档案外包

•档案外包业务的探讨和展望 档案外包业务的探讨和展望
存在即合理， 存在即合理，档案业务外包的出现无可厚非地 说明其具有一定的优势并且有一定的市场 优势并且有一定的市场。 说明其具有一定的优势并且有一定的市场。但是在 现实操作中往往会有许多误区和疑惑， 现实操作中往往会有许多误区和疑惑，比如是不是 该把所有的业务外包出去？ 该把所有的业务外包出去？是否一定要开展外包业 务？外包一定就会带来好处吗？在目前档案业务外 外包一定就会带来好处吗？ 包还不完全成熟的形势下， 包还不完全成熟的形势下，档案人应该欢迎外包业 勇于尝试档案业务外包，利用外部力量， 务，勇于尝试档案业务外包，利用外部力量，享受 外部资源给我们带来的帮助。 外部资源给我们带来的帮助。但同时也要谨慎地走 好每一步，认清并研究档案业务外包， 好每一步，认清并研究档案业务外包，抓住核心业 务，把非核心的业务外包出去，扬长避短，真正做 把非核心的业务外包出去，扬长避短， 到是主动地利用外部资源为我们服务而不是被动得 无奈选择外包来完成我们完不成的业务。 无奈选择外包来完成我们完不成的业务。
PPT制作：张梦燕 制作： 制作 小组成员： 小组成员：张晨晨 张梦燕 吴湘琦
业务外包是源于工业企业的一种创新经营管理方法。 业务外包是源于工业企业的一种创新经营管理方法。它是将一些传 统上由组织内部人员负责的非核心业务以外加工方式包给专业、 统上由组织内部人员负责的非核心业务以外加工方式包给专业、高效的 服务提供商，以充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而降低成本 降低成本、 服务提供商，以充分利用组织外部最优秀的专业化资源，从而降低成本、 提高效率、增强自身的竞争力的一种管理策略 的一种管理策略。 提高效率、增强自身的竞争力的一种管理策略。 数量大、 等特点， 高校档案具有数量大 周期性等特点 也可将部分工作量大、 高校档案具有数量大、周期性等特点，也可将部分工作量大、技术 单一又较独立的业务外包出去， 单一又较独立的业务外包出去，从而更好的提高档案部门的工作效率以 及将档案工作者释放出来。以同济大学硕士学位审批档案为例： 及将档案工作者释放出来。以同济大学硕士学位审批档案为例：每年毕 业的硕士生约有5000多人，即产生的硕士学位审批材料和论文各 多人， 业的硕士生约有 多人 即产生的硕士学位审批材料和论文各5000份， 份 而硕士学位审批材料是以个人为单位归档的， 而硕士学位审批材料是以个人为单位归档的，所以从接收到整理到最后 产生的档案即学位审批材料档案和论文档案共有10000多卷。如此庞大 多卷。 产生的档案即学位审批材料档案和论文档案共有 多卷 的数字若由人数有限的档案馆自身承担如编号、著录、 的数字若由人数有限的档案馆自身承担如编号、著录、装订等重复劳动 显然压力过大。目前各高校档案馆都面临这样的困境， 显然压力过大。目前各高校档案馆都面临这样的困境，其做法主要有让 部门自身立卷和由学生自己立卷两种， 部门自身立卷和由学生自己立卷两种，但由于各学院一般都是由未经过 专业学习的兼职档案员管理档案， 专业学习的兼职档案员管理档案，她们本身往往还有各种繁琐事务在身 无暇顾及档案质量好坏，更有流动性较大等不确定因素存在，再考虑到 无暇顾及档案质量好坏，更有流动性较大等不确定因素存在， 档案本身的保密性问题，让学生自己管理也不妥当， 档案本身的保密性问题，让学生自己管理也不妥当，所以以上两种方法 皆非万全之策。同济大学档案馆根据自身的特点和经过长期的研究， 皆非万全之策。同济大学档案馆根据自身的特点和经过长期的研究，另 外包出去， 辟新径，将这一业务中的整理部分外包出去 很好地解决了这个难题。 辟新径，将这一业务中的整理部分外包出去，很好地解决了这个难题。
•档案外包中的问题 档案外包中的问题
3、外包公司不能很好地提供服务的风险 、 这个风险来源于两方面，一方面外包公司不能很好地理解档案 这个风险来源于两方面，一方面外包公司不能很好地理解档案 部门的业务需求而引致的风险 而引致的风险。 部门的业务需求而引致的风险。这主要是由于档案部门与外包公司 之间缺乏必要的沟通而造成对服务需求的不同理解。 之间缺乏必要的沟通而造成对服务需求的不同理解。另一方面则是 外包公司的不确定性引致的风险。外包公司的不确定性涉及外包公 外包公司的不确定性引致的风险。 引致的风险 司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、经营策略、 司的技术能力、财政支持能力、持续发展能力、经营策略、管理思 维等方面。如果外包公司的职员间缺乏团队合作精神 缺乏团队合作精神， 维等方面。如果外包公司的职员间缺乏团队合作精神，组织结构杂 即使它拥有对高新技术深入理解的专家和超群的管理人员， 乱，即使它拥有对高新技术深入理解的专家和超群的管理人员，档 案业务外包给这样的公司也会存在很大的风险。 案业务外包给这样的公司也会存在很大的风险。 4、档案人员学习和创新能力的削弱 、 档案部门将档案数字化外包之后， 档案部门将档案数字化外包之后，虽然弥补了本部门人员在技 术上的不足，但同时也失去了获得关键技能的机会， 术上的不足，但同时也失去了获得关键技能的机会，档案部门人员 忽视对外包部分技术的研究和掌握， 可能忽视对外包部分技术的研究和掌握 可能忽视对外包部分技术的研究和掌握，因而有可能阻碍新技术和 业务的结合，削弱档案部门的学习和创新能力， 业务的结合，削弱档案部门的学习和创新能力，影响档案部门服务 工作质量。一个严重的后果就是过分依赖信息技术外包导致的最终 工作质量。一个严重的后果就是过分依赖信息技术外包导致的最终 受控于外包公司， 受控于外包公司，可能造成外包公司占据有利地位从而提高外包经 费。这就违背了档案部门最初实行业务外包的初衷。
•档案外包中的问题 档案外包中的问题
1、外包人员素质良莠不齐 、 首先在目前外包行业还并不完全成熟的情况下，从事档案 首先在目前外包行业还并不完全成熟的情况下， 外包的公司在技术和设备上可能都非常专业， 外包的公司在技术和设备上可能都非常专业，但是在人员上不 可能全是专业的档案人才。 可能全是专业的档案人才。工作性质决定了外包公司即使有部 分人员是档案专业科班出身或拥有档案行业的工作经验， 分人员是档案专业科班出身或拥有档案行业的工作经验，但是 大部分人员必定还是从事手工操作为主的非专业人员。 大部分人员必定还是从事手工操作为主的非专业人员。所以很 大程度上档案业务外包的好坏取决于外包公司工作认真程度。 大程度上档案业务外包的好坏取决于外包公司工作认真程度。 2、外包档案的安全和保密问题 、 前面提到外包公司在人员素质和自身实力上良莠不齐， 前面提到外包公司在人员素质和自身实力上良莠不齐，未 必都是专业人事。 必都是专业人事。而最主要造成的结果恐怕是对待档案的态度 对于外包公司而言， 上。对于外包公司而言，可能有些工作人员对档案并不拥有深 厚的感情，以完成工作优先，有空子就钻，并不珍惜档案的安 厚的感情，以完成工作优先，有空子就钻， 全和文献的密级，也是一个值得深思的问题。 全和文献的密级，也是一个值得深思的问题。
•档案馆外包档案业务 档案馆外包档源自业务对未来档案业务外包做一个展望，档案馆除了将业 对未来档案业务外包做一个展望，档案馆除了将业 务外包出去，若也能将外面的档案业务外包进来 将外面的档案业务外包进来， 务外包出去，若也能将外面的档案业务外包进来，那 才是档案事业蓬勃发展的标志。 才是档案事业蓬勃发展的标志。这不仅说明档案馆自 身有实力了，更表现出档案馆的专业性。 身有实力了，更表现出档案馆的专业性。各部门对档 案管理有需求时，不再寻寻觅觅，不知所措， 案管理有需求时，不再寻寻觅觅，不知所措，它们能 找档案馆帮忙，能得到专业的帮助， 找档案馆帮忙，能得到专业的帮助，另一方面也体现 出了档案馆的地位。实际上对一些区级档案馆而言， 出了档案馆的地位。实际上对一些区级档案馆而言， 已经有部分实现了。 已经有部分实现了。对于档案馆而言如何利用外包互 补是一个重要命题， 补是一个重要命题，并大胆设想如果有朝一日档案馆 完全不需要外包了， 完全不需要外包了，能独立完成所有业务而且还有余 力时，那一定是档案事业的“康乾盛世” 力时，那一定是档案事业的“康乾盛世”了。
•档案业务外包是一把双刃剑 档案业务外包是一把双刃剑
任何事物都有两面性。我们将档案业务外包出去， 任何事物都有两面性。我们将档案业务外包出去， 也并不是越外包就越好的，它也存在着很大的弊端。 也并不是越外包就越好的，它也存在着很大的弊端。 一方面， 一方面，它能够利用外部资源来提高档案馆的工作效 加快档案馆适应环境变化的能力， 率，加快档案馆适应环境变化的能力，并把档案馆内 人员解放出来致力于提高档案核心竞争力中去。 人员解放出来致力于提高档案核心竞争力中去。另一 方面， 方面，外包业务的出现也正说明了档案馆在此种业务 上自身不具备充分的设备、技术和人力等资源， 上自身不具备充分的设备、技术和人力等资源，必须 借助外部力量不可，同时又减少了馆内人员对此业务 借助外部力量不可，同时又减少了馆内人员对此业务 的学习和实际操作经验，不利于成长， 的学习和实际操作经验，不利于成长，还有可能会挫 伤档案馆工作人员的工作热情， 伤档案馆工作人员的工作热情，使其养成坐享其成的 工作态度， 蝴蝶效应” 工作态度，诸如此类的 “蝴蝶效应”带来的后果不可 小视。所以档案馆可以适当外包， 小视。所以档案馆可以适当外包，但不能过分依赖外 包。
•档案外包的流程 档案外包的流程
各个学院将待归档的学位审批材料交给外包公司， 各个学院将待归档的学位审批材料交给外包公司，由外 包公司直接负责清点、接收。 包公司直接负责清点、接收。之后外包公司对学位审批材 料进行整理装订， 料进行整理装订，形成档案后由该学校专门人员负责验收 入库。学校为保证万无一失，可以找人专门负责看管， 入库。学校为保证万无一失，可以找人专门负责看管，实 时对外包公司在著录、编档号、敲页码、 时对外包公司在著录、编档号、敲页码、装订等工作环节 进行统一标准和质量控制，以确保最大限度的降低错误率， 进行统一标准和质量控制，以确保最大限度的降低错误率， 并且上架前上架人员再进行第二次检查和验收。 并且上架前上架人员再进行第二次检查和验收。外包的主 体是各立卷单位与外包公司， 体是各立卷单位与外包公司，即各学院将自身难以承担得 数量庞大的档案整理工作交给外包公司， 数量庞大的档案整理工作交给外包公司，档案馆以少量的 人力进行质量风险控制，完成数量的同时又保证了质量， 人力进行质量风险控制，完成数量的同时又保证了质量， 实现了一个三赢。 实现了一个三赢。