信息沟通控制程序
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
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1.目的确保与所有利益相关方就公司社会责任表现进行适当的信息沟通。
2.范围适用于社会责任相关内部和外部信息的沟通处理。
3.职责3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会、劳动保障部门和其他外部利益相关方的信息沟通；3.2采购计划部负责与供应商和分包商的信息沟通；3.3营销中心负责与客户的信息沟通；3.4管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准3.5其他部门和员工代表应支持和配合对内对外社会责任信息沟通。
4.控制要求4.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。
公司内部社会责任相关信息尽可能采取书面形式如《信息联络单》进行传递沟通，以便明确处理过程及责任人，并保存适当的记录和证据。
4.2公司在工作场所设立意见箱收集员工意见和投诉；公司实行“开门政策”，员工在任何时候都可以向主管和经理提出问题；员工代表积极协助收集员工的意见和建议。
4.3公司在各主要通道及明显和方便处设立总裁信箱，员工及相关方对公司社会责任方面有关质疑、质询和投诉信息可以随时提出，综合管理部不定期打开信息，将其中信息收集反馈给社会责任管理者代表并报呈总裁。
4.4对员工的质疑或投诉，综合管理部应安排合适人员进行调查，核实情况，分析原因，作出处理决定，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。
重大问题应报总经理批准。
4.5对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。
若有员工向外部提供公司资料，应解释公司的知识产权管理规定要求，而不得采取惩罚或歧视性措施。
4.6管理者代表定期访问本地利益相方者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。
4.7如果有合同要求，管理者代表应该对利益相关方提供合理的资料和取得资料的渠道，以核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。
07信息交流协商和沟通控制程序
07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。
该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。
具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。
它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。
常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。
在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。
信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。
在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。
需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。
2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。
然后根据信息的类别和处理结果进行决策。
3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。
对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。
需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。
2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。
3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。
需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。
信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序（CSYY/MP-002）编制/日期：审核/日期：批准/日期：2017-9-1发布 2017-10-1实施*****有限公司发布6.1.2 内部来源A. 经确认适用本公司的外部信息。
B. 体系运行中的各种数据、文件化资料、各种记录；C. 公司内涉及质量、环境、职业健康安全问题的各类要求、决议、申请、指示、投诉、抱怨等。
D.存在、潜在的不合格和不符合，如质量问题统计分析结果、环境监测结果、职业健康安全检处理结果等。
E. 公司、活动、服务或服务发生效大变化，需对体系进行一定更动的各类信息。
F. 紧急信息，如出现突发的质量、环境、安全事故等；G. 其它信息，如员工建议等。
6.2 沟通方式6.2.1 内部沟通方式：可根据所需沟通信息的紧急程度、对沟通内容决定沟通方式，包括：A.质量、环境职业健康安全目标：针对公司制定的目标，各部门应形成相应的分目标，各部门按分目标执行。
B. 体系会议：对于沟通效为复杂涉及部门效多的事件，可以采用会议的形式，定期进行各质量、环境、职业健康安全检查结果，突发的质量、环境、安全事故、与服务质量、环境检测、职业健康安全有关的信息会等。
C. 其他：口头对话、公布栏、板报、文件传递、内部工作联系单，培训等多种形式。
6.2.2 外部沟通方式：A. 传真如：定期将供方服务质量状况和环保及职业健康安全要求通告给供方。
B. 向公司通报公司服务改进要求新开发服务、环保、健康安全方面的改进。
C.备忘录如：向客户发送的服务要求确认内容，向客户发送的服务信息等。
D. 调查表如：对客户进行的满意度调查。
E. 查询如：向地方政府机构、行业主管部门查询政策、法律、标准、查询结果等。
F. 咨询、投诉如：接受业主咨询，接受业主的投诉。
6.2.3 各部门应主动与利益相关团队进行外部沟通（采用调查表、口头交流等形式进行）。
6.2.4 公司与外部的信息交流和沟通，责任部门须保留相应的外部交流和沟通信息。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序明确并规定质量环境治理体系运行有关信息进行内外部沟通的部门、方式、渠道、答复期限，以确保有关信息沟通的及时性和有效性。
2 适用范畴与质量环境有关信息的沟通。
3 术语和定义其它第三方：除公司本身、顾客、供货商之外的所有有关方。
4 职责4.1 总务部负责建立并改进本程序。
4.2 市场部负责主导与顾客/供货商所有信息的沟通与处理。
4.3 总务部负责主导与其它第三方有关环境信息的内外部沟通与处理。
5 操纵程序5.1 内部沟通5.1.1 内部沟通方式要紧有：张贴标语；编制板报；信箱收集；电话、网络邮件、传真、书面函件；定期工作汇报；会议。
5.1.2 张贴标语最高领导为确保公司质量环境方针在公司内部得到充分有效的沟通与明白得，并贯彻实施，将公司的质量环境方针的内容做成大字标语，张贴公司要紧活动场所中显眼位置。
5.1.3 采纳电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
a) 公司内部各部门之间对质量/环境有关信息进行沟通时，在充分考虑信息的重要性、时效性与节约纸张的前提下，可采纳电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
但对重要或紧急信息，沟通部门必须以合适方式或标识让被沟通方知晓。
同时，各部门收到信息后，应按对方要求的期限内答复，如果对方没有提出要求回复期限，有关部门视情形必须及时答复。
沟通双方必须保持沟通记录，记录的形式不定。
b) 为了便于进行电话或网络沟通，各部门与重要负责人应主动将联络电话与其它联络方式告知总务部。
总务部制定《内部紧急联络方式一览表》。
该表按《文件操纵程序》分发到内部各部门与重要负责人。
5.1.4 定期工作报告为确保治理层各级以及治理层与决策层之间的逆向沟通，下一级的治理人员应主动定期向所属直截了当上级提出书面或口头有关质量/环境内容的报告。
如果有需处理的信息，上级治理人员应应按下级要求的期限内答复，如果下级没有提出要求回复期限，上级视情形必须尽早答复。
同时，上级必须保持工作报告的记录，记录的形式不定。
信息交流与沟通控制程序(含表格)
信息交流与沟通控制程序（ISO45001-2018/ISO14001-2015）1、目的和范围建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。
本程序适用于公司有关环境与职业健康安全内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。
2、引用文件下列文件中的条文通过在本标准的引用而成为本标准的条文。
凡是注日期的引用文件，其随后所有修改（不包括勘误的内容）或修订版均不适用本标准。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《法律法规获取与更新控制程序》《不符合、纠正预防措施控制程序》《记录控制程序》3、术语和定义本程序无新术语。
4、职责4.1管理者代表4.1.1负责协调处理环境与职业健康安全重要信息。
4.1.2负责环境与职业健康安全重要信息与外部（包括上级主管部门、新闻媒体）的沟通与交流。
4.2员工代表负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到公司工会。
4.3公司工会4.3.1负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或技安环保处协调处理。
4.3.2参加职业健康安全方面问题的协调、处理。
4.4公司办公室负责对上级或地方主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行收集、传递。
4.5各相关职能部门负责本部门职责范围内环境与职业健康安全方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。
5、工作流程5.1信息的分类5.1.1外部信息a）上级主管部门下发的文件、检查或监测结果；b）各相关职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；c）来自相关方（如供方、工程合同方、社区居民等）的投诉、抱怨；d）其它外部信息，如各相关职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。
5.1.2内部信息a）公司环境与职业健康安全方针完成情况和管理体系运行情况；b）环境与职业健康安全目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c）环境与职业健康安全监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正和预防措施等；d）其它内部信息，如员工建议等。
企业内部信息沟通控制程序(doc 5页)
企业内部信息沟通控制程序(doc 5页)信息沟通控制程序1、目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的收集、管理，特制定本程序。
2、适用范围适用于公司内部信息的沟通与处理，以及与外部各方的信息交流。
3、职责3.1质管部负责统筹公司对内、对外、与质量有关信息的编制、传递与处理；负责建立信息库，保存和管理相关信息。
3.2销售总部营销负责营销、市场、媒体等相关信息的收集、处理、保存和管理。
3.3供应部、检验部、法务部、总裁办等部门负责对应相关方信息的收集。
3.4 各部门负责工作范围内信息的传递与沟通。
3.5总务部、检验部、销售总部负责紧急信息的处理4、工作程序4.1 信息的分类4.1.1外部信息包括：a.质量技术监督局、商检局、卫生防疫站、公证行、认证机构等检测或检查的结果及反馈的信息。
b.政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、产品标准等；c.相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等；d.其他外部信息（包括科研机构、大专院校等），如各部程序》。
4.2.1.4供应部(国际业务部)负责与原辅材料供应商进行信息沟通控制程序信息沟通，对其提供的产品质量施加影响；4.2.1.5研发中心、总裁办负责与上级主管部门沟通；4.2.1.6销售服务中心负责顾客的信息沟通，以满足顾客各方面的要求，提供改进产品建议；4.2.1.7法务部负责与相关法律部门沟通信息；4.2.1.8市场部负责与媒体的信息沟通，了解行业、市场及广告等相关信息。
4.2.1.9营销信息处理中心负责收集、处理销售、市场信息，包括行业动态、竞品动态等，组织调查各区域的销售市场状况，并收集整理归档；对于上述各部门相关的投诉处理详见《纠正和预防措施控制程序》。
对方有要求时，应在五个工作日内给予解决或答复；上述相关部门反馈的其他信息，可由对应部门以“信息联络处理单”的形式传递给质管部组织处理。
4.2.1.10各部门直接从外部直接获取的其它类信息，如质量改进技术，质量管理信息等，在五个工作日之内以“信息联络处理单”反馈到质管部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。
信息沟通控制程序范文
信息沟通控制程序范文1 目的和适用范围为实现公司的质量目标，以确保满足顾客要求为宗旨，使内部、外部质量信息有效的沟通，制定本程序。
本程序规定了信息管理方法及沟通的要求。
本程序适用于来自顾客及公司各部门、各层次间相关信息沟通的控制和管理。
2 引用文件《文件控制程序》《质量记录控制程序》《管理评审程序》《采购控制程序》《顾客满意度调查控制程序》《产品监视和测量控制程序》《制造过程的监视和测量控制程序》3.术语无4.职责4.1信息中心负责公司质量管理体系、产品、外部技术信息等沟通过程的控制和综合管理，并负责信息的归档、保管工作。
4.2质检部负责质量检验、质量指标完成情况的信息沟通过程控制和管理。
4.3各车间、各部门负责提供产品制造过程中的质量管理信息。
4.4营销部负责与顾客沟通信息过程的控制和管理。
4.5采购部负责采购信息沟通过程。
5.程序5.1质量信息沟通流程图(见附录1)5.2信息沟通程序说明5.2.1信息收集各部门按职责分工及时收集公司内、外部各类信息，以及在各种报刊上刊登的与公司生产、技术、经营有关的信息，与同行业企业建立信息网络，扩大信息来源。
要对收集的信息进行分类及分析，并记录分析结果。
●各主管部门应将有关信息进行分析整理后报主管付总经理。
并汇总到信息中心，信息中心进行归类分析，将结果报管理者代表；●各部门必须向与部门有关的其他部门提供准确有效的信息资源。
●公司通过例会、简报、板报、下发文件等形式进行信息的沟通。
5.2.2质量信息分类a)A类质量信息●批量质量事故;●造成停产的重大质量问题;●顾客查询的重要意见,顾客投诉;b)B类质量信息●生产中发生的严重不合格项目或质量缺陷;●生产过程中的质量问题,自己难以解决的;●长期遗留下来未解决的问题;c)C类质量信息●各部门、车间内偶发性的产品或过程不合格信息。
5.2.3质量信息的反馈●各部门的质量信息要以“质量信息反馈单”的形式传递。
●质量信息反馈时间：A类不得超过4小时, B类不得超过8小时。
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1目的
明确并规定质量环境管理体系运行相关信息进行内外部沟通的部门、方式、渠道、答复期限，以确保相关信息沟通的及时性和有效性。
2适用范围
与质量环境相关信息的沟通。
3术语和定义
其它第三方：除公司本身、顾客、供货商之外的所有相关方。
4职责
4.1总务部负责建立并改进本程序。
4.2市场部负责主导与顾客/供货商所有信息的沟通与处理。
4.3总务部负责主导与其它第三方相关环境信息的内外部沟通与处理。
5控制程序
5.1内部沟通
5.1.1内部沟通方式主要有：
张贴标语；编制板报；信箱收集；电话、网络邮件、传真、书面函件；定期工作汇
报；会议。
5.1.2张贴标语
最高领导为确保公司质量环境方针在公司内部得到充分有效的沟通与理解，并贯彻
实施，将公司的质量环境方针的内容做成大字标语，张贴公司主要活动场所中显眼
位置。
5.1.3采用电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
a)公司内部各部门之间对质量/环境相关信息进行沟通时，在充分考虑信息的重要性、时
效性与节约纸张的前提下，可采用电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟
通。
但对重要或紧急信息，沟通部门必须以合适方式或标识让被沟通方知晓。
同时，
各部门收到信息后，应按对方要求的期限内答复，如果对方没有提出要求回复期限，
相关部门视情况必须及时答复。
沟通双方必须保持沟通记录，记录的形式不定。
b)为了便于进行电话或网络沟通，各部门与重要负责人应主动将联络电话与其它联络方
式告知总务部。
总务部制定《内部紧急联络方式一览表》。
该表按《文件控制程序》
分发到内部各部门与重要负责人。
5.1.4定期工作报告
为确保管理层各级以及管理层与决策层之间的逆向沟通，下一级的管理人员应主动
定期向所属直接上级提出书面或口头有关质量/环境内容的报告。
如果有需处理的
信息，上级管理人员应应按下级要求的期限内答复，如果下级没有提出要求回复期
限，上级视情况必须尽早答复。
同时，上级必须保持工作报告的记录，记录的形式
不定。
5.1.5会议
当沟通的内容需与相关人员进行讨论处理或对重要（紧急）信息进行多向传递与沟
通时，沟通方才可组织会议进行面对面的沟通。
a)公司目前定期和经常性的沟通会议主要有：
（I）公司会议沟通表（附表一）。
（II）其它会议的召开各部门按需要组织。
b)每次会议组织方必须保持“会议记录”，且进行分析处理性质会议时必须做到“议必
有决”，必要时，通过组织继续会议做出决定。
5.2与相关方的外部沟通
5.2.1外部沟通的方式主要有：电话、网络邮件、传真、书面函件、访问或邀请进行面议。
5.2.2外部沟通的归口部门。
市场部负责与顾客和供货商进行沟通；总务部负责与工程承包
方、计量服务方以及其它相关方进行沟通。
a)外部沟通时，沟通方式一般以书面为主。
如果是非书面的方式，沟通方应采取有效的
方式保持沟通记录。
如果沟通收到需处理的信息，应视情况以内部沟通方式联络或
召集相关部门协助处理后，按对方要求的期限内答复，如果对方没有提出要求回复
期限，应视情况必须尽早答复。
同时，沟通方必须保持沟通的记录，记录的形式不
定。
b)公司其它部门如需独立与相关方进行沟通时，应将沟通的内容与结果以内部沟通方式
及时知晓内部归口部门。
同时沟通部门应保持沟通记录，记录形式不定。
c)公司其它部门如收到相关方的信息应及时以内部沟通方式传递给归口部门，以使归口
部门能及时处理并归口管理。
5.2.3与相关方沟通的内容。
质量/环境相关信息，包括相关方质量/环境投诉、紧急事故的
联络与协商处理，以及其它需信息。
6相关文件
6.1《文件控制程序》
6.2《内部紧急联络方式一览表》
7相关记录
7.1《会议记录》
附表一公司会议沟通表：。