关于文件资料管理的培训
(档案管理)档案管理培训资料
档案管理培训资料我们原来根据档案局的要求， 要求各单位实行部门立卷、 部门整理制度。
也就是各部门 整理好了再移交综合档案室。
现在看来不太现实， 因此， 我们现在的要求是各部门要清晰自 己部门那些材料应当归档， 及时上交档案室。
各处室哪些材料应当归档， 档案管理员应当进 行指导。
今天， 我们发了一份《归档不归档范围和保管限期表》，大家回去后分处室列好表， 交给每一个处室负责人， 要求他们及时移交档案素材，移交时应逐条对照， 不得遗漏。
并填 写好档案交接文据(附目录)，作好登记。
我们学校单位比较小， 普通没有专门的文件收发部门， 通常是由校长和各处室主任分散 保管， 比较容易遗失。
我们现在的要求是，文件原件由领导签阅后交档案室保管，复印一份 复印件按文件流转程序传阅。
3．现在教育局有一部份文件通知是不发纸质文件的，如果其中有关你学校的，也是要归档 的。
因此，要求档案员也要时常浏览教育网，查看电子文件。
根据《分类罗列编号规则》把归档的素材分成党群、政务、教学三类。
接着，根据《保 管期限表》把每类分成三小类：永久、长期、短期。
文书档案党群 党群 党群 政务 政务 政务 教学 教学 教学 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期卷内目录放在卷首，内容有：顺序号：卷内文件依其罗列先后填写顺序号，每卷均从 1 开始。
文号：填写文件制发机关的发文字号。
如果没有则不填 责任者：填写生成文件的单位或者部门。
必须要填 题名：照实抄录日期：生成文件材料的日期页号：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。
备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。
卷内备考表放在卷末，内容有政务类 党群类 教学类卷内情况说明：通常留空，以备卷内文件发生变化时说明用。
立卷人：由立卷人签名。
(通常是档案员签名)检查人：由案卷质量审核者签名。
(通常填档案分管领导检查、签名) 立卷时间：填写完成立卷的日期应先去除金属物，宽大的纸页要折叠，装订线外有文字的要加边，破损的要修补， 文件 的底边和左侧敦齐，左边三点一线，线绳装订。
文件管理规程培训计划
文件管理规程培训计划一、培训目的本规程旨在规范文件管理流程，提升文件管理效率和安全性，确保文件的合规性和可追溯性。
二、培训对象公司全体员工均为培训对象，尤其是负责文件管理的工作人员。
三、培训内容1.文件管理的基本概念和重要性2.文件管理的原则和方法3.文件分类及命名规范4.文件存储与备份5.文件检索和归档6.文件安全与保密7.文件销毁与彻底删除8.文件管理软件的使用四、培训方式1.线下培训：定期组织集中培训，邀请专业讲师进行讲解。
2.在线培训：通过视频会议、在线课程等形式进行培训，方便员工参与。
五、培训时间和地点培训时间：每季度至少安排一次文件管理规程培训，每次培训时间为半天至一天。
培训地点：公司会议室或线上平台。
六、培训考核1.培训结束后进行考核，以确保员工掌握文件管理规程的内容。
2.考核方式包括问答、实操等形式。
七、培训效果评估1.培训后对员工的文件管理行为进行观察和评估，及时给予反馈。
2.定期对文件管理效果进行评估，查漏补缺，持续改进文件管理工作。
八、培训资源1.提供培训资料和参考书籍。
2.设立文件管理规程专栏，定期发布文件管理相关知识和案例。
九、培训效果跟踪1.培训结束后定期跟踪员工的文件管理行为。
2.收集员工反馈意见，不断改进培训方案。
十、总结文件管理规程培训计划的制定和实施，有利于提升公司整体文件管理水平，确保文件管理工作的规范性和高效性。
只有通过培训持续推进，才能真正将规程落实到每个员工的日常工作中，实现文件管理工作的标准化和持续改进，提升公司的竞争力和发展潜力。
以上为文件管理规程培训计划的具体内容和实施方式，希望全体员工认真学习，认真执行，共同维护公司的文件管理工作，促进公司的良性发展。
资料员培训计划
资料员培训计划一、培训目的资料员在工作中负责收集、整理和管理各类资料，是保障工作顺利进行的重要角色。
为了提高资料员的专业素养和工作效率，本培训计划旨在帮助资料员掌握必要的技能和知识，提升其工作能力。
二、培训内容1. 资料管理理论知识- 了解资料管理的基本概念和原则；- 掌握资料分类、编目和索引的方法；- 学习资料保密和安全管理的要求；- 理解电子化资料管理的基本原理。
2. 资料收集与整理技巧- 学习如何高效地收集各类资料；- 掌握资料整理的基本步骤和方法；- 熟悉使用办公软件进行资料整理和编辑；- 学习如何制作和维护电子化资料。
3. 文件管理与档案编制- 了解文件管理的基本要求和流程；- 掌握文件编制和文件传递的规范；- 学习档案管理的基本原则和方法；- 熟悉档案盒的分类和编制。
4. 信息检索与查询- 学习如何使用信息检索工具进行查询；- 掌握各类数据库的检索方法；- 熟悉图书馆的资源利用和信息查询。
5. 保密与安全管理- 了解保密管理的法律法规和政策要求；- 掌握保密文件的管理和传递规范；- 学习保密宣传教育和安全防范知识；- 熟悉应急处理和突发事件的处置流程。
三、培训方式1. 理论培训- 设置专题讲座，邀请专家进行资料管理理论的讲解；- 组织学习小组，进行案例分析和讨论；- 提供相关教材和参考书目，供学员自主学习。
2. 实践培训- 安排实际工作场景下的模拟操作，让学员熟悉实际工作流程；- 组织实地考察，参观先进的资料管理机构；- 提供实际案例，让学员进行实际操作和解决问题。
3. 网络培训- 制作培训视频，供学员随时学习和回顾；- 设立在线学习平台，提供学习资源和讨论区域；- 定期组织网络研讨会，促进学员之间的交流和互动。
四、培训评估1. 考核方式- 设置理论知识考试，测试学员对资料管理理论的掌握程度；- 安排实际操作考核，评估学员在实际工作中的应用能力；- 进行案例分析和小组讨论，评估学员的问题解决能力。
文件资料管理培训
文件资料管理培训在当今信息爆炸的时代，文件资料的管理变得日益重要。
无论是企业、政府机构还是个人，都需要有效地管理各类文件资料，以提高工作效率、保障信息安全、实现资源的优化利用。
为了提升大家在文件资料管理方面的能力，我们特地组织了这次文件资料管理培训。
一、文件资料管理的重要性文件资料是组织或个人在各项活动中形成的有价值的记录，它承载着重要的信息和知识。
有效的文件资料管理具有多方面的重要意义。
首先，它有助于提高工作效率。
当我们能够迅速准确地找到所需的文件资料时，可以避免因寻找资料而浪费时间，从而加快工作进程。
其次，保障信息的安全性和完整性。
通过合理的管理措施，可以防止文件资料的丢失、泄露或被篡改。
再者，有利于知识的传承和共享。
良好的文件资料管理使得前人的经验和知识能够被后人有效地利用和借鉴。
最后，合规性要求。
在许多行业和领域，对文件资料的管理有明确的法规和标准，合规的管理是避免法律风险的关键。
二、文件资料管理的原则在进行文件资料管理时，应遵循以下几个基本原则。
文件资料管理应作为一个整体系统来对待，从文件的生成、收集、整理、存储、检索到销毁，都要有一套完整的流程和规范。
2、准确性原则确保文件资料的内容准确无误，这是文件资料发挥作用的基础。
3、完整性原则要保证文件资料的齐全完整，不遗漏任何重要的信息。
4、保密性原则对于涉及机密或敏感的文件资料，要采取严格的保密措施，限制访问权限。
5、便利性原则管理方法应便于文件资料的使用和检索，提高工作效率。
三、文件资料的分类与编号1、分类方法根据文件资料的性质、用途、来源等因素进行分类。
常见的分类方法有按照部门分类、按照业务流程分类、按照时间顺序分类等。
例如，在企业中，可以将文件资料分为行政类、财务类、销售类、研发类等；政府机构可以按照不同的职能部门或政策领域进行分类。
为了便于识别和检索，需要对文件资料进行编号。
编号应具有唯一性和系统性，能够清晰地反映文件的类别和顺序。
2024版文控员培训教材
文控员需要对收集到的文件进行初步审核， 符合要求的文件提交给相关领导或负责人进 行批准。
文件发布与归档
文件更新与作废
经过批准的文件由文控员进行发布，并将原 件或电子版进行归档保存。
对于需要更新的文件，文控员需要组织相关 部门或团队成员进行修改、审核和批准，同 时对作废文件进行标识和处理。
文控工作重要性
促进知识管理
通过对文档的整理、归档和保存， 文控工作有助于企业实现知识积
累和传承，提升组织智慧。
02 文件与资料管理 基础
文件分类与编号规则
01
02
03
文件分类
根据文件性质、内容、用 途等将文件分为不同类型， 如行政文件、技术文件、 质量文件等。
编号规则
制定统一的文件编号规则， 确保每个文件都有唯一的 编号，便于检索和管理。
保障企业运营顺畅
文控工作能够确保企业各类文档 的准确性和完整性，为企业决策 提供有力支持，保障企业运营顺
畅。
提高工作效率
通过文控工作，可以优化文件处 理流程，减少重复劳动和时间浪 费，提高工作效率。
防范风险
文控工作能够及时发现和纠正文 件中的错误和漏洞，防范因文件 问题而引发的法律风险、质量风 险等。
Documentum等，并简要介绍各自的特点和适用场景。
功能演示
03
通过实际操作或视频教程等方式，展示文档控制系统的基本功
能和操作界面，如文档上传、下载、编辑、搜索等。
文档创建、编辑和审核流程
文档创建
介绍在文档控制系统中创建新文 档的方法，包括填写文档信息、
选择模板、设定权限等步骤。
文档编辑
讲解如何对已有文档进行编辑和修 改，包括文本输入、格式调整、插 入图片和表格等操作技巧。
文件管理知识培训
1
一、文件分类
（一）、文件的定义 （二）、文件的种类 （三）、公司现有文件的种类 （四）、文件的类型
2
（一）、文件的定义
1、什么是信息 有意义的资料 2、什么是文件 信息及其承载媒体
3
（二）、文件的种类
文件的种类（按物理特性分类） 纸张、电子媒体（包括计算机磁盘、光盘 等）、照片、标准样品，以及它们的组合。
21
完
22
10
（四）、文件版面的要求
确保文件保持清晰，易于识别。
复印字迹、字体大小、工艺文件、图纸、 手写字迹等
11
（五）、外来文件管理
1、什么是外来文件？ 非本公司编制的但在实际工作中需要使用的文件。 案例分析：判定以下哪些属于外来文件？ A、设备说明书 B、国家标准 C、合同 D、客户图纸 E、客户提供的工艺要求 F、供应商的产品标准 G、客户标准样品
3、顾客工程规范的发放与实施 谁发放管理？ 谁负责保存实施记录？ 实施包括对文件的更新
15
四、工程规范更新的要求
1、工程规范影响设计或生产件批准时，要求 对顾客的生产件批准记录进行更新 需要明确谁负责完成新的批准记录？
16
五、软件文件的管理
1、什么是软件文件？
2、软件文件有哪些类型？ 3、软件文件的特别要求
7
（一）、文件的编写与评审
1、文件编写的一般原则规定 A、管理文件，谁主导谁负责编写 B、技术工艺文件、产品标准由技术工程部编写 C、岗位操作文件由本部门编写。 2、文件评审的一般原则 A、本部门使用的文件，本部门内部评审，部长批准。 B、跨部门使用的文件，相关部门评审，管理者代表（总 经理）批准。 C、记录表格文件，管理者代表批准。 D、计划文件需要结合计划涉及的范围，如涉及到其他部 门，则需要经过管理者代表或总经理批准。 E、技术工艺文件、产品标准由技术工程部经理（或总工） 批准。
档案管理基础知识培训
档案管理基础知识培训一、档案管理的概念及重要性档案管理是指对机构、组织或个人的文件、记录、资料进行系统的分类、归档、检索和保存的活动。
在现代社会中，档案管理扮演着至关重要的角色。
通过有效的档案管理，可以确保信息的准确性、完整性和可靠性，大大提高工作效率和安全性。
二、档案管理的原则1.原则一：文件的及时性–文件应当及时归档，避免拖延和混乱。
2.原则二：文件的规范性–文件的分类、命名、编号应符合一定标准，方便检索和管理。
3.原则三：文件的保密性–对于涉及个人隐私或机密信息的文件，应当严格保密。
4.原则四：文件的可追溯性–应当记录文件的存储位置、借阅情况等信息，方便追溯文件流转路径。
三、档案管理的分类1.按保存载体分类–纸质档案–电子档案2.按内容分类–行政档案–经济档案–科研档案–文化档案四、档案管理的步骤1.收集文件–及时收集机构或组织产生的文件、记录、资料。
2.分类归档–按照一定的分类标准，对文件进行分类、整理和归档。
3.建立档案馆–建立档案馆或档案库，统一管理档案。
4.制定档案管理规定–制定档案管理相关规定和流程，确保档案管理的质量和效率。
5.定期审查与更新–定期审查档案，有选择性地更新与淘汰过时的文件。
五、档案管理的工具与软件1.Excel表格–可用于建立档案目录和索引。
2.专业档案管理软件–例如“e-文书档案管理系统”等，提供更全面的档案管理功能。
六、档案管理的挑战与应对1.信息安全问题–在电子化档案管理时，要严格控制权限，防止信息泄露。
2.防火防水防盗–对于纸质档案，要做好防火、防水和防盗的措施，确保档案安全。
3.长期保管与保存–针对长期保存的档案，要做好防潮、防虫等工作，确保档案的完整性。
七、总结档案管理作为现代组织中不可或缺的一部分，对信息的准确性和安全性起着至关重要的作用。
只有通过系统的分类、归档、更新和审查，才能保证档案管理的有效性和高效性。
希望通过本次档案管理基础知识的培训，能够使您对档案管理有更深入的了解，并在实际工作中做到“管理有序、检索便捷、保密安全”。
文件管理培训资料
02
文件分类与归档
文件分类的方法
01
02
03
04
按业务类型分类
根据文件所属的业务类型，如 财务、人事、市场等进行分类
。
按时间顺序分类
根据文件的创建或修改时间， 将文件按时间先后顺序进行分
类。
按重要性分类
根据文件的重要程度，如高、 中、低进行分类，以便优先处
理重要文件。
按项目分类
根据项目的不同，将文件归类 到相应的项目文件夹中。
文件归档的步骤
整理文件
将需要归档的文件进行整理， 去除不需要的文件，将相关文
件放在一起。
分类归档
根据文件分类方法，将文件归 类到相应的文件夹中。
命名规范
对文件夹和文件进行命名，确 保名称准确、简洁、易理解。
存储备份
将归档文件进行存储，并定期 备份，以防数据丢失。
电子文件的归档
选择合适的电子文件管理系统
支持多用户在线编辑和共享文件， 提高团队协作效率。
容量扩展
可根据需求灵活扩展云存储容量。
04
数据恢复技术及其应用
数据恢复原理
介绍数据恢复的基本原理 和技术。
数据恢复成功率
分析影响数据恢复成功率 的因素。
数据恢复工具
介绍常用的数据恢复工具 及其使用方法。
数据安全防范
提供数据安全防范措施， 降低数据丢失风险。
版本控制
保留文件的修改历史记录，防止误操作导致 文件损坏或丢失。
审计跟踪
记录文件的访问、修改和删除操作，以便追 踪和审查。
提高文件检索效率的技巧
优化文件命名规则
使用有意义的文件名和扩展名，方便识别和记忆。
建立合理的文件分类体系
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
请将手机调整为震动或关机状态。 培训过程中请勿随意走动或离开，如有急事，请 举手示意。
请认真做好笔记，培训结束，将进行书面测试，
测试结果将进行公布。按照《人力资源及培训管
理程序》进行。
必要时，请将此次培训的内容向你部门的其他同
事转达。
贯标工作
什么是贯标？贯标，并不是我们想象中那么复杂与
繁琐。其实贯标就是将国际标准管理体系与实际运
作相结合，写我所做，做我所写，写出各部门工作
联系节点，就如同火车车箱与车箱之间的连接头一 样，这就形成公司的运作流程，用流程图来表示， 是最直接的表达，将流程图翻译成文字，就成为我 们的程序文件。
管理术语
MS：管理体系。 QMS：质量管理体系。
EMS：环境管理体系。
成功的经验加以肯定，并予以标准化，或制定作业指导书，便于以后工作
时遵循；对于失败的教训也要总结，以免重现。对于没有解决的问题，应 提给下一个PDCA循环中去解决。 例如：公司《关于加强资料档案管理的规定》、文件资料档案检查、发现 问题解决问题。
管理术语
日事日毕，日清日高：今天的工作必须今天完成，今天完成的事情必须
ห้องสมุดไป่ตู้
文件要求
质量管理体系文件应包括：质量手册（描述公司的方针
目标、体系结构）；程序文件（阐述部门间的运作流 程）；作业文件（阐述活动的具体操作）；四阶文件 （即工作记录，管理体系运作的证据）。 表单属于文件，不得随意修改，填写后的表单属于记录，
记录属于档案的一种。
文件控制
要求与目的 文件
管理手册 A B C D E F G
文件控制流程
开始
制 订 审 Y / 批 修 订
N N 文件制订/修订/作废申请表
制 订 申 请
文 文 件 Y 件 发 会 行 审
N
正 试 Y 式 运 运 行 行
N
定 期 评 审
修订申请
Y
作废申请
N
审批
相 关 记 录
文 件 会 审 表 文件发放/回收登记表 文件控制总览表 文件年度评审记录表
文件控制程序
相 关 文 件
Y 技术资料控制程序 文件书写管理规定
作 废 标 记
销毁 留 存
结束
外来文件控制流程图
收集 收集确认 发放 签收 使用 获取新版本 确认 旧版回收
发放号
文件保管
外来 文件
适用的 外来 文件
外来 文件 新版本
作废 版本 无效
记录控制流程
记录所用的表单由质量手册、程序文件、作业文件等规定形成，表单填写之 后才成为记录，作为运作证据等。 N 填 写 保 年限 存 Y 销 毁 记录控制程序 相关文件
比昨天有质的提高，明天的目标必须比今天更高才行。 5W1H：
Why (原因） 为什么有必要？
What (目的） 应该做些什么？为什么该那样做？ When (时间） 应该什么时候做？为什么应该在那个时侯做？
Where(地点） 应该在什么地方做？为什么应该在那里做？
Who How (谁） 应该由谁做？为什么应该那个人做？ (方法） 应该怎么做？
要求
审查批准发行 评审修订发行 控制文件版本 现场文件适用 文件清晰易辨 控制外来文件 控制作废文件 A B C D E F G
目的
确保贯彻执行 确保内容适宜 防止文件误用 确保使用方便 确保清楚无误 确保识别运用 防非预期使用
程序文件
作业文件 表单记录
文件控制七字真言：编、审、批、发、修、管、废。
OHSMS：职业健康安全管理体系。
管理术语
PDCA：是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序，特别是 在质量管理中得到了广泛的应用。P、D、C、A四个英文字母所代表的意义 如下： ① P（Plan）——计划。包括方针和目标的确定以及活动计划的制定； ② D（DO） ——执行。执行就是具体运作，实现计划中的内容； ③ C（Check）——检查。就是要总结执行计划的结果，分清哪些对了， 哪些错了，明确效果，找出问题； ④ A（Action）——行动（或处理）。对总结检查的结果进行处理，
记录清单
要求：销毁申请，批准后销毁。 要求：装订成册、标识清楚、防潮、防晒、防虫。
相关记录 记录标识
要求：勿漏项、勿随意涂改、勿铅笔填写，需清晰工整填写等。
记录销毁单
记录控制
标 识 贮 存 保 护 检 索 保存期 处 置 有记录名称和唯一性编号 贮存条件、贮存设施、方法、环境 防虫蛀、防潮、防损坏、防丢失 易查找，装订、分类、编目、归档 根据法律法规及公司规定确定保存期 过期记录的销毁需登记、批准