行政人员的时间管理技巧
行政管理中的时间管理与工作效率提升
行政管理中的时间管理与工作效率提升在现代社会中，时间管理对于行政管理人员来说至关重要。
良好的时间管理能够提高工作效率，有效地组织时间和资源，使得工作任务能够按时完成，进而提升整体工作效率。
本文将探讨行政管理中的时间管理技巧，并就如何提高工作效率进行讨论。
一、有效的时间规划时间管理的关键在于规划，行政管理人员可以通过以下几种方式来进行时间规划：1. 设定明确的目标：在开始一项工作之前，明确工作的目标和期限。
将目标分解成具体可行的任务，并为每个任务设定截止日期。
这样可以避免拖延和时间浪费，并提高工作效率。
2. 制定优先级：将任务分为紧急和重要两个维度，根据任务的优先级进行排序。
首先完成紧急且重要的任务，然后逐渐完成其他任务。
这样可以确保重要的工作得到及时解决，避免因次要任务而分散精力。
3. 时间分配：根据不同任务的时间需求，合理地安排每个任务的时间。
避免将过多时间花在琐碎的事务上，而忽略了重要且需要更多时间的任务。
二、有效的工作流程管理除了时间规划，行政管理人员还可以通过有效管理工作流程来提高工作效率。
以下几个方面是行政管理的关键：1. 设立工作流程：建立明确的工作流程和标准操作规范，使得每个人都清楚自己的工作内容和工作流程。
这样可以减少时间的浪费，避免重复劳动，提高整体工作效率。
2. 自动化工作流程：借助现代技术和软件工具，将常规和重复性的工作流程自动化。
例如，利用电子邮件自动回复功能、使用工作管理软件等，可以减少手动处理的时间，提高工作效率。
3. 委派和分工：将任务合理地分配给团队成员，根据每个人的专长和能力进行委派和分工。
合理的委派可以充分发挥每个人的优势，提高整体工作效率。
三、有效的时间利用时间管理的另一个重要方面是有效地利用碎片化的时间。
行政管理人员可以通过以下几种方式来提高时间利用率：1. 利用间隙时间：在会议等等待时间内，可以利用手机或笔记本电脑处理一些简单的工作任务，如回复邮件、整理文件等。
行政人员的工作安排
行政人员的工作安排行政人员在组织中担任重要的角色，他们负责处理各种日常行政事务，为组织的顺利运行提供支持。
为了高效地完成工作，行政人员需要合理地安排自己的时间和任务。
本文将探讨行政人员的工作安排，以及一些实用的方法和技巧。
一、时间管理时间管理是行政人员工作安排的核心。
良好的时间管理可以帮助行政人员提高工作效率，减少压力。
以下是一些时间管理的技巧：1. 制定优先级：将任务按照重要性和紧急性划分，将注意力优先放在最重要、最紧急的任务上。
2. 时间规划：合理安排工作时间，制定详细的工作计划，确保每一个任务都有充足的时间来完成。
3. 集中精力：避免分散注意力，专注于一项任务，直到完成。
可以通过关闭社交媒体、保持工作环境整洁等方式来提高专注度。
4. 避免拖延：尽早开始任务，避免拖延。
可以利用提醒事项、闹钟等工具来帮助自己保持警觉。
二、任务分配行政人员通常需要处理多个任务，合理的任务分配可以提高工作效率和组织能力。
以下是一些任务分配的建议：1. 优势互补：根据不同行政人员的专长和技能，合理分配任务。
充分发挥每个人的擅长领域，提高整个团队的协作效率。
2. 任务优先级：根据任务的重要性和紧急性，将任务合理地分配给不同的行政人员。
确保每个任务都有专人负责，避免任务重叠或遗漏。
3. 定期沟通：定期召开团队会议，了解每个人的工作进展和需求，及时调整任务分配，确保工作的顺利进行。
三、信息管理作为行政人员，管理和处理大量的信息是必不可少的技能。
以下是一些信息管理的方法：1. 文件整理：建立良好的文件管理系统，将不同类别的文件进行分类和归档。
确保文件易于查找和存储，减少时间浪费。
2. 电子邮件管理：有效地管理电子邮件是行政人员的一项重要技能。
设定过滤器来自动分类邮件，及时回复重要的邮件，并删除或归档无用的邮件。
3. 会议记录：在会议中充当记录员的角色，记录重要的讨论和决策。
整理和归档会议记录，方便日后查阅。
四、沟通协调行政人员需要与各个部门和职员进行良好的沟通和协调，以确保组织内部的信息流通和协作高效顺畅。
如何高效管理行政工作轻松应对繁忙的日常事务
如何高效管理行政工作轻松应对繁忙的日常事务在现代社会中，行政工作是一项非常重要且繁忙的工作。
行政人员需要处理各种各样的日常事务，如文件管理、会议安排、行程安排等等。
如何高效管理行政工作，轻松应对繁忙的日常事务，成为了每个行政人员都需要面对的问题。
本文将介绍一些方法和技巧，帮助行政人员提高工作效率，轻松应对繁忙的日常事务。
一、合理规划时间合理规划时间是高效管理行政工作的关键。
行政人员可以根据工作的紧急程度和重要程度，制定优先级列表，将工作任务按照优先级进行安排。
同时，可以使用时间管理工具，如日程表、提醒事项等，帮助自己合理安排时间，提高工作效率。
二、建立良好的文件管理系统文件管理是行政工作中非常重要的一项工作。
行政人员需要处理大量的文件和资料，如合同、报告、备忘录等等。
建立一个良好的文件管理系统可以帮助行政人员更好地管理和查找文件。
可以按照文件的类型、日期、重要性等进行分类和归档，同时可以使用电子文档管理系统，将文件进行电子化管理，提高文件的查找和共享效率。
三、合理安排会议和行程会议和行程安排是行政工作中常见的任务。
行政人员需要根据领导的要求和工作需要，安排会议和行程。
在安排会议时，可以提前确定会议的目的和议程，邀请相关人员参加，并提前准备好会议所需的材料和设备。
在安排行程时，可以根据工作的紧急程度和重要程度，合理安排行程，避免时间冲突和效率低下。
四、善于沟通和协调行政工作需要与各个部门和人员进行沟通和协调。
行政人员需要善于沟通，与他人保持良好的合作关系，及时解决问题和处理纠纷。
可以通过面对面的沟通、电话、邮件等方式进行沟通，确保信息的准确传达和及时反馈。
五、学会委托和分工行政工作中，有些任务可以委托给他人或者分工给团队成员。
行政人员可以根据工作的性质和自己的能力，将一些繁琐的任务委托给他人，或者将工作任务分配给团队成员。
这样不仅可以减轻自己的工作负担，还可以提高工作效率和团队合作能力。
六、保持良好的工作习惯良好的工作习惯对于高效管理行政工作非常重要。
行政文员工作中的问题和解决方案
行政文员工作中的问题和解决方案2023年，作为一个行政文员，我们需要处理各种各样的事务。
虽然我们已经掌握了基本技能，但我们也会遇到一些问题。
那么，本文将探讨行政文员工作中的问题及其解决方案。
一、时间管理问题我们经常需要同时处理多项工作，但时间有限。
这就需要我们做好时间管理，以确保每个任务都得到充分的时间和精力。
以下是一些我们可以采取的时间管理技巧：1. 制定任务清单我们可以在开始工作前，在纸上或者电子设备上列出任务清单。
按照优先级和截止日期进行排序，这样可以确保最紧急的任务得到重点关注。
2. 时间戳记当我们开始一个新任务时，可以开启一个计时器记录我们所用的时间。
这样可以了解我们在任务上花费的时间，并在未来更加具体地预估工作时间。
3. 集中注意力在工作期间，我们不应该分心。
我们应该尽可能集中注意力处理一项任务。
这样可以避免浪费时间和错误。
二、沟通问题在行政文员工作中，与内部和外部人员进行沟通至关重要。
以下是一些可以帮助我们更有效地沟通的技巧：1. 提高表达技巧我们应该仔细确定我们的主题，并清晰地表达我们的想法。
我们还应该倾听和理解他人的观点，以建立更好的互动和合作。
2. 使用适当的语言我们应该选择适当的语言来与人沟通。
用复杂的语言让别人难以理解是没有意义的。
我们应该使用简单的语言，避免使用专业术语，让我们的沟通更加直观和有效。
3. 使用合适的沟通方式我们可以通过电子邮件、电话和面对面交谈等多种方式与他人沟通。
但是，我们应该选择最适合当前情况的沟通方式。
三、文件处理问题文件处理可能是行政文员工作中最花时间的任务之一。
以下是一些可以提高文件处理效率的技巧：1. 确定文件的重要性我们应该将文件分类，以便知道哪些是最重要的。
我们可以使用文件夹或标签来组织文件，使它们更容易被找到。
2. 采用数字化办公现在，数字化技术已经越来越成为我们日常工作的一部分。
我们可以使用电子邮件、云存储和文件共享服务等技术，以便更方便和高效地处理文件。
行政助理的日常工作职责和时间管理技巧
行政助理的日常工作职责和时间管理技巧行政助理是一个组织中至关重要的角色，承担着许多关键的日常工作任务。
他们需要协助管理者和团队，处理大量的文书工作和行政事务。
为了顺利完成自己的工作，并有效管理时间，行政助理需要掌握一些职责和时间管理的技巧。
一、日常工作职责1. 组织和安排会议：行政助理负责安排和组织会议，包括预订会议室、发送会议邀请、准备会议议程和材料等。
在会议期间，行政助理还需要记录会议纪要和行动计划，确保参与者都能理解和履行相关任务。
2. 文件管理：行政助理需要处理和管理大量的文件和文档，包括收集、整理、存档、转发和归档等。
他们应该建立一个有效的文件管理系统，以便随时可以找到需要的文件，并确保文件的机密性和安全性。
3. 接待和客户服务：行政助理通常是公司的门面和接待者，需要友好和专业地对待来访者和客户。
他们应该熟悉公司的产品和服务，并能提供准确和及时的信息和帮助。
4. 行程安排和差旅管理：行政助理需要协助管理者和团队成员的出差安排，包括预订机票、酒店和交通工具等。
他们还需要确保行程的及时和顺利进行，处理可能出现的问题和变化。
5. 人事事务支持：行政助理在人事事务方面也扮演重要角色，包括招聘协助、员工培训和福利管理等。
他们应该与不同部门的人力资源团队密切合作，确保相关事务的顺利进行。
二、时间管理技巧1. 制定优先级和计划：行政助理需要学会合理分配时间，并根据任务的紧急性和重要性制定工作优先级。
他们可以利用日历、待办事项列表和提醒工具等来帮助他们管理时间和任务。
2. 集中工作和时间段分配：行政助理应该尽量避免分散注意力，集中精力完成每项任务。
他们可以将工作分为不同的时间段，专注于同类任务，并避免在同一时间处理太多不同类型的工作。
3. 学会委托和协作：行政助理需要学会委托一些任务给同事或团队成员，以分担工作负担。
在协作过程中，他们应该有效地沟通和协调，并确保任务得到准确和及时的完成。
4. 提高工作效率：行政助理可以通过提高工作效率来更好地管理时间。
行政文秘的时间管理实务
行政文秘的时间管理实务时间管理是每个行政文秘工作中必须具备的一项必要能力。
良好的时间管理能够提高工作效率，提升工作质量，并帮助行政文秘更好地处理各项工作任务。
本文将从时间规划、任务分配和优先级确定三个方面介绍行政文秘的时间管理实务。
一、时间规划时间规划是时间管理的第一步，行政文秘需要根据工作需求进行合理的时间规划，确保工作任务在适当的时间内得以完成。
在时间规划时，行政文秘可以采用“一周一计划”的方法，即每周开始前，制定一份详细的工作计划，将重要的工作和具体的任务详细安排下来。
同时，还可以考虑使用电子或纸质日程表来记录每天的工作安排和重要的时间节点，以便随时查看和调整。
在进行时间规划时，行政文秘还需注意合理安排工作的时间段。
通常，早晨是大脑最为清醒的时间，可以安排一些需要高度思考和决策的工作任务；而下午则适合处理一些简单的事务性工作。
此外，还应该合理安排休息和放松的时间，以避免长时间连续工作带来的疲劳。
二、任务分配在行政文秘的工作中，任务分配是一个非常重要的环节。
行政文秘需要根据各个任务的紧急程度和重要程度进行合理的分配，将工作任务分解成具体的步骤，并根据情况给予合适的时间。
对于较为紧急和重要的任务，行政文秘可以将其优先安排在工作计划的前列，确保其在最短时间内得以完成。
同时，行政文秘还可以根据自身的时间管理能力和工作实际情况，将适当的工作任务分配给其他同事或下属，以减轻自己的工作负担。
在任务分配时，需要充分考虑每个人的能力和职责，避免出现工作任务过于集中或不合理的情况。
三、优先级确定确定工作任务的优先级是时间管理的重要一环。
行政文秘需要根据工作的紧迫程度和重要程度，将工作任务划分为紧急重要、紧急不重要、不紧急重要和不紧急不重要四个级别，并根据优先级制定相应的处理策略。
紧急重要的任务需要立即处理，可以通过调整其他任务的优先级或向上级汇报来争取更多时间；紧急不重要的任务可以委托给其他人或推迟处理；不紧急重要的任务可以合理安排时间进行处理；而不紧急不重要的任务可以考虑暂时搁置或削减。
行政秘书的时间管理方法
行政秘书的时间管理方法行政秘书作为公司内部高效运转的重要角色之一，需要在繁忙的工作中合理安排时间，提高工作效率。
以下是一些行政秘书常用的时间管理方法：1. 制定日程表：每天早晨或前一天晚上，行政秘书应该制定一份详细的工作日程表。
将重要的工作和任务安排在合适的时间点，确保有足够的时间来完成每个任务。
2. 设定优先级：在日程表中标记任务的优先级，将紧急和重要的事项放在首位处理，确保重要工作优先处理。
这样可以避免耽误重要任务的时间或错过截止日期。
3. 集中处理类似任务：将相似的任务整合在一起处理，例如回复电子邮件、打印和整理文件等，这样可以减少转换任务和思维的时间，提高效率。
4. 分配时间块：将工作时间划分成不同的时间块，每个时间块专注于特定类型的任务。
例如，早上专注于紧急事件和日常工作，下午集中处理会议和报告，晚上回顾和计划。
这样可以帮助行政秘书更好地利用时间。
5. 避免多任务处理：尽量避免同时处理多个任务。
研究表明，多任务处理会导致工作效率下降和错误增加。
相反，专注于一项任务直到完成，然后再转移到下一项。
6. 减少会议时间：会议是工作中常见的时间消耗者。
作为行政秘书，要在能够贡献或需要参与的会议上花费时间，同时尽量减少不必要的会议。
7. 设定时间限制：为每项任务设定一个合理的时间限制，以确保任务能够在预定时间内完成。
如果发现某项任务的时间限制总是无法满足，可以重新评估工作流程或者向上级申请支持。
8. 技术辅助：利用各种时间管理工具和技术，例如日历应用、提醒功能、任务管理软件等，来帮助提醒和安排任务，以及追踪进度。
以上是行政秘书常用的时间管理方法，通过有效的时间管理，行政秘书可以更好地完成工作，提高工作效率，并确保公司内部工作的高效运转。
行政秘书作为公司内部高效运转的重要角色之一，需要在繁忙的工作中合理安排时间，提高工作效率。
以下是一些行政秘书常用的时间管理方法，帮助他们在忙碌的工作中取得良好的时间利用，以更好地协调各项任务。
行政管理实用技巧
行政管理实用技巧行政管理作为一项重要的管理工作，在当今复杂多变的社会环境中具有重要的意义。
为了提高行政管理水平，提升工作效率和管理质量，有一些行政管理实用技巧可以帮助行政人员更好地开展工作。
本文将介绍几种行政管理实用技巧，并提供相关案例和应用建议。
一、沟通技巧良好的沟通是行政管理的基础，它不仅能够增强团队协作，还可以减少误解和冲突。
以下是一些提高沟通技巧的方法：1. 倾听能力：作为行政人员，必须能够倾听他人的观点和意见。
当员工有问题或建议时，要耐心倾听并给予积极回应，这可以建立良好的沟通氛围。
2. 清晰表达：在与他人进行沟通时，要注意用简洁明了的语言表达自己的意思，不要使用行话或术语。
确保信息传达清楚，避免产生歧义。
3. 及时反馈：及时给予他人反馈是沟通的重要环节，可以增加信息的准确性和有效性。
对于员工的反馈或提议，要及时给予回复并做出适当的调整。
二、团队管理技巧良好的团队管理是行政管理成功的关键之一。
以下是一些提高团队管理技巧的方法：1. 激励员工：行政人员应该善于发现员工的优点和潜力，并通过激励措施激发他们的工作热情和创造力。
可以采取奖励制度、培训计划等方式来激励员工。
2. 建立有效的沟通渠道：及时沟通是团队管理的关键。
建立一个开放的沟通环境，使员工能够分享信息、表达意见和解决问题，从而促进团队协作。
3. 设定明确的目标：团队成员需要清楚了解工作目标和预期结果。
行政人员应该与团队成员一起制定明确的目标，并跟踪进展情况，确保团队工作朝着正确的方向前进。
三、时间管理技巧时间管理对于行政人员来说至关重要，有效的时间管理可以提高工作效率和生产力。
以下是一些提高时间管理技巧的方法：1. 制定工作计划：在每天开始之前，制定一份详细的工作计划，列出当天的任务和优先级。
根据任务的紧急程度和重要性进行排序，并合理分配时间。
2. 避免多任务处理：多任务处理会分散注意力，导致工作效率降低。
行政人员应该避免同时处理多个任务，而是专注于一个任务直至完成。
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抓住重点五：完美主义
Windows操作系统耗时五年，花费数十亿美元，占领 PC90%以上的份额，但几乎每月都在发布补丁
独立宣言也有错别字 从完成度99%提高到99.9%需要花费十倍的精力 这就是为什么古人用“百尺竿头更进一步”来形容取得成就的
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那我们就需要时间管理
时间管理就是自我管理 时间管理就是一种能让自己从时间的迷茫中挣脱出来，甚至
反过来驾驭时间的方法 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 时间管理是管理可管理的时间
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时间管理的典范
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时间管理真的能帮助我们吗？
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从哪里入手让自己成为时间管理精英？
分析 找到突破口 抓住重点 从强迫到自然 使用工具
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分析之一：如果时间就是生命，以下因素就是正在谋 杀我的…
干扰 事情很多，东一下西一下做起来很辛苦 等待 来者不拒 沟通不良 授权不足 组织／制度的障碍 满桌的文件 反正时间还早… 工作情绪与情境 完美主义 煲粥 对方计划的变更
紧急
不紧急
重要
I
II
3
2
不重要
III 3
IV 2
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抓住重点之零：计划
紧急
重要
I
3？
不紧急
II 2？
பைடு நூலகம்
不重要
III 3？
IV 2？
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抓住重点之零：计划
紧急
重要
I
2
不紧急
II 5
不重要
III 2
IV 1
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抓住重点之一：等待
现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么 ？
行政人员的时间管理技 巧
2020年4月29日星期三
欢迎来到行政人员学堂
听完这三个小时的培训，你就能…
➢知道什么是时间管理 ➢知道时间管理都能帮自己什么忙 ➢知道从哪些地方入手管理时间
❖ 孔子
❖ ——“逝者如斯夫，不舍昼夜。”
❖ 沙士比亚
❖ ——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情
❖
要处理而稍停片刻。”
煲粥
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分析之三：我们应该先解决有能力解决只是没有解决 的问题还是先解决没有能力解决的问题？
等待 来者不拒 满桌的文件 反正时间还早… 完美主义 煲粥
这就是你的突破口！
但是对于“事情很多，东一下西一下做起来很辛苦”这一 条我们却不得不面对
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分析之四：如果我们一天有10件事要办，那么大概的 分布情况是怎样的？
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什么是时间管理
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你的时间是这样的吗？
7:00-7:30起床刷牙洗脸化妆换衣服拿上包包锁门上班 7:30-8:20坐车上班ing 8:30-9:30看Email、看新闻、回Email顺便吃早饭 9:30-10:30市场部门会议，装专心一小时 10:30-11:00部门会议记录稿，后悔刚才没仔细听 11:00-12:00处理部门事务，中间被要求帮忙的张三李四王二打断5次 12:00-12:30午饭 12:30-13:30午休时间把电话挂起来zzzZZZ 13:30-14:30还在半梦半醒，只好处理Email，没有Email也自己创造几封出来，
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分析之二：哪些因素是可控的
干扰
事情很多，东一下西一下做起来很辛苦
等待 来者不拒 沟通不良
请指出这些因素中，哪些 是我们曾经意识到但没有 去解决的问题？
满桌的文件 反正时间还早… 工作情绪与情境 完美主义
请指出这些因素中，哪些 是我们曾经意识到但没有 能力解决的问题？
上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小 偷和揩油的外能做点什么吗？
去银行办事，叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着 那个该死的号码牌外还能做点什么吗？
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抓住重点之二：来者不拒
有拒绝的理由，不必每次都要有理由。 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 害怕冒犯某人——想好借口，当然越实话越好
实在不行上MSN 14:30-15:30销售部门会议，跟市场部的会议一样无聊 15:30-16:00部门会议记录稿，他们说的自己不记我又不懂，干嘛要我写 16:00-16:30准备下午茶，当然还有吃 16:30-17:30处理部门事务，中间被电话骚扰5次，打电话骚扰别人5次 17:30-18:00以10%的效率工作 18:00-19:00终于下班了，被人群簇拥着一小时回家 19:00-20:30做饭，吃饭准备看电视 20:30老板打电话问明天的材料准备得怎么样了，一语惊醒梦中人… 20:45-23:00赶材料，中间骂老板10次，赌咒发誓下回一定上班的时候记得写…
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抓住重点之三：满桌的文件
归类，以自己熟悉的方式归类 定位，以自己熟悉的方式定位 配件放在一个盒子里面，在家里也一样 无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧 定期淘汰
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抓住重点四：反正时间还早…
这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完 它, 以便尽早忘掉它.
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讨论
想一想，究竟自己来学习时间管理的原动力是什么？ 自己希望能够实现怎样的时间管理？写下来！ 在最期望实现的三条结果下划线
对自己时间管理的期望示例： 1.能按时完成老板交给的所有工作 2.每天晚上都有时间看电视 3.每个星期都有起码一个下午的时间去健身 4.每天都有2个小时时间学习新的知识
能！
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时间管理能帮助我们做什么？
突然发现世界其实还是很美好的 突然发现生活其实是很快乐的 突然发现自己在过去的一周里做了好几件惊天地泣鬼神的大
事，非常有满足感，并对即将到来的一周充满期待 突然发现自己总是能跟上节奏，不再会因为担心老板的批评
而惴惴不安了 突然发现自己有的是时间去逛街、健身、看电影… 突然发现周围的人对你好感倍增 不过又突然发现事情还是做不完的…