企业外审应对技巧
外审整改措施
外审整改措施引言概述：外审是指企业邀请第三方机构对其经营管理活动进行审查，以确保其遵守法规和规范要求。
外审整改措施是指在外审过程中发现的问题和不足之后，企业采取的纠正措施。
本文将从四个方面详细阐述外审整改措施。
一、加强内部控制体系1.1 完善内部审计机制：建立内部审计部门，负责对企业各项经营活动进行全面审计，及时发现问题和风险。
1.2 制定规范流程和制度：明确各项业务流程和操作规范，确保各部门在工作中遵循规定，减少错误和违规行为的发生。
1.3 强化内部监督机制：建立监督委员会，负责对各级管理人员的工作进行监督，确保他们履行职责并遵守法规。
二、加强员工培训和教育2.1 建立培训计划：制定全面的培训计划，包括法律法规、企业规章制度、业务知识等方面的培训，提高员工的法律意识和规范意识。
2.2 加强内外部培训资源整合：与专业培训机构合作，利用外部资源进行培训，提供更全面和专业的培训内容。
2.3 建立激励机制：通过设立奖励制度，激励员工参与培训和学习，提高他们的专业素养和工作能力。
三、改进业务流程和管理模式3.1 优化流程设计：对企业各项业务流程进行评估和优化，减少冗余环节和不必要的审批程序，提高工作效率。
3.2 引入信息化管理系统：建立信息化管理系统，提供全面的数据支持和业务管理工具，减少人为错误和数据泄漏的风险。
3.3 加强项目管理：对重大项目进行全面管理，明确责任和目标，确保项目按时、按质完成，避免因项目管理不善而引发的问题。
四、加强风险管理和应急预案4.1 建立风险评估机制：对企业各项业务活动进行风险评估，识别潜在风险，制定相应的防范措施。
4.2 制定应急预案：针对各种可能发生的突发事件，制定详细的应急预案，明确责任和行动步骤，提高应对突发事件的能力。
4.3 加强供应商管理：对供应商进行严格筛选和管理，确保供应商的合规性和稳定性，减少外部风险对企业的影响。
结论：外审整改措施是企业保证经营活动合规性和规范性的重要手段。
外审不符合处置方案
外审不符合处置方案外审是企业进行质量管理的必经之路，但有时不可避免会出现外审不符合的情况，这时需要制定相应的处置方案来解决问题。
本文将探讨外审不符合的原因、影响和应对策略。
外审不符合的原因导致外审不符合的原因可能有很多，以下是几种常见的情况：1.过度依赖文件和程序，而不注重实践。
有些企业认为只要准备充分的文件和程序，就能通过外审。
但实际上，外审的目的是验证企业的质量管理实践是否合规，而不是单纯的文档是否完整。
2.将外审视为一项独立的任务，而不是整个企业质量管理的一部分。
有些企业会将外审分配给独立的小组或个人，而没有将其与日常质量管理紧密结合起来，导致外审和实际情况不符合。
3.误解外审标准，忽视关键要求。
有些企业可能对外审标准存在误解，或者将重点放在了次要要求上，忽视了关键要求，从而导致不符合情况出现。
外审不符合的影响外审不符合对企业的影响是非常严重的，以下是其中一些典型的影响：1.损害企业声誉。
外界会根据外审结果评估企业的质量管理水平，如果不符合情况过多，会对企业形象造成负面影响。
2.延误产品上市时间。
企业在外审过程中可能会发现不符合情况，需要回到生产线上进行更改和优化，这会导致产品推出时间的延迟。
3.增加成本。
企业需要投入人力、物力和财力来解决不符合情况，这将给企业增加成本。
4.面临法律风险。
如果不符合情况涉及法律问题，企业将面临被罚款或吊销执照等风险。
外审不符合的应对策略外审不符合情况出现后，企业需要制定相应的应对策略。
以下是一些应对策略：1.及时纠正不符合情况。
企业应该立即采取行动，修正不符合情况，并保证下一次外审通过。
2.分析不符合的原因。
企业需要对不符合情况进行彻底分析，找出根本原因。
只有找出原因，才能采取有效措施避免再次出现。
3.加强内部培训。
企业应该加强内部培训，培养员工的质量意识和技能，提高整个质量管理体系的水平。
4.改进质量管理体系。
根据不符合情况，企业需要不断改进质量管理体系，提高其适应市场需求的能力和质量效益。
审厂技巧
1、用虚心的态度接受审核，就不会使审核气氛尴尬；2、用诚信的方法提供配合，就不会弄巧成拙，闹出笑话；3、将自己的实际操作运行及相应记录资料如实提供，会进展顺利，赢得好感；4、将自己最好的一面展现给外审人员，会得到认可，审核人员会替你在你老板面前美言；5、用持续改进的思想接受审核中提出的问题，会使自己找准自己的位置；6、真诚虚心、追求进步就是最好的技巧。
①对审核公司（或认证机关）、审核目的、审核人名字、职务、审核日程、审核时的注意事项等进行沟通说明。
②要明确审核当日的总负责人(质管部经理)，接待人(含接待客户吃饭)，审核时的笔记人，各部门接待审核负责人，审核问题回答人，各部门内部问题点笔记人。
GGEC问题点：没有执行到位。
③质管部以及相关部门负责人要事前检查和准备有可能会被审核的文件·数据等资料→如有问题的事先进行改善。
GGEC问题点：没有执行到位。
④接待审核的相关部门负责人要向总负责人(质管部)汇报事前准备完成状况。
→如果有问题，预先进行改善。
GGEC问题点：没有执行到位。
⑤总负责人(质管部)预先安排当日接受审核部门的先后顺序。
但如果顾客(或认证机关)有自己的计划安排时,只能按审核人指定的审核顺序进行。
⑥质管部事前进行模拟审核，事先对问题点进行改善。
６／９GGEC的问题点：因为没有执行到位，审核时被发现很多问题。
4-3.审核当日以及被审核者(接受审核人员）要注意的事项①公司负责人（总经理）要出席审核的初次会议。
②会议中必须事先将手机关机。
→表示对审核人员的尊重。
GGEC问题点：会议中接听手机的人很多。
②会议中不允许窃窃私语、相互讨论的行为。
→是不尊重审核人的体现。
审核人会误解为:是否在商讨不真实内容进行回复。
GGEC的问题点：审核人员讲解以及会议中窃窃私语、讨论的人多。
③对提出的疑问进行准确简短的回答。
→提问以外的问题没有必要进行说明。
GGEC的问题点：对提问以外的内容进行说明→给审核员从中寻找出其他问题对问题说明的时间过长→使审核者感到厌烦。
对外审提出的建议
对于外部审核提出的建议，我们可以从以下几个方面进行回应：1. 感谢与尊重：首先，我们要对外部审核人员的辛勤工作和专业建议表示感谢。
他们是为了帮助我们提高自身能力和管理水平而付出时间和精力，他们的意见和建议值得我们尊重。
2. 分析建议：仔细分析外部审核提出的每一条建议，了解它们的具体内容以及背后的原因。
找到建议背后的问题，明确哪些地方需要改进以及改进后的效果如何。
3. 制定改进计划：针对外部审核提出的每一条建议，制定相应的改进计划和时间表。
明确责任人、目标和时间节点，确保改进工作得到有效落实。
4. 实施改进措施：按照制定的改进计划和时间表，逐步实施各项改进措施。
在实施过程中，密切关注进度和质量，及时调整和优化方案，确保达到预期效果。
5. 反馈与沟通：定期向外部审核人员反馈改进工作的进展情况，展示我们在改善方面的努力和成果。
如有需要，及时与外部审核人员沟通，解释遇到的困难和挑战，寻求进一步的指导和支持。
以下是对外审提出的建议的具体回答：Q1：建议加强内部控制制度，确保合规性。
A1：我们非常同意这一建议的重要性，并已开始进行相应的改进工作。
我们已经制定了一套新的内部控制制度，并安排专人负责监督和执行。
同时，我们将定期进行内部审计，以确保制度的合规性和有效性。
Q2：建议提高员工培训力度，提升业务水平。
A2：我们已经认识到员工培训的重要性，并已经开始加强员工培训工作。
我们将定期安排内部培训，针对不同岗位和工作需求进行专业知识和技能的培训。
同时，我们也将积极引进外部培训资源，为员工提供更多的学习和成长机会。
Q3：建议优化流程，提高工作效率。
A3：我们已经注意到流程中的一些问题，并已经开始进行流程优化工作。
我们将重新审视现有的流程，找出瓶颈和效率低下的环节，并采取相应的措施进行改进。
同时，我们将引入一些先进的管理工具和方法，以提高工作效率和质量。
总之，我们将认真对待外部审核提出的每一条建议，积极采取改进措施，不断提升自身能力和管理水平。
外审前的准备工作及审核技巧
+ 谦虚，承认个别情形会存在某些 问题
+ 不推卸责任。
外审前的准备工作及审核技巧
12、在正式审核到来之前，怎样做 一下突出改善
+
对现场进行卫生整顿等清理工作；
+
保证现场使用的文件为有效版本；
+
每个部门进行自查自改；
+
每位员工对照文件，熟悉工作职责；
+
给每位员工适当减压，使员工有轻松
一、外审前的准备工作
5.3、任何修改或涂改要有签名或盖章及 修改记录。
5.4、各种记录均应加以签名确认，尤其 是质量记录。
5.5、电脑打印的质量记录，有打出姓名 者，亦需签名或盖章。
外审前的准备工作及审核技巧
一、外审前的准备工作
5.6、表单记录内容的空白处要划记“/” 或盖“空白”章。
5.7、不能剪贴，最好不要用涂改液涂改。 5.8、确保表单记录的完整性，尤其是需
➢
所说的不符合事实；
➢
谋求帮助；
➢
对其他部门或人员进行诋毁；
➢
争论不休不礼貌，可能会导致不好的
结果
外审前的准备工作及审核技巧
8、在审核进行过程中如何采取纠正 行动
+ 力争在审核组离开前纠正不合格 + 当天提出，尽可能当天纠正； + 自己提方案，自己纠正； + 经审核员确认可以接受。
外审前的准备工作及审核技巧
外审前的准备工作及审核技巧
6、审核前对一般工作人员的最基本 要求
+
Hale Waihona Puke 熟悉本组织的质量方针及和自己工作
的关系；
外审注意事项和应对技巧
Prepared by : Nancy
Topics
ISO9001质量管理体系审核简介 外审的准备及各级人员的基本要求 外审时的注意事项及应对技巧
STRICTLY CONFIDENTIAL Page 2 | External audit tips | QMC, Nancy I Feb 24th, 2016
接受审核时回答问题的基本原则是什么？
1）依据文件回答问题； 2）依据实际情况回答问题； 3）紧紧围绕提问，不要扯得太远； 4）语言简单明了； 5）不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个体系
回答审核员时的基本点是什么？
1)以本公司制定的质量体系文件为基础； 2)以质量记录为依据； 3)以实际情况为证明
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外审的准备及各级人员的基本要求
一、 外审准备工作 人员安排：
审核当天，各部门安排一位熟悉本部门业务的人员主答/陪审
现场核心作业流程，安排熟练的操作人员在场 提前协调好员工休假，积极配合审核工作 制造一种欢迎审核、欢迎提出不合格、快速有效纠正不合格的工作气氛和良好形象
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ISO9001质量管理体系外审简介
3. 正式审核时审核员经常询问哪类问题？（部门经理） 质量方针在本部门如何贯彻？质量目标在本部门如何体现---方针目标的概念及达成 情况 本部门涉及哪些质量要求和职责---QMS职责和责任是否明确 完成每项活动、过程所依据的文件有哪些？执行情况如何？---职责执行与履行情况 完成每项活动、过程的效果如何？资料数据、证据、记录是否能够证明 ---过程的有 效性和适宜性
外审整改措施
外审整改措施一、背景介绍外审是指企业请外部专业机构对其内部管理、财务报表、合规性等方面进行审查和评估的一种管理方式。
外审的目的是为了确保企业的经营活动合法、规范，并提供客观、独立的意见和建议。
然而，在外审过程中，可能会发现一些问题或存在风险，需要采取相应的整改措施来解决和预防。
二、问题分析根据外审的结果和意见，企业需要对发现的问题进行分析和整理，明确问题的性质、原因和影响，以便制定相应的整改措施。
以下是一些常见的外审问题及其分析：1. 财务报表问题：可能存在会计准则违规、账务处理错误、资产负债表不平衡等问题，导致财务报表的真实性和准确性受到质疑。
2. 内部控制问题：可能存在内部控制制度不健全、风险管理不到位、审计跟踪不严密等问题，导致企业的风险管理和内部控制失效。
3. 合规性问题：可能存在违反法律法规、违反行业规范、违反企业内部规定等问题，导致企业面临法律风险和声誉风险。
三、整改措施制定根据问题分析的结果，企业需要制定相应的整改措施来解决问题和预防风险。
以下是一些常见的外审整改措施：1. 财务报表问题整改措施：a. 修订会计准则，确保财务报表符合相关法规和规范要求。
b. 加强财务人员培训，提高账务处理的准确性和规范性。
c. 设立财务审计部门，加强对财务报表的内部审计和核查。
2. 内部控制问题整改措施：a. 完善内部控制制度，明确职责分工和权限管理。
b. 加强风险管理和内部审计，及时发现和解决潜在问题。
c. 建立审计跟踪机制，确保整改措施的有效执行和监督。
3. 合规性问题整改措施：a. 建立合规性管理制度，确保企业的经营活动符合法律法规和行业规范。
b. 加强对员工的培训和教育，提高员工的合规意识和责任意识。
c. 设立合规监察部门，加强对合规性的监督和检查。
四、整改措施的实施和监督制定整改措施只是第一步，企业还需要落实和执行这些措施，并进行监督和评估，以确保问题得到有效解决。
以下是一些实施和监督整改措施的方法：1. 制定详细的整改计划，明确责任人、时间节点和执行步骤。
质量管理体系的内审与外审流程与技巧
质量管理体系的内审与外审流程与技巧质量管理体系的内审与外审是企业保证产品质量的重要环节，通过内审和外审，企业可以及时发现问题，改进流程，提高产品质量，增强市场竞争力。
本文将从内审与外审的定义、流程、技巧等方面展开阐述。
内审是指企业自己组织的、内部对管理体系的审核活动。
内审的目的是评价管理体系的有效性和适用性，发现问题并提出改进建议。
内审的流程主要包括确定审核范围、制定审核计划、实施内审、整理审核结果和制定改进措施。
在内审过程中，要注意客观、公正，遵循审核程序和要求，确保审核结论可靠。
此外，内审人员需要具备一定的专业知识和审计技巧，能够准确判断公司的质量管理体系是否符合要求，及时发现问题并提出改进建议。
外审是指由外部认证机构或相关部门对企业的质量管理体系进行审核和评估。
外审的过程通常分为准备、实施、报告和跟踪改进。
在外审前，企业需要准备相关文件资料，保证质量管理体系的符合性。
在外审过程中，应配合审查人员的工作，及时提供所需资料，并确保质量管理体系的有效运作和持续改进。
外审结束后，企业要认真对待外审报告中提出的问题和建议，及时制定改进措施，不断完善质量管理体系。
在进行内审和外审时，企业需要遵循一些技巧和方法，以确保审核工作的顺利进行。
首先，需保持独立性和客观性，不受其他因素影响，全面客观地评价质量管理体系的运作状况。
其次，要注重文件记录，及时做好内审和外审的相关文件，确保审核过程的可追溯性。
再者，要与各部门建立良好的沟通和合作关系，加强内外部对话与协调，促进问题的及时解决和改进措施的实施。
此外，还要持续学习和提升审核技能，不断改进工作方法和流程，提高审核效率和质量。
总的来说，质量管理体系的内审与外审是企业持续改进的重要手段，通过内审和外审，企业可以及时发现问题，改进业务流程，提高产品质量，增加市场竞争力。
企业应重视内审和外审工作，建立完善的质量管理体系，不断提升审核水平和质量，持续改进工作流程，推动企业发展。
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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
第六、 第六、其它体系验厂关注重点
HACCP：健康体检 ISO14000：环境保护 OHSAS18001：职业病预防与管理 ： C-TAPT：背景调查、反恐意识及相应作业指引培训 ： ISO9001：培训 ：
第七、 第七、验厂应对策略
1、资料方面： 、资料方面： A、完整； B、合法； C、真实（追逆性强） D、提前按客户审核顺序准备好资料 2、应对技巧： 、应对技巧： A、熟练自已岗位工作流程 B、充分了解客户验厂要求，随机应变客户的提问 C、回答问题方面：不清楚不回答或找相应的人回答 回答问题简洁明了 D、对于客户提问时我们尽量引导客户，按我们的流程进行审核 E、当客户要的资料无时，应调配所有资源补充资料 F、验厂当日不能给客户审核的资料应提前隐藏 G、应对人员应服务到位，耐心，认真听取客户的提问及建议，并作详细记录
EICC应对策略
Microsoft Excel 工作表
第五、 第五、EICC验厂关注重点 验厂关注重点
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 劳工标准 自由选择职业 1. 不用童工 工时（每周工作不超过60小时） 2. 3. 工资与福利 4. 人道的待遇 5. 不歧视 6. 自由结社 健康与安全 职业安全 应急准备 职业伤害与疾病 工业卫生 体力需求高的工作 机器防护 宿舍和餐厅 环境
企业外审应对技巧
事业二处人力资源部 何蓉华 2010年 26日 2010年5月26日
目
录
第一、 第一、验厂类型及定义 第二、 第二、新客户导入审核流程 第三、 第三、老客户年审流程 第四、 第四、ICTI验厂关注重点 验厂关注重点 第五、 第五、EICC验厂关注重点 验厂关注重点 第六、 第六、其它体系验厂关注重点 第七、 第七、验厂应对策略
及频率高不符合项的重点检查与辅导。
第四、 第四、ICTI验厂关注重点 验厂关注重点
自2009年8月1号起，ICTI的证书类型将分为3类： 在工资支付标准达到，没有文件不一致的前提条件下,ICTI的证书将分为3类： C级证书：周工作时间超过72小时，不设最上限！ B级证书：周工作时间介于66小时和72小时之间。 A级证书：周工作时间控制在66小时之类。 ICTI根据证书类型的约定，目的是希望企业有不断改善，能在三年内获取 级证书。 根据证书类型的约定， 级证书。 根据证书类型的约定 目的是希望企业有不断改善，能在三年内获取A级证书 ICTI通常存在哪些不符点 通常存在哪些不符点
备注:品质\生产改善 日期按我们提供的计 划日期完成后复审, 社会责任一般会在3 个月及以后再复审.
待不符合项完全 关闭且打样客户 确认OK后,客户 开始下备 营销中心收到验厂信息,通知各应审单位准备 审前准备--审前准备 2.首次会议 营销中心主持,各应审单位负责人参与 首次会议--首次会议 3.陪审安排 体系专员及各部应审人员陪同 陪审安排--陪审安排 4.记录与收集不符合项 各部应审人员记录应审过程中各类不符合项 记录与收集不符合项--记录与收集不符合项 5.改善报告的回复 各部针对不符合提出自已的改善建议与计划 改善报告的回复--改善报告的回复 6.改善效果验证 品保中心及品质部跟踪改善措施实施情况,营销中心严重 改善效果验证--改善效果验证
谢
谢！
第一、验厂类型及定义 第一、
ISO9001:2008(版本）质量管理体系 版本） 版本 公司2001 2001年通过ISO9001:2000版认证(SGS公司) 2001 ISO14001:2004（版本）环境管理体系 （版本） 公司2003 2003年通过ISO14001:2004版认证(南方认证公司) 2003 OHSAS18001:2007(版本）职业健康安全管理体系 版本） 版本 公司2009 2009年通过OHSAS180014:2007版认证(摩迪认证公司) 2009 SA8000：2008（版本）社会责任管理体系 ： （版本） 公司2009 2009年通过SA8000:2008版认证(香港品质保证局) 2009 ICTI国际玩具业协会商业行为手册 公司2009 2009年通过ICTI认证(深圳天祥认证公司) 2009 FSC-COC产销监管链 FSC-COC 公司2008 2008年通过FSC-COC认证（法国BV认证公司) 2008 EICC电子行业行业手册 EICC ISO22000:2005)食品安全管理体系 HACCP( ISO22000:2005) 事业三处2008 2008年通过HACCP认证 2008
第二、新客户导入审核流程 第二、
1.生产能力 生产能力 的评定 2.打样 报价 打样\报价 打样 同时安排现场 审核 4.建立合作下单 建立合作下单
3.不符合项纠正 不符合项纠正
评定关键点: 现场 A.生产能力 B.品质能力 C.设备 D.6S
审核要点: 根据客户类 型按相应体 系准备
不符合项关闭: A.资料回复 B.现场复审
1．清洁卫生差 2．安全条件差 3．环境保护不达标 4．化学品不安全 5．没有安全负责人 6．没有急救训练及消防演习 7．没有提供和使用PPE 8．没有MSDS 9．超时加班 10．工资低于最低工资标准 11．非法雇用童工 12．非法使用末成年工 13．收取押金、扣押身份证或限制人身自由 14．搜身、体罚、侵犯工人权利 15．拖欠工资 16．没有法定福利待遇 17．“三合一”厂房，机器设备没有安全装 置 18．宿舍拥挤，住宿条件差。 19．末被当地卫生部门检查并发给证书 20．洗手间和洗浴设各不充足 21．通道有限 22．无性别隔离 23．通风设备不充足 24．灭火器和消防栓数量和分布不合理 25不安全因素
环境许可和报告 预防污染和节约资源 有害物质 废水及固体废物 空气排放 产品含量限制
道德规范 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 廉洁经营 无不正当收益 信息公开 知识产权 公平交易、广告和竞争 身份保密 社区参与
管理体系 管理体系
1. 公司的承诺 2. 管理职责与责任 3. 法律和客户要求 4. 风险评价和风险管理 5. 附有实施计划和措施的绩效目标 6. 培训 7. 沟通 8. 员工反馈和参与 9. 审核与评估 10. 矫正措施 11. 文件和记录