文件资料记录管理制度.doc
工程项目文件记录管理制度
工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。
二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。
三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。
负责归档工作的人员应具备相关资质。
2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。
3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。
4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。
5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。
四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。
2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。
3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。
五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。
2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。
3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。
4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。
六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。
2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。
3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
资料文件管理制度
资料文件管理制度一、总则为规范和加强公司内部的资料文件管理工作，提高资料文件管理效率，保障公司资料文件的安全性、完整性和可追溯性，制定本管理制度。
二、管理范围本管理制度适用于公司内所有与业务活动相关的资料文件管理工作。
三、管理机构公司设立资料文件管理部门，负责资料文件管理工作的具体实施。
资料文件管理部门下设资料文件管理员，负责具体的资料文件管理工作。
四、文件分类1. 根据内容和用途分类（1）业务文件：包括公司日常业务活动产生的文件，如合同、报告、会议纪要等。
（2）行政文件：包括公司内部管理相关的文件，如文件、通知、通告等。
（3）财务文件：包括公司财务相关的文件，如财务报表、收支明细等。
2. 根据保存期限分类（1）永久保存文件：对公司重要的历史文件、会议记录等，需要永久保存。
（2）长期保存文件：对公司日常经营活动的文件，需要保存5年以上。
（3）短期保存文件：对公司临时性的文件，需要保存3年以上。
五、文件管理流程1. 文件的起草文件的起草由相关部门负责人或工作人员完成，应符合公司的规范和标准。
文件的内容应真实、合法、准确，不得含有虚假信息。
2. 文件的审批文件的审批由相关部门负责人或领导完成，确保文件内容的合规性和准确性。
对于涉及重要决策的文件，应在全体领导层会议上审批通过。
3. 文件的备案文件的备案由资料文件管理员负责完成，将文件按照分类存档，并在备案表上登记相关信息。
备案后，将文件存放在文件柜中，并定期进行检查。
4. 文件的传递文件的传递由相关部门负责人或工作人员完成，应按照规定的程序和方式进行。
对于重要文件，应采取密封并签字确认的方式传递。
5. 文件的保密文件的保密由所有工作人员共同负责，不得擅自泄露文件内容。
对于涉密文件，应按照公司的保密规定进行保护。
六、文件管理制度的执行1. 全体员工应严格遵守本管理制度，按照规定的流程和要求进行文件管理工作。
2. 资料文件管理员应加强对文件管理工作的监督和检查，确保文件的存档和保管工作得到有效执行。
文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度1 目的为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。
2 适用范围本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。
3 术语和定义3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。
3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。
4 职责4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。
4.2安环部负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。
5 工作程序5.1文件资料控制（1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等；（2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等（3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等（4）文件的编号本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：管理制度：编号为LSDQ–顺序号-版本号（A、B……）表单：编号为LS-BD-顺序号（三位）（5）文件和资料的管理1）文件的发放按文件规定的发放范围由安环部负责，并作好《文件发放记录》。
2）安环部负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。
3）文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安环部报告。
4）本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安环部负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。
如发生丢失或损坏，安环部及时进行处理。
5）各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安环部登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。
6）借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。
公司文档和记录管理制度
公司文档和记录管理制度一、总则本制度是为了规范公司的文档和记录管理，确保信息的完整性、准确性和保密性，提高办公效率，保障公司的正常运营。
全部公司内部的文档和记录，无论是电子化文档还是纸质文档，均适用本制度。
二、文档和记录分类为了便于管理和使用，公司的文档和记录分为以下几类：1. 紧要文件紧要文件包含公司章程、合同、协议、政策规定等紧要决策和业务文件。
紧要文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
2. 内部文件内部文件包含公司管理制度、部门工作方案、会议纪要、内部通知等文件。
内部文件可以以电子文档的形式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
3. 项目文件项目文件包含项目计划、市场调研报告、竞争对手分析等与项目相关的文件。
项目文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
4. 数据和报表数据和报表重要包含公司的财务报表、销售报表、绩效评价等紧要数据。
数据和报表应当以电子格式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
三、文档和记录管理流程为了确保文档和记录的规范和有效性，公司建立以下管理流程：1. 创建与审批•全部文档和记录的创建均需经过相关部门负责人的审批，并签署审批看法。
•文档和记录的创建应当注明创建人、创建日期和有效期限。
2. 存储与备份•纸质文档的存储应当采用防火、防潮、防尘等措施，存放在指定的文档库中。
•电子文档的存储应当采用公司指定的电子存储系统，并依照分类进行归档管理。
•全部文档和记录应当定期备份，并保管备份数据一年以上。
3. 使用与归档•全部员工在使用文档和记录时，应当注意保密，不得将公司的文档和记录外传。
•使用完毕的文档和记录应当及时归档，归档后不得随便更改或删除。
•对于过期或废弃的文档和记录，应当依照公司规定的程序进行销毁。
4. 查询与授权•员工需要查询文档和记录时，可以通过公司指定的电子存储系统进行检索。
•对于涉及敏感信息的文档和记录，只有经过相关负责人的授权才略查看和使用。
资料、档案管理制度（5篇）
资料、档案管理制度一、为加强本公司资料、档案工作，特制定本制度。
二、公司办公室统一负责管理公司的资料、档案工作。
三、公司各部门应指定专(兼)职人员负责管理，收集本部门的文件、资料，并保持相对稳定，专(兼)职人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
四、资料归档范围1、上级部门发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
2、本公司正式发文及与有关部门来往的文书。
3、本公司的请示与上级部门的批复。
4、反映本公司主要活动的各种计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报、报道。
5、本公司与外单位签订的各种合同，协议等文件资料。
6、本公司所完成的工程任务的招投标文件、中标通知书、合同书、责任状、工程设计、工程量清单、变更请示及批复、质检验收及竣工报告、验收鉴定书等，以及工程有关剪报、照片、录音、录像等。
7、本公司所购机械设备、财产清单、说明书、履历等。
8、本公司关于管理者任免文件及员工奖励处分材料。
9、本公司员工劳务合同、考勤管理、工资、福利等方面的材料。
10、本公司股东会、董事会有关决议及会议纪要、会议记录。
五、各部门都要建立健全平时归卷制度，对处理完毕或批复的文件材料，统一交由专(兼)职经办人员集中保管。
六、各部门除应平时及时将文件、资料交公司办公室外，最迟于每年____月底前将上年的所有文件、资料、移交公司办公室。
七、公司办公室与各部门的文件、资料、移送、接交应办理有关手续，明确责任。
八、公司档案室应按有关统一立卷归档规范要求，按年、部门、内容分类进行整理归档，保持文件、材料的齐全完整和随时可查性。
九、公司档案室的文件、材料要注意安全和保密，未经公司董事长领导批准，不准翻看、抄录、复印、带走，确因工作需要，经过批准的要有详细登记，并办理有关手续。
十、多余重复过时和无保存价值的文件、材料，档案室要定期(按年)清理造册，并经总经理审核批准后，在公司经营部最少二人的监督下进行销毁。
文件、档案资料管理制度
文件、档案资料管理制度（实用版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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工程文件记录管理制度
工程文件记录管理制度一、总则为确保工程项目文件记录的完整性、准确性、及时性和可追溯性，规范和统一文件记录管理工作，提高工程管理效率，保障工程项目的顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有工程项目的文件记录管理工作，包括但不限于项目文件的备份、归档、管理、迁移等环节。
三、文件记录管理的原则1、合规性原则：严格遵守国家法律法规和公司规章制度，确保文件记录管理工作合规。
2、完整性原则：保证文件记录的完整性，不得删除、篡改、遗漏文件内容。
3、准确性原则：准确记录项目各阶段的工程文件信息，确保文件内容真实、准确。
4、及时性原则：对项目文件记录及时更新、整理、备份和归档，确保信息的及时传递和查询。
5、保密性原则：严格保护工程文件的保密性，未经授权不得向外部披露相关信息。
6、责任原则：明确文件记录管理的责任人，建立责任追究机制，确保文件管理工作顺利进行。
四、文件记录管理的内容1、文件记录的分类按照项目进度和内容的不同，将文件记录分为立项阶段文件、设计阶段文件、施工阶段文件、验收阶段文件和竣工阶段文件等。
2、文件记录的命名规范文件记录应按照统一的命名规范进行命名，包括项目名称、文件类别、时间等信息，确保文件命名清晰明了。
3、文件记录的归档管理对项目文件进行按年按阶段分类归档管理，建立档案目录和索引卡，方便文件的查找和管理。
4、文件记录的备份与迁移定期对项目文件进行备份，确保文件数据的安全性，同时可以进行文件迁移，将过期的文件移交至档案室进行长期保存。
5、文件记录的保密管理对于涉密性文件要设置权限，确保只有授权人员可以查看和使用相关信息，避免信息泄露。
6、文件记录的验收与审查对文件记录管理工作进行定期验收与审查，发现问题及时整改，确保文件管理工作的有效性和规范性。
五、文件记录管理的责任1、项目经理负责全面领导项目文件记录管理工作，制定项目文件记录管理的实施方案和工作计划。
2、项目部门负责人负责组织、协调和监督项目文件记录管理工作，确保文件记录管理的顺利进行。
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07文件资料记录管理制度11 1导言
1.1目的
对本公司文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。
规定记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处理的控制。
1.2范围
适用于本公司文件（含外来文件）的控制。
1.3职责
质量技术服务中心负责对管理性文件和资料、技术性文件和资料实施控制，营业部负责对有关商品的文件和资料实时控制，各使用部门配合。
2文件管理制度
2.1文件的编号规定：
2.1.1从公司管理的实际需要出发，做到既能满足饲料质量安全管理规范的工作的要求，又能满足统计业务核算需要。
2.1.2文件由各部门负责人起草或修订，经总经理审核并上报懂事会审批、统一编号，由文件保管员存档、由办公室主任安排印发使用。
2.1.3所有受控文件由归口管理部门加盖“受控”章。
2.2 文件发放
2.2.1文件和资料的归口管理部门确定文件和资料的发放范围，经部门负责人批准后方可发放。
2.2.2发放时填写“文件资料领用登记表”，领用人签字方可领用。
2.3 文件的回收
2.3.1对被损严重，不能继续使用的文件或已经换版的原版次文件由归口管理部门收回，并发放新文件。
2.3.2对收回的没有保留价值的文件资料应填写“文件销毁申请单”，由归口管理部门负责人批准后进行销毁，销毁时应有监督人员在场。
对有保留价值的作废文件资料应加盖“作废”，“保留”掌，并和其他文件资料分开保管。
2.4文件保存
2.4.1文件必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2.4.2加密文件要专柜密封保管。
2.4.3文件入库要认真检查，平放或卷放。
2.4.4存档文件要定期核对，做到帐物相符。
发现破损变质及时修补或复制。
2.5外来文件的控制
2.5.1国家、行业、地方标准由质量技术服务中心核查其有效性，凡有效标准均应加盖“有效”掌。
2.5.2其他外来文件有对应的职能部门实施控制。
2.6文件借出
2.6.1文件必须当面查点清楚，并办理借阅手续。
借阅的文件要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2.6.2借出的文件要注意保密，不得将文件带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
2.6.3借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
2.6.4归还文件时，由文件保管员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
2.6.5凡需借阅、抄录绝密级重要数据文件，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
2.7文件销毁
经确定需销毁的文件，由文件保管员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
销毁的文件清单文件保管员永久保存。
2.8文件保密
2.8.1文件保管员要严守机密，文件存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2.8.2不得传播、议论有关机密问题。
2.8.3文件资料不准带到公共场所。
3记录管理制度
3.1记录表单的编制：
从公司管理的实际需要出发，做到既能满足统计业务核，又能满足质量安全和有关管理工作的要求，由各部门岗位负责人编制。
3.2记录表单的修订、审批、编号、存档、印发：
记录表单必需经部门主管修订审核并上报总经理审批，由文件保管员存档、统一编号、由办公室主任安排印发使用。
3.3记录填写：
3.3.1建立原始记录，必须由各岗位工作人员负责记录，记录要全面、及时、准确、清晰，不得任意涂改和撕毁，保证记录完整无缺。
3.3.2记录应建立相应的记录台帐和整理表，对主要数据进行分类、归纳、登记，使数据台帐化。
3.4记录借阅
记录的查阅必须严格履行登记手续，不得擅自抽拆、涂改、勾划、损坏记录，借出使用必须妥善保管。
3.5记录保管
3.5.1各部门应有专人负责记录的立卷归档工作
3.5.2记录应按月收集，分门别类，装订成册，以备查用。
3.5.3凡归档的文件资料必须齐全完整，遵循文件的形成规范，进行分类、编目、登记和必要的加工整理
3.5.4记录保存期不得少于1年，除本规范中明确规定保存期的记录外。