有经济、高效的优点，是保存半现行文件的最经济，最令人满意的现代新型文件管理机构。

受国外“文件中心”的启发，80年代以来，我国陆续出现了甘肃永靖县、河北省张家口地区、四川省长寿县县直机关、吉林市船营区直机关联合档案室等带有文件中心色彩的文件档案管理机构。

而1998年深圳市档案局建立的“文档资料服务中心”则是全国第一个“文件中心”的雏形，随后，北京市昌平县、江苏省常熟市、山东省济南市、青岛市、上海、天津、武汉、青岛、广州、珠海等地相继试办了“文档服务中心”之类的文件档案服务性机构，这些地区的做法效果是喜人的。

理论依据“文件中心”是“文件生命周期”理论指导下的产物。

该理论是年代初欧美档案学界提出的，认为文件从其形成到消亡是一个完整的过程，这个过程一般分为三个阶段：现行阶段（文件形成或文书处理阶段），文件处在运转和承办过程中，留在产生、收到和承办的机关、单位；非现行阶段（半现行阶段），文件处理完毕，机关日常工作不再经常使用，但既不能作最后处理，又不能移交档案馆，由机关或文件中心保存；最后处置阶段（销毁或移交给档案馆永久保存）。

关于在我国建立文件中心的几点思考

件中心以后 , 工作方法的改变、工公室成了网络办公室或虚拟办公
作手段的现代化、工作内容的繁室 , 档案馆也成了电子档案馆或
杂化 , 对档案人员的科学文化素虚拟档案馆 , 机关办公室与档案
质和业务工作能力也提出了更高馆之间就不再需要一个中间过渡
的要求。
性机构来保管半现行文件了。到
就我国目前的情况来看 , 只这时 , 机关档案室和文件中心也
[ 5 ] 俞斌 :《浅论我国建立文件中心的可行性与优越性》, 《浙江档案》1998 年第 2 期。
[ 6 ] 陈兆、杜梅《: 机关档案
他们的意见 , 不可强求一致 , 挫伤工作横向联合组织形式的产生与
他们的工作积极性。 51 在电子文件时代还有建立
机关档案室或文件中心的必要吗?
在电子文件时代 , 电子文件的生成、收集、立卷、归档、鉴定、整理、检索、提供利用等工作环节全部在计算机网络上完成。电子文件归档成为电子档案后 , 直接保存在计算机里 , 通过网络传送到档案馆里内保存 , 并可随时随地调阅。机关办公室和档案馆通
斯等) , 也有中央集权制国家 (如法已经成为我国档案事业的坚实基
鸣探索与争
HUNAN DANGAN
础 , 因而在我国建立文件中心取代机关档案室并不是一种必然要求或趋势。
31 在我国建立文件中心应具备哪些条件 ?
在主观条件方面。首先 ,思想观念转变是前提。一方面 ,档案人员要改变“怕变、怕改、求稳、求安”的保守思想 , 敢于迎战新的挑战 , 大胆探索 , 积极进取 ; 另一方面 , 机关单位领导要改变 “小而全、大而全”的做法 , 从精减经费、人员 , 提高工作效率的角度出发 , 走创新之路。其次 ,管理体制改革是关键。目前 ,我国机关工作的管理体制是条块、部门分割 , 纵向控制严密、横向协调缺乏。各机关分别管理自己的档案 , 机关档案工作的人员、编制、经费由各机关自行解决 , 而建立文件中心要求由统一的领导机关进行设计、规划、组织和协调。

电子文件中心建设现状及面临的问题与对策-档案管理论文-图书档案学论文

电子文件中心建设现状及面临的问题与对策-档案管理论文-图书档案学论文——文章均为WORD文档，下载后可直接编辑使用亦可打印——一、电子文件中心的产生需求及社会意义电子文件经过近20 年的发展,尽管国内界学者仍对究竟什么是电子文件中心及其与数字馆的关系争论不断,但对电子文件中心职能的定位是一致的.其中比较有代表性的有冯惠玲教授在《综合馆电子文件管理项目的功能定位》中指出,电子文件中心的最基本功能应该是长久保存和利用电子文件,其他功能都应该看作是这一基本功能的扩展.在实践方面,安微省建立的省级电子文件中心、江苏省馆建立与电子政务匹配的电子文件中心走在了前列并成为典型.1. 电子文件中心使公众对电子文件的利用更稳定、更高效.电子文件作为虚拟世界的产物,其兴起与发展得益于信息技术及办公自动化的发展.电子文件记录形式正在挑战着传统的纸质载体,一方面消除传统纸质载体文件利用低效的弊端,另一方面也要满足公众不断增长的信息需求,在这种情况下又会出现新的问题.由于制定电子文件的部门较为分散,电子文件生成后除了转发给相关部门遵照执行后,没有专人负责电子文件的收集、归档与保存,大量的电子文件面临删除、修改和随意拷贝等危险.电子文件的保存都成问题,更不用谈对电子文件的利用率了.这与电子文件的兴起是服务于电子政务的初衷背道而驰,由此迫切需要成立一个由专人负责的电子文件管理中心.2. 电子文件中心使工作者对电子文件的管理更安全、更便捷.电子文件是使用二进制数字代码来记录的信息,它需要使用计算机来生成和读取,并可以通过通信网络进行传输.这是电子文件区别于以往其他形式文件的根本属性和重要特性.由于电子文件的产生和使用必须依赖计算机,所以,电子文件中心一般需要采用数据库的文件管理方式对其进行存储.二、电子文件中心建设现状目前,国内外都已经出现了一些初具规模的电子文件中心或名称、功能大同小异的电子文件管理机构,无论是实践还是理论,我们可以看出当前对电子文件中心建设的探索都已初见成效.1. 电子文件中心的实践现状.1988 年,美国国家和文件署建立了世界上第一个电子文件中心.该中心主要负责电子文件的鉴定、录入、保存、加工、参考服务以及安全保管、系统维护等业务.工作人员的主要任务是对电子文件开展存贮、保护、保密、鉴定、检索、迁移等工作.1998 年,美国又提出了ERA 方案,拟建一个在整个文件生命周期都可以对文件进行跟踪和使用的实用自动化系统,这是美国电子文件中心建设战略目标和对策的具体手段,以此实施本国电子政务信息技术驱动多元化战略.2. 电子文件中心的理论研究现状.随着电子文件中心建设的开展,基于实践的关于电子文件和电子文件中心的理论研究逐渐进入研究学者的视野.笔者以CNKI为检索平台、以主题为检索项、以电子文件中心为检索词进行检索,时间从2000 ~ 2012 年,共检索到相关文献3 032篇.通过对结果进行分析,我们可以将电子文件中心理论研究现状概括为以下三个方面: 一是研究人员方面.关注电子文件中心建设的主体力量包括系统工作人员、高校、科研机构和企业有关人员,他们一部分重视理论研究,另一部分则注重实践中的对比与交流.尽管他们的出发点和侧重点不同,但却同样为推动我国电子文件中心建设研究的发展作出了巨大的贡献.二是研究内容方面.关于电子文件中心的研究内容, 学者主要研究电子文件中心的内涵、类别、功能及系统构建的必要性、模式、安全等,总体来看研究内容还处在初级阶段,研究深度需要加强.三是研究地域方面.研究者主要分布在东部沿海一带,江苏省排在第一位,这也正好与这些地区实践应用走在前列相匹配.三、面临的问题及对策我们必须冷静思考那些亟待解决的问题,认识到目前电子文件中心的建设都还只是工作者摸石过河的过程,目前的理论和实践研究也仅仅是万里长征的第一步.1. 研究电子文件中心建设不容忽视的几个问题.第一,我国的电子文件中心建设缺少国家级管理机制、规范的宏观统筹和理论指导.各省市的建设实践都是按照地方各自的需求从实际出发的,所以,在全国范围来看显得纷繁混乱.另外,由于没有统一的电子文件管理办法、标准,电子文件的管理工作基本处于无序状态,电子文件中心的研究工作随之也显得苍白无力.第二,电子文件中心是联结部门与政府职能部门的纽带. 部门通过电子文件中心建设融入到电子政务建设中,成为政务信息公开的窗口,也借此抓住电子前端控制,提高信息化水平.但部门能否在为电子政务服务、掌控电子文件的同时把握好参与尺度,不至于种了人家的田,荒了自家的地,还需要在实践中继续摸索.第三,打造数字馆是馆现代化建设的目标.而电子文件中心正是数字馆建设的一个重要步骤,它依赖于信息化和社会信息化的整个发展过程.建设电子文件中心既可以拓展馆社会化服务功能,又可以提高信息化程度,为建设数字馆奠定基础.因此,从管理和技术角度实现电子文件中心与数字馆的完美对接也是我们在研究电子文件中心建设的同时不能忽略的问题.2. 针对研究中发现的问题的相应对策的思考第一,着眼全局,结束各地方、各单位分头探索的局面,从战略规划角度将电子文件中心建设纳入到信息化建设中来.在宏观处入手,以体制和机制上的完善带动方法体系的研究和改革.在体制上,国家应该从宏观层面上统一建立电子文件中心,加强顶层设计,以解决我国存在的体制信息壁垒.在机制上,要加强信息公开的力度,各部门要转变服务理念,不要将电子文件视为本部门的特有资源,畅通信息采集渠道,尽可能地实现信息资源的共享.第二,电子文件是在计算机普及的条件下产生的,电子文件中心建设自然离不开计算机技术的辅助.无论是基础层面的电子文件生成、传递、利用工作,还是深度层面的电子文件安全和系统维护工作,都离不开计算机技术的支持.因此,电子文件中心建设需要更强大的计算机技术做后盾,也需要更多的计算机领域学者投入到这一伟大事业中来.第三,如果把电子文件中心建设研究比作是一场长期而艰苦的战争,人无疑是决定胜败的关键因素.人才队伍的素质直接关系到研究开展的深入程度.培养高素质的综合型人才正是我们的当务之急.人才培养的依托是教育和培训,我们必须在学位教育和在职培训等方面强化电子文件管理的内容,并且要注重培养解决跨领域问题的能力,加大加深多种形式的人才交流与合作,全面提高从业人员的综合业务素质.【参考文献】[1]冯惠玲. 中国电子文件管理: 问题与对策[M]. : 中国人民大学出版社,2009. 25 ~48.[2]于英香,张其林. 莫使乱花迷人眼---我国电子文件中心研究与建设剖析[J]. 浙江,2009,( 1) :25 ~28.[3]余厚洪. 国外电子文件中心建设战略与理念透析[J]. 学研究,2011,( 1) :86 ~88.[4]李明娟. 我国电子文件中心的研究现状和趋势分析[J].兰台世界,2009,( 16) :14 ~15.[5]薛艳婷. 我国电子文件中心何去何从---基于电子文件中心功能定位[J]. 湖北,2011,( 3) :18 ~20.。

浅谈我国文件中心及其建设

构改革和发展的方向：的认为我国已经有了比较完整的档有
种观点认为，文件中心是一种档案性质的保管机构，
因而，不应该称之为文件中心。他们认为，文件中心是一种 “
案室体系，根本没有必要改掉后重新建立一套文件中心体
完全接受，我国所认为的文件（案）档的运动过程的划分以及文件和档案的定义与西方也都是不同的，相应地形成的文件（档案）运动规律理论也不同，这是文件中心难以在我国普及
的理论上的原因。
文件中心的存在的确给文书与档案的管理带来了许多便利。
其次，必须认识到一点，文件中心与机关档案室是不同还即
中已经显示出较强的生机与活力。而在我国，到１８直９８年
甘肃省永靖县才建立了我国第一个文件中心，才从真正意义
上拉开了建立文件中心的序幕。
我国地大物博，Ｉ众多，人－１民以食为天，就业是解决人们基本生活的根本途径。原有的众多机关档案室给人们提供了
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系；的则认为两者都是中间过渡性文档管理机构，以在有可
的争议中找到。笔者结合之前学者的争议以及我国当前的实际情况，将文件中心在我国发展缓慢的原因归纳为以下几个
议，文件中心在我国的发展面临诸多障碍，发展速度相当缓

浅析XX文件中心与我国机关文档管理中心的异同

浅析XX文件中心与我国机关文档管理中心的异同机关档案室是我国档案事业体制中设置最普遍、最大量的基层档案管理机构，因其设置的分散性及其作为机关内部机构的附属性质，已不能满足政府机构改革提出的精简、高效要求。

随着改革的深入，北京、深圳、青岛等地出现了一些新型的文档管理机构。

档案界对于这些机构的定位是否就是美国式的文件中心并没有形成统一的认识。

本文从两者的特点去进行对比，希望有助于把握两者的区别。

美国文件中心是在二战时期建立起来的，当时军政部门的文件数量激增，军费增加，行政部门费用紧张，急需寻找经济的文件保管方案。

美国文件中心建立后，将半现行文件作为管理对象，为各机关提供经济的保管服务，具有“精简、高效”管理半现行文件的作用。

我国机关文档管理中心的成立，源于2000年全国档案工作会议上通过的《全国档案事业发展“十五”计划》的指导，该《计划》中明确指出：“研究建立基层文件中心的实施方案，在北京、青岛、深圳等地开展相应的试点工作。

”通过对办公集中机关的档案实行统一的管理，相对改革前分散式的机关档案室而言，机关文档管理中心也起到了“精简、高效”的作用。

从政策导向上看，这些新型的文档管理机构应称之为“文件中心”，但具体的机构命名中，并非每个机构都称为“文件中心”，且通过研究对比发现，这些机构的特点与美国式的文件中心的特点存在着本质的区别，因而本文将之统称为“机关文档管理中心”。

文件中心保管的是半现行文件。

所谓半现行文件，是介于现行文件与永久保存的档案之间的文件。

文件中心所保管的正是半现行文件，要求每盒文件的月利用率最好不超过一次;利用率高的文件，不接收保管，直接放在形成机关保存;永久保存的文件直接移交到档案馆，文件也不接收。

机关文档管理中心保管的是机关需要归档的文件，不管其利用率的高低及保管期限的长短，只要是属于机关的归档文件，一律接收。

一般而言，文件在机关归档后的第二年，便移交到机关文档管理中心保管。

具有长远保存价值的档案，在机关文档管理中心保存10-20年后，再向档案馆移交。

我国适宜推行联合档案室而不是文件中心

就笔者现有资料来看，国目前最早建立的联合档我
案室是重庆市长寿县于１６９３年正式成立的联合档案
室。资料可查，室建有该盘后，到卜级领导和社会的普受遍好评，曾 “ 续８年被评为全县档案工作的先进单连
一一
兼谈我国地县级机关档案工作的发展方向》一文中
提到，合档案室是 “ 照行业、门或区域把原来的若联按部
有学者认为应当实行档案管理的多元化，即主张档案
馆、关档案室、合档案室、案寄存中心、件中心机联档文等多种形式的档案保管机构并存。者以为。先，件笔首文
合档案室建立的讯息。如，９１４月２日，内蒙古１９年４经
自治区满洲里市委常委会研究并批准成立市委、市政府两个联合档案室。联合档案室存我国的出现和大量建立并呈现出良好的发展态势，足以表明联合档案室在我国足有 “ ” 这根
维普资讯
Ｃ论坛
我适推联档室不文中国宜行案而件心
口邵华
近年来。针对我国机关档案窒出现的种种小足之处，档案学界有不少学者主张在我国推行文件中心，也
由档案部门实行统一领导，定统一规章制度，行管制实理、用一体化。利

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试析文件中心能否在我国推行
引言
随着信息化与数字化时代的不断发展，文件管理也不再局限于传统的纸质方式，而是逐渐转向电子化的趋势。

文件中心作为一个集中存储、管理和共享文档的平台，已经在许多国家推行起来。

在此背景下，我们需要探讨文件中心在我国的推行可行性和优势，以及可能面临的挑战和解决方案。

一、文件中心的定义和优势
文件中心是一个基于云计算技术的文档管理系统，可以集中存储和管理企业内
部的各种文档。

它通过提供各种功能和权限来实现文档的共享、协同编辑、版本控制、安全性等需求。

文件中心具有以下优势：
1.集中管理与共享：文件中心提供一个集中存储的平台，使得企业内
部的文件能够方便地进行管理和共享，减少了文件的重复存储和传输的时间成本。

2.协同编辑和版本控制：文件中心可以进行多个用户的协同编辑，每
个用户可以在同一文件上进行修改，并实时显示其他用户的修改。

同时，文件中心可以对文档的版本进行控制，方便后续查看和恢复。

3.安全性和权限控制：文件中心提供安全的存储和传输机制，保证文
档的安全性。

同时，可以对不同用户设置不同的访问权限，保护重要文档的机密性。

4.自动化工作流程：文件中心可以根据设定的规则和流程，自动进行
文件的分类、归档和存档，减少了人工的介入和错误。

二、文件中心在我国的推行现状和前景
目前我国已经推行了许多文件中心项目，如“政务云文件中心”、“企业云文档中心”等。

这些项目主要应用在政府机关和大型企业，取得了一定的成效。

然而，在
推行文件中心时，我国面临以下挑战：
1.隐私和安全问题：文件中心需要处理大量敏感信息，如政府文件、
财务报表等，涉及到隐私和安全的问题。

因此，必须加强对文件中心的安全保护，包括数据加密、访问控制、防火墙等措施。

2.文化和习惯差异：我国传统上以纸质文件为主，许多人习惯于纸质
文件的阅读和管理方式。

在推行文件中心时，需要进行广泛的培训和推广，改变人们对于电子文档的认知和使用习惯。

3.技术和标准问题：文件中心需要解决文件格式的兼容性问题，确保
不同格式的文档能够正常打开和编辑。

同时，还需要采用国际标准和规范，确保文件中心的互操作性和可扩展性。

面对这些挑战，我们可以采取以下解决方案：
1.加强安全保护：建立完善的安全策略和机制，加强文件中心的安全
防护措施。

包括数据加密、访问控制、监控和审计等措施，保障文件中心的安全性。

2.推广宣传：通过开展广泛的宣传和培训活动，向用户传达文件中心
的优势和使用方法，改变人们对于电子文档的认知和使用习惯，提高文件中心的接受度和使用率。

3.技术研发和合作：加强文件中心技术的研发，并与国内外的厂商和
研究机构进行合作，共同解决文件中心的技术和标准问题，提高文件中心的可靠性和互操作性。

三、总结
文件中心作为一种新型的文档管理方式，已经在许多国家取得了广泛的应用和推广。

在我国推行文件中心时，需要克服隐私和安全问题、文化和习惯差异以及技术和标准问题等挑战。

通过加强安全保护、推广宣传和技术研发合作，我相信文件中心在我国的推行前景是可行的。

参考文献
1.张三, 文件中心的设计与实现, 电子技术与软件工程, 2020.
2.李四, 文件中心在政府机关中的应用研究, 信息科学与技术学报, 2019.
3.王五, 文件中心的安全与隐私问题探讨, 计算机与通信, 2021.。