质量及环境体系全套程序文件

质量、环境程序文件

目录

文件控制程序

1 目的

对质量、环境体系实施所要求的文件进行控制，确保其有效性和适宜性，并满足使用需要。

2 范围

适用于与质量、环境体系有关的文件，包括对外来文件的控制。

3 职责

3.1 总经理负责批准发布质量、环境管理手册。

3.2 管理者代表负责批准发布程序文件。

3.3 办公室负责体系文件的归口管理。

3.4各部门负责相关文件的编制、批准、使用和保管。

4 工作内容

4.1文件分类、编号和版本标识：

4.1.1质手、环境及职业健康安全管理手册。

4.1.2程序文件。

4.1.3为确保质量、环境体系策划、有效运行和控制所需的文件，即：三层文件（如：管理制度、作业指导书、技术文件等）。

4.1.4记录（各种相关记录表格）。

4.1.5编号规则见《文件编号规则》，由办公室负责对所有文件进行编号。外来文件引用原编号，公司不再另行编号。

4.2文件受控状态

受控文件是指对文件的有效性进行跟踪管理的文件。所有质量、环境管理活动，应以受控文件作为依据，任何员工使用非受控文件均应考虑因此而可能承担的责任。

4.2.1 公司内部使用的质量、环境体系文件均为受控文件。

4.2.2 办公室文件资料管理员针对所有受控文件建立公司“受控文件清单”，各部门编制本部门的“受控文件清单”。

4.2.3 公司外部使用的质量、环境体系文件均不为受控文件。

4.3 文件的编写和审批：

4.3.1 质量、环境手册由办公室组织编写，经管理者代表审核，总经理批准。

4.3.2 程序文件由相关部门编写，部门负责人审核，管理者代表批准。

4.3.3 其他文件分别由相关部门编制，部门负责人审批。

4.3.4 确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。

4.4 文件的发放：

4.4.1管理手册、程序文件等的发放由文件资料管理员根据工作需要拟定“文件发放登记表”，领用部门办理登记手续，签字领用。

4.4.2 各部门发放三层文件时，由领用部门填写“文件发放登记表”，并通过适宜的方式通知文件资料管理员及时备案。

4.4.3 公司范围内发放的文件为“受控”文件，在封面加盖“受控”印章，注明分发号。向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章。

4.4.4 办公室根据文件和记录控制需要，将部分空白记录发放到相应的其他部门，各部门在使用过程中应保持记录的原编号，相应的内容可根据实际使用情况进行修改。

4.4.5 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由办公室收回。

4.4.6 若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的文件应给予新的分发号注明原文件分发号作废。

4.5 文件的评审及会签:

4.5.1 文件评审作为管理评审的议题之一，管理评审结束后，由文件资料管理员根据文审的意见，对文件进行调整。

4.5.2 质量、环境体系如有重大变化或组织机构作重大调整，应保持体系文件的适宜性。

4.5.3 文件中涉及其他部门的职责或工作内容，在文件分发时各部门主管应会签，填写“文件会审签名表”。

4.6 文件的更改:

4.6.1管理手册、程序文件的更改，由文件资料管理员组织实施，填写“文件更改申请单”，经管理者代表批准后实施。

4.6.2 其他文件更改，包括空白记录的增减、三层文件的增减要由相应部门填写“文件更改申请单”，经部门负责人审批。

4.6.3 文件的更改采用换页更改、直接划改的方式。换页更改时，由文件资料管理员根据“文件发放回收登记表”重新发放新页，同时将作废页收回；对于改动不大的可采取直接划改的方式，更改人需在改动处签字。

4.6.4 管理手册经20次修订后，予以换版，程序文件经5次修订后予以换版；其它文件修改后直接更新版本。

4.6.5 对已经修改过的文件应将其修订状态以1、2、…等数字进行标识。

4.6.6作业指导书及空白记录的更改完成后，应报办公室文件资料管理员处备案。

4.7 文件的保存及销毁:

4.7.1 受控文件应分类存放在干燥、通风、安全的专门存放地点。

4.7.2 体系所有受控文件所形成的“受控文件清单”由文件资料管理员统一保存。各部门设专人负责保存相关的文件，并建立本部门《受控文件清单》以方便存取和查阅。

4.7.3 作废文件由主控部门（一、二级文件由文件资料管理员负责；三级文件各部门负责）回收，在非保密文件划“/”标识后以防重复利用；保密文件的销毁需填写《文件/记录作废/销毁申请单》经总经理批准后，两人以上鉴销。

4.7.4 对需要保留的作废文件，由相应人员提出申请，经管理者代表审批后，加盖“留用参考”印章单独存放。

4.8 外来文件控制:

4.8.1 外来文件由办公室部负责管理，办公室部收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，根据工作需要确定分发范围并控制其分发。

4.8.2 办公室部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本、适时宣贯，并编写或更新“适用法律法规清单”。

4.9 文件管理:

确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上涂画、拆页。

5相关文件

记录控制程序

法律法规识别和收集控制程序

文件编号规则

6 相关记录

文件会审签名表

文件发放登记表

文件更改批复单

文件更改状况一览表

受控文件清单

适用法律法规清单

文件/记录作废/销毁申请单

记录控制程序

1 目的

规定记录的管理方法，以提供质量、环境体系符合要求和有效运行的证据。

2 范围

本程序适用于满足质量、环境体系要素运行涉及到的记录的管理。

3 职责

3.1 办公室负责与体系建立、维护及改进相关的记录的归口管理。

3.2各部门负责本部门记录的编制、填写、传递和保管。

3.3 记录填写人对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。

4 程序要求

4.1记录编号及格式确定：

4.1.1各部门记录的编号依据《文件编号规则》执行，由办公室负责统一编号。

4.2记录的使用：

4.2.1记录的填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，有关数据更改需加盖更改人印章或签字。

4.1.2每月月初，各部门将上月的记录进行整理，做好标识后保存，必要时可编制检索目录，记录要存放于通风、干燥的地方,避免破损，保密的资料要有专人保管，未经允许，不得随便查阅。

4.3记录的借阅、复制：

由于工作原因，需查询、借阅、复制记录者，须经相应的部门负责人批准并填写“记录借阅/复制登记表”。

4.4记录的保存：

4.4.1体系产生的全部记录形成“受控记录清单”，由文件资料管理员统一保管；各部门产生的记录形成本部门的“受控记录清单”，以方便查阅。各部门“受控记录清单”若有变动，应及时报文件资料管理员处进行备案。

4.4.2记录的保存期限按照“受控记录清单”中最低保存期限执行。

4.4.3保存期限在三年或三年以上的记录，各部门整理完毕后，交文件资料管理员统一管理，其他记录各部门自行保管。

4.5 记录的处置：

4.5.1常规记录如超过保存期或其他特殊情况须要销毁时，由部门负责人批准后销毁。

4.5.2保密性记录的销毁需“文件/记录作废/销毁申请单”，管理者代表审核，总经理批准后，由文件资料管理员销毁。

5 相关文件

文件编号规则

6 相关记录

受控记录清单

记录借阅/复制登记表

文件/记录作废/销毁申请单

内部审核控制程序

1 目的

为了验证质量、环境管理活动及其有关结果是否符合标准要求，发现体系运行过程中出现的问题，以便对公司质量、安全管理体系各要素进行有效控制，确保体系的充分性、适宜性、有效性和持续改进。

2 适用范围

适应于公司内部质量、环境管理体系覆盖的所有过程和所有区域的审核。

3 职责

3.1管理者代表负责组织实施内部审核。

3.2 办公室负责配合管理者代表实施内部审核，负责不符合项纠正、预防措施的审查和跟踪验证

3.2.1各部门负责接受审核，分析不符合项产生的原因，制定纠正、预防措施并落实和实施。

3.4审核组的负责实施审核具体工作。

4 内容

4.1内部审核频次：

4.1.1例行的常规内部审核每年进行不少于1次，审核时间根据具体工作安排而定。

4.1.2遇下列情况之一时，经总经理批准，可增加审核的频次：

a) 体系发生重大变化。

b) 公司内组织机构发生重大调整。

c) 产品的结构、生产技术及其装备有较大改变。

d) 即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核。

e) 获得认证注册资格证书后，在证书将要到期而又希望继续保持时。

4.2内部审核的原则：

以ISO9001/ISO14001为标准，以客观事实为依据，以法律、法规为准绳，力求客观公正。

4.3内部审核员的要求：

4.3.1内部审核员必须是熟悉本公司生产经营情况的人员。

4.3.2内审员应来自于不同的职能部门，以便于交叉审核。

4.3.3最好是经过正式培训，并取得相应资格的人员。

4.4内部审核的计划：

4.4.1 办公室在每年的年底制定下年度的“年度内审计划”，经管理者代表审核后，报总经理批准。

4.4.2每次实施审核前，审核组长负责制定“内部审核实施计划”，计划内容应包括审核目的、审核范围、审核依据、审核日期、审核组成员、审核日程安排等，审核实施计划经管理者代表审批后，应提前一周下发至内审员及相关职能部门。

4.5审核准备：

4.5.1由管理者代表指定审核组长,审核组长应与受审核部门无直接责任关系,由审核组长分别从不同职能部门中挑选出几名内审员组成审核组。

4.5.2审核前，审核组长应组织审核组成员进行文件审查，发现文件与标准不符时，开列文件审查清单。

4.5.3实施审核前，审核组长应对审核员进行分工，审核员应与受审核的部门无直接关系。

4.5.4审核组收集并审阅收审部门的质量活动有关的程序文件、工作文件及以往审核报告编制“内审检查表”，经审核组长批准后备用于内审。

4.6首次会议：

4.6.1在实施现场审核前，审核组长应主持召开由审核组成员、受审核部门负责人及联络员组成的首次会议。

4.6.2首次会议的目的是明确审核工作的具体事宜如：审核目的、范围、依据、审核日程、审核原则、审核方法、联络接洽人员等。

4.7现场审核：

4.7.1审核人员应按照内审实施计划的具体分工实施现场审核，检查收集有关证据并做好现场审核记录。

4.7.2现场审核可采用询问、查阅文件和记录、观察操作、追踪等方法。

审核过程中的抽查应做到随机抽查，应依据受审核部门工作性质和审核时间确定，同时要分层抽查，适度均衡。

4.8不符合报告：

4.8.1对审核中发现有不符合项的，内审员应开列“不符合项报告”，并请受审核部门的负责人签字确认。

4.8.2“不符合项报告”应包括受审核部门名称、审核日期、不符合项事实描述、不符合标准条款或不符合体系文件名称和条款。

4.9末次会议：

4.9.1现场审核结束后，审核组长应组织召开末次会议。

4.9.2末次会议由审核组长主持，审核组成员、受审核部门负责人及有关人员参加。

4.9.3末次会议的主要内容一般包括；重申审核的目的和范围、宣读不符合项报告、提出纠正措施的要求和建议、总结审核情况、约定审核报告的下达时间等。

4.10审核报告：

4.10.1审核组长应在现场审核结束后一周内，根据审核结果编写“内部审核报告”。

4.10.2审核报告应包括：审核目的、审核范围、审核依据、审核组成员、审核综述—审核情况、不符合情况、纠正措施计划要求和建议等。

4.10.3审核报告应提交办公室审核，经管理者代表批准后下发至各相关部门。

4.11整改及跟踪验证：

4.11.1受审核部门接到不符合项报告后，应组织人员进行原因分析，在一周内将原因分析和纠正、预防措施实施方案及完成时间记入“不符合项报告”，并落实、实施。

4.11.2办公室应先对纠正措施实施方案进行审查，不符合要求的返回受审核部门重新制定，然后交管理者代表批准。原件由办公室留存，复印件交受审核部门实施。

4.11.3办公室应组织审核组对纠正措施的实施情况进行监督，在规定期限到达后，及时组织有关。人员进行效果验证，并将验证结果记入“不符合项报告”。

4.11.4办公室应将纠正措施的实施效果向管理者代表汇报。

4.12审核记录管理：

内部审核产生的各种记录由办公室按《记录控制程序》及时收集、整理、归档并保存。

5 相关文件

记录控制程序

6 相关记录

年度内部审核计划

内部审核实施计划

不符合项报告

内部审核报告

内审检查表

管理评审程序

1 目的

为保证本公司质量、环境管理体系的充分性、适宜性、有效性，并使体系处于一个持续改进的过程中，以实现质量、环境管理水平的不断提高及对体系的全面改进，特制定本程序。

2 范围

本程序适应于公司最高管理层对质量、环境管理体系的运行状况以及质量、环境管理体系方针，质量、环境管理目标的实现情况进行的综合评审。

3 职责

3.1 总经理负责主持管理评审会议、批准评审报告。

3.2办公室负责制定评审计划、确定评审时间、筹备评审会议、记录评审结果并追踪、验证评审后的纠正、预防措施的实施情况。

3.3 各相关职能部门负责提供评审所需的文件、资料，并实施、落实管理评审后的改进措施。

4 程序

4.1管理评审组织：

4.1.1总经理确定管理评审的频次，每年进行一次，二次之间间隔不超过十二个月，一般选择在内部审核后和外审之前。特殊情况可适当增加如下：

a) 公司组织机构发生重大变化。

b) 连续发生质量事故。

c) 第二、三方认证之前。

d) 认证期满进行复审前。

e) 技术和工艺发生改变。

4.1. 办公室负责编制“管理评审计划”。

4.1.3成立管理评审组，由总经理担任组长，管理者代表及各部门负责人参加。

4.2管理评审计划：

4.2.1各部门应提供职责范围内的管理评审的文件和资料。

a) 组织机构、人员和资源配置情况。

b) 对质量、环境管理目标的实施状况。

c) 对质量、环境管理体系各要素的内部审核的结果。

d) 顾客反馈的有关产品质量问题的处理情况。

e) 对质量、环境管理体系的适宜性和有效性以及改善措施和纠正、预防措施的实施与验证情况。

f) 生产运行情况、产品的合格率及交付情况。

g) 上次管理评审的结果进行的整改以及跟踪验证情况。

h) 外部职能部门最新的、有关本行业的信息。

i) 由于产品质量活动或技术方面的改变，可能影响体系发生变化的信息。

j) 对体系运行中出现的问题和不适宜性，所提出的改进的办法和建议。

k)合规性评价的结果。

4.2.2对质量、环境管理管理体系评审应包括：

a) 对公司的管理方针，管理目标的评审。

b) 对管理体系有效性、充分性、适宜性的评审。

c) 对体系改进机会的评审。

d) 对管理管理体系更改需求的评审。

e) 对管理管理体系内部审核结果的评审。

4.2.3由总经理主持管理评审会议，针对所收集的信息对需评审的内容进行评审，办公室负责对评审会议内容及评审结果进行记录，评审的结果应包括：

a) 确定体系运行中存在的问题及原因分析。

b) 确定管理体系有效性的改进措施的有关决定。

c) 确定顾客对产品要求的改进方案及实施措施。

d) 确定所需的资源。

4.2.4确定体系运行中存在的问题及原因分析，确定整改措施。

4.2.5针对评审结果，由管理者代表撰写“管理评审报告”，报告内容主要包括：4.3 纠正和预防措施的实施：

4.3.1“管理评审报告”形成文件，由办公室在公司内部传达。

4.3.2对管理评审中出现的不符合项及提出的纠正、预防措施，办公室填写不符合项报告，及时下发至相关部门实施。

4.3.3办公室负责纠正、预防措施的跟踪和监督并对实施效果进行验证。

4.3.4管理评审中产生的记录由办公室负责按《记录控制程序》的要求进行保存。

4.3.5评审结果中所涉及到的质量体系文件的修改,执行《文件控制程序》。

5 相关文件

文件控制程序

记录控制程序

6 相关记录

管理评审计划

管理评审报告

人力资源控制程序

1 目的

通过对所有与质量、环境管理有关的人员实施有效管理，确保其能胜任本职工作，特制定并执行本程序。

2 范围

本程序规范了公司的员工辞聘、转正、调岗任职等程序，并对员工的能力要求、培训考核、以及员工档案的管理等做出了具体规定。本程序适用于公司所有员工的管理。

3 职责

3.1 公司办公室部是人力资源的主管部门，负责办理员工辞聘、考核，薪酬与社保，组织编制修改公司各岗位的《岗位说明书》；负责公司培训计划的编制及计划的实施，以及劳资政策的拟订。

3.2各部门负责人可建议修改本部门岗位的《岗位说明书》；根据公司批准的编制可申请招聘员工或建议辞退不适岗员工，对本部门员工进行业绩考核、人事考评，确定本部门年度培训需求，配合公司办公室部实施公司培训计划；

3.3总经理批准各部门岗位编制及《岗位说明书》，批准员工辞聘、职岗调迁，职级升降，批准公司年度培训计划，负责对部门负责人的考核。

4 工作程序

4.1岗位定编

4.1.1办公室部公司人力资源管理的要求，结合本公司发展方向、目标、各部门人力资源现状，制定“公司年度人员编制计划”（所需人员的数量、类别、知识〈技术〉结构和标准），经总经理审核批准。

4.1.2临时岗位定编:各部门因工作调整等原因需临时调整人员编制时，由部门负责人填写“部门人员编制申请表”，经公司办公室部审核，总经理审批后备案；

4.1.3任职人员素质与能力要求见《岗位说明书》。岗位说明书须包括：岗位名称、上下级、定员人数、主要职责、任职资格、工作环境。

4.1.4各部门人数岗位见《各部门岗位设置和编制一览表》，其中包括部门、岗位、定员、职级范围。

4.2 人员招聘

4.2.1招聘选用人员的主要依据为《岗位说明书》。

4.2.2招聘流程

1) 材料受理：应聘者递交个人简历、身份证复印件、相关证书及近六个月市级医院的体验书，报名申请书；

2)办公室部负责材料筛选，确定参加面试人选；

3)通过面试，考察应试者的基本教育背景、相关工作经历、综合素质、专业素养、择业倾向、领悟能力、体格形象及简单的社会背景等方面是否适合应聘的职务，并填写“面试评分表”。

4)面试合格人员进行体格复检；

5) 体检合格人员由办公室部填写“培训试用人员报批表”，经总经理批准方予录用。

4.3员工经培训试用考试合格后方能转正，新员工进厂需开展24学时的三级安全教育，合格后才能上岗。

4.4公司因业务需要，可调整员工的职务或工作岗位，公司员工升迁调配职具体见公司《员工竟聘上岗管理办法》。

4.5员工的解职分为辞职、免职、解除聘用合同三种，具体办理见《公司人事事务管理办法》。

4.6员工培训

4.6.1确定培训需求：各部门根据《岗位说明书》，结合人员的素质，以及公司生产、经营、管理的需要以及技术的进步，提出培训需求。

4.6.2对下列员工必须进行培训：

1）各类管理人员；新进员工在上岗前；员工转岗及职务变迁时；

2）从事技术工种的员工必须经过技术等级培训，参加职业技能鉴定，取得职业资格证书（技术等级证书）方能上岗，具体执行《公司技师评聘管理办法》；

3）从事特种作业的员工，必须按照国家规定经过培训考核，并取得特种作业资格证书方能上岗。

4.6.3每年11月底各部门上报下年度“培训申请单”，办公室部汇总后于12月底制定出下年度的培训计划（包括内容、对象、时间、考核方式等）报总经理批准后下发各部门，监督实施。各部门的计划外培训，应填写“培训申请单”，报管理者代表批准，由相关部门组织实施。

4.7员工考勤、加班、休假等管理见《考勤及请休假管理办法》。

4.8绩效考核

公司办公室部每年底组织对公司员工进行业绩考核和人事考评并，根据员工的表现进行奖励或惩处，具体实施要求见《业绩考核、人事考评规定》。

4.9社会保险

公司办公室部根据公司《公司社会保险缴纳规范》的要求为员工开展社保和医保等工作。

4.10 人事档案和培训记录的管理

4.10.1公司办公室部负责建立个人人事档案，包括人员登记表、体检表、各类证书的复印件、报批表等材料。

4.10.2 公司办公室部必须按季更新员工花名册。

4.10.3所有人事档案和记录由公司办公室部按《记录控制程序》的要求归档保存。

5 相关文件

岗位说明书

岗位设置和编制一览表

记录控制程序

6 相关记录

面试评分表

员工花名册

培训试用人员报批表

职工培训登记表

监测和测量设备控制程序

1.目的

确保监视和测量设备的特性满足使用要求及产品质量、环境监控、职业健康安全管理的要求，以保证测量数据的准确性和有效性，为质量/环境体系监控符合规定的要求提供依据。

2.范围

适用于本公司内与质量/环境一体化管理有关的所有监视和测量设备的管理和控制。

3.职责

3.1 质检部负责公司量具、衡具、检测设备等其他监视和测量设备的归口管理工作；

3.2 各使用部门在监视与测量设备的归口管理部门的指导下做好监视和测量设备的使用和日常维护工作。

4．工作程序

4.1 监测装置的分类

根据监测装置的特点，将本公司的监测装置分为以下几类：

A类——强制管理类：用于本公司监测装置量值溯源的计量标准器和列入国家强制检定范围的工作计量器具及安全环保监测设备。例：台秤、磅称、标准砝码等。

B类——重要管理类：用于本公司工艺过程和产品测试中起控制作用的监测装置。例：质检室及工艺分析室分析测量装置、生产和施工过程中的控制仪表等。C类——次要管理类：对产品不提供重要参数或只起显示作用而无量值要求的监视装置。例：生产过程中的普通仪表、量筒、玻璃器皿等。

4.2 监测装置的购置

各使用部门如因工作需要，新增监测装置时，部门负责人根据该监测装置的使用场合、精度要求、计量特性等指标，填写监测装置请购单报质检部，由质检部选择种类、型号、测量范围、等级、生产厂家等，与使用部门确认后，超出预算范围的报总经理批准。供应部实施采购。

4.3 监测装置的验收与管理

4.3.1 所有新购的监测装置，A类由使用部门会同质检部负责验收。B、C类由各使用部门负责验收。A类装置使用前送有相应资格的计量检定单位进行检定或校准，经过校验合格后方可入库或使用，对合格的监测设备应贴上表明其状态的唯一性标识。

4.3.2 验收结束后，质检部应对A、B、C类监测装置建立“监视和测量装置台帐”，对大型、精密、贵重的监测装置还须建立设备档案。

4.3.3 各部门领用监测装置时，领料单须经部门负责人批准后，从中心仓库领取，中心仓库负责登记发放，并报质检部备案。

4.4 监测装置的校准

质检部根据本公司监测装置的特点编制相应“监测装置周期校准计划”，根据计划执行周期校准。

4.4.1 对A类监测装置:由质检部按照国家有关计量法规制定相应的周期检定计划并定期送交计量单位检定，合格后出具检定报告和予以标识。

4.4.2 对B类监测装置:由质检部会同使用部门根据该监测装置在产品生产过程中使用的频次及对产品质量影响及环境安全影响程度来制订相应的周期校准计划，有必要时，定期送交计量单位检定。或由质检部按有关计量规定实施校准，合格后予以标识，做好“校准记录”并予以保存。

4.4.3 对C类监视装置各部门根据随坏、随修、随换原则执行，不确定校准周期，但新购的监测装置须通过使用部门验证合格后方可入库和使用。

4.4.4 对国家计量单位无校准依据的监测装置则由质检部编制校准规程，规定校准的方法、使用设备、验收标准和校准周期等内容，经部门负责人批准后由使用人员实施校准并填写自校记录。校准后，应在监测装置上贴上表明其校准状态的标识，标识上应注明有效期。

4.4.5 当发现A、B类监测装置失准失灵，装置使用人员应停止使用，严禁私自调修或继续使用，各使用部门对该装置以往测量结果的有效性进行评价，并及时组织对该装置进行维修、校准或更换。

4.5 监测装置在搬运、维护、和贮存期间，责任部门应防止损坏或失效。

4.6 报废或因故障停用的A、B类监测量装置应由各使用部门悬挂“报废”或“停