基本建设项目档案的整理方法
基建档案整理方法
基建档案整理要求基建档案，全称就是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档得科学技术文件材料。
一个具体项目得基建档案就是指从整个建设项目得酝酿、决策到建成投产（使用）得全过程中形成得、应当归档保存得文件材料。
基建档案得特点就是以工程项目为中心形成得科技文件材料具有成套性。
包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。
一、归档范围每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段与使用维护阶段）形成得文件。
基建项目中形成得照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题得照片，可同基建文字材料一起立卷。
与基建工程连在一起得设备，比如某些化工装置、电梯安装等得档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案得一个组成部分，但设备主体及设备开箱与运转维护过程得文件材料归入设备类。
有产权分属得基建项目，要视具体签定得协议涉及得产权比例来确定归档单位。
所占比例大得，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权得另一方有权保管其拥有产权得那部分档案资料。
若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年得文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。
具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法与保管期限（附件一）二、归档要求1、归档得基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。
2、归档时间负责基建类档案归档管理得部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料得收集、积累，按竣工年度归档。
但施工时间短得，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长得，可采取分阶段归档。
房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。
3、分类与代号B基建类B1基建项目类（按单项工程排列）B1、1 ×××项目本单位第一项工程代号B2房屋产权类B2、1单位产权B2、2房改产权面积补差得材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋得代码，将对应得材料归入相应得类别中；货币补差得材料归入办理完毕年度得文书档案。
基建档案整理要求方法1
基建档案整理方法基建档案，全称是基本建设档案，指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。
一个具体项目的基建档案是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。
基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。
包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。
一、归档范围每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段（前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段）形成的文件。
基建项目中形成的照片一般归声像档案类，特殊情况，如打桩时土质问题的照片，可同基建文字材料一起立卷。
与基建工程连在一起的设备，比如某些化工装置、电梯安装等的档案，与基本建设档案一般很难截然分开，可以作为基建档案的一个组成部分，但设备主体及设备开箱和运转维护过程的文件材料归入设备类。
有产权分属的基建项目，要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。
所占比例大的，视为基建项目归档单位，进行整理归档；占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。
若项目立项不成功，此时，批复可归入批复年的文书档案，视具体情况，划分为长期或短期。
具体归档范围参阅广州市基本建设项目文件材料立卷方法和保管期限（附件一）二、归档要求1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。
2、归档时间负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。
但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。
房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。
3、分类与代号B基建类B1基建项目类（按单项工程排列）B1.1 ×××项目本单位第一项工程代号B2房屋产权类B2.1单位产权B2.2房改产权面积补差的材料按分类方案归类，即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码，将对应的材料归入相应的类别中；货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。
基建档案的整理
基建档案的整理一、基建档案是指校园内的所有建设项目在立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的经过鉴定，整理并归档的文件材料。
实行代建制或由上级有关部门建设好移交本校使用的项目，本校要接收一套该项目的竣工图归档。
二、基建档案以组卷的方式整理归档，其档案号结构为：大类代字+项目代号+案卷号；如某校第一个基建项目的第一个案卷的档案可表示为：JJ01-1三、整理步骤及要求（一）分建设项目以有关部门批准立项文件为准（二）分建设阶段及单项工程先将整个建设项目文件按准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段分开，再将施工阶段的文件安单项工程分开注：单项工程是指建设项目中独立设计、独立施工、独立发挥效益的工程。
如新建一所中学（建设项目）一般有教学楼、体育馆、运动场及附属工程（门卫室、道路、绿化等）等单项工程。
（三）组卷项目管理类文件材料（包括立项与审批、可研、征地拆迁、报建、招投标、竣工验收文件等）按问题结合时间组卷。
施工文件一般按单项工程、单位工程结合专业组卷。
如某新建学校（建设项目）的施工图、竣工图先分教学楼、体育馆等（单项工程），各单项项目按主体建筑和管道设施、强电系统和弱电系统、空调系统等（单位工程）结合建筑或结构、水电、消防等（专业）组卷。
监理文件按文种（如监理日志、监理月报及工程款支付通知等）结合时间组卷。
组卷时，卷内文件保管期限基本一致，由于文件数量少需要将不同保管期限的文件归入同一案卷时，以卷内最长的保管期限确定该卷的保管期限。
案卷厚度不超过５ＣＭ．（四）案卷与卷内的文件排列１.案卷排到先按建筑阶段排列，施工阶段的案卷分单项工程和单位工程排列。
２.管理性文件按问题结合时间和重要程度排到。
３.施工文件按照管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。
４.设备文件按依据性、开箱验收、随机抽样、设备安装调试和设备运行、设备维修等顺序排列。
５.竣工图按专业、图号进行排列。
６.卷内文件排列时，一般情况下遵循以下规则：图文混和的，文字材料在前，图样材料排列在后；翻译文字排列在前、原文在后；正件在前，附件在后；印件在前、定稿在后。
基建档案整理方法
基建档案整理要求基建档案,全称就是基本建设档案,指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、使用、维修与装修活动中形成并归档的科学技术文件材料。
一个具体项目的基建档案就是指从整个建设项目的酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件材料。
基建档案的特点就是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性。
包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。
一、归档范围每一个单项基建工程基本上都可以分成五个阶段(前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、(工程监理)、竣工验收阶段与使用维护阶段)形成的文件。
基建项目中形成的照片一般归声像档案类,特殊情况,如打桩时土质问题的照片,可同基建文字材料一起立卷。
与基建工程连在一起的设备,比如某些化工装置、电梯安装等的档案,与基本建设档案一般很难截然分开,可以作为基建档案的一个组成部分,但设备主体及设备开箱与运转维护过程的文件材料归入设备类。
有产权分属的基建项目,要视具体签定的协议涉及的产权比例来确定归档单位。
所占比例大的,视为基建项目归档单位,进行整理归档;占有部分产权的另一方有权保管其拥有产权的那部分档案资料。
若项目立项不成功,此时,批复可归入批复年的文书档案,视具体情况,划分为长期或短期。
具体归档范围参阅基本建设项目文件材料立卷方法与保管期限(附件一)二、归档要求1、归档的基建项目材料要完整、准确系统、字迹清楚、图面整洁。
2、归档时间负责基建类档案归档管理的部门,指定专(兼)职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累,按竣工年度归档。
但施工时间短的,在基建项目验收后两个月内,按立卷要求分类整理装订;施工时间跨度长的,可采取分阶段归档。
房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。
3、分类与代号B基建类B1基建项目类(按单项工程排列)B1、1 ×××项目本单位第一项工程代号B2房屋产权类B2、1单位产权B2、2房改产权面积补差的材料按分类方案归类,即在分类方案中列出每一个地址或每一幢房屋的代码,将对应的材料归入相应的类别中;货币补差的材料归入办理完毕年度的文书档案。
基建档案的整理方法
（六）填写案卷封面：
第五栏：写案卷标题。 第六栏：填写编制单位。（编制单位是指 卷内文件材料的作者，作者较多，只需标 出二至四个就可以了）。 第七栏：填写编制日期。（填写卷内文件 材料的日期，由于日期较多，通常只填写 起止时间。 例如：１９９３．１０－１９９４．２
（六）填写案卷封面：
五、填写分类目录
分类目录登记时，在类别栏上填写 “基建”两字，按组卷时间的先后 排列填写。
基建档案案卷目录：
六、案卷入盒
案卷整理好后，要装入科技档案盒。每个 盒装的卷数不限装满为准，不同工程项目 的案卷不能混合装在同一个盒里。盒面除 了案卷题名不用填写外，其余各栏按案卷 的情况填写，盒脊上半部空白处填写工程 项目的名称，下半部填写案卷号。
基建档案盒：
2、成套图样或印刷成册的文件材料，自 成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必 重新编写页号；
3、案卷封面、卷内目录（含原有图样目 录）、卷内备考表不编写页号；
卷末备考表：
（三）、盖档号章
对不装订封面的每份文件和图纸进行盖章 编号。
档号 件号 B1.1-1 1 页号 12
档案章盖在图纸的图标上（即盖在右下 角）。
四、案卷编目
（一）、卷内文件材料的排列：
同一个工程项目的案卷，按工程阶段、时 间或重要程度来排列的先后 （不分保管 期限）排列。
1.全卷均是文字材料的，应按基建文件排 列按文字在前图纸在后、批复在前请示在 后、正稿在前底稿在后来排列。
（一）、卷内文件材料的排列：
2.如果卷内既有文字材料又有图纸的，应 先排文字材料，后排图纸。 3.全卷均是图纸的，应按图号的顺序排列。 有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排 列；没有图纸目录的，按图纸类别序号排 列。卷内排完一个专业项目，再排另一个 专业项目。
煤矿基本建设项目档案收集归档要求和整理方法
煤矿基本建设项目档案收集归档要求和整理方法内容提要❖建设项目文件的几个基本概念❖煤矿基本建设项目文件的收集❖煤矿基本建设项目文件的整理❖煤矿基本建设项目档案归档要求煤矿基本建设项目档案收集、整理、立卷工作是沿用1994年原煤炭工业部印发《煤炭工业企业档案分类规则》，该规则对煤矿基本建设项目档案的收集范围和分类予以明确。
1998年国家档案局、原国家计委发布《基本建设项目档案资料管理暂行规定》对基本建设项目文件材料归档范围和保管期限进行了规定。
2002年国家档案局颁布了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（中华人民共和国行业标准DA/T28—2002），再次修改和明确了建设项目档案归档范围和保管期限。
2006年国家档案局、国家发改委印发了《重大建设项目档案验收办法》，明确规定：“项目档案是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。
这一系列的规则出台，使项目档案工作更加规范化、制度化，进一步明确了档案工作在项目建设中的职责和地位，也使项目档案工作有章可循，有法可依。
第一章建设项目文件的几个基本概念建设项目文件：是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等，并以纸质、胶片、光磁盘载体等形式存在的全部文件。
包括项目前期文件、项目施工文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
1.单项工程指具有独立设计文件，可以独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
如：煤矿基建项目的矿井、洗煤厂、铁路专用线、办公楼、宿舍楼等。
2.单位工程指具有独立设计文件，可以独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
如：煤矿基建项目的巷道、峒室、井底车场等。
（进行档案收集整理先确定单位工程数量）3.项目前期文件指开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
煤矿基建前期项目文件重要的有：国家发改委的立项核准，国土资源部门采矿许可，煤炭部门的设计审批、设计勘查、安全专篇，属地审批的征地、拆迁补偿协议等。
基本建设项目档案管理规范
基本建设项目档案管理规范一、前言档案是一项国家重要财产，对于各行各业都具有重要意义，尤其是在基本建设项目中更为重要。
基本建设项目档案的建设和管理对于保障基本建设项目的质量、安全、效益以及日后项目维护、改造有着至关重要的作用。
本文着重从基本建设项目档案的管理规范入手，对如何规范基本建设项目档案的管理工作进行探讨，以期能够为项目档案管理工作提供有效的指导。
二、基本建设项目档案的含义基本建设项目档案是记录基本建设项目从立项、规划、设计、施工、验收、交付、投运到维护、改造、退役的全过程产生的各类书面、图像、图表、声像等资料的档案，是对基本建设项目开展全面管理和监督的重要依据和证据，具有非常重要的保障和推动作用。
三、基本建设项目档案管理人员的责任基本建设项目档案管理人员是指在基本建设项目从立项到结束全过程内，负责此项目档案管理工作的人员，主要有以下责任：1、明确职责：项目档案管理人员应该明确自己的职责，按照规范管理档案，及时归档各类档案资料。
2、设立档案保管室：指定档案保管室，安排专人管理，并配备必要的设备和工具，保障项目档案的安全。
3、责任制度：建立相应的档案管理制度，规定档案管理的流程、标准和责任制度。
4、项目档案的维护：负责项目档案的编目、整理、保管和维护，保证档案的完整性、准确性和可靠性。
5、档案的安全保障：建立完善的档案安全保密制度，禁止随意借阅、复印、泄露项目档案，做到严密管理。
四、基本建设项目档案保管实施1、建立项目档案的电子化管理体系对于较大的基本建设项目，档案资料较多、形式多样，为方便管理，应建立完善的电子档案管理体系。
应随时采用数字化技术，拍照、扫描、传输和存储现场实时数据，节约时间和空间成本，提高管理效率。
2、建立项目档案的实物管理体系对于一些非数字化的档案资料，需要采用人工分类、编目、编号和盒装，进行档案的整理、保管和维护。
应编好档案号，建立一份档案目录表，描述其内容和存放位置，方便日后查阅。
基本建设项目档案归档管理办法
公司基本建设项目档案归档整理办法1 目的为规范公司基本建设项目文件归档、整理、保管、利用程序，特制定本办法。
2适用范围本办法适用于公司新建、扩建、改建、年修和技术改造等建设项目。
3 职责3.1 综合档案室3.1.1 负责《公司基本建设项目档案归档整理办法》的制定与修订。
3.1.2 负责基本建设项目案卷的接收、整理、归档、保管、利用等。
3.1.3 负责对指挥部各部门档案收集、整理、立卷、保管、利用的指导。
3.2 相关部门3.2.1 项目前期管理部门、工程科、设备科、各项目部、施工单位、监理单位应根据本办法要求，完成各职责范围内，对项目从立项到竣工的过程中的所有编制和项目文件整理、归档工作。
3.2.2 按照《公司基本建设项目档案归档整理办法》，向综合档案室移交基建档案。
4 术语定义4.1 单项工程指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。
4.2 单位工程指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。
4.3 项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
4.4项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
4.5 项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
4.6 项目监理文件指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
4.7 项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
4.8项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。
4.9项目竣工验收文件指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
4.10 文件移交建设项目的设计、施工、监理等单位，在项目各阶段完成时根据合同、协议和规定，在项目竣工验收后，各部门将项目各阶段形成并经过整理的文件定期移交指挥部档案室。
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基本建设项目档案的整理方法一、基本建设项目档案的概念基本建设项目档案是指从建设项目(工程)的提出、调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。
二、基本建设项目文件的整理㈠、基本建设项目文件(以下简称基建档案)的归档范围和保管期限表（详见附表）整理基建档案注意的事项：1、应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、图纸及其他载体作为归档范围的主体：2、划清科技资料与基本建设文件材料之间的界线，不要将科技资料列入基本建设文件材料范围内归档；3、基本建设文件材料的原件由建设单位归档，施工单位归档用复印件。
㈡、归档时间：1、各施工单位应在项目建设完成三个月内将项目文件向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档；2、大、中型项目建设，按阶段归档。
㈢、归档要求1、归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动的真实情况；2、归档文件材料必须齐全、完整；3、归档文件材料应选用优质的制成材料，纸张规格尺寸要统一，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写，总之书写材料应符合耐久性要求。
㈣、整理的原则及分类要求：1、基建档案整理的基本原则：遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
2、基建档案材料的分类要求：⑴类目明确、层次清楚、简明：类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个层次，达到眉目清楚，条理清晰就可以。
比如：城市基建工程档案，可先按不同性质的建筑工程，如市政公用工程、民用建筑工程、工业建筑工程、交通运输工程等划分类；然后再在每种建筑工程类下，直接以工程项目(或单项工程)划分为属类。
如果工程项目较多，也可以在每种建筑工程类下，先按地理区划或建筑用途(如民用建筑中的宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关办公楼、住宅等)划分为属类，在属类下再按工程项目(或单项工程)划分为小类。
类和属类一般不益划得过多。
类和属类的层次划得过多、过繁主要是容易破坏归档文件材料的自然形成规律，割裂文件材料固有的内在联系，不便于保管和利用。
⑵分类标准一致分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或属类时，划分的依据是相同的。
只有分类标准一致，基建档案划分的类或属类才会层次清楚，条理明晰，有利于编目工作的进行，也方便保管和利用。
比如基建档案，可以按工程项目分类，也可以按专业来分类。
如果按工程项目分类，就应当全部按工程项目分类，这就是分类标准一致。
如果一部分按工程项目分类，另一部分按专业分类，这就是分类标准不一致。
又如矿产的地质勘探档案，可以按地区（省、市、自治区）分类，也可以按矿种(金、银、铜、铁、煤等)分类，这叫做分类标准一致。
如果一部分按地区分类，另一部分又按矿种分类，这就叫做分类标准不一致。
在划分类和属类时，在同一层里同时使用两个分类标准，势必使档案的整理发生混乱，不便于进行编目、保存和利用。
⑶类与类之间不交叉、不重叠。
类与类之间的归档材料，不能互相交叉。
如城市基建工程档案，市政公用工程类的灯饰、给排水材料等不能归入民用建筑工程类；又如类与类之间的材料不能重复。
3、制定分类方案或分类大纲分类方案或分类大纲是指导分类的纲领性文件，也可以叫做分类指南。
是用文字或图表的形式列举基建档案分类的类和属类的系列，概括各个类和属类所包括的基建档案的归档范围、保管期限、分类方法的类目表。
基建档案通常运用的分类方法有：⑴按工程项目分类按工程项目分类，就是按照基本建设工程项目(一个建设群或一个单项工程)，如厂矿、机关、学校或水库、电站、桥梁等独立工程项目的全部档案为单位划分类别，其特点是：同一个工程项目其设计或施工建设中形成的全部档案集中在一起，反映一个工程项目的全貌，便于按工程项目查找和利用档案，不属于同一个工程项目的档案要严格区分开。
⑵按专业性质分类按专业性质分类，是指根据基建档案内容所反映的不同专业性质来划分基建档案的类别。
例如：基建工程设计档案中的标准设计或通用设计档案，其本身一般不是伴随有具体对象的工程设计形成的，所以它更适合于按建筑、结构、给排水、电气、照明等不同专业性质划分不同的类别。
类以下还可以划分属类，象结构类下可以按砖混结构、框架结构等划分不同属类。
按专业性质分类的方法，其特点是：将同一专业性质的基建档案集中在一起，便于从专业角度查找和利用基建档案。
㈤、组卷的方法1、按项目组成案卷(即保管单位)如一项建筑工程，一般由大小不等的若干单项工程组成，如一个学校有教学楼、实验楼、办公楼、宿舍等单项工程。
各个单项工程一般由基础、底层和各层及各种不同用途的房间组成。
这些单项工程及其不同部分的图纸和文件，各自构成一组有机联系的整体，可以根据数量多少分别组成一个或多个案卷(保管单位)。
2、按专业性质组成案卷(即保管单位)，是指按照基建档案的内容反映的专业性质来组成保管单位。
如基建工程项目的设计图纸，可以按土建、结构、电气、照明等不同专业，分别组成一卷或数卷。
以上两种组卷方法均是将直接针对具体项目的管理性文件材料放入所针对的项目里组卷。
3、卷内文件材料的排列：⑴管理性文件，按问题重要程度、时间排列；⑵图样材料按阶段或重要程度排列。
即：方案——初步设计——技术设计——施工图设计——竣工图；⑶按目录或图号排列；⑷无目录或图号采用专业顺序先分后分，至下而上(至上而下)；平面图——立面图——剖面图——大样图⑸更改通知单连同附图排列在更改图后面；⑹施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；⑺按文件形成先后顺序排列，文字在前，图样在后。
有译文的外文在前，原文在后。
4、卷内文件材料的编写⑴案卷内基建文件材料均以有书写内容的页面编写页号。
⑵单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。
图样页号编写在标题栏外。
⑶成套图样或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。
卷内目录、卷内备考表不编写页号。
⑷卷内目录的填写卷内目录（填写式样）①序号：序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。
卷与卷之间不连续编。
②文件编号：文件编号应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。
③责任者：责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者。
④文件材料题名：文件材料题名应填写科技文件材料的全称。
⑤日期：日期应填写科技文件材料的形成日期。
⑥页号：页号应填写每件文件材料首尾页上标注的页号。
⑦备注：有需要注明的事项填入此栏。
⑧卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。
⑸卷内备考表的编写卷内备考表式样①说明：说明包括案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
②立卷人：应由负责立卷人签名。
③立卷日期：立卷日期应填写完成立卷的日期。
④检查人：检查人应由案卷质量审核者签名。
⑤检查目期：检查日期应填写审核的日期。
⑥卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
5、案卷的装订⑴案卷可以装订和不装订两种形式。
⑵案卷内不同幅面的科技文件材料或图纸均要折叠为统一幅面，破损的要先修复。
幅面采用A4型(即：297mm×210mm)或16开型(260m m×185mm)。
图样折叠时标题露在右下角。
图纸折叠成“手风琴式”，A4型尺寸。
⑶案卷内的金属物装订前要拆除。
⑷三孔一线装订。
装订的案卷要结实、整齐，不要压住字迹、不掉页、不倒页、无损坏文件、不妨碍阅读。
⑸不装订的案卷，应在每份科技文件材料的左上角加盖档号章。
⑹档号填写按照前面讲的“案卷封面的编写第6点”填写。
⑺序号填写应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。
6、案卷封面的编写(1)案卷封面印制在卷盒的正表面，案卷封面空白栏就是案卷题名栏，拟写案卷题名一般由立卷人拟写。
案卷题名要求应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。
例：案卷题名=云阳中学办公楼(对象名称或工程项目)+电器照明(针对内容或专业)+施工图(文件材料名称)(2)立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。
(3)起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。
(4)保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
根据国档发(1988)4号文件规定，基本建设项目档案资料的保管期限分为：永久、长期、短期三种。
同一卷内，有不同期限的文件材料，坚持“就高不就低”的办法。
(5)密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。
(6)档号应填写全宗号、目录号、分类号(项目代号)和案卷号（档号的编制见后）。
(7)封面填写实例7、案卷背脊的编写(1)案卷背脊上的保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。
(2)档号填写同“案卷封面的编写(6)”。
(3)案卷题名填写同“案卷封面的编写(1)”，应从右到左竖写。
三、案卷排列、编号和编目案卷组好后，还要进行排列、编号和编目，就是我们常说的案卷的排列、编制档案号和案卷目录。
（一）案卷的排列案卷的排列就是按照一定的方法对组好的基建档案案卷进行科学的排序。
（二）案卷的编号基建档案的编号主要指对基建档案案卷进行编号。
它是用来反映基建档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号，是基建档案分类号和案卷顺序号的组合。
它起着基建档案案卷排列后的固定作用，便于档案室(馆)保管和查阅者查阅利用。
编制档案号(即：案卷编号)首先应确定档案号的结构形式。
档案号的结构形式有两种：一种是单纯号码制，即全部以数字进行编号：男一种是混合号码制，即以代字和数字混合进行编号。
采用哪一种结构形式，应根据档案分类情况而定。
档案号的基本模式：档案号=全宗号+目录号+分类号(包括项目代号)+案卷顺序号单纯号码制实例：某单位基建档案××·××·×·×·×——001→案卷顺序号↓↓↓↓↓全目宗录大属小号号类类类如O012.7.1-1、O012.7.1-2、O012.7.1-3、O012.7.1-4、O012.7.1-5，为县档案局档案馆综合楼的项目档案。
O012为全宗号，即单位代号；7为目录号，即项目档案代号（根据各单位实际情况确定）；1为分类号，即档案馆综合楼代号；“-”后的1、2、3、4、5为案卷号。
又如O012.7.2-1、O012.7.2-2、O012.7.2-3、O012.7.2-4、O012.7.2-5、O012.7.2-6为县档案局档案馆综合楼的项目档案。