有效沟通课程

如何进行有效沟通？
•保持沟通渠道畅通(Open) •让你的经理知道现况(Inform) •倾听(Listen) •传达意见(Presentation) •书面表达(Written)
有效沟通 Effective Communication
如何保持沟通渠道畅通
• 与人相处坦诚、直接 • 鼓励别人表达相反意见 • 传递必要的信息 • 保持不让/让别人“吃惊” • 提供最新信息 • 鼓励员工分享信息
•减低自己为主导的意识 •使自己平易近人 •避免“挖苦” •学习接受不同的观点 •经历“新角色” •展开一个小“交际”
有效沟通 Effective Communication
积极了解你自己的个人风格（寻求有关你的人际关系的反馈）
•经常跟你打交道并为你所尊重的同事或经理可成为 提供反馈的资源
•当进行表现评估时，鼓励员工提供一些有关你的人 际关系技巧方面的反馈信息
为什么沟通如此重要?
社会： 信息突长 跨国公司、世贸 多文化 组织： 减少层次 着重客户 快速反应 个人： 竞争力 事业 乐趣
有效பைடு நூலகம்通 Effective Communication
为什么沟通如此重要?
世界在变,我们必须也变 信息高速发展，如果我们跟不上就会丧失竞争力 经济第一 知道自己的位置
有效沟通 Effective Communication
有效沟通 Effective Communication
与人相处坦诚、直接
• 让人们及时知道将会影响他们的信息
• 与人交谈言辞正面、面对面、眼光相接触 • 帮助别人发展（学习）技能，提供正面有建设性的反馈 • 如果有相互冲突的信息，面对不同，并通过其他人找出原因 • 如果你要陈述直言，请讲出你的想法，不要将别人说 得一无是处
有效沟通 Effective Communication
用重复反映/反应的句子去展开沟通 （用同意的语句去展开沟通）
•重复的语句在处理带情绪的交流或处理矛盾时有用。这样的句 子简短，重述讲述者的情感和感觉不用表白说同意或不同意
•建立融洽关系
•引导听众理解 •帮助听众加深对事件或主题的理解
•帮助听众冷静下来或“降温”
有效沟通 Effective Communication
保持不让/让别人“吃惊”
• 必须了解其他部门的人，知道他们目前的工作先后，问题所在以及他们 小组的未来方向 • 问同事需要何种信息帮助他们更有效地开展工作 • 当你写或收到一份信息时，问问自己是否还有其他人对这有兴趣，并将 信息传递下去 • 和他人建立一种能将正面及负面信息顺利传递的关系 • 分析你所碰到的沟通问题并找出有效的解决方法。如果问题已严重地影 响到你或你的部门的工作，应考虑请受过培训的辅导员帮助克服障碍。
有效沟通 Effective Communication
避免中途打断
•在以后的一个月中，请求别人帮助你计算/记录你有多少次打 断别人的谈话 •分析每次案例，问清自己：--在同谁说话、当时的情形、话题 是什么 •分析结果显示你只在某些情况下那样做，那就在遇到这种情况 时提醒自己注意，如果发现你经常这样做那你就需要更大的耐 心了 •分析会发现，你身体前倾时更易去打断对方谈话，如果你放松 一些，后靠椅背，你会感到比较难去打断对方
有效沟通 Effective Communication
用“小结＂来增加对问题的理解
•帮助讲者明确他的关键部分 •显示你尽力去理解讲者的立场 •帮助你更深入地理解课题 •学会在私下的场合练习，当你熟练时，你可以在适 当场所去使用
有效沟通 Effective Communication
书面交流
•练习基本书写技巧 •清晰简洁 •减少错别字，（语言）语法正确 •去掉多余的细节 •正确书写 •改善书面交流技巧 •改进你的商业文书技能 •表达 •词汇/语言丰富
沟通是什么？
如果你与他人或机构沟通： 1) 你用话语，通讯信号，身体移动等信号传递信息给人们； 2) 你写信或致电给人们； 如果你与他人沟通想法或感觉：你让人们知道这些想法或感觉； 如果人们之间进行沟通，他们能够理解彼此的感觉或态度：
沟通是一种向他人/其他生物提供信息的活动或过程； 沟通是一种通信，它是用电话、电报、传真等电子设备、设 施来进行交流的系统过程； 沟通是写信或打电话；
使用幽默，幽默不是挖苦
有效沟通 Effective Communication
学习接受不同的观点
（要对不同的观点有忍耐性，增强对不同观点的接受能力）
•请教可信赖的同事或主管帮助识别自己一些过于僵 硬或令人难以忍受的行为 •当你“辅导”他人时要顾及他人的感受，他们是否 会被激怒，受到伤害或有抵触情绪？为什么他们会 有这样的反应；以后你要怎样做才能减少这样的负 面反应？ •把自己放在对方的角色中，如果“你”受到“伤 害”，你的经验会对这些有帮助
有效沟通 Effective Communication
书面交流的准备
•了解你的公司格式 •字典在手 •知道术语 •学会用图表和数字 •用动词来加重你的信息 •去掉“弱”辞，“很”“常”之类 •保持段落简短，一段一意 •当书写时，有时间感，让对方会立即给你回复 •当书写完成后，在你正式送出之前多看几眼
•寻求有关你的改变行为方面的反馈。可以的话，可 以将几个讨论谈话录音后和一些能为你提供反馈的 人一起研究。这些反馈能帮助你找出需改善的地方。
有效沟通 Effective Communication
减低自己为主导的意识
•避免打断 •对自己表述同一观点的次数设定限制 •多用建议用语，少用决定用语 •留心自己谈话的比重，让他人有机会去讲 •克制自己的判断，如果批评是必须的，也要 考虑到对方的感觉 •鼓励谈话，征求不同的看法
有效沟通 Effective Communication
如何进行有效沟通？
有效沟通的三个要素
尊敬RESPECT
信任TRUST
合作CORPORATE
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同事
你
客户
上司 你的部门
部下 其他部门
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避免“挖苦”
•检讨在哪些情况下你用挖苦的方式激怒别人，分析 你的措辞技巧 •如果你有挖苦别人的倾向，应改变这种习惯，在任 何情况下，都要衡量你的谈话对象的个性再决定幽 默的适当运用 •要提醒自己，你的目的是保持适当的幽默感的同时 要避免伤害或侮辱他人。
有效沟通 Effective Communication
鼓励别人表达相反意见
当有人反对你的观点时你会怎么办？你可能在这个人提出解释之 前已认为你了解和听说了有关争议并坚持自己的观点，那么下次你可 以试一试：
•耐心让他人完成讲话，即使你相信已明白争议所在
•重述一遍他的观点并真正尝试去明白事情的真正情况 •让他有机会纠正你的重述并必要时做出澄清
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为什么沟通如此重要?
在你和你的团队之间发展畅通的信息交流 环境---你和上级之间的、同事之间的、部门 之间信息的畅通交流是组织有效运作的决 定因素。
明白沟通的重要性是你成功的成熟之道。
有效沟通 Effective Communication
•确定讲话人谈话的重点，那些内容是形成观点所必需的 •从讲话者角度去思考这个问题，为什么他是这样想的呢?
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用“无结尾”话题鼓励沟通
•对讲话提出“邀请” •请对方“直言” •允许对方展开话题 •让对方知道你很关心他/她考虑的事情 •帮助他人“发泄”气愤和其他一些负面的情感
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如何加强你的沟通
•改进社交技巧 •建立关系 •发展并保持良好的关系（同你的上司） •了解组织结构的常识 •了解个人的常识
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改进社会交际能力
•积极了解你自己的个人风格
（寻求有关你的人际关系的反馈）
•真诚的说出你同意的观点或目标
•然后，只有这时才可以明确地说明你所不同意的观点，和为什么？
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传递必要的信息
与你的经理 •月度报告 •项目报告 •延误 •人员调动 •问题顾虑 •假期旅行 •小组成功 与你的同事 •程序变化 •革新 •改组 •部门目标 •其 他 对 同 事 有 影 响的信息 与你的竞争对手 与你的客户 -
鼓励员工分享信息
• 积极创造气氛/氛围去鼓励员工交流想法，最新的信 息，有建设性的批评等 • 特别设计性会议，使经理不成为一言堂的角色 • 鼓励下属之间直接交谈 • 如有员工习惯于去经理处了解信息，应引导他们去 直接找相应的人员
有效沟通 Effective Communication
让你的经理知道情况
•同你的经理一起评估你的沟通技巧 •提供信息给经理 •有必要提供适当的细节 •建立与信赖经理的沟通渠道
有效沟通 Effective Communication
同你的经理一起评估你的沟通技巧
•你猜想你的经理对你部门绝大多数事情的进展都没兴趣 •你尽量避免提供坏消息给你的老板 •你趋向于等待老板的决定而不是讲出你的想法 •你只是在你老板要求时才同他说话 如果以上这些情况存在，你最好采取一些行动
聆听
•听取全部信息
•用“无结尾”话题鼓励沟通 •用重复反映/反应的句子去展开沟通
（用同意的语句去展开沟通）
•避免中途打断
•用“小结＂来增加对问题的理解
有效沟通 Effective Communication
听取全部信息
•积极的聆听不单指听到对方所讲的字和事实,要包括整个 信息的全过程
•聆听主要的想法和观点，这点尤其要注意在对方提供大 量细小的细节情况
有必要提供适当的细节
•因为经理必须掌握好自己的时间以完成工作任务，因 而能准确判断应该传递什么信息给经理是很重要的
•不要猜想经理要所有的技术细节以明白决策的来由
•不要猜想经理会为细节而高兴
•对项目觉得很兴奋，包括技术细节
有效沟通 Effective Communication
建立与信赖经理的沟通渠道
有效沟通 Effective Communication
提供最新信息
•如果你有一项工作要交待，时间有限制-解释原因并告 诉其紧迫程度 •如你得到一份通知想一想它是否也对你的部下有帮助 •当你读一份技术、专业文章，想一想谁还会对此有兴趣 •定期会议 •交流目标及任务
有效沟通 Effective Communication
上海震旦家具有限公司
有效沟通培训
Effective Communication
有效沟通 Effective Communication 议程： 为什么沟通是重要的? 它如何影响到你及你的组织。 如何进行有效沟通？
部门与部门之间？
人与人之间？ 你呢？ 如何加强沟通？ 什么是沟通的障碍？
有效沟通 Effective Communication
有效沟通 Effective Communication
提供信息给经理
•向老板询问什么样的信息是他希望从你这里得到的 •向老板提供负面消息，而不要等到老板从其他 人口 中得到这消息而对你有不良的影响 •当你向老板提供更多消息时,一定要了解清楚老板需 求什么，不要太多，不要太少
有效沟通 Effective Communication
•要求召开一次会议讨论你们的相互期望，澄清经理 对你各方面责任的授权---不管这种责任是否由你全 权负责，还是要向经理知会执行情况,或在执行之前 申请审批 •确定你的经理要求你如何提供信息
•和你的经理建立一种可以对正面和负面信息进行自 由交流的关系
有效沟通 Effective Communication
为什么沟通如此重要?
对于组织而言，它帮助我们 • 满足客户需求 • 增加生产率---员工满意 程序改进
• 生产有利润之产品/增加价值的服务
有效沟通 Effective Communication
为什么沟通如此重要?
对个人而言： •它提供学习机会 •帮助了解工作的环境，增加协同性 •是了解自己、自己的角色的渠道 •做正确的事 •接受反馈(Receiving feedback） •提供建议(Offering suggestion) •表达观点(Express your view) •作出决定(Decision making)