综合管理中心文书档案归口管理办法
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法在日常生活和工作中，我们经常需要处理和保存大量的文书档案。
文书档案的整理和管理是一项重要的任务，它能够使我们更高效地查找、使用和保护这些信息。
下面是一些文书档案整理及管理的方法。
首先，对文书档案进行分类。
根据文书的性质和用途，可以将其分为不同的类别，比如合同、报告、会议纪要等。
将文书分门别类，有助于更好地组织和查找。
此外，对于重要的文书档案，可以建立备份和存档制度。
在数字化时代，可以将文书扫描成电子格式，并储存在硬盘、云盘等存储介质中，以防止文书的遗失和损坏。
同时，也可以将电子文档打印出来，存放在安全的地方。
另外，定期审查和清理过期的文书档案也是非常重要的。
在长期存储的文书中，可能有一些已经过时或者不再需要的文件，这样就会浪费空间和资源。
定期审查文书档案，并清理过期的文件，可以释放出更多的空间，使档案整理和管理更加高效。
此外，建立良好的文书档案管理系统也是很重要的。
可以制定相关的管理规定和制度，明确档案的存储、查找和使用流程。
比如，制定文书档案的命名规则，统一命名方式可以使档案更易于和识别。
另外，可以制定文书档案的借阅和归还制度，确保档案信息不会被滥用和丢失。
最后，培养良好的文书档案整理和管理的习惯也是非常重要的。
每个人都应该注意将文书立即归档，不要让文件堆积在桌面上或者无组织地保存在电脑上。
同时，也要注重保护文书档案的安全性，避免泄漏或遭受病毒攻击。
综上所述，文书档案的整理和管理需要采用一系列的方法，包括分类、排序、备份、存档、审查、清理、建立管理制度和培养良好的习惯。
只有通过有效的整理和管理，我们才能更好地利用这些文书档案，提高工作效率和信息保护的质量。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法文书档案是各个单位和组织日常工作中产生的重要文件和资料的集合，对于一个单位或组织来说，正确的档案整理和管理方法是至关重要的。
下面将介绍一些文书档案整理及管理方法。
首先，文书档案整理和管理需要建立一个科学合理的文件分类体系。
文件分类体系是根据单位或组织的具体情况制定的，可以按照文件的性质、用途、形式等方面进行分类。
例如，可以按照文件的主题或内容分为行政管理、财务管理、人力资源管理等类别，然后再根据具体的工作内容进一步划分子类别，确保每个文件都能被准确地归类。
其次，文书档案整理和管理需要制定明确的文书档案管理制度和规范。
制度和规范是文书档案管理的基础，它需要规定文件的命名规则、存储位置、保管期限等具体事项。
例如，文件的命名规则可以按照文件的类别、日期和文件名的关键词来命名，方便查找和归档。
存储位置可以统一规划一个文书档案室或库房，确保文件存放的安全，并定期检查和清理档案，及时淘汰不需要保留的文件。
第三，文书档案整理和管理需要建立一个科学的案卷管理系统。
案卷是文书档案管理的基本单元，它是按照一个工作或事务的流程和时间顺序编制的。
每个案卷应包括相关的文件、记录和资料等，可以按照主管部门、责任人等关键词进行归档和检索。
案卷管理系统需要制定案卷编号、案卷目录和案卷存放位置等规范，确保案卷的完整性和易查阅性。
最后，文书档案整理和管理需要建立一个完善的电子档案管理系统。
随着信息化的发展，电子档案的管理越来越重要。
电子档案管理需要建立一个统一的电子档案库或平台，将电子文件进行分类、命名和存储，并采取相应的安全措施进行保护和备份。
同时，需要对电子档案进行访问权限和操作权限的管理，确保档案的安全性和可控性。
在文书档案整理和管理过程中，还需要注重档案的日常管理和利用。
日常管理包括文件传阅、借阅和归还等操作，需要建立相应的管理制度和流程，确保档案的安全和有效使用。
档案的利用包括对档案进行查询、复制、调阅等操作，利用档案信息支持工作决策和科学研究。
文书档案管理规定
文书档案管理规定为了进一步加强所（园）文书档案管理工作，保障各类文书档案及时归档，有效地保护和利用档案，维护所（园）合法权益，特制订本规定。
一、定义本规定所称的文书档案是指过去和现在的所（园）各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所（园）有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
二、档案的立卷与归档1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理，按年代立案，予以归档、保存和备查，并交一份由经办部门存档备查。
2、收集范围为主要包括：（1）反映所（园）机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）所（园）需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；（3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料（各部门具体归档材料见附件）。
3、属于归档范围的文件材料，必须向综合办公室移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
4、所有文书档案一事（一档）一交，或次年二月底统一移交。
5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。
6、立卷工作一般在年末或次年初进行，一事一卷。
党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档，科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。
7、案卷质量要求案卷质量要遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
（1）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也应随同绝密文电立卷。
（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。
文书档案管理细则
文书档案管理细则1 范围本标准对文书档案管理的权责划分、操作流程、审批权限进行了明确和规范，是开展文书档案管理的制度依据。
本标准适用于集团有限公司（下简称“集团公司”）本部及全资、控股的项目公司，专业公司、非控股的项目公司可参照执行。
2 术语和定义文书档案，是指集团公司在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、公告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。
3 职责3.1 集团公司综合管理部为集团公司文书档案的归口管理部门，负责文书档案的收集归档、整理编号、编目、保管、利用和销毁工作，并对文书档案工作实行统筹规划、组织协调、监督、检查和指导，其管理职责如下：3.1.1 贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，制定集团公司各项文书档案工作规章制度，并组织实施。
3.1.2 对集团公司各职能部门工作活动中形成的文书档案材料进行收集、整理和归档前的指导工作。
3.1.3 做好每年度各职能部门文书档案整理归档工作，集中统一管理集团公司各项活动中形成的各种门类、各种载体的文书档案和资料。
3.1.4 按照档案保管的要求，做好日常档案库房的管理工作。
3.1.5 做好文书档案的提供利用工作，为集团公司内外提供良好的服务。
3.1.6 对项目公司文书档案工作进行监督、检查和培训。
3.1.7 对本细则进行解释和修订。
3.2 各职能部门指定兼职档案员负责部门范围内文书档案归档前的收集、整理和编目工作。
兼职档案员职责如下：3.2.1 集中统一管理本部门日常活动中形成的文书档案。
3.2.2 配合集团公司综合管理部做好文书档案的收集、整理、归档工作。
3.2.3 做好文书档案的预立卷工作，在规定时间内归档至综合管理部。
3.2.4 参加集团公司综合管理部组织的档案学习培训。
4 文书档案的归档4.1归档范围集团公司各职能部门在工作中形成的具有长远保存价值的文件材料，具体归档范围参照《文书档案归档范围及保管期限表》（GTR52301-01-02，详见附录4、附录5）。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4：文书档案归档范围及保管期限管理规定（征求意见稿）1 总则目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务，制定本办法。
适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2 术语和符号文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
保管期限（retention period）档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。
归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定职责档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。
各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。
保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4 技术内容归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。
归档文件材料的来源内部形成的文件材料。
执行、办理的外来文件材料。
所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
引进项目、外购设备等带回的文件材料。
投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。
参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。
归档要求整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。
文书档案归档范围及保管期限管理规定
附件4:文书档案归档范围及保管期限管理规定(征求意见稿）1 总则1.1 目的为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务,制定本办法。
1.2 适用范围本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。
2 术语和符号2。
1 文书档案（Archives）机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。
2.2 案卷（File）由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。
2。
3 保管期限(retention period)档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限.2.4 归档（filing）按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。
3 基本规定3.1 职责3。
1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。
3。
1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责.3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档.3。
3 保管期限规划原则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。
4 技术内容4.1 归档范围凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。
具体见“文书档案归档范围和保管期限表”.4。
2 归档文件材料的来源4。
2.1 内部形成的文件材料。
4.2。
2 执行、办理的外来文件材料.4。
2。
3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。
4。
2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。
文书档案管理办法
文书档案管理办法文书档案管理办法1. 引言在当前数字化快速发展的信息时代，企业和政府机构都面临着越来越多的文书档案管理问题。
文书档案管理办法的实施对于保护重要信息及个人隐私，防范泄密风险、提高工作效率等方面都有重要意义。
2. 文书档案管理的定义文书档案是组织机构和个人在行政、工作和生产活动中产生的或接收到的各种文字、图表、照片、录音、录像等载体的有关记录，包括文件、资料、报表、合同、证明、印章、签名、电子文档等。
文书档案管理指对这些记录进行规范、分类、整理、保存、利用、处置等工作的过程。
3. 文书档案管理的原则(1) 法律原则：遵守法律法规，确保文书档案的合法性。
(2) 鉴别和鉴定原则：对重要文件和档案材料进行鉴别和鉴定，确保档案的真实性和准确性。
(3) 保密原则：对于机密文件和档案材料进行严格保密，确保文书档案的机密性。
(4) 完整性原则：保证文件和档案材料的完整性，禁止删减、篡改和毁损，确保档案的真实性和连续性。
(5) 统一管理原则：对文书档案进行集中统一管理，确保档案的规范化管理。
4. 文书档案管理的方法(1) 文件登记制度：对所有文书档案进行登记，记录有关信息，并编排档案号。
(2) 电子文书档案管理：利用计算机等信息技术手段对电子文书档案进行分类、整理、存储和利用。
(3) 档案盒制：采用档案盒进行分类整理，每个档案盒内标注档案数量和档案编号。
(4) 分类存储制度：根据文件类型、机密等级、备用情况等因素进行分类存储，确保档案的控制性和安全性。
(5) 归档制度：对于已存档的文件和档案材料进行分类归档记录，以便于随时查找和利用。
5. 文书档案管理的具体内容(1) 归档：对于一般文件采用自主归档的方式，对于重要文件和机密文件采取领导审核后归档。
(2) 借阅：借阅前需要填写借阅申请表，并经领导审批后方可借阅，借阅期限最长不得超过一个月。
(3) 销毁：采用定期销毁的方式进行档案销毁，销毁前需经领导审核批准，同时记录销毁时的档案和文件数量和种类。
文书、档案、信件管理办法
文书、档案、信件管理办法
1、文书档案工作应以认真负责的态度，保持公文在内容和形式上的严肃性，及在各个环节上的科学性，迅速、准确、安全地传递上级领导及机关的决议、批示、通知等，发挥公文在培训中心管理中的作用。
2、培训中心收文由综合办文档管理人员统一拆封、登记、编号，休假期间，经领导安排，由值班人员收文、登记、传送，上班后移交文档管理人员。
3、收文后应及时送领导批阅，对领导的批件及时分送到各有关科室传阅，并办理好登记手续，限定传阅日期，个人不得私自保存文件。
4、档案立卷过程中，应按档案作业程序要求和文件保管期限，收齐文件并做好立卷工作，在次年第二季度前完成档案整理工作，以备检查。
5、配齐库房设施，保持库房清洁卫生，加强防火、防霉等安全工作。
6、有关人员做好局域网上电报、通知、文件的签收打印工作并按程序送达领导批阅。
7、文书档案具体工作要求按国家档案法和上级有关部门的具体要求执行。
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湖南中亿佰联汽车服务有限公司综合管理中心文书档案归口管理办法
2016年7月
一、文书（档案）管理部门
公司文书档案（财务会计档案外）由综合管理中心归口管理。
公司档案管理员由综合管理中心行政文员担任，负责公司档案的收集、整理、分类存档、保管和保密,并确保各类档案的齐全、完整。
二、文书档案的归档范围：
重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
本公司的请示与上级机关的批复。
上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
本公司反映主要职能活动的报告、总结。
本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
员工调查表等工作材料。
本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。
本公司员工任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料（财务负责管理）。
公司产品研发的文件图纸材料
电子文档。
重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示；
业务开展合约文件资料等。
开展培训工作形成的文件材料
档案分类详见档案类别。
三：下列文件不需归档
(一)重份文件。
(二)未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿、校对稿。
(三)无查考价值的事务性、临时性文件。
(四)同级机关送来与公司业务无关的文件材料。
(五)其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。
四、文书档案归档周期、归档登记
档案文件按办结以季度为依据，分部门、类别进行归档；重要、保密档案应当月递交综合管理中心归档。
归档前，办理移交手续，移交人在《归档登记表》上签字登记。
五：文书档案、保管期限
(一)文书档案保管期限为永久、长期(16—20)、短期(15年以下)三类，详见各文书档案保管期限。
六：文书档案案卷质量标准
(一)文书档案组卷要求
1、遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。
2、归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。
3、每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。
4、永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。
5、跨年度的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。
(二)文书档案案卷排列要求
1、卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。
2、卷内文件材料应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
3、归档文件由归档文件目录封面、归档文件目录及归档文件三部分构成，并应装订成册，装入卷盒，置于档案柜内保存。
(三)文书档案案卷装订要求：
1、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件应修复或托裱，字迹扩散的应复印与原件一并立卷。
案卷视情况采用三孔一线、不锈钢夹方法装订。
2、归档文件目录打印两份，一套目录装订成册，另一套目录与相应的归档文件装订成册。
（四）装盒
1、卷壳以无酸纸盒或者塑料档案盒进行保管。
档案盒封面应标明全宗名称，在盒脊或底边设置检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号六项。
2、装盒要求，归档文件装盒时，应按照分类方法，将不同类别的归档文件按件号顺序分别装入档案盒中，其具体要求是：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。
装盒应视文件的多少选择档案盒的厚度。
3、备考表，每一盒内的归档文件之后应放置备考表，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明，它是档案部门对归档文件进行动态管理所采取的有效措施。
备考表应设置盒内文件情况说明、整理人、检查人及日期等项目。
七档案借阅、保密、销毁
（一）文书档案借阅
1、公司员工如因工作需要借阅、复制本部门一般文件时，经综合管理中心同意，由档案管理员填写《档案借阅登记表》后借阅。
如需借阅、复制非本部门文件、合同协议、重要技术档案等，须填写《档案借阅审批单》，经总经理同意后执行，并由档案管理员在《档案借阅登记表》上进行登记；涉及绝密及机密资料，必须经公司部门领导审核、总经理批准。
档案管理员作好登记（借阅人、借阅时间、文件名称、事由及归还时间），并及时收回。
复制合同协议等重要资料时，须在复印件上注明限制的用途，并加
盖公司行政公章。
2、外单位人员借阅、调阅、复制公司档案须出具介绍信、身份证和工作证，由档案管理员填写《档案借阅审批单》，经公司总经理审核签字，机密档案须经董事长批准后方可执行。
3、档案借阅者应对借阅的档案负责，并妥善保管，不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件，要保证案卷的完整与安全。
如发生丢失、损坏、缺页等情况，当事人应立即向档案管理员和公司总经理报告，查清责任，按严重程度作出处理，对隐瞒不报者，应严肃处理。
4、档案借阅原则上应当天归还，特殊情况借阅时间不得超过3天。
档案归还时，档案管理员应对借出的档案进行检查，无误后再归档。
（二）文书档案的保密工作
1、档案管理员和借阅人必须自觉遵守《保密法》和《保密守则》，正确处理档案保密与利用的关系，做到既保守公司机密，又积极主动提供利用。
（三）文书档案的销毁工作
1、档案的销毁，由档案管理员对确认已失去保存价值的档案清理造册，报公司分管领导、公司总经理审核批准后实施，由2人以上对销毁过程进行监督，并在销毁清册上签字后归档保存。
2、有下列行为之一，根据情节轻重，给予50-500元扣薪处理，若构成犯罪者依法追究其刑事责任。
1、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司档案。
3、擅自涂改、伪造公司档案。
4、未按手续借阅、外带者或越级查阅者。
八、本制度自批准之日起执行，由综合管理中心负责解释。
附件：1、归档流程
2、档案借阅流程
3、档案借阅审批单
4、档案借阅登记表
5、归档表式样
6、归档文件目录封面式样
7、归档文件目录
8、档案盒盒脊及底边式样
9、备考表
10、文书档案保管期限表
附件1：
归档流程
附件2：
档案借阅流程
附件3：
档案借阅审批单
附件4：
档案借阅登记表
附件5：归档表式样
归档表的填写要求：
全宗号：全宗号是档案室对其接收范围内各立档单位所编的代号。
年度：是指归档文件形成与处理的年度。
保管期限：可以直接标明为“永久”、“长期”、“短期”
件号：即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
附件7：
归档文件目录
1.件号：填写室编件号。
2.责任者：是指制发文件的组织和个人，即文件的发文机关或署名者。
3.文号：是指文件制发机关的发文字号。
文号一般由机关代字、年份和序号三个部份组成。
4.题名：文件的标题
5.日期：文件的形成时间
6.页数：以件为单位填写总页数
7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。
附件8：档案盒盒脊及底边式样
盒脊
底边
附件9：备考表
备考表填写要求：
1.盒内文件情况说明：要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件收集齐全完整的程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充、移出、销毁等情况，以及说明归档文件目录中备注项加“＊”的内容。
2.整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名。
3.检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
4.日期：填写归档文件整理完毕的日期。