第三章病案基础管理第二节

例如： 096942
尾号 2 辨号 4 圈号 9 查 找号 096
中间号归档法
middle digit filing system
优点：基本与尾号归档法的优点 相同。
缺点：学习和掌握此方法难于尾 号法。因病案号不是均匀分布， 当旧病案抽取出来存入不活动病 案库时，病案中就会出现空号现 象，如果病案号多于6位数，此 方法效果并不好。
每个工作环节都有明确的操作 方法和要求
病案供应工作的原则
病案只有在医疗或教学使用时可 以拿出病案科
所有送出的病案都要有追踪措施， 以表明病案的去向
所有借出的病案都要按时回收并 有严格的借阅制度
凡是科研、复印等临时使用的病 案一律在病案科内使用，以保证 病案的安全
第五节 病案的控制
一、病案控制系统 为保证病案的有效使用及最大效率地发挥病案的
还有 自动检索病案设备 公文柜存放病案设备
档案管理员只需输入需要 查找的人名、编号或其实信 息后确认，所需档案自动转 送到操作出口供存取。该档 案柜具有智能存取，数字查 询、盘库报表和权限设置等 功能。广泛应用于干部人事、 财务综合等各种档案管理。
第四节 病案的供应
病案供应工作的种类
（一）门诊病案供应 （二）急诊病案供应 （三）预约病案供应 （四）住院病案供应 （五）科研、教学病案的供应 （六）医疗保险病案的供应 （七）为公检法取证的供应 （八）病人复印病案资料的供应
决定病案科的工作效率
归档方法
我国使用的归档方法：
按姓名排列归档 (name Chinese characters filing system)
按户口集中存放归档 (family numberical filing system)
按号码排列归档 (straight numberical filing system)
01 21 94 02 21 94 03 21 94 04 21 94 05 21 94 06 21 94 07 21 94 08 21 94
09 21 94 10 21 94 11 21 94 12 21 94 13 21 94 14 21 94 15 21 94 16 21 94
优点：
病案均匀分布在100个尾号内，使每个病案 架的储藏量相等。
集中归档管理包括两号集中制、 一号集中制和两号分开制等，但不 包括尾号排列制。
归档工作要求
1、归档是一项重要工作，归 档时要认真细致，思想集中，看准 号码，不要抢时间。
2、防止归档错误，如将号码 看颠倒，字形看错，例字形1、7、 9；3、5、8；0、6等，或将双份病 案放入一个位置内。
3、归档工作要坚持核对制， 采取归档“留尾制”，即不要一次 把病案全部插入，要留一小部分于 架外，经核对无误后方可将病案全 部推入架内。
系列单一编号归档 归档时需要在消除的原病案号位置设一 指引卡，以表示病案最终所处的位置。
尾号归档排列法
分级号：
将6位数的病案号分为三部分，第一部分 为号码最右边的2个数，称为尾号（一级
号），第二部分为中间的2个数，称为中 间号（二级号），第三部分为左边的2个
数，称为查找号（三级号）
例：142098分为 14------20------98
查找号 中间号 尾号
排列方法：
先按尾号的大小排列分别放入不同 的病案架，再按中间号的大小排列 顺序放入不同的格子，最后按查找 号的大小排列先后顺序。
14-------20-------94
决定排列顺序
决定格子
决定病案架
13 20 94 14 20 94 15 20 94 16 20 94 17 20 94 18 20 94 19 20 94 00 21 94
有关借阅、摘阅使用病案制度
病案借阅的管理
再次住院病人的病案调用； 临床病例讨论会、病理讨论会、死
亡讨论会、尸体病理检查等的调用； 医院领导对医疗事故、差错检查、
及其他有关问题的处理调用病案； 科研调用病案、临床教学的调用； 医疗单位以外的因公临时性调阅；
提供者应注意对病人的隐私保密，必 要的情况下，应经病人签字同意方可 提供。
病案供应工作的任务 负责门诊、急诊、住院和健康保健病 案的供应 负责医疗、教学、科研、复印等病案 的供应 负责供应病案的回收、整理、排序、 归档 负责整理、查找、粘贴各种回报单及 病案单页 负责病案示踪卡的填写登记、核对等 管理工作 负责宣传和解释有关供应病案的规章 制度
病案供应工作包括：
查找、登记、运送、回收、整 理、粘贴检查检验回报单和归 档等
3. 二号分开制 将门诊病案和住院病案分别编号，
分别管理，各自存放，但仍在病案 室的统一管理之内。 优点：门诊病案和住院病案分别存 放，便于管理和使用。 缺点：
一个病人有两个号，易出现差错， 造成了病人医疗信息资料的分散。
目前，对住院病案进行管理
门诊病案发放就诊卡或者门诊 小册
采用号码归档的方法有顺序号 归档系统、单一归档系统和系列单 一归档系统等，但不包括集中归档 系统
第三章 病案的基础管理
卫管系：
回顾
病人姓名索引的内容及应用， 索引卡的建立流程、建立方法 和规则
病案编号的概念，编号方法和 编号类型，编号分派的方式和 控制手段
第三节 病案的归档
是指将病案按一定的顺序进行系统 性排列，以便能快速、容易地查阅 和检索病案。
病案归档系统是病案排列归档的系 统性管理方法。
病案的其他控制方法
条形码识别技术 条形码是由一条宽窄不同、黑白相间的
线条所组成的，通过扫描器阅读识别数 字信息。条形码是电子与信息科学型结 合的高新技术。 条形码的优点是采集信息量大、速度快。
回顾
病案归档系统的种类
按号码排列归档 数字顺序号归档 尾号归档
色标编码归档
病案的供应
任务、原则、种类
作用，采取一系列控制病案的措施，这一系列的 措施，即构成了病案的控制系统。 原则
凡是从已归档病案中取出的病案，必须要有 追踪
医院工作人员使用病案，必须保证病案完好 地送回病案科
病案的控制制度
除为病人医疗使用外，病案不得从病 案科取出
凡是送到诊室和病房的病案必须进行 示踪
每天工作结束应将所有病案从诊室收 回，出院病人的病案应在病人出院后 24小时内从病房收回
病案归档管理的方式
病案归档管理方式包括集中归档系 统和分散归档系统。 1. 一号集中制 将住院记录和门诊记录集中在一份病 案内，一个编号，在一处归档。 优点：可保证病案资料的完整性和连 续性。 缺点：门诊病案和住院病案较难区别。
2. 二号集中制 将住院记录和门诊记录分别编号，但将
记录放在一起，只归档一份病案。如病 人不住院，则使用门诊病案号，如病人 一旦住院，则永远使用住院病案号。 优点：保持了病案的完整性，且能够区 分门诊病案和住院病案。 缺点：操作复杂，易发生号码混乱。
病案号的色标编码归档
色标编码是指在病案夹的边缘 使用不同的颜色标志病案号码， 以颜色区分号码。这是为使病 案人员便于识别病案号，避免 出现归档错误。使用色标编码 要比按尾号和中间号排列归档 病案更方便。
国外色标编码法
通常在病案夹的不同位置用10 种颜色表示0～9的数字。一种 或两种颜色的色标可用来表示 尾号归档中的一级号码。就两 种颜色来说，上边的颜色代表 一级号的十位数，下面的颜色 表示一级号的个位数(表3-2)
我国的色标编码法
彩色色标编码法
尾号色标编码：
用于按尾号方法排列归档病案 时．通常在病案夹边缘的不同 位置用10种颜色分别表示0～9 的数字，以一种或两种颜色的 色标用来表示一级号。
如：142049这一号码中，用红 色和浅蓝色分别表示一级号中 的9和4。
我国的色标编码法
中间号色标编码： 采用中间号排列归档，其一级 号在中间，就要用颜色表示在 “20”的数字上。
病案归档设备
贮存病案的归档设备有开放式固 定病案架和密集式移动病案架。
1. 开放式固定病案架 为最常用的病案储存设备，有木
制和钢制两种。 开放式固定病案架两排之间的距
离为75cm-80cm。
2. 密集式移动病案架 将几排架子密集地排列在一起，
利用轨道采用手摇控制或电子移 动其中的架子。
病案的？ 2. 简单介绍数字顺序号归档法和
尾号归档法 3. 病案供应工作的内容和原则是
什么？ 4. 病案控制的原则是什么？ 5. 病案摘阅的内容和范围是什么？
尾号切口病案排列归档法
不少地区和单位的门诊医疗记录 采用门诊病案卡片，在归档排列 方法上使用了尾号的排列归档管 理方法。
此种方法适用于门诊病人较多的 医院和采用两号分开归档的病案 管理，突出优点在于较其他归档 方法快速、简便。
尾号切口归档法
用于门诊病案卡片
优点：快速简便
同病案的尾号排列法相似， 首先把病案号从右至左分 为四组：
如有可能，科研及其他方面使用的病 案应在病案科查阅
病案的控制方式
病案使用登记本 填写失踪卡 电脑自动示踪系统 病案号的色标编码 病案归档异卡
二、病案的借阅 病案工作人员对所有的病案归档操作及使
用必须加以控制，不论什么原因，凡是从 已归档病案中取出的病案，必须要有追踪。 病案取走后，应在原处放一示踪卡或及时 登录计算机的示踪系统。
顺序号色标编码： 经不同的颜色标志固定在病案 袋右下角，每l 000个号码更换 一种颜色。
单色色标编码法
包括顺序号单色画线标志：在病 案封袋右边的不同位置印以黑线， 从上至下分为7各档次，每档次 1000份病案，即1000个号码为一 档次。
当号码发展到第8个1000时，黑 线的位置又返回到第一档次。
病案号的色标编码归档
按号码排列归档
数字顺序号归档 尾号归档 尾号切口病案排列归档 中间号归档
顺序号归档排列法