档案管理学资料
档案管理学重点
档案按载体可分为：★甲骨档案、金文档案、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、文牍档案（东汉后产生）、声像档案、电子档案等。
前六种称为古代档案平复帖是我国现存最古老的纸质档案我国现存年代最早的时刻档案是石鼓文，是公元前770年秦襄公送周平王东迁后的纪公石刻档案损毁的原因战争的原因、政治的原因、认识的原因、外来侵略的原因档案在《档案法》上的定义。
★★《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正。
第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
”档案的来源从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人。
1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。
档案形成（简答）★★★档案是由文书转化而来的。
转化条件有三：（一）办理完毕的文件才能成为档案所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。
情况有以下三种：1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。
2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。
3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。
（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。
从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。
（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。
档案管理学复习资料
档案管理学复习资料１、档案的萌芽时期是结绳记事、刻契记事，形成时期是原始图画，成熟时期是原始文字，总之，档案的产生以文字为条件，而阶级的出现、国家的产生推动了档案的发展成熟。
２、我国档案演变经历了以下六个阶段：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、新型载体档案。
３、档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，按照一定规律以备查考的各种形式和载体的历史记录。
基本含义1档案是人类社会各项实践活动中形成的。
2档案是保存备查的历史文件。
3档案信息的记录方式和载体的多样性。
4档案具有特有的原始记录性。
４、文件与档案的关系：第一，文件是档案的前身，档案是文件的延伸；第二，文件是档案的基础，档案是文件的升华；第三，文件是档案的因素，档案是文件的组合。
５、档案的本质属性是原始记录性，一般属性是知识属性和信息性。
６、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值。
７、档案的作用：第一，维护国家、集体和个人权益的法律书证；第二，政治的必要工具；第三，行政管理的查考凭据；第四，生产建设的参考依据；第五，科学研究的可靠资料；第六，宣传教育的生动素材。
８、档案发挥作用的规律：第一，档案的时效律和扩展律；第二，档案机密性递减律和社会递增律；第三，档案行政作用弱化律和科学作用强化律；第四，档案价值共享律。
９、档案发挥作用的条件：第一，外部条件对档案价值实现的影响：（1）社会发展水平和社会政治条件；（2）社会档案意识 第二，内部条件对档案价值实现的影响：（1）档案管理方法的科学与否直接影响到档案价值的实现；（2）档案管理的手段现代化能够快速、准确、有效地提供档案，为档案价值的实现创造了条件；（3）档案管理状况，即物质保管条件。
１０、国家档案全宗是指一个国家过去和现在的国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。
１１、我国“国家档案全宗”按历史时期分为两大部分：第一，中华人民共和国建国后的档案，包括建国以来党和国家的中央及地方的各级机关、部队、团体、人民公社、企业和事业单位的档案以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案；第二，中华人民共和国建国以前的档案，其又分为革命政权档案和旧政权档案两种类型。
档案管理学
一、档案：1、定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。
2、基本含义：档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；档案是保存备查的文件；档案内容的记录方式和载体是多种多样的；档案是原始的历史记录。
二、现行组织单位档案的接收：1、期限：省以上机关应将永久保存的档案在本机关保存20年左右；省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，再向有关档案馆移交。
2、办法：逐年接收：现行组织单位每年将保管期满的档案向档案馆移交一次；定期接收：现行组织单位每隔一定时期将所有保管期满的档案向档案馆移交一次。
3、要求：（1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。
（2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。
（3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍及其他有关检索工具，随同档案一并接收。
三、撤销组织单位档案的接收的要求：1、由撤销单位组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。
2、撤销单位的业务分别划归几个单位的，其档案不得随之分散，仍作为原单位档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个单位完整地代管。
3、单位撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，要移交应受理这些文件的新单位继续处理，并作为新单位的档案加以保存。
四、全宗构成的条件：1、定义：确定档案全宗划分的界限，研究拥有档案的单位能否成为一个立档单位。
2、条件：（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
（最基本的）（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。
（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
3、考察规定有关单位职权的法规性、领导性文件和实际活动，这些单位的文书处理工作、印信和单位的名称等情况。
五、立档单位和全宗划分：1、我国各级政府机关、企业和事业单位等，一般都建有共产党、共青团以及其他群众组织，这些组织和机关的行政机构，是密切联系的一个整体，应当作为一个立档单位。
档案管理学资料
档案管理学复习资料定义题一：档案的收集。
P68档案的收集：是接收、征集档案和有关文献的活动。
(具体讲，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。
)二：归档。
P90归档：是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。
三：历史档案。
P110历史档案：通常是指中华人民共和国成立以前（各机关、团体、部队、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中）形成的档案。
包括革命政权的档案、历代王朝、北洋军阀和民国时期的档案。
四：全宗。
P124全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机关联的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
五：立档单位。
P126立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。
（形成个人全宗的个人、家庭和家族，也是立档单位。
P137）六：人物（个人）全宗。
P137个人全宗：社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。
历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案也属于个人全宗的类型。
七：档案价值的鉴定工作。
P33档案价值的鉴定工作：就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。
简单地说，就是判定档案价值、决定档案存毁（生存死亡）的工作。
它是档案工作的业务内容之一，是档案馆（室）的一项专门业务。
八：全宗卷。
P221全宗卷：档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料缩组成的专门案卷。
九：档案检索。
P274档案检索：对档案信息进行系统存储和根据需要进行查找的工作，它是开展档案信息服务的必要条件，是开发档案信息资源的重要手段。
有广义狭义之分。
广义包括存储和查找两个过程。
档案管理学复习资料重点
名词解释1、来源原则所谓来源原则就是：“把同一机构、组织或个人形式形成的档案作为一个整体加以管理的原则。
”对来源原则可以简单理解为，产生于一个特定机构或组织的全部档案应集中保存，不能把它与其他来源的档案相混合。
2、全宗原则全宗原则是来源原则的具体化，全宗原则是将一个全宗的档案看作一个有机整体，并以这一有机整体的不可分散性作为基本的管理原则提出。
3、档案价值的鉴定工作所谓档案价值的鉴定工作，就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。
简单地说，就是判定档案价值，决定档案存毁（生死存亡）的工作。
它是档案工作的业务内容之一,是档案馆（室）的一项专门业务。
4、档案保管期限表（必考）档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。
它是档案室、档案馆鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据和标准。
5、全宗全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
6、立档单位立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织、个人或生产建设、科研项目的组织者，通常称为“全宗构成者”。
7、个人全宗个人全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等）在其一生活动中形成的档案整体。
8、档号档号是档案馆（室）在整理和管理档案过程中，以字符形式赋予档案的代码。
档案通常包括全宗号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
9、档案代理卡档案提供利用和档案馆（室）内部工作，有时需要将库房中已排架分类的档案,暂时移出库外。
为了便于库房管理，工作人员掌握档案流动情况和进行安全检查，可以填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是通常所说的代理卡或代卷（件）卡。
10、全宗卷全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位，由说明全宗历史情况的有关情况的有关材料组成的专门案卷。
包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。
档案管理学知识
一、档案收集1、档案收集工作的意义：档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。
（1）收集工作是档案工作的起点；是档案业务基础工作中的基础；档案的收集，就是整个档案馆（室）取得和积累档案的一种手段；（2）从组织整个国家档案工作来说，档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施；（3）从收集工作质量高低的影响来说，它直接关系到档案工作的其他环节。
2、档案收集工作的要求：（1）丰富馆藏；（2）加强馆外调查和指导；（3）推行入馆档案的标准化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。
3、机关内文件的归档二、档案整理1、档案整理工作的内容：（1）在正规的工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。
（2）对整理不善的档案进行局部调整。
（3）零散文件的整理。
2、档案整理工作的原则：（1）档案的整理必须保持文件之间的历史联系；历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。
（2）档案的整理应该充分利用原有基础；原有基础指，第一，充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，来要轻易打乱重整；第二，在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（3）档案的整理必须便于保管和利用。
3、全宗：（1）概念：全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。
（2）意义：区分全宗是档案整理工作的首要环节。
全宗不仅是个整理方法问题，也是一条原则、一种理论，称为全宗原则和全宗理论。
全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。
全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。
全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。
档案管理学复习资料
档案管理学第一章档案概论一、绪论1、什么是档案管理学？~是研究档案管理工作基本原理、原则、技术、方法的学科。
2、学习档案管理学的重要性。
就秘书工作者业务知识结构而言，档案管理知识是不可缺少的组成部分。
首先，从机构人员编制的发展趋势来看，秘书人员和档案管理人员的工作职能将逐渐趋于一体。
其次，从信息技术发展的前景来看，秘书工作与档案管理工作的流程将难以分开，秘书工作职能将扩大到档案管理的范畴。
最后，从保证档案的质量与档案工作现代化建设的角度来说，秘书人员档案意识的具备与否也是至关重要的，而其档案意识的高低主要取决于所掌握的档案学知识多少。
3、档案管理学的学习方法：1、历史研究法2、调查研究法3、比较研究法4、案例研究法5、理论研究法4、档案管理学的学科特点：1、理论性与应用性的统一2、综合性与专业性的统一3、社会性与服务性的统一二、档案概论起源和沿革（一）起源(主要有以下4种观点)1、国家——文字——档案2、文字——国家——档案3、文字——档案——国家——有条理的档案4、结绳、刻契——档案——文字——国家——有条理的档案（二）沿革1、载体沿革甲骨档案金石档案简牍档案缣帛档案纸质档案声像档案电子档案2、名称的沿革A、商：册；周：中；秦汉：典籍；魏晋以后：文书、文案；唐、宋以来：文卷、案卷、案牍；B、“档案”一词，一般认为初见于清代。
3、英文archive[`a:kaiv]，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。
复数archives[`a:kaivz], n.公文保管处、档案处、公文。
三、档案的定义档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
除了书上的表述，还可以有如下表述：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。
档案管理学培训资料
档案管理学培训资料
一、介绍
档案管理学是一门重要的学科，它涉及到文件的收集、整理、保管、利用和销毁等一系列管理活动。
档案管理学的培训资料包括了档案管理的基本理论、方法和技能，以及相关的法律法规等内容。
通过对档案管理学的学习和培训，可以帮助人们更好地管理和利用文件档案，提高机构和组织的工作效率和服务水平。
二、档案管理学基础知识
1. 档案管理概述
•档案的定义和分类
•档案管理的基本原则
•档案管理的重要性和作用
2. 档案管理法律法规
•国家档案管理法规的概况
•档案管理的基本规范和要求
3. 档案管理制度建设
•档案管理制度的建立和实施
•档案管理规范化流程
三、档案管理技能培训
1. 档案整理和归档
•文件整理的基本流程和方法
•文件分类、编目和装订技巧
2. 档案检索和利用
•档案检索系统的建立和维护
•档案利用的原则和方法
3. 档案管理软件应用
•介绍常用的档案管理软件
•档案数据录入、查询和导出功能
四、档案管理案例分析
1. 档案管理实践案例
•不同机构、企业的档案管理案例
•档案管理过程中的问题与解决方案
2. 档案管理系统建设
•档案管理系统的建设实施过程
•档案管理系统的效果评估和优化
五、结语
通过档案管理学的培训资料学习，可以帮助从事或有意从事档案管理工作的人员更好地理解档案管理的基本知识和技能，提高相关工作的质量和效率。
档案管理学培训资料的制作和更新是一个持续的过程，需要不断地学习和实践，以适应不断变化的档案管理环境。
以上是关于档案管理学培训资料的简要介绍和内容梳理，希望对您有所帮助。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
档案：是国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动的直接形式的有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案的特点：（1）档案来源和内容的广泛性（2）档案是有价值的历史记录（3）档案的形式是多种多样的（4）档案的本质是原始记录性。
档案的作用：（一）在社会实践中的应用：1.。
档案是生产建设的参考依据2。
档案是政治斗争的必要工具3。
档案是机关工作的考察依据4。
档案是科学研究的可靠资料5。
档案是宣传教育的深冬素材6。
档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证（二）档案对主观认识的作用（三）档案的基本价值：1。
区分的凭证作用2。
档案的参考作用（四）辩证的认识档案的真实性档案管理工作是用科学的原则和方法管理档案，提供档案信息为各项社会实践服务的一项工作。
档案管理工作工作性质：是国家科学文化事业的组成部分；是部门各项管理工作的组成部分；是文献信息管理系统的组成部分。
档案管理工作的特点：（1）档案资源积累的缓慢性——重视档案保管和保护；（2）档案管理过程的阶段性——在不同阶段具有不同的特点（3）档案管理活动对档案形成者的依附性——客观上限制了档案交流（4）档案管理工作对社会的相对封闭性——造成档案保管和利用的矛盾。
档案管理的内容：（一）档案资源管理，也称档案实体管理。
包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研、利用等档案业务工作内容。
（二）档案信息组织，对档案中所包含的信息的管理。
是指对档案中所包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发利用。
档案管理的范围：按档案内容：分为普通档案和专门档案。
普通档案：文书档案。
包括党务、政务、机关事务档案；专门档案：在一定专业领域或专门业务活动中形成的、反映特定的业务活动内容的专用文件材料。
2）按档案的载体形式：分为一般档案、特种档案一般档案：以文字为表述形式的纸质档案；特种档案：以图像声音等非文字手段为表述形式的非纸质档案，包括古代的甲骨、金石、竹木档案，以及现代的声像、缩微、数字档案。
全宗：是在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体。
全宗群：由密切的若干全宗组成的群体立挡单位：指能够构成一个全宗的机关单位或个体。
立档单位的构成条件长期以来，组织是构成立档单位的主体，人们通常将一个社会组织的全部档案作为一个全宗。
随着现代档案工作领域的扩展，以是否属于同一个形成单位为唯一标准来区分全宗，不能完全解决新出现的问题。
项目全宗、个人全宗的出现是传统全宗理论的发展。
与全宗的类型相对应，组织立档单位、个人立档单位、项目立档单位各有其立档条件。
全宗划分的原则：独立性：构成全宗的单位必须具备相对独立的社会职能。
关联性：构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。
不能人为地、随意地分合。
方便性：为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。
一致性：对于相同类型立档单位或档案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。
按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。
按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。
全宗理论：须根据档案形成规律，既按照来源联系又按照逻辑联系来构成全宗。
在特定情况下，为了保持文件之间的有机联系，可突破单一的来源原则范畴，按照逻辑联系来构成全宗。
对不同形成规律的档案采用不同的管理方法，体现了全宗理论的实质。
档案资源管理，也称档案实体管理，是对档案资源进行有计划的收集、整理和鉴选，建立科学合理的馆藏体系，以满足社会需要的活动。
档案资源状况：馆藏数量不足；内容单一；种类不全；时间跨度短；结构不合理；质量得不到保证。
在档案资源结构方面，存在“三多三少”的现象：普通档案多，专门档案少；一般档案多，特种档案少；现代档案多，历史档案少；此外，私人档案缺乏国家控制。
原因分析：长期以自给自足的小农经济为主，工业经济不发达，限制了档案的产生能力；近代以来战事频繁，档案损毁严重，致使遗留至今的档案很少。
十年文革使档案遭到破坏；档案馆收集档案的范围侧重于文书档案，而忽视了对他种类档案的收集；对进馆档案没有进行严格控制，影响了档案的质量。
档案收集工作，是按法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，集中到各级各类档案保管机构。
归档是指各机关的文书部门或业务部门将其在工作活动中产生的文件材料处理完毕后整理立卷，定期移交给档案室集中保存。
在我国，归档通过《档案法》及其他法规性文件确立为一项通行的制度，称为归档制度。
整理的流程：全宗的组织与编号：1、全宗编号规则（1）考虑馆藏全宗的特点及管理的方便，根据全宗的类型和数量合理编号；（2）全宗号力求简洁易记，方便实用；（3）具有稳定性；4）具有扩展性；（5）具有唯一性，便于统计和检索。
全宗编号方法（1）流水编号法：按全宗进馆的先后顺序编号，适用于全宗量不大，全宗类型较单一。
（2）分类编号法：对全宗先进行一定的分类或分组，再编号。
即在全宗群基础上编号。
全宗内档案的分类：分类的一般方法1、时间分类：年度、时期2、来源分类：组织机构、作者、通讯者3、内容分类：问题、实物、地理4、形式分类：文件种类、文件载体形态、文件形状规格。
最常用的三种分类方法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法案卷的编立、排列与案卷目录：全宗的文件分类以后，在各类内将具有一定联系的单份文件组合成一个或几个数量适中的保管单位，称“案卷”或“保管单位”，将单份文件编立成案卷的过程，称为“立卷”，或“组卷”。
档号编制归档文件整理工作的基本内容：1、装订2、分类3、排列4、编号5、编目6、装盒档案鉴定工作的原则基本原则：从党和国家的根本利益出发，用全面的、历史的、发展的观点鉴定档案价值。
1、全面的观点（1）将档案自身的特点和社会利用需要结合起来，全面评价档案的价值；（2）全面分析档案各方面的特征（内容、来源、形成时间、文种等）；（3）从全宗整体而非孤立地鉴定单份档案文件的价值；（3）全面分析和预测社会利用的需要（长远需要、近期需要）2、历史的观点根据档案形成的时代背景、历史条件，结合档案的内容和形式，以及档案之间的关系，客观分析档案的价值。
3、发展的观点随着社会发展和时间推移，档案自身状况和社会利用需要都会发生变化，档案的价值也随之变化。
要远瞻社会利用需要的动态性，用发展的眼光预测档案的未来价值。
鉴定档案价值的依据与标准档案的保存价值取决于档案自身特点和社会利用需要两方面因素。
具体依据和标准包括：1、档案的内容：重要性、独特性、时效性和真实性对档案价值影响较大。
2、档案的来源档案的来源指档案形成者（立档单位）和作者。
3、档案的形成时间4、档案的文种档案的文种标志档案的性质和用途，可以在一定程度上体现档案的价值。
5、档案的文本及可靠程度6、档案的外形特点和完好程度7、档案信息内容的重复程度8、全宗和全宗群内档案的完整程度9、档案的运行处理情况10、档案的利用情况档案保管期限的划分三种：1、永久：来源之一：本单位制成的重要文件材料；来源之二：上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的文件材料；2、长期（16—50年）：本单位制成和上级机关颁发的一般文件材料。
3、短期（15年以下）：在短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料。
包括本机关的一般事务性文件，下级机关报送的一般工作总结和报告。
档案分等级管理的具体含义（1）必须建立在对档案保存价值鉴定的基础上；（2）必须有具体的分级标准和相应的配套管理办法；（3）建立在对相关因素的综合评价基础上。
包括：档案的稀有程度、史料价值、形成时期、完整程度、形成者的历史地位、文物价值及其历史见证作用等。
（4）其实质是对列入永久保存范围的档案实施更有针对性的重点保管。
档案分等级管理的意义1、可以最大限度地保证对我国档案财富的安全保管。
2、有助于明确区分档案价值，依法治档。
3、有助于树立档案馆的新形象，促进档案文化信息的交流和传播。
4、有助于推动档案鉴定工作的开展。
5、有助于促进其他档案管理业务活动水平的提高。
6、有助于档案管理人员鉴别能力的提高。
档案异地安全保管是指对那些列入重点保管范围，一旦失去就会对国家、地方、行业系统及立档单位的社会历史记忆的完整性造成严重损害的档案，实行多套留存或备份，并将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理的做法。
档案异地安全保管的作用在于：有助于延长珍贵档案的寿命；可以达到“此失彼存”的管理效果；有助于提高档案管理人员的安全防护意识。
科技档案的特点：专业性、成套性、多样性、现实效用性科技档案的种类：工业生产技术档案包括工业设计档案和产品制造档案。
农业生产技术档案是在农、林、牧、副、渔等行业生产、技术活动中形成的科技档案，包括：种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案等，基本建设档案（基建档案），设备档案，自然现象观测档案，科学研究档案。
人事档案的特点：现实性，动态性，机密性，集中性人事档案的分类：正本材料的分类：履历材料，自传及属于自传性质的材料，鉴定材料，考核和证明材料，政审材料，参加社会组织的材料，奖励材料，处分材料，反映职务、职称的材料，其他材料副本材料的分类：近期履历材料，各阶段的主要鉴定材料，考核材料，政治历史问题的审查、甄别、复查、平反材料，奖励材料，处分材料晋升技术职称、学位、学衔审批表、任免呈报表和工资级别登记表。