XX内部电子邮件沟通规范
电子邮件使用规范通知
电子邮件使用规范通知尊敬的各位员工：为了更好地规范和提高公司内部电子邮件的使用效率，特制定以下电子邮件使用规范通知，希望各位员工认真遵守并执行。
一、电子邮件发送原则明确主题：在发送邮件时，请确保主题明确简洁，能够准确反映邮件内容，避免使用模糊不清的主题。
礼貌用语：在邮件中使用礼貌用语，如“您好”、“谢谢”，展现出良好的职业素养。
简洁明了：邮件内容要言之有物，简洁明了，避免冗长废话，让收件人能够快速理解重点。
保密性：涉及公司机密信息的邮件，应当加密发送，并严格控制收件人范围。
二、电子邮件接收原则及时回复：对于重要邮件，应尽快回复确认，避免耽误工作进度。
妥善处理：对于不需要回复的邮件，也请及时阅读并妥善处理，保持邮箱整洁。
注意查收：定期查看收件箱和垃圾箱，确保不会错过重要信息或文件。
三、电子邮件附件处理合理命名：附件命名要清晰有序，避免使用无意义的文件名或过长的命名方式。
适当压缩：对于较大的附件文件，建议先压缩后发送，以节省传输时间和网络流量。
谨慎下载：接收附件时，请注意安全性，避免下载未知来源或可疑文件，以防电脑感染病毒。
四、电子邮件文明用语避免大写：在邮件中避免使用大写字母表达情绪或强调，以免给人带来不必要的紧张感。
注意标点：正确使用标点符号和段落分隔符号，使邮件内容结构清晰易读。
文明用语：不使用粗口、侮辱性词语或歧视性言论，在沟通中保持礼貌和尊重。
五、电子邮件管理技巧建立文件夹：根据不同主题或项目建立分类文件夹，便于整理和查找历史邮件记录。
定期清理：定期清理已处理或过时的邮件，保持邮箱清爽整洁，提高工作效率。
学会筛选：学会使用过滤器和标签功能，将重要邮件优先展示在收件箱中。
以上即为公司电子邮件使用规范通知，请各位员工严格遵守相关规定，并在日常工作中做到高效、规范地处理电子邮件。
祝工作顺利！此致敬礼！。
电子邮件使用规范制度
电子邮件使用规范制度摘要：本文旨在制定一份电子邮件使用规范制度，以帮助员工正确、高效地使用电子邮件进行工作沟通，并提升工作效率和减少沟通误解。
本制度包括规范的邮件格式、电子邮件的语言使用、邮件主题的明确性以及电子邮件的保密性要求等方面。
一、引言随着信息技术的快速发展，电子邮件成为了现代商务沟通中不可或缺的工具。
然而，由于没有统一的规范，许多员工在使用电子邮件时存在一些问题，如语言表达不准确、主题模糊、抄送不当等。
为了解决这些问题，我们制定了本电子邮件使用规范制度。
二、邮件格式要求1.邮件头部：邮件头部应包含完整的收发件人信息，包括姓名、职位、所在部门等。
2.邮件正文：邮件正文应语句通顺，注意段落分隔，并使用恰当的标点符号。
在表达观点时，尽量简洁明了，不罗嗦。
3.字体和样式：为了提高邮件的可读性，推荐使用常规字体，如宋体、Calibri等，并避免使用过多的颜色和格式。
三、邮件语言使用规范1.礼貌用语：在邮件中使用适当的礼貌用语，如“您好”、“谢谢”等，以维护良好的沟通氛围。
2.用词准确：使用准确的词汇和专业术语，避免使用含糊不清或不当的措辞，以减少沟通误解。
3.敏感词汇：禁止在邮件中使用任何可能引起歧义、冲突或冒犯他人的词汇，严禁使用种族、性别、宗教或政治方面的不当言辞。
四、邮件主题的明确性1.简明扼要：邮件主题应简洁明了，概括邮件内容，避免使用过长或不相关的主题。
2.标明紧急程度：对于紧急事项，应在主题中标明“紧急”，以便收件人优先处理。
五、抄送使用规范1.必要性评估：在抄送邮件时，应评估收件人是否真正需要了解相关信息，避免过度抄送。
2.收件人权限：尊重收件人的隐私和工作职责，不要将不相关的人员抄送给所有人。
六、邮件保密性要求1.机密信息：对于机密信息，应使用加密的方式发送邮件，并提前与收件人约定密码。
2.附件保护：对于包含敏感信息的附件，应设置密码保护，并单独发送密码。
3.避免转发：未经授权，严禁将机密邮件转发给任何人。
公司内部邮件规范通知
公司内部邮件规范通知
尊敬的各位同事：
为了提高公司内部沟通效率，规范邮件交流，特制定本公司内部邮件规范通知，希望大家认真遵守并共同营造良好的工作氛围。
一、主题明确
在发送邮件时，请务必确保主题明确、简洁。
主题应该准确反映邮件内容，避免使用含糊不清或误导性的主题。
二、收件人抄送人抄送规范
在选择收件人和抄送人时，请根据具体情况慎重考虑。
确保信息传递到位的同时，避免不必要的干扰和信息泄露。
三、邮件内容简洁明了
在撰写邮件内容时，应力求简洁明了。
段落分明，逻辑清晰，避免冗长啰嗦，让收件人能够快速理解邮件要点。
四、礼貌用语得体
在邮件中使用礼貌用语是基本素养。
请在开头使用称呼语，结尾添加感谢或者祝福语，给人留下良好印象。
五、附件管理规范
发送附件时，请确认附件内容完整有效，并在邮件正文中简要说明附件内容。
对于大型附件，建议先征得对方同意再发送。
六、回复及时性
对于重要邮件或需要回复确认的邮件，请及时回复。
即使暂时无法处理，也请给予对方答复并说明后续处理计划。
七、保密意识强化
公司内部信息涉及机密内容时，请注意保密意识。
避免在邮件中泄露公司机密信息，确保信息安全。
以上是公司内部邮件规范通知的相关内容，请各位同事严格遵守并相互监督。
希望通过大家的共同努力，提升公司整体沟通效率和工作效率。
谢谢！
此致
敬礼
公司管理团队敬上。
电子邮件沟通的礼仪与规范
电子邮件沟通的礼仪与规范电子邮件的沟通简单礼仪与规范如下：（一）慎重选择发信对象确认传送讯息的对象，并将Cc：人数降至最低（Cc全名为CarbonCopy，中文译为「副本转送」）1、传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。
若要将信函复本同时转送相关人员以供参考时，可善用Cc：的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。
掌握“广播”清单2、“广播”功能是电子邮件系统最具威力的功能之一。
使用者只须将其问题或意见传送至特定网络广场或群体，不稍几分钟，即可获得许多在线朋友的回复。
然而问题在于：一个人的问题或建议是否会成为另一个人的垃圾邮件，甚或无心地触怒他人？因此，当使用者有“广播”需求时，务必在传送出信件前小心地检查其广播的清单。
（二）注意撰写信件内容1、切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。
许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突。
记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。
2、电子信件「标题」要明确且具描述性电子邮件一定要注明标题（Subject），因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。
此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。
3、信件内容应简明扼要在线沟通讲求时效，经常上网的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。
一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。
尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。
4、考虑他人计算机的容量上线沟通的网友所拥有的系统与硬件不尽相同，这其中还有人仍在使用传统的终端机和陈旧的电子邮件系统（如系统无法自动断行）。
电子邮件使用操作规范
电子邮件使用操作规范尊敬的各位员工：为了提高工作效率和保障信息安全，请务必遵守以下电子邮件使用操作规范。
本操作规范适用于公司内部和对外沟通的电子邮件，希望大家认真阅读并遵守执行。
一、电子邮件格式1. 主题：请在主题中简明扼要地概括邮件内容，方便收件人快速了解邮件重点。
2. 称谓：根据收件人的职位和身份使用适当的称谓，尊重对方的职业，避免使用过于随意或不礼貌的称谓。
3. 正文：正文应明确、准确地表达意思，重点信息可以使用加粗、斜体或下划线突出。
4. 签名：在邮件结尾处署名，包括姓名、职位、联系方式等信息。
二、邮件撰写注意事项1. 内容简明扼要：避免过长的邮件内容，力求简洁明了，提供必要的信息和上下文背景。
2. 语言规范：邮件语言应正式规范，不使用口头语和粗俗词汇，注重语法和标点符号的正确运用。
3. 正确使用抄送和密送功能：明确抄送和密送的对象，抄送需要接收方知晓邮件内容，密送则不对收件人进行通知。
在选择抄送或密送时要慎重考虑，确保信息的合理流转。
4. 回复和转发邮件：回复邮件时请注意保留原始邮件的重要信息，以便对话的连贯性和清晰性。
转发邮件时需注明原发件人，并说明转发的目的和原因。
三、邮件附件使用规范1. 附件发送和打开：在发送附件之前，请确保附件的内容正确、完整，并进行必要的压缩处理，以节省存储空间和网络带宽。
接收附件时，请确保电脑和网络的安全性，及时进行病毒扫描。
2. 附件命名规范：附件的命名应简明扼要，能准确标识附件内容。
避免使用含有特殊字符或过长的文件名，以免引起兼容问题或造成浏览不便。
四、电子邮件安全和保密1. 账号安全：请妥善保管个人邮箱账号和密码，避免将账号信息泄露给他人，定期更改密码，确保账号的安全性。
2. 信息保密：在撰写邮件时，请谨慎处理机密信息，避免在邮件中明文传输敏感信息。
如有必要，可以对附件进行加密或使用安全传输协议。
3. 邮件签名：建议每位员工都加上个人的邮件签名，以便确认发件人身份，提高邮件可信度。
公司内部邮件处理制度模板
主题：公司内部邮件处理制度尊敬的同事们，大家好！为了提高公司内部沟通效率，加强团队协作，特制定本邮件处理制度。
请各位同事共同遵守，以确保邮件沟通的顺畅和信息安全。
一、邮件发送与接收1. 所有公司员工均需使用公司提供的邮箱账号进行邮件沟通，邮箱账号与员工工号绑定，不得私自泄露给外部人员。
2. 发送邮件时，请遵循简洁明了、条理清晰的原则，确保邮件内容准确、完整。
3. 邮件主题应简明扼要，便于收件人快速了解邮件内容。
例如：“【申请】2022年部门预算”、“【通知】本周五下午3点召开全体员工大会”等。
4. 邮件正文格式要求：字体为宋体，字号为小四，行间距为1.5倍，段落首行缩进2字符。
5. 收到邮件后，请尽快回复，确认已收到或提出相关疑问。
如因特殊情况无法及时回复，请尽快告知收件人。
6. 涉及敏感信息、公司机密的邮件，请严格按照公司保密规定进行处理，不得私自转发、拷贝、打印。
二、邮件分类与处理1. 邮件分为内部邮件、外部邮件和垃圾邮件。
内部邮件指公司内部员工之间的邮件沟通；外部邮件指与公司合作伙伴、客户、供应商等之间的邮件沟通；垃圾邮件指无关紧要、广告推广等邮件。
2. 对于内部邮件，收件人需按照邮件内容、紧急程度等进行处理。
如遇紧急事项，请在邮件中明确指出，以便及时处理。
3. 外部邮件由相关部门或人员负责回复，确保邮件沟通的顺畅。
如涉及多个部门，需由主导部门进行协调，确保邮件得到及时、准确的回复。
4. 垃圾邮件请勿点击、回复，以免泄露个人信息或导致电脑病毒感染。
如有疑问，请及时与IT部门联系。
三、邮件归档与查询1. 邮件归档分为按部门、按项目、按时间等多种分类方式，便于查找、追溯。
2. 重要邮件需进行归档，以备后续查询。
归档邮件应包括邮件正文、附件等全部内容。
3. 邮件查询需遵循公司内部管理规定，确保信息安全。
如有查询需求，请向直属上级或IT部门提出申请。
四、邮件沟通礼仪1. 发送邮件前，请检查邮件内容是否完整、格式是否规范、附件是否齐全。
公司企业邮箱管理制度
第一章总则第一条为规范公司内部电子邮件的使用，确保公司信息的安全和保密，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司全体员工及公司合作伙伴。
第三条公司企业邮箱是公司内部及对外沟通的重要工具，应合理使用，遵守国家相关法律法规和公司内部规定。
第二章邮箱申请与分配第四条员工入职后，由人力资源部门统一为员工申请企业邮箱账号。
第五条邮箱账号分配原则如下：1. 根据员工岗位和部门，分配相应的邮箱后缀；2. 部门负责人或主管需为企业邮箱命名提供指导；3. 邮箱账号一经分配，不得随意更改，如确需更改，需经相关部门批准。
第三章邮箱使用规范第六条邮箱用户应遵守以下使用规范：1. 不得使用邮箱进行违法活动，如传播不良信息、进行网络攻击等；2. 不得将邮箱账号、密码泄露给他人；3. 不得利用邮箱进行商业欺诈、恶意竞争等不正当行为；4. 不得在邮件中泄露公司机密信息，包括但不限于客户信息、财务数据、技术秘密等；5. 邮件内容应文明礼貌，不得使用侮辱、诽谤、威胁等不当言语。
第七条邮箱用户应定期清理邮箱，包括删除无用的邮件、整理邮件文件夹、定期备份重要邮件等。
第四章邮箱安全管理第八条公司设立邮箱管理员，负责邮箱系统的日常维护和管理。
第九条邮箱管理员应定期对邮箱系统进行安全检查，包括：1. 检查系统漏洞，及时更新系统补丁；2. 监控邮箱登录情况，发现异常登录及时处理；3. 定期对邮箱密码进行加密存储；4. 对离职员工的邮箱账号进行清理和封存。
第十条邮箱用户如发现邮箱异常，应及时向邮箱管理员报告。
第五章奖励与处罚第十一条遵守本制度，合理使用邮箱，对工作有显著贡献的员工，公司给予表扬或奖励。
第十二条违反本制度，情节轻微的，给予口头警告或书面警告；情节严重的，给予纪律处分或解除劳动合同。
第六章附则第十三条本制度由公司人力资源部门负责解释。
第十四条本制度自发布之日起实施。
原有规定与本制度不一致的，以本制度为准。
通过以上制度，我们旨在确保公司企业邮箱的安全、高效使用，促进公司内部沟通与外部交流的顺畅，同时保护公司利益不受损害。
办公室邮件沟通规范
办公室邮件沟通规范随着科技的快速发展，电子邮件已成为现代办公环境中不可或缺的沟通工具。
然而，由于邮件的特殊性，我们在书写和发送邮件时需要遵循一些规范，以确保信息的准确传达和专业性的展示。
本文将详细介绍办公室邮件沟通的规范。
一、邮件的格式在写邮件时，应遵循以下格式，包括发件人信息、收件人信息、主题和邮件正文。
1. 发件人信息发件人信息应包括发件人的姓名以及部门或公司的名称。
例如：From: John Smith, Marketing Department, ABC Company2. 收件人信息收件人信息应明确指出邮件的接收者。
如果有多个收件人，可以使用“抄送”（CC）或“密送”（BCC）功能，但需要先确认是否有必要让其他人知道邮件的内容。
To: Jane Doe, Sales Department, ABC Company3. 主题主题应简洁明了，能够准确概括邮件内容，并引起读者的兴趣。
同时，应避免使用全部大写或过度使用标点符号，以免被误认为垃圾邮件。
Subject: Meeting Reminder for Tomorrow4. 邮件正文邮件正文应清晰、简洁，并注意使用正确的语法和拼写。
段落之间可以使用空行或缩进来提高可读性。
如果需要强调某些重要信息，可以使用加粗或斜体字体。
此外，还可以在正文中插入必要的图片、表格或附件。
二、邮件的语气和礼貌在办公室邮件中，我们应保持礼貌和专业的语气，以建立良好的工作关系和形象。
以下是一些需要注意的方面：1. 使用礼貌词语邮件的开头和结尾应使用礼貌词语，如“尊敬的”、“亲爱的”、“谢谢”、“祝好”等。
同时，在陈述请求或观点时，使用委婉的措辞，避免过于直接或冒犯性的言辞。
2. 谨慎使用感叹号和大写字母过度使用感叹号或大写字母容易给人以强烈的情绪色彩，因此应慎重使用。
在表达强调或重要信息时，可以使用适当的标点符号和格式。
3. 回复及时尽量在收到邮件后24小时内回复，即使只是一个简短的确认回复。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。 不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正” 之类的邮件。
如何撰写邮件——邮件正文
三、邮件附件 1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2、附件文件应按有意义的名字命名。
不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，
下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。
如何发送邮件——发送类型
4、转发（FW）
通常情况，当邮件内容未到达应收者或者邮件内容值 得共享时，可以使用转发。
如果FW:过多，请删除重复的，避免邮件标题过长。
身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下 属去处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处 理） 简单明了。
如何处理邮件
如何发送邮件
发 送 情 况
发 送 类 型
发 送 对 象
注 意 事 项
如何发邮件——发送情况
需要发邮件的情况：
1、正式工作报告
2、部门之间事务往来
3、通知
4、知识推荐和信息传递
5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项 ……
如何发送邮件——发送类型
1、主送（TO），收件人
邮件的重要性 邮件基本礼仪 如何撰写邮件 如何发送邮件
如何处理邮件
邮件基本礼仪
态度友好
措辞得当 信息齐全
• 邮件是解决问题，处理事情的工具 • 精心构思，认真撰写 • 不要带着脾气发邮件 • 文明礼貌，多用敬语 • 语言流畅、内容简介
你写信时愤怒 么？请先存为 草稿，1小时后 重新打开再决 定是否发出~
3、正文中应对附件内容做简要说明，尤其是有多个附件时。
4、附件数目不宜超过4个，较多时应打包压缩成一个文件。
5、如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式。
6、如果附件过大，应事先了解接收方信箱接收邮件大小的
限制，可分割成几个小文件分别发送。
如何撰写邮件——邮件签名
1、邮件签名的必要性
每封邮件的签名，可以让对方清楚的知道发件人信息。
如何发送邮件——发送类型
发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给直接领导和 对方的直接领导，如有必要应该抄送给直接领导的领 导。一般情况下，除非必要，否则不要抄送给直接领
导的领导，可以由直接领导判断是否需要上报。如果
不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向直接领导 咨询。
如何发送邮件——发送类型
3、密送（BCC），加密抄送人
2、签名信息不宜过多
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等 信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行，你只需将 一些必要信息放在上面。
引用一个短语作为签名的一部分是可行的，比如你的座
右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场
合，切记一定要得体。
如何撰写邮件——邮件签名
3、不要只用一个签名档
3、回信时注意保持线索
想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打
断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”）
一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经 过多次收发的邮件
如何发送邮件——注意事项
4、选择邮件发送对象的时候避免以下现象
非重要的一般性的沟通，不必要将邮件抄送给直接领导
和间接领导。
• 减少使用感叹号“！”
• 主题明确
• 描述清晰有条理
• 基本要素要完整
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性 邮件基本礼仪 如何撰写邮件
如何发送邮件 如何处理邮件
如何撰写邮件
发 送 对 象
个部分。
主 题
正 文
签 名
邮件包含了收件人、主题、正文、签名四
如何撰写邮件——发送对象
撰写邮件时，首先要确定邮件是准备发送给谁，并且弄
不能随便向群体邮箱发送不必要消息。例1：全体技术中 心、技术支持、新元素全体员工，只有一定级别才能发 送。例2：一个人找订书机，300人中断工作来看这个信。
企业电子邮件沟通规范
邮件的重要性 邮件基本礼仪 如何撰写邮件
3、寻求跨部门支持的邮件（我们最常用的）部门性质决定
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级，同时
抄送本部门的直接上级，这样往往可以获得支持部门的
更好的支持。
如何发送邮件——注意事项
1、小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能
CC是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该 邮件，并且也让收件人知道这种情况。
清楚谁是直接收件人（TO），邮件需要抄送（CC）给谁，
或者密送（BCC）给谁。 邮件发送类型在“如何发送邮件”模块中进行详细介绍。
如何撰写邮件——邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，要提纲挈领，使用
有意义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断
其重要性。 1、一定不要空白标题，这是最失礼的。 2、通常人们会根据主题判断邮件的重要性。 3、标题要简短，不宜冗长，是邮件核心思想的浓缩。
事件负责人，主要阅读该邮件的人，也就是要主要阅 读这邮件的人放去TO。
如何发送邮件——发送类型
2、抄送（CC），事件相关人
需要了解信息，你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的， 或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC，不然你
做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺
你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也 是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板 面子。
如何发送邮件——发送类型
有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要 转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示， 只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原
文转发，而是仅仅写个FYI（for your information，
仅供参考），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等 的或者是从上到下的。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文 是否通顺，拼写是否有错误。
如何撰写邮件——邮件正文
5、选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。不要用稀奇 古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务 邮件。
6、合理提示重要信息
如何撰写邮件——邮件主题
4、标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清 的标题。
5、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件
事情，以便日后整理。 6、可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题。 7、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题。
如何撰写邮件——邮件正文
一、邮件开头称呼 1、邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提 醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的 回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”。 3、如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x女士” 称呼，但要把性别先搞清楚。 4、不宜称呼姓名的情况：不熟悉的人不宜直接称呼姓名， 对级别高于自己的人也不宜称呼姓名。
8、邮件内容里不可缺少的三个部分
如果要从对方那里得到想要的信息，需要给对方提供 哪些信息。
希望对方采取哪些行动件——邮件正文
9、邮件内容要简明扼要，内容太多可使用附件
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确
实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加 大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
如何撰写邮件——邮件正文
7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字很 难描述清楚，可以配合图表加以阐述。 不要随意使用 :-) 之类的字符，这样显得轻佻。
【职场Email八大习惯】
①不要越级发邮件 ②不要在Email里谈论跟工作无关的事 ③不要转发有不良影响的Email ④保留好发送Email的证据 ⑤勤发Email联络工作,帮助自己树立勤奋形象 ⑥Email的收发要及时 ⑦多用"抄送",少用"暗送" ⑧不要因为Email而忽视电话和当面沟通。
企业电子邮件沟通规范
不希望被收件人（TO）或者抄送人（CC）看到的收件 名单，可以使用密送，但是原则上不建议使用。
加密抄送人一般是你的下属。举例说，你需要别的部
门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得 到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终 执行得怎么样，你要你的下属去跟进。很多人会把下 属也放在抄送栏，想想看，下属和领导放一起多么的
邮件的重要性
3、现代企业的工作强度加大，工作量加大
领导没有那么多时间面对面听取汇报，需要使用邮件
4、不少企业工作完全依赖电子邮件
80%的外企职场人每天上班要做的第一件事，就是打开电 子邮箱收发邮件
70%的职场人，下班前的最后一件事是查看邮箱，确认没 有尚未处理的紧急邮件
30%的职场人，即使下班或周末在家休息，也要强迫症式 地登录公司邮箱，查有没有漏掉紧要的任务
避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特
别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节。
避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、 抄送人，用见面直接交流代替。