浅析商务英语信函的礼貌原则毕业答辩PPT
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礼貌原则及其在商务英语信函写作中的运用_图文
第5期NO.5宜宾学院学报Journal0f Yibin Undversity May.200893礼貌原则及其在商务英语信函写作中的运用莫海文(广西师范学院外语系。
南宁530001籀妻:礼貌原则是对语言交际的一种假设,它可用未解释现实生活中语言交际的许多礼貌现象。
在商务英语信函写作中。
运用礼貌原则及其六大准劓可以促进人与人之间的交流。
使人们的关系更加融洽。
对礼貌原刖在商务英语信函写作中的运用进行分析与探讨。
有利于改进商务英语写作教学和提高学生的商务英语写作水平。
关t词:商务英语信函;礼貌原则;语用擘中圈分类号:H315文献标识码:A文章组号:1671—5365(200905一0093—04引育商务英语信函(English business correspondence是以英语为媒介,以促进商务活动顺利进行为目的信件…,其涵盖的内容涉及到与商务有关的诸多领域。
它在交流思想,传递信息,交涉事务,增进了解及促进经贸往来等方面发挥着积极的作用。
商务英语的语言新颖独特,颇有现代英语气息,其信函语言风格的最大特点之一就是使用礼貌语言。
随着中国加入WTO以及改革开放的不断深入,我国与世界各国的经济贸易与合作日益频繁,商务英语显得愈加重要,同时也受到了越来越广泛的重视。
近年来,许多院校相继开设商务英语专业,商务英语的语言教学引起了不少的英语教学工作者及从事外贸工作的专家学者的关注。
陈坚林【2】、李瑞芳"】、丁衡祁¨】、杨怀恩(2005等对商务英语课程的改革与设置,语言使用技巧和翻译等问题进行了不同层面的研究。
他们的这些论述与研究对商务英语教学与实践起到积极的引导作用。
受他们的启发,本文试图从语用的角度对Leech¨’提出的礼貌原则(Ge politeness principle简称PP在商务英语信函中的运用进行探讨,希望能够为商务英语写作及教学提供一些启示。
一、礼貌原则理论概述礼貌(politeness是语言交际的一种现象,也是语用学研究的重要对象(马登阁,1995。
商务英语课件：商务信函注意事项及范例
1
正文
2
清晰、简洁地表达你的主题，使用适当
的语气和词汇。
3
信函头部
包含发信人的信息、日期和收信人的信 息，确保信函格式正确且易于管理。
结束语和署名
礼貌地结束信函，提供联系方式，并以 适当的方式署名。
商务信函的常用表达
开头问候
使用适当的称呼和问候语，表 达礼貌和尊重。
表达目的
明确传达你的目的和意图，避 免使用含糊不清的语言。
总结和感谢
在结尾总主要观点，并以感 谢的话语结束信函。
商务信函的注意事项
1 使用简洁明了的语言
避免过于冗长和复杂的句子，使用简单直接 的语言。
2 注意格式和排版
确保信函的格式整齐、清晰，使用正确的标 点和字体。
3 仔细校对和编辑
反复检查信函中的拼写和语法错误，并使用 适当的语言风格。
4 尊重文化差异
总结和回顾
• 商务信函的重要性及基本结构 • 商务信函的常用表达和注意事项 • 商务信函的实战演练
通过这次课程，你已经掌握了商务信函的基本要素和技巧，希望你能运用所 学知识，在商务沟通中更加出色!
在与不同文化背景的人交流时，了解和尊重 其习俗和价值观。
商务信函的范例
询价信函
用于向供应商询问产品价格和详 细信息的模板。
感谢信函
用于向合作伙伴、客户或同事表 达感谢之情的模板。
求职信函
用于申请工作职位并介绍自己背 景和能力的模板。
商务信函的实战演练
通过实际案例，我们将练习撰写各种商务信函，包括邀请函、退款函等。通 过实战演练，你将掌握应对不同场景的写作技巧。
商务英语课件：商务信函 注意事项及范例
欢迎参加商务英语课程！今天我们将学习商务信函的基本知识，包括结构、 常用表达和注意事项，以及一些范例和实战演练。
邮件礼仪PPT课件
隐私保护与数据安全
随着人们对隐私保护和数据安全的重 视，未来邮件礼仪将更加注重保护个 人隐私和数据安全。
THANKS
感谢观看
术语或拼写错误。
在使用符号时，应遵循常见的 邮件礼仪规范，避免使用过于
随意或不礼貌的符号。
05
邮件礼仪的案例分析
案例一：礼貌地拒绝邀请01来自020304
收到邀请后，即使不能 参加，也应及时回复。
表达歉意，说明无法参 加的原因。
提出替代方案，如果可 能的话。
最后，再次表达感谢并 祝愿活动成功。
案例二：如何回复投诉邮件
04
邮件中的专业术语与缩写
常用专业术语
收件人（To）
指邮件的接收者，应明确指定邮 件接收者的邮箱地址。
发件人（From）
指邮件的发送者，应明确标明发 送者的邮箱地址。
抄送（CC）
指将邮件同时发送给其他相关人 员，以便他们了解邮件内容。
主题（Subject）
邮件的主题应简明扼要，概括邮 件的主要内容，方便收件人快速 了解邮件内容。
01
主题应简短明了，直接反映邮件 的核心内容，方便收件人快速了 解邮件主题。
02
避免使用模糊或过于复杂的主题 ，以免让收件人对邮件内容产生 误解。
内容简洁明了
邮件正文应简明扼要， 避免冗长和复杂的句 子结构。
在邮件中明确表达自 己的需求或目的，避 免让收件人猜测或误 解。
尽量使用简洁的语言 表达意思，避免过多 的废话和重复内容。
03
接收邮件的礼仪
及时回复重要邮件
收到重要邮件后，应尽快回复，避免让发件人等待过久。 若无法及时回复，应先告知发件人目前的情况，并承诺在某个时间前给予答复。
对于紧急邮件，应优先处理，避免延误。
随着人们对隐私保护和数据安全的重 视，未来邮件礼仪将更加注重保护个 人隐私和数据安全。
THANKS
感谢观看
术语或拼写错误。
在使用符号时，应遵循常见的 邮件礼仪规范，避免使用过于
随意或不礼貌的符号。
05
邮件礼仪的案例分析
案例一：礼貌地拒绝邀请01来自020304
收到邀请后，即使不能 参加，也应及时回复。
表达歉意，说明无法参 加的原因。
提出替代方案，如果可 能的话。
最后，再次表达感谢并 祝愿活动成功。
案例二：如何回复投诉邮件
04
邮件中的专业术语与缩写
常用专业术语
收件人（To）
指邮件的接收者，应明确指定邮 件接收者的邮箱地址。
发件人（From）
指邮件的发送者，应明确标明发 送者的邮箱地址。
抄送（CC）
指将邮件同时发送给其他相关人 员，以便他们了解邮件内容。
主题（Subject）
邮件的主题应简明扼要，概括邮 件的主要内容，方便收件人快速 了解邮件内容。
01
主题应简短明了，直接反映邮件 的核心内容，方便收件人快速了 解邮件主题。
02
避免使用模糊或过于复杂的主题 ，以免让收件人对邮件内容产生 误解。
内容简洁明了
邮件正文应简明扼要， 避免冗长和复杂的句 子结构。
在邮件中明确表达自 己的需求或目的，避 免让收件人猜测或误 解。
尽量使用简洁的语言 表达意思，避免过多 的废话和重复内容。
03
接收邮件的礼仪
及时回复重要邮件
收到重要邮件后，应尽快回复，避免让发件人等待过久。 若无法及时回复，应先告知发件人目前的情况，并承诺在某个时间前给予答复。
对于紧急邮件，应优先处理，避免延误。
商务英语信函写作PPT课件
下方，中间空一行。标题一般要大写 • （4）抄送副本（Courtesy Copy，C.C.），信函的副本需抄
送给第三方“C.C. Ravi Gopal, General Manager” • （4）邮寄说明：航空By Air-Mail；挂号信Registered；快信
Express；Printed Matter 印刷品； Confidential 密件
• Thank you for your letter regarding shipment．
• We are glad to have got your business card and some of your samples．
• You kindly presented your business card and some
式
.
7
.
8
商务信函的格式
• 基本部分： • （1）信头 • （2）日期：英国12 July 2003；July 12,2003 • （3）信内地址 • （4）称呼语：Dear Sirs（写给某个机构而非具体某个人）；
Dear Sir or Madam（写给某个不知姓名的部门或机构负责人） • （5）正文 • （6）信尾客套语：置于信函正文空出2-4行处
称呼 Dear Sir (s) /Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Miss Jones/ Dear Sam
结尾敬语 Yours faithfully
Yours sincerely
• （7）签名
.
9
英文商务信函的组成部分
• 其他部分： • （1）附件（Enclosure，Enc.） • （2）档号（Ref.） • （3）标题（Subject）：信函内容的简要提示，置于称呼语
送给第三方“C.C. Ravi Gopal, General Manager” • （4）邮寄说明：航空By Air-Mail；挂号信Registered；快信
Express；Printed Matter 印刷品； Confidential 密件
• Thank you for your letter regarding shipment．
• We are glad to have got your business card and some of your samples．
• You kindly presented your business card and some
式
.
7
.
8
商务信函的格式
• 基本部分： • （1）信头 • （2）日期：英国12 July 2003；July 12,2003 • （3）信内地址 • （4）称呼语：Dear Sirs（写给某个机构而非具体某个人）；
Dear Sir or Madam（写给某个不知姓名的部门或机构负责人） • （5）正文 • （6）信尾客套语：置于信函正文空出2-4行处
称呼 Dear Sir (s) /Dear Madam Dear Sir or Madam Dear Miss Jones/ Dear Sam
结尾敬语 Yours faithfully
Yours sincerely
• （7）签名
.
9
英文商务信函的组成部分
• 其他部分： • （1）附件（Enclosure，Enc.） • （2）档号（Ref.） • （3）标题（Subject）：信函内容的简要提示，置于称呼语
商务信函BUSINESS LETTER分析40页PPT
10、一个人应该：活泼而守纪律，天 真而不 幼稚， 勇敢而 鲁莽， 倔ห้องสมุดไป่ตู้而 有原则 ，热情 而不冲 动，乐 观而不 盲目。 ——马 克思
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
商务信函BUSINESS LETTER分析
6、纪律是自由的第一条件。——黑格 尔 7、纪律是集体的面貌，集体的声音， 集体的 动作， 集体的 表情， 集体的 信念。 ——马 卡连柯
8、我们现在必须完全保持党的纪律， 否则一 切都会 陷入污 泥中。 ——马 克思 9、学校没有纪律便如磨坊没有水。— —夸美 纽斯
谢谢！
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
商务信函BUSINESS LETTER分析
6、纪律是自由的第一条件。——黑格 尔 7、纪律是集体的面貌，集体的声音， 集体的 动作， 集体的 表情， 集体的 信念。 ——马 卡连柯
8、我们现在必须完全保持党的纪律， 否则一 切都会 陷入污 泥中。 ——马 克思 9、学校没有纪律便如磨坊没有水。— —夸美 纽斯
谢谢！
商务英语毕业报告开题答辩PPT模板
Faculty：Business English Mentor：Mrs. Zhang
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The tool of investigation
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Your Paper Content
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最新商务邮件礼仪PPT课件
主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出 回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
。
Best Service From US
关于邮件回复 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流 不畅，说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后 再做判断。 •电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题， 多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致 邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 •此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用 信息。
Best Service From US
职场电子邮件礼仪
一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要 过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的 邮件，这会让人很反感。
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Em ail，最好把拼写检查功能打开。
不要只用一个签名档 •对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进 行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTL OOK中设置多个签名档，灵活调用。 •签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
Best Service From US
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职场电子邮件礼仪
不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显 得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在 某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出 回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、 “仅供参考，无需回复”。
。
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•如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流 不畅，说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后 再做判断。 •电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题， 多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致 邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 •此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用 信息。
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一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要 过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的 邮件，这会让人很反感。
尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Em ail，最好把拼写检查功能打开。
不要只用一个签名档 •对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进 行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTL OOK中设置多个签名档，灵活调用。 •签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免 出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
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不要动不动使用¤之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显 得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以¤之类的最好慎用。只用在 某些你确实需要强调出一定的轻 松气氛的场合。
礼貌原则及其在商务英语写作中的运用
2、表达自己的观点和要求
在写商务英语信函时，需要表达自己的观点和要求。此时，应尽可能使用礼 貌、委婉的语言，避免使用直接或冒犯的语言。例如，如果要提出批评或建议， 可以使用“我们希望您能……”、“我们建议您……”等语句，以减轻直接批评 或指责的语气。
3、结尾和敬意
在写商务英语信函时，结尾是非常重要的环节。在结尾处，可以再次强调与 对方建立良好商业关系的重要性，并表达对未来的期望和祝愿。同时，可以在结 尾处使用敬语或感谢语句，以表达对对方的尊重和感激之情。
结论
综上所述，礼貌原则在商务英语写作中具有重要的作用。通过尊重对方的文 化背景和习惯、使用正式的语言和措辞、避免使用过于口语化的语言以及合理运 用恰当的语气和表情等方式，可以增强商务英语写作的礼貌性，提高沟通效果。
还应注意保证商业邮件的格式和形式、简明扼要地表达内容以及避免使用夸 张的措辞等注意事项，以避免在写作过程中出现不当的错误。总之，注重礼貌原 则是提高商务英语写作水平和促进商务合作的关键要素之一。
礼貌原则的定义和重要性
礼貌原则是指通过语言表达对他人的尊重和关心，以建立积极的人际关系。 在商务英语写作中，礼貌原则体现在措辞得体、表达清晰、尊重对方等方面。礼 貌原则的重要性在于它有助于提高商务英语写作的水平，建立信任和友好的关系， 促进商务合作的发展。
礼貌原则在商务英语写作中的运 用
在商务英语写作中运用礼貌原则，可以从以下几个方面入手：
二、礼貌原则在商务英语信函写 作中的运用
礼貌原则在商务英语信函写作中的运用非常广泛，它贯穿于整个信函的始终。 下面，我们将分别探讨礼貌原则在商务英语信函写作中的几个具体运用：
1、建立良好的开端
在写商务英语信函时，建立良好的开端是至关重要的。为了表达对对方的尊 重和友好，可以在信函开头使用问候语，如“尊敬的”，以营造亲切、友好的氛 围。
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1.6 Sympathy
Maxim This principle refers to the session
of two sides should establish a friendly relationship and mutual trust, reduce the dislike and distrust each other, so as to increase mutual sympathy.
The Politeness Principle in Business English letters
浅析商务英语信函的礼 貌原则
1
CONTENT S
Introducti on
Vocabulary strategy under politeness principle Sentence pattern under politeness principle
4
Vocabulary strategy under politeness principle
5
Positive ct modal verbs
Language is the carrier of information. A letter of attentively choose language can express not only the literal meaning, but also can pass an emotion, which reflects the politeness and consideration. A business letter should choose some words with positive emotional meanings such as pleased, satisfy, obliged, welcome, etc. It can make each other happy, which is beneficial to both sides of the cooperation, especially in letters about arrears, complaints, claims, even if the wrong we don't have, also want to do any positive efforts to the other part to get affirmation and praise, being polite.
1.3 Approbation
Maxim It requires praising the other party,
the other's strength and credibility as far as possible. The respect such as products or provide services can help give a sincere compliment, which bring positive effect in trade cooperation of both sides.
1.2 Generosity
Maxim Generosity Maxim refers to “the
less let their own benefit, the more let their own disadvantage.” In business activities there will have inevitable misunderstandings and unpleasant occurrence, at this time communication should be carried
1ou.t4in aMfrieonddlyeasndtypeaceful way.
Maxim It is in exactly line with Chinese
culture: “Raise other’s principles, belittle one’s own.” That means in business activities, there is not an exaggeration of the company's products and services, need to objectively evaluate.
3
1.1 Tact
Maxim In a nutshell, Tact Maxim is to
make the other more benefit and less hurt. To learn the transposition thinking in communication, we should try to understand each other's thoughts and feelings.
Aspects noted under the politeness principle Conclusion
2
Introductio n Politeness is the lubricant of interaction between
people, and the bridge of interpersonal communication, also symbol of human civilization. An important point in politeness principle is You oriented attitude, which is given priority to "the other" attitude, meaning to think from each other's point of view, imagine each other's problems and situation and to convey their opinions appropriately according to the requirements of the other party. It can also be understood that joining the emotional factors in consideration for others, as far as possible put the other person's interests in the main position when we are in the rational business transactions.
1.5 Agreement
Maxim It refers to resolve their differences
and increase both sides of the agreement as far as possible. If both trade sides want to cooperate successfully, we must understand each other and try to seek the maximum agreement, also fade out their differences. .
Maxim This principle refers to the session
of two sides should establish a friendly relationship and mutual trust, reduce the dislike and distrust each other, so as to increase mutual sympathy.
The Politeness Principle in Business English letters
浅析商务英语信函的礼 貌原则
1
CONTENT S
Introducti on
Vocabulary strategy under politeness principle Sentence pattern under politeness principle
4
Vocabulary strategy under politeness principle
5
Positive ct modal verbs
Language is the carrier of information. A letter of attentively choose language can express not only the literal meaning, but also can pass an emotion, which reflects the politeness and consideration. A business letter should choose some words with positive emotional meanings such as pleased, satisfy, obliged, welcome, etc. It can make each other happy, which is beneficial to both sides of the cooperation, especially in letters about arrears, complaints, claims, even if the wrong we don't have, also want to do any positive efforts to the other part to get affirmation and praise, being polite.
1.3 Approbation
Maxim It requires praising the other party,
the other's strength and credibility as far as possible. The respect such as products or provide services can help give a sincere compliment, which bring positive effect in trade cooperation of both sides.
1.2 Generosity
Maxim Generosity Maxim refers to “the
less let their own benefit, the more let their own disadvantage.” In business activities there will have inevitable misunderstandings and unpleasant occurrence, at this time communication should be carried
1ou.t4in aMfrieonddlyeasndtypeaceful way.
Maxim It is in exactly line with Chinese
culture: “Raise other’s principles, belittle one’s own.” That means in business activities, there is not an exaggeration of the company's products and services, need to objectively evaluate.
3
1.1 Tact
Maxim In a nutshell, Tact Maxim is to
make the other more benefit and less hurt. To learn the transposition thinking in communication, we should try to understand each other's thoughts and feelings.
Aspects noted under the politeness principle Conclusion
2
Introductio n Politeness is the lubricant of interaction between
people, and the bridge of interpersonal communication, also symbol of human civilization. An important point in politeness principle is You oriented attitude, which is given priority to "the other" attitude, meaning to think from each other's point of view, imagine each other's problems and situation and to convey their opinions appropriately according to the requirements of the other party. It can also be understood that joining the emotional factors in consideration for others, as far as possible put the other person's interests in the main position when we are in the rational business transactions.
1.5 Agreement
Maxim It refers to resolve their differences
and increase both sides of the agreement as far as possible. If both trade sides want to cooperate successfully, we must understand each other and try to seek the maximum agreement, also fade out their differences. .