行政秘书讲义技能培训
行政秘书培训ppt课件
立
• 做错事要知道错的原因
自 信
• 了解上司的喜好，客户的喜好
， 努
• 将相关资讯提供上司，适时给予建议
力
• 了解上司及自己人际风格，然后加以配合
扮 演
• 体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解
好 秘
• 知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标
书
• 知道上司的缺点能从自身改进其缺点，不致影响大局
角 色
• 不在
• 交谈时注视对方
• 给予访客及时、热情的关注
• 交谈时不双手抱于胸前 • 与保安保持良好的工作关系
秘书不再只是同事之间人际关系的润滑剂，更不是花瓶，已是企业重要位置的资讯中枢地位
电话接听标准要求
• 电话铃响三声内接起 • 热情问候 • 表明自己的身份 • 说话时保持微笑 • 礼貌地称呼对方 • 调整好音量和语速 • 表示兴趣和关注
• 保持冷静与礼貌 • 将留言记录在留言簿 • 重复对方的话 • 及时转达留言 • 请求对方等候先询问 • 告知对方要等多久 • 掌握简单的英语会话
秘书必须具有明晰的头脑、敏于应变、冷静、谦虚、有气度、办事能力强、效率高等能力
待客小贴士
• 预先登记即将来访的客人的基本信息 • 清楚了解办公室同事的职责范围 • 公司有重大活动须事先知道 • 了解同事当天的外出情况 • 永远礼貌待人 • 永远不嫌“对不起”、“谢谢您”说得太多
没有人天生就精通秘书十八般武艺，但一位称职的秘书人员必须怀抱一份上进的决心
工作职责
• 负责处理中外方经理的一些个人及日常行政事务
• 负责制定和控制全公司办公用品的预算
• 建立和实施有效的全公司办公用品的领用制度
• 配合财务部作好月末清点工作
行政秘书技能培训教材(PPT48页)
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
专业技能---通知
＃ 通知的格式
仿宋_GB2312,三 号，加粗；日期 要具体写明：年、 月、日。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
正文三号 仿宋 _GB2312, 段落开头 空四个字 符； 内容简明 正式
IST
行政秘书的职业角色
4、较好的专业技能...
A 文书撰写 （上司口述或会议记录、整理，文件起草/修改 等） B 文书制作 （打字、复印、编排、装订等） C 文书处理 （收发、传递） D 档案管理 （归档） E 会议组织 （准备、记录、文件、善后）
IST
第二章 行政秘书的日常事务
秘书助理工作是一个综合性极强的岗位，在工作中避免 不了处理一些琐碎的事务。文秘助理的日常琐碎事务可以概 括为如下：
＃ 日程管理
预约会面的受理及安排；日程表的制作；预定计划的变更 及调整、向有关方面的联络、交涉、调整，向上司再次确定 预计计划进行管理，交通工具的选定、订座及购票。
IST
行政秘书的日常事务
＃ 环境的整理准备
上司办公室和会 客室的整理、清 扫、装饰、更换 摆设、办公室配 置、上司办公室 的桌面整理、用 品、消耗品的准 备和管理。
因此，对印章的使用要严格按照公司制度流程进行。
行政秘书技能培训教材(PPT48页)培 训课件 培训讲 义培训ppt教程 管理课 件教程ppt
IST
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行政秘书的日常事务
＃ 照顾身边琐事 ＃ 会计方面的业务 ＃ 突发事件处理 ＃ 接待、应酬工作 ＃ 沟通支持性工作
优秀的行政秘书技能培训(12月6日)
陈默
1 秘书的类别…
A 行政秘书……
他们在机关或企事业单位内处理函件， 收集资料，管理档案，接待来访，办 理会务，编制工作程序表；管理办公 室设备、器材、用品和小额现金，购 置办公物品；办理上司交办事项，安 排上司的会晤＼差旅事宜等等。
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陈默
1 秘书的类别…
B 公司秘书……
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陈默
3 秘书工作的性质与特点…
综合性……
陈默
2 秘书的职业特征…
服务的直接性……
A 秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导 做什么秘书也做什么；
B 秘书做工作几乎都是领导亲自指派＼直接安排 的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；
C 秘书做工作是直接对领导负责的，其结果＼成 败与领导直接有关。
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陈默
2 秘书的职业特征…
培训ppt行政秘书技能培训}
陈默
2 秘书的职业特征…
女性化……
从世界范围来看，女性秘书在人数上占绝 对优势。这是由女性的心理素质决定的。 西方国家的中、初级秘书女性达到90％, 而高级秘书侧重于调查研究＼出谋划策， 侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变 动和挑战性，因此男性较多。欧美国家 大多数女性秘书是初级秘书，是“文 员”，被称为“Office girl”。
又称“董事会秘书”、“执行秘书”。 他们执行董事会决议或董事会指示，监 督并管理公司财务＼人事＼对外联络事 务；与公司总经理及各部门经理保持公 务联系，做好协调工作；组织董事会， 向董事会汇报公司财务、人事等情况， 答复董事质询等。源自培训ppt行政秘书技能培训}
陈默
1 秘书的类别…
C 通讯秘书……
行政秘书技能培训(ppt92张)
第一章:
秘书的角色
1 秘书的类别…
2 秘书的职业特征…
3 秘书工作的性质与特点… 4 秘书的作用……
1 秘书的类别…
秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分类。
如服务于政府机关的统称为“机关秘书”，眼务于工 矿企业的统称为“企业秘书”，服务于私人的则统称 为“私人秘书”，此外，还有“商业秘书”、“涉外 秘书”等等。
我很难忘的一件事情…
让别人看看你的…… 肢体语言 形象礼仪… 还有… 有声语言 流利的表达 和蔼可亲 而且… 很难忘的 ……！ :)
秘书写作与文档管理…
一、秘书写作概述…
秘书写作的内容相当广泛，题材多样。因工作和业务需要，各有所 侧重。大致如下……
1．公文类 国务院所规定的行政公文共有13类14种： ①命令(令)；②决定；③公告；④通告；⑤通知；⑥ 通报；⑦议案；⑧报告；⑨请示；⑩批复；⑩意见； ⑩函；⑩会议纪要。 2．法规类 主要有：规定、条例、办法＼细则等。
4 秘书的作用……
信息、枢纽作用……
以往的秘书最主要的工作就是处理书面信 息。现代秘书则又从接待、联络＼调研 ＼电话等工作中接触大量的口头信息。 秘书的办公室可以说是机关＼公司的信 息集散地。秘书为上司和整个机关＼公 司起着信息的提供＼反馈＼传递等枢纽 作用。
4 秘书的作用……
公共关系作用……
同在政府机关和某种企事业单位的秘书，则又因其工
作的内容或专业不同而有更细的划分。如在政府机关 中主要从事日常行政工作的被称为“行政秘书”，主 要管理机密文件的被称为“机要秘书”，主要从事撰 文拟稿的被称为“文字秘书”，高等院校的院、系则 有“教学秘书”＼“科研秘书”和“行政秘书”之分。
1 秘书的类别… A 行政秘书……
(行政文秘)秘书三级技能及基础知识讲义
第一章会议管理第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。
学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。
一、会议筹备方案的拟订(一) 、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间和地点5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作7、确定会议与会代表的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排 10、确定会议的筹备机构(二) 、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织2、确保会议服务质量和沟通协调到位3、确保领导的意图得以贯彻执行(三) 、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 适用于分公司不远、规模不大的企业2) 电话会议信息工作的要求A. 准确发出开会信息B. 认真分发会议书面信息材料C. 合理安排会场信息传输设备D. 按时接通电话E. 通报出席情况F. 做好会议记录2、视频会议1) 视频会议的特点A. 实现声音和图像同时传送B. 打破空间的限制C. 节省时间、费用D. 交流效果较好E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛2) 视频会议信息工作的要求A. 发出开会信息B. 分发文件信息资料C. 布置会场D. 设置与检查会场信息传输设备E. 做好会议信息准备F. 采用先集中后分散的形式G. 汇总情况信息(四) 、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短2、筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论4、专人负责远程会议设备(五) 、会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍2、会务机构要分工明确、责任到人3、加强协调、定期沟通(六) 、工作程序1、组建会议筹备委员会2、分成筹备小组3、形成筹备方案4、领导审核方案二、检查会务的筹备情况(一) 、会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分2、会议期间能否排除各种干扰3、环境条件与用品准备4、文件材料的准备情况5、会场布置情况的检查6、会议保卫工作的检查1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠2) 确保会场内消防设施齐全有效3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效4) 确保会场的防盗设施处于运行状态5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、检查的其他内容1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序2) 选举会议——票箱、投票、计票3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路4) 摄影座次(二) 、会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式2、口头形式3、协调会形式(三) 、会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报2、会前现场检查1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员(四) 、工作程序1、开会检查的程序1) 自我检查，将检查结果上报领导小组2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实2、现场检查的程序1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正(五) 、注意事项1、会务筹备情况检查的汇报材料1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2) 突出问题，提出对策，注重实效3) 有量化检查的数据，不能过于笼统2、对检查所发现问题的纠正1) 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报三、审核会议文件(一) 、会议文件的类型1、有关会议立项方面的文件2、有关会议筹备工作的文件3、有关会议内容的文件4、有关会议宣传报道的文件5、有关会议管理与服务方面的文件6、不同载体的信息材料7、各种形式的文件材料1) 指导文书2) 主题文书3) 程序文书4) 参考文书5) 管理文书6) 成果文书7) 宣传、传达文书(二) 、会议文件审核的内容1、准确性和完整性2、具体内容1) 审核会议文件与会议主题的关系2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。
行政秘书的技能培训教程
行政秘书的技能培训教程行政秘书是一个组织中非常重要的角色，负责处理和安排行政事务，协助管理层日常工作。
要成为一名高效的行政秘书，需要具备一定的技能和知识。
以下是一份行政秘书的技能培训教程，帮助提升行政秘书的能力。
一、沟通技巧1. 口头和书面沟通：行政秘书需要具备良好的口头和书面沟通能力。
提升口头表达能力，包括清晰、准确地传达信息，使用适当的语气和态度。
提升书面表达能力，包括撰写专业的邮件、备忘录和报告等。
2. 社交技巧：行政秘书需要与各种人群进行有效的社交。
学习如何与不同的人相处，包括如何处理复杂的人际关系、尊重他人的观点和意见等。
3. 倾听技巧：行政秘书需要倾听和理解他人的需求和要求。
学习主动倾听，包括注意细节、不打断他人说话、提问以澄清信息等。
二、组织能力1. 时间管理：行政秘书需要管理和安排时间，以确保任务的及时完成。
学习如何设定优先级、制定日程安排等时间管理技巧。
2. 文件管理：行政秘书需要负责处理和管理各种文件和文件夹。
学习如何建立有效的文件分类系统、制定文件命名规则等。
3. 会议组织：行政秘书需要协助组织和管理会议。
学习如何准备会议议程、发送会议邀请函、记录会议纪要等。
三、技术能力1. 办公软件使用：行政秘书需要熟练使用办公软件，包括电子邮件、文字处理、电子表格等。
学习如何利用这些工具提高工作效率。
2. 数据处理：行政秘书需要处理各种数据和信息，包括整理和分析统计数据等。
学习如何使用电子表格和数据库软件处理数据。
3. 网络技能：行政秘书需要在互联网上搜集信息和与他人进行交流。
学习如何使用搜索引擎、社交媒体和在线协作工具等。
四、人际关系管理1. 团队合作：行政秘书需要与不同部门和团队合作。
学习如何有效地与他人合作，包括分享信息、解决问题、参与团队活动等。
2. 服务态度：行政秘书需要以服务为导向，满足他人的需求和期望。
学习如何提供专业和友好的服务，包括回应他人的请求、处理投诉等。
3. 机密性和保密：行政秘书需要处理机密和敏感信息。
行政秘书基础培训
内容
一：专业定位——行政秘书的角色。 二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。 三：高效能沟通技巧——沟通与协调。 四：形象塑造——优雅的形象表征。 五：商业礼仪——有礼走变天下。
行政秘书的工作内容是什么？
请写出你目前主要的工作内容： 1：时间：五分钟。 2：用最快的速度写下，不用思考。 3：至少写下十个。
二：时间与会议管理——提高工作效率与质量。
• “不能管理时间，便什么都不能理。” ——彼得·德鲁克
一：常见的时间管理误区
• 事务性、重复性工作太多 • 打扰（电话或没有预约客人） • 没有目标、次序和计划 • 缺乏自律 • 资料不完整或有所延误 • 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 • 工作没有效率
整理、用品、消耗品的准备和管理。
开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设 立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准 备、会场结束后的整理、会议记录的制作及分发、其他大型活动的准备，运 作及事后的管理。
企业行政秘书的工作内容
项目
4：照顾身边琐事
5：会计方面的业务
发生火灾、地震、风水害等紧急情况时，对来访人的疏导、急病及意外事故 的处理、非法入侵者的处置、劳动问题决裂和纷争是的处理，发生紧急情况 时，对公司内、外的联络。
企业行政秘书的工作内容
项目
7：接待、应酬工作
8：沟通支持性工作
内容
面谈、访客的安排、招待（茶点、饮食等的准备） 接送、上司办公室及会客室的安排。 电话接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时 的应付。 媒体采访、公共关系或相关的活动的组织与管理。
中级秘书：分担上司的工作
• 主要工作有： • 起草公文、文件及其它需要的文字工作； • 沟通协调各种关系； • 管理公司工作日程； • 组织、召集相关的会议； • 收集相关信息资料等； • 公司内、外的简单事务的处理； • 语言要求；
行政秘书技能培训课件(PPT 92张)
陈默
4 秘书的作用……
助手作用……
秘书作为上司的直接工作助手，起着无可置疑的 助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘 书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关， 接听电话的把关，发出文件＼信函的把关，接 待＼会议以及办公室费用开支的把关等等。董 事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公 司和下属人员还有着‘‘监理’’作用。
Essential Skills for Executive Secretary
行政秘书技能培训
{行政秘书技能培训}
陈默
行政秘书技能培训…
秘书的角色…
秘书商务礼仪…
秘书写作与文档管理
秘书时间管理…
沟通与协调……
{行政秘书技能培训}
工作 自信 成长…
陈默
Chapter 1:
The Role of the Executive Secretary
{行政秘书技能培训} 陈默
4 秘书的作用……
参谋作用……
中、高级秘书具有参谋作用。他们为上司调 查研究＼收集和提供信息、提供咨询，他们辅 助上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或 组织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能 充当领导人的“顾问”和“智囊”，解决领导 的疑难问题，为领导主动出谋划策。
d 技术秘书……
这类秘书人员服务于政府技术部门 或工程技术公司。他们从事记录＼ 编写技术资料、文件、科技合同， 绘制图表，编制技术项目预算；保 管技术性文稿、图纸＼表格等。
{行政秘书技能培训} 陈默
1 秘书的类别…
E 医学秘书……
这类秘书人员服务于医院或私人诊 疗所。他们负责与病人约定诊疗时 间、挂号、收费，办理住院手续； 打印病史资料和医疗护理记录；帮 助配药、送药；负责订购药品、医 疗器材和办公用品等。
行政秘书培训课程
行政秘书培训课程2篇行政秘书培训课程（一）行政秘书是对公司和组织的日常事务进行组织和管理的重要角色。
良好的行政秘书不仅需要具备专业的知识和技能，还需要具备高度的组织能力和沟通能力。
为了帮助行政秘书提升自己的能力和水平，许多机构和培训机构提供了行政秘书培训课程。
行政秘书培训课程旨在帮助行政秘书掌握必要的知识和技能，以更好地履行自己的职责。
这些课程通常包括以下几个方面的内容。
第一，基础知识的学习。
行政秘书需要学习一些基本的知识，如办公室管理、文件管理、时间管理等。
这些知识的学习可以帮助行政秘书更好地组织和管理公司的日常事务。
第二，技能的培养。
行政秘书需要具备一定的技能，如计划和安排会议、撰写文件、处理邮件等。
通过培训课程，行政秘书可以学习这些技能，并将其应用到实际工作中。
第三，沟通能力的提升。
作为一名行政秘书，良好的沟通能力是必不可少的。
培训课程可以帮助行政秘书提升沟通能力，包括口头沟通和书面沟通。
第四，专业素养的提高。
行政秘书作为公司的代表，需要展现出一定的专业素养。
培训课程可以帮助行政秘书了解公司的文化和价值观，并更好地融入其中。
通过参加行政秘书培训课程，行政秘书可以提升自己的能力和水平，并更好地履行自己的职责。
同时，这些课程还可以提供一个交流和学习的平台，行政秘书们可以通过与其他行政秘书的互动，分享经验和心得，从而不断进步和成长。
行政秘书培训课程（二）随着社会的不断发展和公司组织的不断壮大，行政秘书的角色和职责也在不断扩展和深化。
为了适应这种变化，行政秘书培训课程不断推陈出新，以满足行政秘书们日益增长的需求。
一、进一步提升管理能力行政秘书是公司的管理者之一，需要具备一定的管理能力。
因此，行政秘书培训课程将重点培养行政秘书的管理能力，包括团队管理、决策能力、问题解决能力等。
通过这些课程的学习，行政秘书可以更好地管理自己的团队，并有效地解决问题。
二、拓宽专业知识面随着社会的发展，各行各业的专业知识日新月异。
行政秘书培训课程
行政秘书培训课程行政秘书培训课程随着现代化办公环境的不断发展，行政秘书的角色变得越来越重要。
行政秘书在保证公司正常运转、提高工作效率和推动业务发展方面起着关键作用。
为了培养合格的行政秘书人才，许多培训机构开始开设行政秘书培训课程。
行政秘书培训课程旨在为学员提供必要的知识和技能，使其能够胜任行政秘书的工作。
这些课程一般包括行政管理、办公自动化、组织协调、沟通技巧等内容。
首先，行政管理是行政秘书必备的核心能力之一。
在课程中，学员将学习如何协助上级进行日常办公事务的管理和安排，包括会议安排、文件处理、行程安排等。
他们还将学习如何处理机密文件和保护公司的利益。
通过这些课程，学员能够掌握行政管理的标准操作流程，高效地完成工作任务。
其次，办公自动化技术在现代办公环境中扮演着重要角色。
行政秘书培训课程将教授学员如何使用办公自动化工具，包括电子邮件、办公软件、会议管理系统等。
学员将学习如何高效地利用这些工具来提高工作效率、加强与同事和客户的沟通，并能够处理各种办公自动化工具出现的问题。
此外，组织协调是行政秘书十分重要的技能。
在企业中，行政秘书通常需要协调不同部门之间的工作，并确保工作的顺利进行。
行政秘书培训课程将教授学员如何合理安排各项日常工作，如会议安排、行程安排等。
通过这些课程，学员将学习如何在多任务的情况下进行优先级处理，提高组织和协调能力。
最后，沟通技巧是行政秘书必备的技能之一。
行政秘书通常需要与各级管理层、同事和客户进行沟通。
行政秘书培训课程将教授学员如何进行有效的口头和书面沟通，包括会议记录、撰写报告、处理电话等。
通过这些课程，学员将学习如何清晰地表达意见、有效地解决问题，并能够在各种工作场合中展现自信和专业素养。
总的来说，行政秘书培训课程为行政秘书提供了必要的知识和技能，使其能够胜任工作。
通过学习这些课程，行政秘书可以提高工作效率，增强组织和协调能力，有效地与他人沟通，为公司的正常运转和业务发展做出贡献。