第一章 档案实体管理概论
1档案管理学第一章档案概论
基础教育部 齐家福 教授
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导入
你了解档案吗?说一说你所知道的档案
学生档案、人事档案、文书档案、历史档案、 罪犯档案、明星档案、宝宝档案、健康档案、蓝色 档案……
第一章 文书与档案概论（一）
教学目的： 1、了解档案起源与演变的历史过程。
2、初步理解档案的定义、含义。掌握档案发
第一章 文书与档案概论
（2）不同方面 A、档案并非是有意识地编写的、杜撰的，图书 是作者为了某种目的，有意识地撰写的。 B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保 存几件或一件（孤本），失而不可复得，同一种图 书往往印刷成千上万册。 C、作用不同。档案是历史的原始记录（并非全是 真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时 在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般 没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重 要，图书的作用是传播知识。
第一章 文书与档案概论
第一章 文书与档案概论
电子档案是指利用计算机技术形成的，以代
码形式存储于特定介质上的档案。 目前电子档案所用的特定介质主要有磁盘 （硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。 电子档案在电子文件管理这一门课程中详 细讲授。
第一章 文书与档案概论
第二节 档案的定义
一、我国古代关于档案及其含义的描述 （一）名称的沿革
第一章 文书与档案概论
4、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认 为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即 开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的 原始涵义指仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王 永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期） 档，《康熙字典》：横木框档。 案，《说文解字》：几属。 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。 5、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案， 相当于中文“档案”一词。 复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、 公文。
第二讲档案的价值鉴定
何谓档案实体管理 档案实体管理原则 档案实体管理方法
何谓档案实体管理
概念：对档案实物进行管理 内容：收集、整理、鉴定、保管、统计
档案实体管理原则
来源原则 全宗原则 有机联系原则 保管和利用方便的原则
档案实体管理方法
1、历史的方法：也可称为客观的或自然的方 法，根据事物存在的状况，对档案实体进行 划分和有序管理。 2、逻辑的方法：对档案实体进行概念和抽象 的管理。 历史的方法适用于档案实体管理；逻辑的方 法较多适用于档案信息开发。
档案价值
档案价值是主客体相互关系的产物。
档案价值的特点
（1）多维性 （2）潜在性 （3）相对性
鉴定档案价值的标准—属性标准
来源标准 内容标准 形成时间与实效标准 形式特征标准
来源标准
立足本机关 Leabharlann 档单位的社会地位 撰写者、制发机关
内容标准
看文件内容的重要性 看内容的独特性 看内容的真实性 内容的综合性、集中性
形成时间与时效标准
时间 时效
形式特征标准
名称 文本 外形
鉴定档案价值的标准—社会需求标准
社会需求方向 社会需求面 社会需求时间
鉴定档案价值的标准—相对价值标准
保存状况：完整程度、是否重复、 可靠程度、可替代程度 保存条件和费用：
技能测试
明华服装公司在进行文件归档时发现：年度综合 统计报表、季度报表、月份报表都齐全；而在总 结类文件中缺少年度总结，只有季度总结和一些 单项工作总结；有一份本单位职工代表大会的工 作报告定稿遗失，只剩草稿。 问题： 1、统计类文件的价值如何判定？为什么？ 2、总结类文件价值如何判定？为什么？ 3、职代会工作报告的草稿需要留存吗?为什么？
档案管理学基础(人大版)讲义：第一章 档案概论.doc
第一章档案概论第一节档案的起源与沿革一、档案的起源关于档案的起源，主要有以下四种观点：第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。
第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。
第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。
国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。
第一、二种观点又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。
第三、四种观点又称为原始社会产物说。
二、档案的沿革档案的沿革可以从以下分析：1．载体沿革档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。
2．名称的沿革（1）“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”。
（2）“档案”一词，一般认为初见于清代。
顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。
康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。
”杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。
然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。
”郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。
（见王金玉、王永《“档案”词源新证》，《中国档案》1999年2期。
）档，在《康熙字典》中解释为：横木框档。
案，在《说文解字》中解释为：几属。
由此引申，把处理一个事件的有关文书作为一案。
档案管理基础教材
档案管理基础教材第一章：档案管理概述1.1 什么是档案管理？档案管理是一种组织和管理档案的系统性工作，旨在确保档案的合理利用、安全保存和便捷检索。
1.2 档案管理的重要性档案管理对于组织和个人来说都具有重要意义。
通过有效管理档案，可以提高工作效率、减少重复劳动、保护信息安全等。
第二章：档案管理的基本原则2.1 真实性原则档案必须真实可信，不得篡改或伪造。
2.2 完整性原则档案必须完整保存，不得删除重要信息或遗失文件。
2.3 保密性原则档案中涉及的敏感信息必须保密，严禁泄露。
2.4 可追溯性原则档案必须能够追溯到源头，记录变更过程。
第三章：档案管理的基本流程3.1 档案的分类与归档根据档案的性质和用途进行分类，然后按照规定的流程进行归档。
3.2 档案的借阅与查阅在遵循规定的借阅程序下，将需要查阅的档案提供给需要者。
3.3 档案的销毁与归档对于已经过期或不再需要的档案，按照要求进行销毁或归档处理。
第四章：档案管理的工具与技术4.1 电子档案管理系统介绍电子档案管理系统的基本原理和应用。
4.2 档案数字化技术介绍档案数字化的方法和技术，以及数字化档案的管理和保存。
第五章：档案管理的法律法规与标准5.1 档案管理相关法律法规概述档案管理过程中需要遵守的相关法律法规。
5.2 档案管理标准介绍档案管理的国家标准和组织标准，以及如何遵循标准进行工作。
结语档案管理是一项复杂而重要的工作，只有加强对档案管理基础知识的学习和实践，才能有效提高档案管理工作的效率和质量。
希望本教材能为读者提供一些帮助，引导大家更好地理解和掌握档案管理的基础知识。
档案管理学大纲
第一章档案概论第一节档案的起源与沿革1、甲骨档案2、金石档案3、简牍档案4、缣帛档案5、纸质档案6、音像档案7、电子文件（电子档案）第二节档案的特点和范围一、档案的定义（一）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的（二）档案是保存备查的文件（三）档案内容的记录方式和载体是多种多样的（四）档案是原始的历史记录档案与文献档案与文书档案与图书档案与资料档案与文物二、档案的知识属性和信息属性（一）原始记录性是档案的基本属性（二）档案是贮存和传播知识的一种形式（三）档案是一种重要的信息资源三、档案分类的含义和档案种类的划分（一）档案分类的含义（二）档案种类的划分（三）国家全部档案的基本构成第三节档案的作用及其规律一、档案的一般作用（一）行政管理的查考凭据（二）生产建设的参考依据（三）政治斗争的必要工具（四）科学研究的可靠资料（五）宣传教育的生动素材（六）维护国家、集体和个人权益的法律书证二、档案的基本价值（一）档案的凭证作用（二）档案的参考作用（三）对档案真实性的辩证理解三、档案发挥作用的规律性（一）档案作用的时效律和扩展律（二）档案机密性递减律和社会性递增律（三）档案行政作用弱化律和科学文化作用强化律第二章档案工作概论第一节档案工作的内容和性质一、档案工作的内容档案工作的基本要求：（一）了解各环节的特殊性（二）协调系统的整体性（三）掌握诸环节的基本关系二、档案工作的性质和意义（一）档案工作的性质（二）档案工作的意义（作用）第二节我国档案工作的基本原则一、全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则（一）统一领导，统一管理（二）国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理（三）全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导二、维护档案的安全与完整三、便于社会各方面的利用第三节档案机构一、档案室（一）档案室的地位和作用（二）档案室的性质（三）档案室的任务基本任务具体任务（四）档案室的类型二、文件中心和档案寄存中心（一）文件中心（1）文件中心的含义及其产生背景（2）文件中心的特征（二）档案寄存中心（三）档案事务所三、档案馆国家档案馆（一）档案馆的性质（二）档案馆的基本职责与具体任务专业档案馆（一）专业档案馆的基本含义（二）专业档案馆的类型内部档案机构(企业档案馆、档案室)（一）企业档案馆的含义（二）企业档案馆的特点（三）企业档案馆的职能四、档案行政管理机构（一）档案行政管理机构定义（二）档案行政管理机构的基本职责（三）档案行政管理机构的具体任务五、档案机构之间的相互关系六、我国当前档案机构的状况第三章档案的收集第一节档案收集工作的意义和要求一、收集工作的内容和意义（一）档案收集工作的内容（二）档案收集工作的意义1、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了实际的管理对象。
档案学概论
第一章档案概论与档案现象第一节档案的定义及其分析一、对已有档案的定义剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势定义：档案是某种文书、文件或文书材料优势：直观，易理解，能让人在现实生活中识别什么是档案（档案大部分是由文书、文件转换而来。
档案的实存形态主要是过去的文书、文件。
）劣势：没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势定义：档案是一种信息或历史记录、原始记录、记忆工具优势：有利于人们对档案本质的深入认识与揭示劣势：抽象度较高，理解难度大，确指性差，易产生学术分歧二、档案的本质及其定义表述1、档案的本质特性：档案本质是社会生活的原始记录，即原始记录是档案的本质特性档案的定义：①国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成有价值的各种形式的历史记录（中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》）②档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固定化信息（档案是清晰、确定的原始记录性信息）③“社会记忆”说。
认为档案的本质是“社会记忆”或“人类社会文化的历史记忆”④“归档保存”说。
认为档案的本质是有意识的“归档保存”或“保存备查”⑤“积累物”说。
认为档案是“一种文化的积累”⑥“副产品”说。
认为档案是社会活动过程中形成的一种“副产品”或“分泌物”三、对档案定义的理解（一）社会性档案是人们在社会生活中直接形成的，其内容是对社会活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。
（二）历史性从时态上讲，档案时已经形成的，而不是正在形成或尚未形成的东西“让过去告诉现在”“让历史告诉未来”（三）确定性档案内容信息具有清晰性、确定性，依附于一定的物质载体形式而存在的，二者缺一不可没有载体形式的原始记录（如人的口语）不能为档案没有清晰、确定的信息内容的原始记录（如纯粹的文物，器具）不能为档案（四）原始记录性档案是人们在社会生活中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用例：文章、图书不是档案，但其手稿、书稿即是档案；报刊不是档案，但其文稿和发排稿是档案；电影，电视节目不是档案，但其脚本、场记、拍摄图片、播发稿等记录物是档案从信息论和人类之所以保存、使用档案的心理根源及实践需求讲，档案实际是人类追求信息的确定性、可靠性的产物，是社会实践必须有确定、可靠地信息支持方能有效进行的现实需要产物。
第一章 档案实体管理概论
1.1何谓档案实体管理 1.2档案实体管理的原则
1.3档案实体管理的方法
1.1.1档案实体管理的概念
★档案实体管理是指针对处于实体状态的档 案（广义上来说，包括档案及其复制品） 所进行的一系列管理工作。根据事物现实 存在的状态及情况对其实施管理。
★档案的虚拟管理主要是根据事物抽象的属 性、特征（一些存在于人们头脑之中的观 念性的东西，并不是客观事物本身）所实 施的管理。
1.1.5实体管理到知识管理
• 实体管理阶段突出了由档案本质属性决定的传统 价值的开发，管理活动是围绕档案实体展开的。 • 信息管理阶段以档案信息与载体的剥离为前提， 突破了实态档案的物理局限，物的概念弱化，直 接对信息进行相对独立的管理、加工和利用。 • 知识管理阶段是档案管理的高级阶段，是对前两 种管理形式的延伸与拓展。知识管理的过程就是 以社会信息需求分析为前提对档案信息进行深度 加工的过程，这一过程体现为档案信息资源、人 力资源、技术资源、环境资源的有机组合。
1.2.2全宗原则
★全宗是一个国家机构、社会组织或个人形 成的具有有机联系的档案整体。 ★我国的全宗理论：第一，明确提出了全宗 的定义和基本涵义。第二，明确提出全宗 （实质为形成全宗的“立档单位”）的构 成条件。第三，明确提出了划分全宗类型 的主要标准。第四，明确提出了“全宗群” 概念
全宗原则的理论和实践意义
1.2档案实体管理的原则
• • • • 1.2.1来源原则 1.2.2全宗原则 1.2.3有机联系原则 1.2.4保管和利用方便原则
1.2.1来源原则
★来源原则就是把同一机构、组织或者个人形成的档案作为 一个整体加以管理的原则。【2000年《档案工作基本术 语》】 ★来源原则的基本内容：尊重来源（档案馆首先应该按照来 源标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源关系）、 尊重全宗的完整性（一个全宗是一个有机整体，整理档案 必须维护全宗的完整性，做到同一全宗的档案不可分散、 不同全宗的档案不得混淆——独立保存）、尊重全宗内的 原始整理体系（全宗内的档案整理必须充分利用原有的整 理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始整理顺序和方法， 不宜轻易打乱重整）。【人大版概论】
档案管理第一章 概述
四、档案的分类 1、中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧 政权档案（建、革、旧） • 中华人民共和国成立后的档案由成为中华人民共和 国时期档案，是指1949年10月1日中华人民共和国 成立之后，在中国形成的归国家所有的档案。 • 革命历史档案又称革命政权档案，是指1949年10月 1日中华人民共和国成立之前，由中国共产党及其 所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组 织及个人所形成的归国家所有的档案。 • 旧政权档案，包括中华人民共和国建国以前的历代 王朝、中华民国、北洋军阀和日伪 时期所有的机关、 军队、企事业单位和各党派的档案，以及一般社会 团体、私营企业、私立学校，被国家所接受的外国 在华的侵略性机关、团体、企事业单位的档案。 中国第一历史档案馆，中国第二历史档案馆
2、参考作用 【常见现象】 20世纪90年代，北京市地铁总公司 为了扩大地铁的运输能力，准备增加客车数量。 但是如果购买新车，每节车厢都在120万元以上， 费用昂贵。经权衡，地铁总公司决定对20世纪 70年代购置的电动客车进行技术改造。 【解决之道】地铁总公司的档案部门由于完好地 保存了将要改造的电动客车的全部档案资料， 因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提 供了可靠的信息。经过3年多的努力，地铁总公 司技术部门编制出1100多张设计图纸，完成了 42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42 辆车共节约资金4116万元。
三、档案及档案学的源流 （一）档案的源流 出于记事的需要→图画（岩画）、“结绳记事”、“刻 木为契”、“编贝”“结珠” 文字的产生与应用→档案是人类社会发展到一定阶段的 文明产物 • 据史学家考证，我国的档案管理活动可以追溯到夏代， 商代，有了“兼职”的档案保管人员；周朝，则有了 确定的档案管理机构，有了专职的档案管理人员和保 管档案的处所。 • 现存最古老的档案，是甲骨档案，形成于公元前14世 纪的殷商时期，至今已经4000余年。 • 而外国的档案最早的档案出现在世界古代文明发祥地 之一的古代埃及。公元前3000年时，埃及人把象形文 字刻在各种形状的岩石上，记录他们的活动或颁布法 律。称为石刻档案，著名的汉谟拉比法典就是这样的 一个石板档案。
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三、档案实体管理与内容信息开发利用的关系
档案实体管理与内容信息开发利用之间的 关系是密不可分的，但在具体管理上应有所侧 重。
第二节 档案实体管理的原则
一、来源原则
所谓来源原则就是:“把同一机构、组织或 个人形成的档案作为一个整体加以管理的原 则。”（《档案工作基本术语》，国家档案 局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施。）
（二）全宗原则的实践价值
1.全宗原则维护了历史的本来面貌 2.全宗原则可以使分类方法简便易行 3.全宗原则不是万能的
三、有机联系原则
档案是由文件转化来的，是处理事务 有意识形成的副产品，文件形成时的联系， 也会很自然地成为档案之间的有机联系。
四、保管和利用方便原则
一般情况下，按照来源与全宗原则， 在保持档案有机联系的前提下，采用简便、 有效的方法去管理实体档案，就可以基本 上达到便于保管、方便利用的目的。
二、全宗原则
全宗原则是来源原则的具体化。在中 华人民共和国档案行业标准《档案工作基 本术语》中对全宗的描述为:“一个国家机构、 社会组织或个人形成的具有有机联系的档 案整体。”
（一）全宗原则的理论意义
1.全宗原则是对客观存在的真实反映 2. 全宗原则深刻揭示并维护历史活动的有机 联系 3.全宗原则对实践具有普遍的指导作用 4.全宗原则在方法上简便求实
第二节 档案实体管理的方法
一、历史方法与逻辑方法的不同
面对数量众多，内容、形式、来源复杂 多样的档案，要实施有序化管理，大体上可 以归纳为历史的和逻辑的两种方法。
二、历史的方法是由档案本质特性决定的
不同的被管理对象对其管理方法都有 一定的要求。这种要求决定了管理不同的 对象需要采取特定的方法。而档案实体管 理主要采用历史的方法，也是由档案的本 质与特性对其管理方法的要求所决定的。
第一章 档案实体管理概论
第一节 何谓档案实体管理 第二节 档案实体管理的原则 第三节 档案实体管理的方法
第一节 何谓档案实体管理
一、档案实体管理的概念
档实体管理的内容
档案实体管理的内容主要包括档案的 收集、整理、鉴定、保管和统计。
三、历史的方法在档案实体管理中的应用
档案实体管理较少采用逻辑的方法， 较多采用历史的方法。而逻辑的方法比较 多地适用于档案内容信息的开发利用领域。
思考与复习题：
1.何谓档案的实体管理? 2.档案实体管理的原则是什么? 3.简述档案实体管理的方法。