声像档案资料管理

▪ “声像档案目录”是指由照片、录音带
、光盘的“案卷目录”和照片的“卷内目 录”组成的一种声像档案检索目录。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
声像档案目录封面标签：
全宗名称 荔湾区档案局
全宗号 目录号 年度 类别
55 G-1 2004~ 照片.录音.录像.光盘
保管期限
永久、长期
脊背标签：
全宗号 55
目录号 G-1
年度 2004~ 类别
广州市档案局1996年5月10日在广 州市政府礼堂召开“一九九五年 度全市档案工作先代会”。本组 照片共7张
起止张号：G1.2.3-1(5)~G1.2.3-1(11)
摄影者：张三
▪ 总说明要打印后放入照 片册内本组照片的前面，占一 张照片位置。单张照片不用写 总说明。
5、编制分说明
由于总说明已对一组 照片的主要内容作了 提示，分说明只需将 单张照片各自的主题 进行说明。如果照片 中人物众多时则注明 照片中主要人物的具 体位置。如：“左三” 、“右起”等。例：
各类照片按事件分组，同一件事或问题 的不应拆开。每组再筛选出4～6，以说明问 题为基准进行归档。
3、照片编号：
正片每一张要编号，并写在正片背面 。其模式：
4、编制总说明：
每一组照片（即同一 时间拍摄的同一事物 的照片），都要编写 总说明。总说明应将 本组照片反映的时间 ，地点、事由、参加 的主要领导、本组照 片起止张号等形成一 个简介，一般不超过 200字。例：
照片档案卷内目录
8、拟写案卷题名：
照片的案卷题名，指简明概括同一个案卷 内全部照片的基本主题，主要标出卷内照 片的形成年度和反映的问题。
如：广州市档案局一九XX年至一九XX年各 种会议照片
9、填写照片档案案卷目录
声像档案案卷目录
类别：照片类（录像带类）
10、大张照片的整理：
大张照片不能装入普通的照片档案册，应 单独保存。但在整理时，应按所属类别与 其他照片一起分类、组卷、编目，每一张 大照片仍在照片册中占一张照片位置，以 便编号、填写说明、注明存放地点。在填 写卷内目录时，要在“备注”栏内注明“大张” ，便于查找。
⑵对无法装入册的大底片，要单独存放，并 在底片册内编一个底片号，说明存放点。
2、编底片张号:
底片张号的编制是 底片整理中的一个重要 环节，在整理时，第一 张底装入册时就应及时 编一个底片号，同时， 将底片号完整的写在底 片册对应的位置及底片 袋上。
3、编底片册编号（案卷号）：
4、填写底片册封面、背脊：
二、声像档案分类
G1照片档案 G1.1底片 G1.2正片 G1.2.1单位建设面貌类 G1.2.2人物类 G1.2.3会议类 G1.2.4＊＊＊类
G2录音带 G3录像带 G4磁带（光盘）
三、底片的整理（G1.1）
1、整理要求： ⑴底片不分属类，按形成时间先后顺序编号
入底片册，装满一册为一卷，一卷底片编 一个流水张号。底片不需制作目录。
G1.G2.G3.G4
保管期限 永、长
七、照片档案归档程序：
1、设定类目，如：建设面貌类、人物类、会议类 等；
2、照片分类； 3、照片筛选，每组约3－5张，底片也要对应归档
例：G1.2.1 单位建设面貌（建设面貌类） G1.2.2历届领导班子成员、劳模（人物类) G1.2.3重要会议（会议类） G1.2.4生产技术和职能活动（业务工作类） G1.2.5 视察参观交流（参观视察类） G1.2.6荣誉实物拍成的照片（荣誉类）
G1.2.7文娱体育活动（文体类）
2、照片筛选：
全 宗 号 10
案卷号 G1.2.3-1
目 录 号 G－1 起止张号 (1)～
年 度 1995～ 保管期限 永久
脊背格式：
全宗号
10 目录号
G-1 年度 1995～ 类别 会议类 案 卷号
G1.2-.3-1
7、填写照片档案卷内目录
照片以自然张逐张填写，每一组照片应在 目录上有一个通栏题，通栏标题一般不超 过50字。
声像档案
声像档案，是指机关、团体、企事业单位及 个人在各种社会活动中直接形成的有查考价 值的并以磁性材料、感光材料为主要载体和 以影像、声音为主要反映方式的历史记录。 声像档案代号：机关用“G”，企业用“7”。
一、声像档案的归档
1、归档范围及保管限：
序号
1 2 3 4 5 6 7
类别名称
反映单位建设面貌的声像材料 历届领导班子成员、劳模等照片
照片号 底片号 参见号
G1.2.31(1)
G1.11(1)
摄影者
说明：大会主席 台（左起）市档 案局韩益杰局长 、市政府陈纪萱 秘书长
“参见号”是指与本张照片有联 系的其它档案的档号。
6、照片档案册正面与脊背填写方法
正面格式：
全宗名称 广州市档案局
题 名 广州市档案局会议照片 （1995年～ ）
重要会议的声像材料
上级领导或社会知名人士视察参观的声像材料
生产技术和职能活动的声像材料 荣誉实物拍成的照片
文娱体育活动的声像材料
保管期限
永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期
凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证 和参考价值的照片、录音带、录像带、光 盘等材料，应当作为声像档案归档保存。
2、归档时间：
脊背格式：
正面格式：
全宗名称 题名 全宗号 目录号
年度
广州市档案局
底
片
10 案卷号 G1.1-1
起止张号 （1）～
1995~ 保管期限 长期
全宗号 10
目录号
年度 1995～ 类别 底片 案卷号 G1.1-1
四、照片正片整理（G1.2）
1、照片分类：按问题分类，每类设一本或 若干册，按时间先后顺序，装满一册为 一卷。
五、录音、录像带及光盘的整理：
1、整理与编号：归档的录音或录像带、光 盘必须将本卷的题名、目录号和案卷号形 成标签贴在录音或录像带、光盘上。一盘 （张）为一卷，同类若干年编一个流水号 。
如：
▪录音带、录象带脊 背标签格式：
1994年 广东档 案周活
动
全宗号
55
目录号
G－1
案卷号
G3－41
六、装订声像档案目录
一般在形成后一个月内归档。对一些比较 重要声像材料，归档时间要灵活掌握，要 做到及时跟踪、尽快收集。
3、归档要求：
⑴归档的材料必须是原版、原件、图像清 晰、准确、系统，重点突出，具有代表性 ，并附有文字说明。
⑵明确承担声像形成、整理的部门和人员， 声像材料的归档应实行“谁主办，谁负责”收集 整理的原则。