员工分享第四期企业电子邮件沟通规范和技巧
企业电子邮件沟通规范和技巧ppt课件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
邮件发送对象的选择（2）
小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让 收件人知道这种情况
BCC的功能也差不多，区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人 （当心接收方回复这封信！）
一个人找订书机，300人中断工作来看这个信息（布拉格的有些广场应该关闭）
邮件内容（1）
写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）
在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话
Email会被记录并有证可查
避免非相关主题性的言语
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是 打开电子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱， 确认没有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强 迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于 事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异， 并以合理的方式解决意见不和以及争端
内容大纲
▪ 需要发送邮件的情况 ▪ 邮件格式 ▪ 邮件发送对象 ▪ 邮件内容 ▪ 发邮件的基本技巧 ▪ 注意事项
需要发送邮件的情况
正式工作报告 部门之间事务往来 通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
Email末尾加上签名档：可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多
企业电子邮件沟通规范及技巧教材
企业电子邮件沟通规范及技巧\电子邮件使用的基本原则1、电子邮件沟通的重要性- 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收发邮件- 70%的职场人, 下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件- 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务2、为什么使用电子邮件沟通■如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证”。
电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉■使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成■能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能■充当意见不和、起争端时的证明。
Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端3、需要发送邮件的情况■正式工作报告・部门之间事务往来，需要留下书面资料的。
■通知■知识推荐和信息传递■没有见面交流条件的其他交流内容■难以简单用口头表达说明清楚的事项■电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。
只把有价值的信息提供给需要的人。
“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。
1、电子邮件写作规范电子邮件包含的内容・发送对象・主题・称呼与问候・正文・附件・签名1、发送对象的选择•戳仟和CC还有BCC （区分收件人抄送人、秘■ T。
的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的, 理应对邮件予以回复响应。
■ CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应；如果CC的人有建议，可以回Emailo •曙豔噩黑鬻襯尔发给了咖人比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都■ TO, CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。
可以。
顺序一般是将其他部门的经理放在第一位,然后是未部门经理，疽长，其施同葷拿。
适当的规则有助于提升你的形象！黑给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资•鳖辂数鶴蠶戒錨勰齬勰节收到-非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理-避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节-避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替-对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论・你们讨论好了再告诉大家。
电子邮件沟通礼仪与技巧
电子邮件沟通礼仪与技巧随着科技的发展，电子邮件已经成为了我们日常工作和生活中不可或缺的一部分。
然而，由于电子邮件的便捷性和高效性，我们有时候可能会忽略了一些沟通的礼仪和技巧。
本文将介绍一些电子邮件沟通的礼仪与技巧，帮助我们更好地进行电子邮件沟通。
一、电子邮件沟通的礼仪1. 使用礼貌的语言：在电子邮件中，使用礼貌的语言是非常重要的。
我们应该使用尊敬的称呼，如“尊敬的先生/女士”，并在邮件的开头和结尾使用适当的礼貌用语，如“您好”、“谢谢”等。
2. 注意邮件的格式：邮件的格式应该简洁明了，避免使用过多的花哨字体和颜色。
正文部分应该分段，每段只包含一个主题，以便读者更容易理解和回复。
3. 注意邮件的主题：邮件的主题应该简明扼要地概括邮件的内容，避免使用模糊的主题，以免给读者带来困惑。
4. 回复及时：在收到邮件后，我们应该尽快回复，避免让对方等待过久。
即使无法立即回复，也应该在邮件中表达感谢和回复的时间。
5. 注意邮件的抄送和密送：在抄送和密送邮件时，我们应该慎重选择收件人，避免将不相关的人员包含在内。
同时，在抄送和密送时，应该在邮件中说明原因和目的。
6. 注意邮件的机密性：在处理涉及机密信息的邮件时，我们应该特别注意邮件的安全性，避免将敏感信息发送给不相关的人员。
二、电子邮件沟通的技巧1. 清晰明了的表达：在电子邮件中，我们应该尽量使用简洁明了的语言来表达自己的意思。
避免使用过于复杂的词汇和句子结构，以免给读者带来困惑。
2. 避免冗长的邮件：尽量避免写冗长的邮件，将重点信息放在邮件的开头部分，以便读者能够快速获取到关键信息。
3. 使用正确的语法和拼写：在电子邮件中，我们应该注意使用正确的语法和拼写，避免出现拼写错误和语法错误，以免给读者留下不专业的印象。
4. 使用适当的称呼和称谓：在电子邮件中，我们应该根据对方的身份和关系使用适当的称呼和称谓，以显示对对方的尊重和礼貌。
5. 注意邮件的语气：在电子邮件中，我们应该注意邮件的语气，避免使用过于严肃或过于随意的语气，以免给对方造成不适。
企业电子邮件沟通规范和技巧ppt课件
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个 性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
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邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
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邮件发送对象的选择（1）
工作计划的发送对象
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内 部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部 门传达，特殊情况可以根据需要处理
项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
企业电子邮件沟通规范及技巧
深圳市新元素医疗技术开发有限公司 2010-8-9
目 录
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邮件沟通的重要性 邮件的格式 邮件发送对象 邮件内容 结尾署名 使用技巧 注意事项
电子邮件沟通的重要性(1)
电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式；
企业用户电子邮件的用途主要体现为日常工作交流、传递公司的产品与服务 信息、获取外界信息和展示企业形象等等；
不能随便向群体邮箱发送不必要消息
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邮件主题 称呼与问候 邮件正文 邮件附件 邮件署名
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邮件内容
邮件主题
主题是接受者了解邮件的第一信息，因为要提纲挈领，使用有意义的 主题行，这样可以让收件人迅定不要空白标题，这是最失礼的
如果不是经常交流的对象，记得写邮件抬头称呼对方，以示礼貌，并 引起主要收件人的关注
电子邮件沟通的礼仪与规范
电子邮件沟通的礼仪与规范电子邮件的沟通简单礼仪与规范如下：（一）慎重选择发信对象确认传送讯息的对象，并将Cc：人数降至最低（Cc全名为CarbonCopy，中文译为「副本转送」）1、传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。
掌握“广播”清单2、“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。
使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体，不稍几分钟，即可获得许多在线朋友的回复。
然而问题在于：一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有“广播”需求时，务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。
（二）注意撰写信件内容1、切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。
许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。
记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。
2、电子信件「标题」要明确且具描述性电子邮件一定要注明标题（Subject），因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。
此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
3、信件内容应简明扼要在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。
一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。
尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。
4、考虑他人计算机的容量上线沟通的网友所拥有的系统与硬件不尽相同，这其中还有人仍在使用传统的终端机和陈旧的电子邮件系统（如系统无法自动断行）。
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基本原则：面对面抄送是为了明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死 无对证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
作用
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然， 并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作 项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其 他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
而且领导也更健忘，需要邮件提醒据统计
不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电子邮箱收 发邮件
70%的职场人，下班前的最后 30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式地登录公
司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
电子邮件使用基本原则
需要发送邮件的情况
正式工作报告
部门之间事务往来
通知 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 难以简单用口头表达说明清楚的事项
邮件格式
邮件一定要注明标题
通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理
关联（“线索”）
一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件
邮件发送对象的选择（3）
选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员 了解的业务细节
公司电子邮件沟通规范和技巧
案的功能 • 充当意见不和、起争端时的证明。能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格
上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
需要发送邮件的情况
• 正式工作报告 • 部门之间事务往来 • 通知 • 知识推荐和信息传递 • 没有见面交流条件的其他交流内容 • 难以简单用口头表达说明清楚的事项
直接交流代替 • 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，
不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 • 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
邮件内容（）
• 写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（ ） • 在语气方面，要尽量保持正式和尊敬 • 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话 • 会被记录并有证可查 • 避免非相关主题性的言语 • 勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题 • 勿任意或无心地浪费频宽 • 传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车 • 保持专业 • 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件
数过多 • 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分 • 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系的邮件）都有统一的格式设计，这样体现了公
司品牌形象，尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时，这种效应
邮件发送对象的选择（）
• 工作计划的发送对象 • 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、
邮件内容（）
• 内容和格式要相符，避免写太多情感的东西 • 切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器 • 许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突 • 避免情绪激动的时候回信（放天） • 确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应 • 有意见要提时，请先思考，这个问题都需要哪些相关人知道，避免将事态扩大
2024企业电子邮件沟通规范和技巧
2024企业电子邮件沟通规范和技巧一、本文概述随着电子邮件成为企业内部和外部沟通的主要工具，提高电子邮件沟通的效率和效果变得至关重要。
本文章将探讨2024年企业电子邮件沟通的规范和技巧，帮助企业提高沟通质量，提升工作效率。
二、企业电子邮件沟通规范1、邮件格式统一：企业应规定统一的邮件格式，包括字体、字号、颜色等，以保持企业形象和品牌的一致性。
1、邮件格式统一：企业应规定统一的邮件格式，包括字体、字号、颜色等，以保持企业形象和品牌的一致性。
这不仅有利于提高员工的工作效率，还能让外界通过邮件感受到企业的规范化管理和良好的文化氛围。
在格式规定中，企业可以规定邮件的字体、字号、颜色等，使邮件更加清晰易读，同时也方便员工进行撰写和阅读。
比如，可以选择一种简洁、易读的字体，规定字号不得小于12号，颜色以企业的标准色调为主，以确保邮件的整体风格与企业的品牌形象相一致。
2、邮件主题明确：邮件主题应简明扼要，准确反映邮件内容，方便收件人快速了解邮件主题。
2、邮件主题明确：邮件主题应简明扼要，准确反映邮件内容，方便收件人快速了解邮件主题。
避免使用模糊、不明确或过于常见的主题，这可能会使收件人忽略邮件。
对于需要紧急处理的邮件，可以使用特殊标记（如感叹号、紧急符号等）来引起收件人的注意。
3、邮件正文简洁：邮件正文应简洁明了，避免冗长和复杂的句子结构，以确保收件人能够迅速理解邮件内容。
3、邮件正文简洁：邮件正文应简洁明了，避免冗长和复杂的句子结构，以确保收件人能够迅速理解邮件内容。
收件人可能只有有限的时间和注意力来处理邮件，因此，发件人应该用简短、清晰的语言传达信息。
例如，使用点句式或短句式可以更好地传达信息，并避免产生歧义。
此外，避免在邮件中使用大量的专业术语或缩写词，以免让收件人感到困惑。
4、邮件附件规范：附件应进行必要的命名和分类，确保收件人能够快速找到并处理附件。
在商务沟通中，附件是邮件的重要组成部分。
附件的命名和分类对于收件人快速定位和处理附件至关重要。
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–70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱 ，确认没有尚未处理的紧急邮件
–30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要 强迫症式地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的 任务
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员工分享第四期企业电子邮件沟通规 范和技巧
2、为什么使用电子邮件沟通
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了 ，许多事情从此“死无对证”。电邮存在公司服务器上， 白纸黑字，谁也赖不掉
▪ 将CC人数降至最低，确认收信对象是否需要收到 这封信，以免造成不必要的困扰和「垃圾」
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选择邮件发送对象的时候避免以下现象
–非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄 送给包括直接和间接经理
–避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特 别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节
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2、主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领， 使用有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件 内容并判断其重要性。
1. 一定不要空白标题，这是最失礼的
2. 标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩
3. 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不 清的标题
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以 及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成
能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则， 并充当了作为每个工作项目历史档案的功能
充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事 实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以 合理的方式解决意见不和以及争端
–中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
–俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的， 即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
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–不能随便向群体邮箱发送不必要消息
• 全体邮箱：全体技术中心、技术支持、新元素全体员工 ，只有一定级别才能发送
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几种常见的邮件发送对象选择
§ 工作计划的发送对象
– 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部 门内部相关经理人
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§TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。 比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到 高都可以。顺序一般是将其他部门的经理放在第 一位，然后是本部门经理，科长，其他同事等。 适当的规则有助于提升你的形象！
§只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资 源。
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二、电子邮件写作规范
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电子邮件包含的内容
§ 发送对象 § 主题 § 称呼与问候 § 正文 § 附件 § 签名
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1、发送对象的选择
–避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人 、抄送人，用见面直接交流代替
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选择邮件发送对象的时候避免以下现象
–对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与 发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件 与发件人讨论
• 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确 定结果的邮件
§要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘 送人）
§To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的， 理应对邮件予以回复响应。
§CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务 对邮件予以响应；如果CC的人有建议，可以回 Email。
§BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人 了的。这个可能用在非常规场合。
4. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多 件事情
5. 可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题
6. 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题
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3、称呼与问候
§恰当地称呼收件者
–邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒 某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应； 在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
– 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以 跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
§ 项目通报类的邮件
– 主送给项目小组成员 – 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
§ 寻求跨部门支持的邮件
– 一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 – 同时抄送本部门的直接上级 – 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
–如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如 果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士”称 呼，但要把性别先搞清楚。
–不熟悉的人不宜直接称呼姓名，对级别高于自己的人也 不宜称呼姓名。
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§邮件开头结尾最好要有问候语
–最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”您好”；结 尾常见的写个Thanks and Best Regards.
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巧
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2020/11/7
员工分享第四期企业电子邮件沟通规 范和技巧
一、电子邮件使用的基本原则
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员工分享第四期企业电子邮件沟通规 范和技巧
1、电子邮件沟通的重要性
–80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就 是打开电子邮箱收发邮件
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3、需要发送邮件的情况
§ 正式工作报告、通知
§ 部门之间事务往来，需要留下书面资料的。
§ 知识推荐和信息传递
§ 没有见面Biblioteka 流条件的其他交流内容§ 难以简单用口头表达说明清楚的事项
§电子邮件应当避免滥用，不发无意义的邮件。只 把有价值的信息提供给需要的人。 “在商务交往 中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。