办公室管理要点整理
办公室整理整顿标准
办公室整理整顿标准引言概述：办公室整理整顿是保持工作环境整洁有序的重要环节。
一个整洁、井然有序的办公室不仅能提高工作效率，还能提升员工的工作积极性和工作质量。
本文将从五个方面详细阐述办公室整理整顿的标准。
一、文件管理1.1 文件分类：将文件按照不同的类别进行分类，如财务文件、行政文件、人事文件等，以便于查找和归档。
1.2 文件标记：对每个文件进行标记，如编号、日期、文件类型等，以便于追踪和管理。
1.3 文件存档：将不常用的文件进行归档，统一存放在指定的地方，并进行详细的记录和备份。
二、办公用品管理2.1 库存管理：对办公用品进行定期盘点，及时补充不足的物品，并避免过多的库存。
2.2 使用规范：制定使用办公用品的规范，如不浪费、不乱放、不私自带走等，以保持办公用品的整洁和长久使用。
2.3 维护保养：定期检查和维护办公用品，如打印机、复印机、投影仪等，确保其正常运作。
三、桌面整理3.1 清理杂物：将桌面上的杂物进行清理整理，如废纸、空杯子等，保持桌面的整洁。
3.2 文具摆放：将常用的文具摆放在易取得的位置，如笔筒、文件夹等，方便使用和归还。
3.3 整齐布局：将电脑、文件夹、笔记本等物品按照一定的布局方式进行整齐摆放，提高工作效率。
四、电脑桌面整理4.1 文件整理：将电脑桌面上的文件进行整理分类，建立文件夹并进行命名，以便于查找和管理。
4.2 快捷方式管理：将常用的软件和文件创建快捷方式，放在易取得的位置，方便快速打开。
4.3 清理无用文件：定期清理电脑桌面上的无用文件和垃圾文件，以释放存储空间和提高电脑运行速度。
五、办公区域卫生5.1 桌面清洁：定期清洁办公桌面，如擦拭桌面、键盘、鼠标等，保持整洁卫生。
5.2 地面清洁：定期清扫地面，如吸尘、拖地等，保持地面干净整洁。
5.3 环境卫生：保持办公室的通风良好，定期清洁窗户和窗帘，保持室内空气清新。
结论：办公室整理整顿标准是保持办公环境整洁有序的重要保障。
办公室7S管理规范
办公室7S管理规范一、引言办公室是一个企业日常运营的核心部门，办公室7S管理规范旨在提高办公室的工作效率、整洁度和员工的工作积极性。
本文将从7S管理的七个方面，即整理、整顿、清扫、清洁、清爽、素养和安全，详细介绍办公室7S管理规范。
二、整理整理是指对办公室内物品进行分类、归档和标识，以便员工能够快速找到所需物品。
具体要求如下：1. 办公桌上不得放置杂乱的文件和物品，应保持整洁有序；2. 文件柜要按照规定的文件分类进行整理，并使用标签标识；3. 档案室的文件要进行定期清理和整理，保持档案的完整性和准确性；4. 每个员工的工作区域应有足够的储物空间，用于存放个人物品。
三、整顿整顿是指对办公室内的设备、工具和家具进行规范摆放和维护，以提高工作效率和办公环境的整洁度。
具体要求如下：1. 办公设备和工具应按照规定的位置和摆放方式进行摆放，使用完毕后要及时归位；2. 家具要保持整洁，摆放合理，不得堆放杂物；3. 电脑和其他办公设备要进行定期维护和保养，确保正常运行；4. 会议室和接待区域要保持整洁，会议桌椅要摆放整齐。
四、清扫清扫是指对办公室内的地面、墙壁和窗户进行定期清洁，保持环境整洁和员工的身心健康。
具体要求如下：1. 办公室地面要保持干净整洁，定期打扫和清洗；2. 墙壁和窗户要保持干净，不得有污渍和灰尘；3. 桌面、椅子和其他家具要保持清洁，不得有污渍和异味；4. 厕所和洗手间要保持清洁，定期进行消毒和清理。
五、清洁清洁是指对办公室内的空气和环境进行定期清洁和消毒，以保持员工的健康和舒适。
具体要求如下：1. 办公室要保持通风良好，定期开窗通风；2. 定期清洁空调和空气净化器，保持空气清新；3. 办公室内不得吸烟，保持空气清洁；4. 定期消毒办公用品和公共区域，防止疾病传播。
六、清爽清爽是指员工的仪表整洁、着装得体和精神状态良好，以提高工作效率和工作环境的舒适度。
具体要求如下：1. 员工要保持整洁的仪表形象，注意个人卫生；2. 员工的着装要符合企业的形象要求，整洁得体；3. 员工要保持良好的工作态度和精神状态，积极投入工作；4. 员工之间要保持良好的沟通和合作，共同营造愉快的工作氛围。
办公室安全管理的五个要点
办公室安全管理的五个要点办公室是一个我们每天都要呆上数小时的工作场所，安全管理至关重要。
不仅可以保障员工的身体健康，还能提高工作效率。
本文将从五个要点出发，分析办公室安全管理的关键措施。
一、建立健全的安全政策办公室安全管理的首要任务是建立一套健全的安全政策。
这包括明确规定员工在办公室内的安全责任，制定安全行为准则和标准操作程序。
例如，禁止在办公室内吸烟、限制使用危险品、提醒员工定期进行健康检查等。
安全政策应该以员工的安全为中心，保证工作环境的无隐患，全方位地确保办公室的安全。
二、安全设备和器材的维护与检查办公室安全设备和器材的维护与检查是确保办公室安全的重要环节。
这包括但不限于消防设备、 CCTC 监控系统、应急照明设备等。
办公室应定期检查这些设备和器材的功能性和可用性，并进行必要的维护和更换。
此外，应向员工提供相应的培训，使他们了解如何正确使用这些设备和器材，以应对突发情况。
三、预防事故的培训和宣传预防事故的培训和宣传对于办公室安全至关重要。
通过定期举办培训课程，向员工传授相关的安全知识和技能，提高他们的安全意识。
同时，办公室还应将相关安全宣传资料张贴在显眼的位置，如安全标志、事故案例分析等，以提醒员工注意安全并引导他们正确行为。
四、定期进行安全检查和隐患排查定期进行安全检查和隐患排查是保障办公室安全的重要措施。
安全检查可以由专业的安全人员进行，也可以由公司内部的安全管理人员负责。
检查内容包括办公室内的消防设备是否齐全有效，紧急出口是否能够畅通无阻等。
同时，还需及时排查存在的隐患，并采取相应的措施予以解决。
五、建立紧急疏散和应急预案在办公室安全管理中，建立紧急疏散和应急预案是至关重要的。
这包括规定员工在突发情况下的疏散路线和集合点，明确责任人以及紧急联系人的联系方式。
应急预案还需要根据实际情况进行演练和修订，以确保员工能够在紧急情况下迅速而有序地疏散和处置。
总结：办公室安全管理是一项重要且细致的工作。
办公室工作要点
办公室工作要点办公室是一个组织内部重要的工作场所，它承担着协调、沟通和执行各项任务的重要职责。
为了保证办公室工作的高效和顺利进行，以下是一些办公室工作的要点和注意事项。
1. 保持良好的工作环境- 办公室应该保持整洁、有序，桌面上的文件和物品应该摆放整齐，避免杂乱无章的情况。
- 定期清理办公室，包括清洁桌面、擦拭电脑和其他设备，清理垃圾等。
- 确保办公室的通风和光线充足，提供一个舒适的工作环境。
2. 有效的时间管理- 制定合理的工作计划和时间表，确保任务能够按时完成。
- 避免拖延症，尽量在规定的时间内完成任务，避免工作积压。
- 合理安排会议和工作安排，避免时间冲突和重复安排。
3. 高效的沟通与协作- 与同事之间保持良好的沟通，及时分享信息和进展，确保工作的顺利进行。
- 使用适当的沟通工具，如电子邮件、即时通讯工具等，提高工作效率。
- 鼓励团队合作和知识共享，促进协同工作，提高工作效能。
4. 管理文件和数据- 建立良好的文件管理系统，确保文件的分类、整理和存档。
- 使用电子文档管理系统，提高文件的查找和共享效率。
- 定期备份重要的文件和数据，确保数据的安全性和可恢复性。
5. 有效的会议管理- 提前准备会议议程和材料，确保会议的高效和有序进行。
- 控制会议的时间，避免会议时间过长和无效的讨论。
- 确保会议记录的准确性和完整性，及时跟进会议决议和行动计划。
6. 注重个人效能和自我管理- 建立个人工作计划和目标，分解任务并制定优先级。
- 学会合理安排工作和休息时间，保持工作和生活的平衡。
- 发展自己的技能和知识，不断提升个人能力和专业素养。
7. 与上级和同事保持良好的关系- 尊重上级和同事，与他们建立良好的工作关系和沟通渠道。
- 积极参与团队活动和社交活动，增强团队凝聚力和合作精神。
- 遇到问题和困难时，及时寻求帮助和支持，共同解决问题。
以上是办公室工作的一些要点和注意事项，通过合理的时间管理、高效的沟通与协作、有效的文件和数据管理，以及个人效能和自我管理，可以提高办公室工作的效率和质量。
办公室日常管理规范
办公室日常管理规范标题：办公室日常管理规范引言概述：办公室是一个工作效率和团队协作的重要场所，良好的日常管理规范可以提高工作效率和员工满意度。
下面将介绍办公室日常管理规范的五个方面。
一、办公室环境管理1.1 保持办公室整洁干净，定期清理办公桌、文件柜等工作场所。
1.2 确保办公室通风良好，定期清洁空调和通风设备。
1.3 鼓励员工节约用电，避免浪费资源。
二、文件管理规范2.1 建立文件分类和归档制度，确保文件存档清晰有序。
2.2 确保文件备份和保密工作，防止文件丢失和泄露。
2.3 定期清理和更新文件，避免存储过时和无用文件。
三、会议管理规范3.1 提前安排会议时间和议程，确保会议高效有序。
3.2 鼓励员工提前准备会议资料，促进会议讨论和决策。
3.3 确保会议记录完整准确，及时跟进会议行动项。
四、员工行为规范4.1 遵守公司制度和规定，尊重他人，保持良好的工作态度。
4.2 鼓励员工互相合作和支持，建立良好的团队氛围。
4.3 管理员工工作时间和请假制度，确保员工工作积极性和出勤率。
五、办公设备维护规范5.1 定期检查和维护办公设备，确保设备正常运转。
5.2 做好办公设备的安全防护工作，避免设备损坏和事故发生。
5.3 提供员工使用设备的培训和指导，保证设备正确使用和保养。
结论：办公室日常管理规范对于提高工作效率、促进团队合作和员工满意度至关重要。
通过建立良好的管理规范，可以有效提升办公室整体运营水平和员工工作质量。
希望每个办公室都能重视日常管理规范，创造一个和谐高效的工作环境。
办公室整理整顿标准
办公室整理整顿标准标题：办公室整理整顿标准引言概述：办公室整理整顿是保持工作效率和提升工作环境的重要措施。
本文将介绍办公室整理整顿的标准，匡助员工更好地管理办公空间，提高工作效率。
一、文件管理1.1 确定文件分类标准：将文件按照工作内容、文件类型等进行分类，建立清晰的文件管理体系。
1.2 设立文件存储规范：确定文件存放位置、编号规范等，确保文件易于查找和归档。
1.3 定期清理文件：定期清理不需要的文件，避免文件堆积过多影响工作效率。
二、办公用品整理2.1 统一存放办公用品：将办公用品按照类别存放在指定位置，方便员工取用。
2.2 设立用品补充规范：建立用品库存清单，及时补充不足的办公用品。
2.3 定期检查用品状态：定期检查办公用品的使用情况，及时更换损坏或者过期的用品。
三、办公桌面整理3.1 保持桌面整洁：定期清理桌面上的杂物，保持整洁的工作环境。
3.2 设立工作区域规范：确定工作区域的范围，避免杂物混杂影响工作效率。
3.3 建立个人习惯：培养整理桌面的良好习惯，提高工作效率和专注力。
四、会议室整理4.1 统一布置会议室：根据会议需求布置会议室，确保会议进行顺利。
4.2 设立会议室使用规范：建立会议室预约制度、使用规范等，避免资源浪费。
4.3 定期清理会议室：定期清理会议室，保持整洁的会议环境，提升工作效率。
五、电子设备整理5.1 统一管理电子设备：建立电子设备管理清单，统一管理电脑、打印机等设备。
5.2 定期清理电子设备：定期清理电脑文件、打印机墨盒等，保持设备良好状态。
5.3 建立设备使用规范：制定设备使用规范，避免设备损坏和资源浪费。
结论：办公室整理整顿标准是提高工作效率和工作环境的重要措施，员工应按照标准规范管理办公空间，创造舒适的工作环。
办公室安全管理的五大要点
办公室安全管理的五大要点办公室安全管理是组织和管理办公室内工作场所安全的一项重要任务。
它旨在保护员工的身体健康和财产安全，并确保组织的正常运作。
以下是办公室安全管理的五大要点，它们是确保办公室安全的关键措施。
1. 建立紧急预案和培训员工紧急预案是应对火灾、爆炸、自然灾害或其他紧急情况的详细操作指南。
办公室安全管理必须建立和定期更新紧急预案，并进行培训来确保员工熟悉应对这些紧急情况的正确步骤。
培训包括紧急撤离的路径、集合点和紧急通信系统等关键信息。
2. 维护良好的办公环境良好的办公环境是办公室安全的基础。
管理者需要确保办公室的布局合理，并定期进行维修和保养。
注意保持通道畅通，减少绊倒和撞伤的风险。
为员工提供舒适、符合人体工程学的工作条件，如调整正确的座椅高度、屏幕角度和写字台高度，以减少肌肉疲劳和受伤的可能性。
3. 促进良好的人际关系和沟通办公室应该是一个互相尊重和合作的环境。
管理者应该鼓励和促进良好的人际关系，以减少因为人际冲突而导致的安全问题。
建立公平、开放和透明的沟通渠道，让员工能够及时报告潜在的安全隐患和问题。
这有助于及早解决安全问题，保护员工的身体健康和心理健康。
4. 加强设备和信息安全办公室安全管理还需要重点关注设备和信息的安全。
确保办公设备（如电脑、打印机、复印机等）的正常运作，并采取必要的安全措施，如定期更新防病毒软件、设置强密码等。
同时，加强信息安全管理，确保敏感信息和文件的妥善保管，限制员工对敏感信息的访问，并确保备份重要数据以防止意外损失。
5. 提供职业健康和安全培训办公室安全管理的最后一个要点是提供职业健康和安全培训。
员工需要了解办公室内潜在的健康和安全风险，以及如何预防和应对这些风险。
培训内容可以包括正确使用办公设备的方法、常见的职业病防护措施、紧急情况的应对策略等。
这样的培训可以提高员工的安全意识和自我保护能力，减少办公室意外事故的发生概率。
总结起来，办公室安全管理的五大要点是建立紧急预案和培训员工、维护良好的办公环境、促进良好的人际关系和沟通、加强设备和信息安全以及提供职业健康和安全培训。
办公室安全管理要点
办公室安全管理要点办公室安全管理要点1 办公区域1.1 员工行为要求：遵守各类安全标志，无关人员不得进入专用机房、设备室、档案室等；始终靠右行走，除紧急情况外不得奔跑；禁止嬉戏、投掷物品等行为；禁止在工作期间和工作日午间饮酒；禁止在非吸烟区吸烟；熟知所有安全设施的位置、用法及用途；熟知所在区域的紧急出口及紧急情况下的撤离程序。
1.2 地板：硬度适宜，易擦洗、防滑、阻燃，定期维护，重点检查受力处。
1.3 走廊：为逃生路线时，不应在走廊存放货物和物品，并确保宽度大于1.1m。
办公室人员为6—100人时，走廊出口应至少为1.5m。
1.4 天花板：牢固固定照明灯具和火灾感应器，不得在天花板灯具表面（或内部）粘贴和放置大头针、曲别针等物品或装饰品。
1.5 隔墙：确保隔墙防火阻燃，阻燃时间至少半个小时。
隔墙由玻璃制成时，应粘贴警示标志。
1.6 墙壁：照片、油画和证书等应配备合适的框架和支撑；钉钉子时，应避免损坏墙内的隐蔽设施，尽量不用图钉，避免脱落后伤人。
1.7 电梯。
电梯使用要求包括但不限于：遵守电梯指南和限制条件，着火时或紧急情况下，不得使用电梯；应由专业人员对电梯进行定期检查、维护；应在电梯内安装速度限制器、紧急照明灯和报警装置以及声音传输系统；应在电梯内悬挂铭牌，标明安全的工作载荷和一次可承载的最多人数；严禁在电梯内吸烟，电梯内和入口都应有“禁止吸烟”标志；不应用手或脚保持电梯门的开放状态；不得乘坐货物电梯，货物电梯只能运输货物。
1.8 安全标志牌：在办公楼明显位置放置安全标志牌（如逃生路线、禁止吸烟、防火设备等），并及时更新，更新时应及时告知员工。
1.9 植物：在摆放植物、盆栽时，应远离计算机、电源插座等电气设备。
1.10 办公室卫生：应保持办公室整洁有序，始终保持走廊、过道和办公区域地面无障碍，通道上的临时电线应正确固定，漏水、溢出物等及时处理，对清洁工的职责做出明确规定。
办公设备基本要求插座、开关、电线等符合相应质量标准，保持清洁，不得被任何物体所覆盖。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
第一节办公室管理发展概况"办公室与管理"活动,远在古代氏族社会就已经存在了.(一）我国现有的办公室,最早是在19世纪末20世纪初,随着西方文化潮流的东进而涌进中国的,所以,我国今天的办公室基本上是源于西方行政办公室的模式.（二）现代办公室的主要特点:○1信息化○2效率化○3多功能化○4现代办公室信息化的发展,使它很自然地成为任一管理系统的信息中心.渊源理论是泰罗的<科学管理原理>第二节办公室管理在管理中的地位和作用1.中心地位:"决策---执行---监督---反馈"——“一个龙头，三个部门”作用:1办公室在横向关系的协调中,往往带有领导性质,体现一定社会组织系统的领导意图.2办公室又是一个单位的信息网络中心,是各种信息的交汇点和集散地.3办公室的中心地位,还体现在办公室工作的多向性上.2.枢纽地位和作用推动各职能机构运转，处于整个单位管理系统中的总控制和总调度的地位3.窗口的地位和作用:○1办公室是一个单位领导机关的总出进口.○2对于上下级和其它兄弟单位来说,是信息网络中心,处于联络站的地位,是联络上下左右,沟通四面八方的"窗口".○3办公室是沟通上下的咽喉,是联系左右的纽带,是传递信息的中枢,又是协助领导决策的"外脑"和处理日常事务的手足.第二章办公室管理的理论及方法第一节办公室管理的理论依据管理是指一定组织中的管理者,通过实施计划,组织,人员配备,指导与领导,控制等职能来协调他人的活动,使别人同自己一起实现既定目标的活动过程.(管理是决策,计划,组织,执行,控制的过程)管理的目的是效率,管理的核心是人.办公室管理即依据办公室内在活动机理,利用先进的科学技术,综合运用办公室中的人力资源,从而有效地实现组织目标的过程.办公室管理四个要素:○1明确的组织的目标;○2服从自己目标的运转方式;○3管理人员;○4先进的科技管理手段.办公室工作与管理的关系:1.科学理论是一门系统地研究管理过程的普遍规律,基本原理和一般方法的科学.这个理论是从社会普遍存在的管理活动中概括出来的.办公室管理是管理学的一个分支.因此,管理理论为办公室管理理论的建立,提供了重要的理论依据.2.首先,办公室工作管理引进现代管理理论的可行性,从现代管理理论角度看,管理具有普遍性.这些都说明,办公室工作与现代管理理论存在内在联系,这就为运用现代管理理论研究办公室工作打下了基础.3.其次,管理理论与办公室工作管理的一致性.现代管理的核心和本质内容是对人的研究和管理.从这个意义上讲,现代管理理论与办公室管理具有本质的相同.这也是建立办公室管理的重要依据.第二节办公室管理原理办公室工作管理具有综合性,辅助性,服务性三重属性.职能即权限的具体规定性,它强调的是职责和功用.办公室工作管理职能包括如下几方面:○1指导职能;○2参谋咨询功能("顺向"参谋咨询;"逆向"参谋咨询;"侧向"参谋咨询);获得信息和处理信息的方法和途径a获得实际面的信息b理论研究方面的信息c信息加工；参谋咨询工作主要包括：收集信息，协助决策，帮助制定目标实施方案。
○3管理服务职能;公文管理，内息处理，事务管理，搞好服务○4协调职能;内容：统一步调，化解矛盾，合理安排。
方位划分：纵向协调，横向协调，内部协调。
方式划分：指令性协调，协商式协调，说服式协调，缓冲式协调，突发式协调。
○5监督职能，内容：检测进度检查质量，督办，排忧解难。
"三服务指导思想":为领导机关服务;为相关的各级部门和领导服务;为人民服务.办公室管理的基本原则:○1准确原则;○2速迅原则;○3协调配合原则;○4密切联系群众原则;○5一切从实际出发原则;○6保密原则;○7办公室指导思想和基本原则,是办公室工作管理必须遵循的基本规范和准则.只有掌握和运用这些指导思想和基本原则,才能在观察，认识和解决问题的过程中,有明确的方向和基本依据,才能使办公室工作管理沿着正确的轨道不断前进.办公室机构设置的准则:○1科学合理原则○2效率效能原则○3层次管理原则○4精简有力原则第三节办公室工作管理方法彼得.杜拉克于1954年发表了<管理实践>一书.首先提出了目标管理的思想.其基本思想为:○1强调以目标为中心的管理即确立目标;○2强调以目标网络为基础的系统管理;○3强调以人为中心的主动式管理.目标管理,是让主管人员和员工亲自参加目标的制定,在工作中实现"自我控制"并努力完成工作目标的一种管理制度或方法.目标管理的特征:首先,目标管理是参与和管理的一种形式;其次,强调"自我控制".再次,建立客观的考核标准.目标管理的基本过程,概括说来包括目标的制定,目标贯彻，目标考核三个阶段。
目标制定是目标管理的基础，过高过低都不行；目标贯彻强调“纵向到底，横向到边”的目标分解原则进而建立目标实施网络。
目标考核是指目标完成状况的考核。
沟通沟通七要素：发循着，编码，信息，解码，接受者，反馈，噪音。
沟通特点：范围逐渐扩大，横向联系加强横向沟通增多，信息反馈在沟通作用下越来越多，手段趋于现代化。
沟通方式是指沟通时所采用的方法、技术、技巧。
正式沟通又可分为上行沟通、下行沟通和平行沟通。
协调协调是最大限度地协调起来，步调一致，实现共同目标的手段。
协调功能有以下几个方面：○1统一功能；○2导向功能；○3放大功能；○4控制功能；经济社会思想领域的协调方法主要有：○1经济政策法；○2计划控制法；○3调整纠偏法；○4教育新闻法。
组织系统关系方面的协调方法主要有：○1目标导向法；○2沟通融汇法；○3协商启发法；○4利益制约法。
人际关系方面的协调方法主要有：○1平等说服法；○2诚信联结法；激励是办公室管理的核心问题。
简单来说，激励就是调动人的积极性的过程。
人的动机是促使人产生行为的基本因素激励的具体方法有很多：○1目标激励法；○2参与激励法；○3期望激励法；(美国心理学家：弗鲁姆)○4榜样激励法。
第三章办公室管理系统第一节办公室管理系统构成用系统理论描述办公室管理工作，是为了把办公室管理这一研究对象作为一个整体、一个系统来考虑，从而以“系统”为研究对像，从“系统”的整体出发，用最合理、最经济、最有效的组织管理方法和技术，最优地达成系统的目的。
作为一种系统，办公室管理系统必然具备系统的一般特性，它们是：○1系统的整体性；○2系统的层次性；○3系统的相关性；○4系统的目的性；○5系统的适应性。
办公室管理系统，是由具有一定职责和职务分工的各办公机构所组成的一个完整的系统，它包括政府机关的办公体系和企，事业单位的办公体系。
要开展办公室管理活动，必须具备办公人员，办公信息，办公手段，和办公环境等必要条件。
办公室人员分为四类：○1决策者或高层管理人员；○2中层管理人员；○3专业技术人员；○4辅助人员。
现代化的办公室就是产生与处理信息的场所，信息化是现代化办公室的主要特点。
从信息处理的角度看，办公室管理活动就是对给类信息进行采集、加工、传输和输出的过程，办公信息或信息处理实际上是传统的办公室工作的信息化。
办公信息处理业务可分为三个方面:1 信息传输2 信息加工3 信息管理办公室手段主要是指办公室管理活动中所使用的各种工具和设备，它是从事办公室管理的必要条件。
包括：传统的办公室设备，现代化办公设备，办公家具。
办公机构是指政府机关或企事业组织中的基本职能单位。
办公环境包括：物质的和抽象的，内部的和外部的环境。
第二节办公室管理系统组织结构办公室管理系统组织结构即办公机构。
组织是一种机构，不同的组织具有不同的结构，组织的功能是由其结构决定的。
组织结构是指对于工作任务如何分工，分组，和协调合作。
办公室组织结构的类型通常是按办公室职能划分的：集权组织结构，线性组织结构，横向组织结构，线性-横向组织结构，委员会组织结构（集体领导式）办公室管理系统组织结构设计原则必须遵循下列原则：○1明确性；○2动态性；○3适当性。
进行组织设计时要考虑的6个因素为：工作专门化﹑部门化﹑命令链﹑控制跨度﹑集权与分权﹑正规化。
○1工作专门化是用于描述组织中完成某项工作任务需采取的若干步骤的细化程度。
究其实质是：先把工作分解成若干步骤，每个人独立完成某一步，而不是全部。
○2部门化。
一旦通过工作专门化完成细分之后，就需要按照类别对它们进行分组以便使共同的工作可以协调进行，工作分类的基础是部门化。
主要优点在于提高工作绩效的稳定性。
○3命令链。
是一种不间断的权力路线，从组织最高层扩展到最基层，明确谁向谁汇报工作一类的问题。
在讨论命令链时，要明确两个辅助性概念：权威性和命令统一性，权威性是指管理者发布命令并期望命令被执行的权力。
命令统一性原则有助于保持权威链条的连续性。
它意味着一个人应对一个上级，且只对一个上级直接负责。
○4控制跨度。
决定着组织要设置多少个层次，配备多少名管理人员，在其客观存在条件相同时，控制跨度越宽，在成本组织方面的效率越高。
○5集权化。
是指组织决策权集中于一点的程度。
○6正规化。
是指组织中的工作实行标准化的程度。
组织结构设计方案包括：简单结构，官僚结构，矩阵结构。
影响这些方案的选择因素：首先是组织战略；其次是技术，技术与结构间的关系并非高度丰关；此外，组织规模和环境也是决定组织结构的主要因素。
第四章办公室职位划分与职位分析职位划分首先解决的是办公室职位数问题。
第一节办公室职位划分依据与功能职位是指一定的人员所经常担任的工作职务和责任，包括三要素：职务，职权，责任。
职位划分是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分为工作岗位上的职务与责任，包括三方面内容：一，职务的责任；二，必须有一定的工作任务；三，有相应的职权。
职位，职务，职权三者既有区别又有联系：○1职位包括职务；○2职位是人与事的有机结合的基本单位，并且数量有限；○3职务与人结合在一起，但又不是终生的，可以是专任，也可以兼任，可以是常设，也可以是临时的；○4职权虽然与人紧密相连，岗位的权力是不变的。
职位与职称的区别：第一：职称是以人为中心而设置。
第二：职称不受数量限制。
第三：职称的高低并不反映职务高低和工作任务大小。
第四：职称可以随人走。
职称是科技和学术水平的重要标志。
职务是管理水平高低的标准。
“因事设职”是办公室职位划分的总标准，具体来说有以下几个标准：首先，职位划分应以办公室地位为前提。
其次，职位划分应以事为中心，而不应以人为中心。
再次，办公室职位划分应随客观情况变化而加以调整。
最后，办公室职位划分的主要任务，是对个人职位加以分析评价。
办公室职位划分的功能是根据客观职位划分标准做到人适其职，以发挥办公室人员的技能，获得高效率，具体来说，办公室职位划分有以下功能：首先，办公室职位划分提供了“因事求才的用人标准。