关于外审准备及注意事项
迎接外审注意事项课件
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目录
• 外审概述 • 资料准备 • 现场准备 • 沟通技巧 • 应对策略 • 案例分享
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外审概述
外审的定义与目的
定义 目的
外审的流程与要求
流程
要求
外审的常见问题与应对策略
常见问题
外审中常见的问题包括管理体系存在缺陷、文件资料不齐全或不规范、现场操作 不符合标准要求等。
冷静，避免情绪化。
及时沟通
主动与外审人员沟通，解释情况， 寻求解决方案，避免问题扩大化。
灵活调整
根据外审人员的意见和建议，灵 活调整策略和方案，提高通过率。
外审后的总结与改进措施
总结经验 改进措施 持续改进
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案例分享
成功通过外审的案例分析
案例一
案例二
某服务行业公司在外审中，凭借其优 秀的客户服务、完善的内部管理和高 效的业务流程，顺利通过了外审。
态度傲慢
不够专业
在回答外审人员的问题时，应尽量使 用专业的术语和知识，避免出现低级 错误或不当表述。
在沟通中，应避免态度傲慢或不耐烦， 以免影响沟通效果和外审人员的印象。
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应对策略
对外审中可能出现的问题进行预测与准备
预测问题
准备材料
培训团队
灵活应对外审中的突发情况
保持冷静
在外审过程中遇到突发情况，如 数据不一致或流程违规，要保持
应对策略
针对这些问题，组织应采取相应的措施进行改进和完善。例如，加强管理体系建 设、规范文件资料管理、提高员工素质和技能等。同时，组织还应积极与外审员 沟通，及时反馈问题和改进情况，确保外审顺利进行。
外部审核迎审注意事项
四、迎审各级人员基本要求
2、基本要求：
2.1、在审核前对最高领导有什么要求？ ⒈）了解质量方针的内涵； ⒉）了解质量目标及其实施方法和实施情况；
⒊）了解本组织各部门的职责和重要的接口方式；
⒋）了解本组织质量体系的基本情况； ⒌）了解本组织的质量工作状况
2.2、 在审核前对管理者代表有什么要求？ ⒈）熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系； ⒉）了解相关的其他文件（如技术文件）； ⒊）熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责； ⒋）熟悉内部质量审核和管理评审的情况； ⒌）熟悉本部门的质量工作情况。
形象的准备 ——服饰 服饰反映了一个人文化素质之高低，审美 情趣之雅俗 服饰与自己的身份、职业相协调 服饰与自己从事的活动相协调 服饰与自己处的环境相协调。 服饰与自己年龄/身材/个性/气质相协调。
二、 外部审核的应对
行为举止与仪态 “言行举止体现公司的形象,因为它希望和你一样美.” 表情语：面部表情———微笑:“微笑不需要一分钱,但最有价值.” 动作语：手势动作：用开放的动作，而不要过分夸张 横摆式 ： 表示“请进”、“请” 斜摆式： 就座 直臂式： 指示方向 鼓掌 仪态语：正确的站姿、坐姿、蹲姿、握手、鞠躬 鞠躬的6种错误姿式：
三、迎接外部审核注意事项
1、受审核时，每一位员工必须要做到的
⒈）知道应做什么事；
⒉）知道如何做事； ⒊）知道做事的依据； ⒋）用记录证实所做的事； ⒌）任何事都应形成循环（即PDCA模式）。
2、受审核时,应保持正常的心态 ⒈）不怕出现不合格，发挥出最佳水平； ⒉）尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性； ⒊）尽快纠正不合格。
二、 外部审核的应对
迎来送往，是接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养 的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印 象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有周密的布署，应注意以下事项。 形象的准备 ——仪容 头发:保持干净，梳理整齐，发型需保守不要使用较浓香味的发胶或摩丝。 面部及化妆：保持清洁、健康 ，淡妆。 口腔:保持口气清新，定期口腔检查（刷牙） 指甲 ：干净 修剪整齐 不宜过长 腿：不能直接裸露 ，脚不带脚链 。 鼻子和体毛：修整
关于外审准备及注意事项
关于外审准备及注意事项外审是指对一个组织或企业的财务状况、财务报表以及企业管理等进行审核和评估的一种行为。
外审在企业运营中扮演着重要的角色，通过对企业进行外审可以对企业的财务问题进行评估和解决，提高企业的财务健康水平。
外审准备是外审的关键步骤之一，在进行外审之前，组织或企业需要进行一系列的准备工作以确保外审能够顺利进行。
以下是外审准备的一些重要事项和注意事项：1.确认外审的目的和范围：在进行外审之前，组织或企业需要明确外审的目的和范围。
外审可以有不同的目的，比如评估企业的财务状况、发现潜在的风险等。
同时，外审的范围也需要明确，包括审核的时间段、事务范围等。
2.确保财务记录的准确性：在外审之前，组织或企业需要确保财务记录的准确性。
这包括检查财务报表、确认财务记录的完整性和一致性等。
同时，还需要确保财务记录的相关文件和凭证的保存完好，以便外审人员进行审核和评估。
3.提供足够的信息和文件：组织或企业在进行外审时需要向外审人员提供足够的信息和文件。
这些文件可能包括财务报表、财务记录、税务文件、合同和协议等。
提供足够的信息和文件可以帮助外审人员更好地了解企业的财务状况和经营情况。
4.配合外审人员的工作：在进行外审期间，组织或企业需要配合外审人员的工作。
这包括提供所需的文件和信息、回答外审人员的问题等。
同时，还需要为外审人员提供一个合适的工作环境，以便他们能够顺利进行外审工作。
5.检查内部控制系统的有效性：在外审准备期间，组织或企业还需要对其内部控制系统进行评估。
内部控制是指企业为了确保其财务报表的准确性和合规性而采取的控制措施。
通过对内部控制系统的评估，可以发现潜在的风险和问题，并采取相应的措施来改进和完善内部控制系统。
6.预防和解决潜在的问题：在外审准备期间，组织或企业还需要预防和解决潜在的问题。
这些问题可能包括财务记录的错误或疏漏、内部控制系统的问题等。
通过及时发现和解决这些问题，可以确保外审的顺利进行，并提高企业的财务健康水平。
外审注意事项
外审注意事项
1、吃、住、行安排妥善，要有专人负责，主要是
短途接送的车辆，要准时、安全。
2、准备质量手册和程序文件，一名审核员一套；
笔、订书机。
3、各部门领导、经理在现场审核时，不准出门，
现场审核时，尽量避免外人打扰，要专心注意，
不必要的电话、手机要避免。
4、首次会议、末次会议所有参加人员关掉手机、
呼机，不准走动。
5、总经理或管理者代表要在审核期间多同审核老
师接触，也是增加沟通机会。
6、宾馆房间一人一间，并要在房间准备少许水果，
审核办公室也准备一些。
7、各部门经理、迎审人员要把资料准备好，以免
影响审核时间。
8、陪同人员一个审核员一名，另外指定一名联络
员。
陪同人员除审核管理层时不需陪同外，其余部门
审核时均需陪同，并且要作详细的记录，以便以
后工作的整改。
9、保密。
医院外审准备及注意事项
①跌倒风险评估？ ②如何宣教？护理措施？
既往史、用药史：
现用药情况
自备药制度 自理药制度
访谈病人用药情况？
迎审准备----自查思维引导
疾病护理常规 Ⅱ级护理？①护理要点②分级依据
病情：此病人什么情况？ 自理能力：分级？此病人分级？
低盐低脂饮食：①为何？②如何指导病人？
医
测BP Tid
嘱
疼痛综合评估Q12h（处理？止痛药的观察记录）
资料准备
1、备查资料要放在随手可及的位置并要求掌握备查资料盒中的内容。（新护 士培训手册、制度、不良事件管理、演练等资料） 2、检查时要快速、准确地向检查人员提供相关资料，并通知文件资料的解释 人到场。
患者准备
1.床单位整洁、穿着病院服、佩戴腕带 2.了解健康指导知识（饮食、活动、功能锻炼、药物注意事项等） 3.了解风险防范及警示标识的含义（血栓、跌倒、压疮） 4.知晓责任护士、护士长 5.与分管护士沟通配合较好
护士长准备
1、工作流程，病房概况，病人情况，上班人员情况。 2、如何排班？人员紧张如何调配? 3、科室常见病种 4、床位利用率、床护比、护患比 5、双岗如何管理病人，单岗时夜间工作量，夜间月收入病人?单岗是否能适应？ 6、科室不良事件管理 7、优质护理服务开展情况 8、护士长迎检时，尽量安排3-4名护士陪同，当专家提出问题时，护士长不得离开 检查现场，其余人员可迅速去取资料。
①股骨头缺血性坏死（右侧，Ⅳ期）：分期？表现？
入
②骨质疏松症：护理要点？
院 诊
③高BP病
目前？药物？护理要点？ 测血压注意事项？
断
④冠心病、肺心病
⑤心功不全：
心功能分级？分别表现？ 如何指导病人活动？
专科检查
关于外审准备及注意事项
关于SGS外审准备及注意事项为了迎接SGS认证中心来我司进行ISO/TS16949认证审核工作，尽量避免轻微不合格项的产生，绝对禁止严重不符合项，确保审核顺利通过，现将各部门各人员应准备及注意事项通知如下：1.文件与资料的准备1）各部门负责人必须熟悉本部门的ISO//TS16949体系文件与相关过程、要素2）所有文件是受控的状态，非受控、作废、旧版一律撤出现场，所有文件必须建立目录且为最新版本，具体参照《文件一览表》核对。
3.各办公桌、台、墙壁、门窗不能贴非受控版本的文件。
2.各种记录的整理1）各部门记录按照各部门ISO/TS16949实施要求与进展状况表的要求进行整理归档，确保记录易于检索，如有不完善的请及时补齐。
2）技术部请确认APQP\PPAP的资料是否齐全，是否及时更新。
3. 行政部需对照年度培训计划的要求对各部门的培训记录进行确认，并与部门确认培训的需求，制订2014年度培训计划并发放到相关部门，督促各部门按照年度培训计划的要求进行培训，并提交相关培训资料与试卷。
并且与培训履历表对应。
4）特定人员的的培训资料或证书准备齐全等。
5.员工满意度调查统计表完善及资料对应3.现场的整改1）.各部门务必在审核前将各部门的车间环境进行6S整理。
2）各种区域的文件按要求规划及标识。
3）各种区域用标识牌，标鉴、流转单、周转箱清楚标识品名、规格、日期、订单号、状态，数量等。
4.现场未受控的文件一律出现场，各种无受控的记录表单不要在现场使用4.人员1）所有人员必须理解本工序作业标准、质量方针、本部门的质量目标（KPI）2）新进人员都有入职培训记录、岗前、年度培训记录。
3）返修人员必须了解返修流程，修理后的产品流向及处理方式，返工现场需有返工作业指导书，所有返工、返修的产品需有重新检验的记录。
4）品管人员需正确使用校正的量测仪器，熟悉抽样计划及检验标准、理解X-R图、不良品处理流程、检验的依据以及检验报告按照控制计划及检验规范的要求按时填写报表等。
ISO9000外审工作准备和应对技巧
ISO9000外审工作准备和应对技巧ISO9000外审是指由第三方机构对企业的质量管理体系进行审核，以评估其是否符合ISO9000标准要求。
外审是企业保证其质量管理体系有效运行的重要手段，也是获得ISO9000认证的必要步骤。
为了确保外审顺利进行并取得理想的结果，企业需要做好充分的准备工作，并采取有效的应对措施。
本文将介绍ISO9000外审工作的准备和应对技巧，希望能为企业进行外审提供一些帮助。
一、外审前的准备工作1.确定外审范围和目标：在外审开始之前，企业需要明确外审的范围和目标，确定要审核的质量管理体系的范围和具体要求，确保外审的目标清晰明确。
2.制定外审计划：企业需要制定外审计划，包括外审时间、地点、人员安排等方面的安排，确保外审可以按照计划进行。
3.梳理质量管理体系文件：企业需要梳理质量管理体系文件，确保文件的齐全、准确、有效，便于外审人员对其进行审核。
4.进行自查和内审：在外审前，企业需要进行自查和内审，确保质量管理体系符合ISO9000标准要求，解决存在的不足之处，为外审做好充分准备。
5.做好外审人员的接待工作：企业需要提前准备外审人员的接待工作，确保外审人员在外审过程中可以顺利地进行工作。
6.做好沟通和协调工作：企业和外审机构之间需要密切沟通和协调，确保外审工作可以顺利进行，解决出现的问题。
二、外审过程中的应对技巧1.配合外审人员进行工作：企业需要积极配合外审人员进行工作，提供所需的信息和文件，并在外审过程中认真对待外审人员的提问和指导。
2.保持冷静和耐心：在外审过程中，企业需要保持冷静和耐心，不要因为外审人员的质疑和批评而激动或恼火，要以积极的态度面对外审。
3.准备充分的证据：在外审过程中，企业需要准备充分的证据，证明其质量管理体系符合ISO9000标准要求，确保外审可以取得理想的结果。
4.及时跟踪和记录外审过程：企业需要及时跟踪和记录外审过程中的问题和发现，及时解决疑点和纠正错误，确保外审工作可以顺利进行。
外部审核的注意事项
外部审核前应检查的工作1、各级人员是否了解质量环境方针、目标、指标；2、各级人员是否掌握以顾客为关注焦点的思想；3、各级人员是否知道本身工作的重要性以及和其他岗位的关系；4、各岗位是否知道自己的职责权限以及与本岗位相关的岗位的职责权限；5、是否还有没有发放和受控的文件；6、本部门的文件、图纸是否是最新版本，向文控中心交回作废的文件；7、文件是否摆放混乱，是否有该有的文件不能随时得到的情况；8、现场是否有非受控文件，与质量有关的非受控文件应从墙上取下，放在找不到的地方或销毁；9、所有人员是否清楚了解文件规定的工作内容并能够清楚回答；10、文件规定是否都严格得到执行（应逐条逐字研究），特别是一些平时不太注意的公共文件（如人力资源管理、文件管理、记录管理、纠正预防措施、管理评审、仪器校验）以及与本部门有关的其他部门文件，未得到执行的及时补齐；11、文件规定的记录是否按规定的表单填写并完整，是否有缺页、漏页，字迹清楚，按顺序摆放或装订成册，随时都能迅速查出（三分钟内）；12、工作现场物料、半成品、成品、设备、设施是否整齐，现场是否打扫干净，标识、检验状态是否清楚；13、生产现场的各种参数是否与文件规定一致；14、确认所有的检测仪器（量具）都是经过校验，精度满足检测要求；15、各种不合格品是否都按文件规定要求进行处理并有记录；16、所有客户意见调查、客户投诉、内部运作出现的不合格等是否采取纠正预防措施17、所有纠正预防措施是否分析原因，是否针对原因采取措施，审核前决定完成的纠正预防措施是否能彻底解决问题，保证不再发生，纠正预防措施是否得到验证；18、纠正预防措施是否能提供必要的证据支持，如培训记录、文件更改记录等。
外部审核注意事项1、组织准备--可准备欢迎布条或欢迎牌：“欢迎XXX公司XXX先生、XXX小姐莅临指导”；--确定召开首次会议和末次会议的会议室及审核员办公室的准备；--选定审核员的陪同人员，陪同人员的选定原则：熟悉准备去审核部门作业程序及相关文件规定，并且善于解说最好对ISO比较熟悉、负责推动的人员、内审员或主管担任；--审核员食宿、交通安排；--组织全体人员迎接审核，保证全体员工在岗。
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关于SGS外审准备及注意事项
为了迎接SGS认证中心来我司进行ISO/TS16949认证审核工作，尽量避免轻微不合格项的产生，绝对禁止严重不符合项，确保审核顺利通过，现将各部门各人员应准备及注意事项通知如下：
1.文件与资料的准备
1）各部门负责人必须熟悉本部门的ISO//TS16949体系文件与相关过程、要素
2）所有文件是受控的状态，非受控、作废、旧版一律撤出现场，所有文件必须建立目录且为最新版本，具体参照《文件一览表》核对。
3.各办公桌、台、墙壁、门窗不能贴非受控版本的文件。
2.各种记录的整理
1）各部门记录按照各部门ISO/TS16949实施要求与进展状况表的要求进行整理归档，确保记录易于检索，如有不完善的请及时补齐。
2）技术部请确认APQP\PPAP的资料是否齐全，是否及时更新。
3. 行政部需对照年度培训计划的要求对各部门的培训记录进行确认，并与部门确认培训的需求，制
订2014年度培训计划并发放到相关部门，督促各部门按照年度培训计划的要求进行培训，并提交相关培训资料与试卷。
并且与培训履历表对应。
4）特定人员的的培训资料或证书准备齐全等。
5.员工满意度调查统计表完善及资料对应
3.现场的整改
1）.各部门务必在审核前将各部门的车间环境进行6S整理。
2）各种区域的文件按要求规划及标识。
3）各种区域用标识牌，标鉴、流转单、周转箱清楚标识品名、规格、日期、订单号、状态，数量等。
4.现场未受控的文件一律出现场，各种无受控的记录表单不要在现场使用
4.人员
1）所有人员必须理解本工序作业标准、质量方针、本部门的质量目标（KPI）
2）新进人员都有入职培训记录、岗前、年度培训记录。
3）返修人员必须了解返修流程，修理后的产品流向及处理方式，返工现场需有返工作业指导书，所有返工、返修的产品需有重新检验的记录。
4）品管人员需正确使用校正的量测仪器，熟悉抽样计划及检验标准、理解X-R图、不良品处理流程、检验的依据以及检验报告按照控制计划及检验规范的要求按时填写报表等。
5）现场各车间的报表按时填写完整
6）我司人员为140人以内，回答时请注意。
5.生产设备
a)所有的机器需有保养记录及操作规程，无保养记录的机器一律挂上“停机”或“停用“牌。
b)所有的机器需有状态标识如正常、维修、报废、待料等标识。
c)未校正的仪器一律撤出现场，不准使用无合格校验标识的量测仪器。
6.材料
1）不合格与合格物料严格区分隔离。
2）所有的原材料需有标识及检验状态标识，我司无客供材料回答时请注意。
3）账、物、卡一致，确保先进进先出。
4）进出仓单手续齐全。
7.工序控制
1）生产过程必需与生产流程图一致。
2）作业方法与作业指导书一致，各工序作业指导书挂于现场。
3）检验记录、生产记录与检验规范及控制计划一致。
4）所有在生产的产品需有首件及首件记录，首件必需有合格的状态、日期、鉴名等标识，首件记录与检验标准或控制计划一致。
5）生产进度按照生产计划、负荷分析、生产计划与实绩表保持一致，不得有积压和少数。
6）员工需明白三检制（自检、互检、专检），检验人员需明白首未件检验与巡检。
8.审核时的注意事项
1）审核过程中回答问题以文件为主，以记录做证据，千万不可乱说，东位西扯，若听不懂时，可以请审核员重复一遍，准确了解审核询问的问题。
2）回答问题时只说自已的工作，最好不要说他人的工作。
3)审核过程中提供证据时，审核员要什么提供什么，不可乱提供。
4）对于没做好的地方或有异议的地方，千万不可与审核员发生争执，可虚心请教。
5）在回答审核员的问题时不要轻易说没有或没做，可回答说我找找看，确认没做好再回答。
6）每一个部门审核完毕，陪同人员应事先通知下一个，可以将审核员的审核特点告诉下一个
部门，确保其作好充分准备。
7）各部门负责人参加审核首末次会议准时到场，至少应提前比审核员到场，并带好笔和本，严禁有迟到现象
8.后勤及宣传及接待工作
1）行政部打欢迎蒋老师、李老师来我司审核和指导
2. 各部门负责人通知后及时参加首次会议：注意一定按时参加）
3）首次会议时公司领导至欢迎词
4）审核员到各部门之前，各部门准备审核所需的工作台和凳子及荼水，回答人员据程序文件及记录。
5.）审核到下一个部门或车间时，及时通知下一个部门或车间做好准备
批准：审核：制订：。