档案计算机检索系统概述
第七章 文书工作与档案管理-档案的检索、利用与编研
7．文号索引
文号索引是将档案的文号与档号相对 应，提供按文号检索档案途径的检索工具。 文号索引一般采用表格形式，所以通常称 之为文号档号对照表。
8．人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物 并指明其出处的检索工具。档案人名索引 的编制方法，是将档案内容中涉及的人名 摘录出来加以排列，所以索引的格式主要 包括人名和档号两种。档案馆(室)日常使 用的人名索引，通常采用卡片形式。
分类标引概念转换的基本做法是根据 主题分析的结果，查找档案分类表，将其 相应类目的分类号作为检索标识赋予被标 引文件。
7.1.3 常用档案检索工具及其编制方法
1. 案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，依据档案 整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统 计案卷数量，监督、保护档案材料的一种 管理工具；也是档案馆(室)最基本的、使 用较为频繁的一种检索工具。它既是查找 档案最基本的工具，又是编制其他检索工 具所必须使用的工具。
（1）主题分析
主题分析是确定被标引档案主题概念 的过程。主题分析的主要内容有两方面： 一是分析主题的类型；二是分析主题的构 成要素(亦称主题因素)。主题的类型依据 档案内容可分为单主题和多主题。单主题 是指一件(卷)档案只表达一个问题，多主 题是指一件档案表达两个以上的问题。
（2）概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将 其转换为检索语言标出，这个过程即为概 念转换的过程，也就是给出检索标识的过 程。
（1）档案开放的本质
档案开放的本质就是让更多的人利用更 多的档案，充分发挥档案的价值。
档案的开放和档案的利用也是一对具有 从属关系的概念。档案的开放从属于档案的 利用，档案的开放也是档案利用的一种特殊 形式。
（2）档案开放的办法
各级国家档案馆开放档案的利用手续： 大陆公民持有效身份证或工作证、介绍信， 可直接到档案馆利用。
2021自考“档案文献检索”笔记(1)
2021自考“档案文献检索”笔记（1）第一章档案文献检索系统概述单选、多选：1、狭义的档案文献检索是指（查找）。
2、存储是查找档案信息的（前提）或（基础）。
3、档案文献检索的基本原理是实现档案需求与相关档案信息的（匹配）。
4、存储阶段的目的是使档案信息达到高度的（组织化）。
5、事实检索是直接回答利用者所需特定主题的（确定性）检索，检索出的结果是某种事实。
6、（文献检索）是一种（相关性）的检索，一般说来，并不能直接回答利用者提出的问题。
7、存储部分的主题功能是通过著录标引，编制检索工具，建立数据库等手段使档案信息（有序化）。
8、检索部分的主要功能是通过编制检索策略实现利用者提问与档案信息的（有效匹配）。
9、存储阶段的对象是（档案文献群）。
10、文献单元方式和标识单元方式的结合，可将全部文献数据组成一个（文献_语词矩陈）。
11、（检索效率）是指在检索过程中满足利用者的全面性和准确性程序，它是衡量检索系统性能的一个最基本的指示。
12、（查全率）是衡量某一检索系统从文献集合中检出相关文献与全部相关文献的百分比。
13、查全率和查准率之间存在着（互逆）关系。
14、数据覆盖之称为收录范围，指一个检索系统（已收录数据量）与（应收录数据理）的百分比，它反映该检索系统的资源拥有状况。
15、（响应时间）是指一次检索过程中从利用者向检索系统提出问题到检索完成（匹配）过程，形成检索结果，应付利用者的需要全部时间。
16、可存性是指一个档案文献检索系统的（易用程度），横量系统可存性的定律是（穆斯定律）。
多选：1、广义的档案文献检索包罗（存储）和（查找）两个具体过程。
2、档案文献检索可以采取的形式有数据检索、事实检索、文献检索、智能化检索。
3、数据检索是直接回答利用者所需要的有关特定主题的查询、检索出的结果是（数据）、（公式）、（图表）等。
4、原始文献通常是通过转化成（二次文献）或（三次文献）的方式进入存储子系统的。
5、档案文献检索按照，目录构成或计算机文档中数据摆列方式的不同，可区分（文献）单元方式和（标识）单元方式。
计算机及网络检索概论
计算机及网络检索经历了手工检索、脱机批处理检索、联机检索和网络检索等 多个发展阶段，随着计算机技术和网络技术的不断进步，检索效率和准确性不 断提高。
重要性及应用领域
重要性
计算机及网络检索是现代信息社会的 重要组成部分，能够快速、准确地获 取所需信息，提高工作效率和决策水 平。
应用领域
计算机及网络检索广泛应用于图书馆 、情报机构、科研机构、企业等领域 ，为学术研究、产品开发、市场竞争 等提供有力支持。
阅读操作。
利用搜索引擎进行网络资源查找和筛选操作演示
访问搜索引擎
在浏览器中输入搜索引擎网址，进入搜索引 擎界面。
输入关键词
在搜索引擎的检索框中输入需要查找的关键 词。
执行搜索
点击“搜索”按钮，执行网络资源查找操作 。
筛选结果
根据搜索结果中的标题、摘要、链接等信息， 筛选出与需求相关的网络资源。
THANKS
Scopus
全球最大的同行评议学术论文索引数据 库。
VS
Google Scholar
学术资源搜索引擎，涵盖各类学术出版物 。
数据库检索方法与技巧分享
关键词检索
输入与主题相关的关键词进行检索。
高级检索
使用逻辑运算符（AND、OR、NOT）组合关键词，提高检索精度。
数据库检索方法与技巧分享
数据库检索方法与技巧分享
使用加减号限定检索范围
在搜索框中输入带有加号或减号的关键词，限定或排除某些特定信息的检索结果。
利用高级搜索界面进行复杂查询
通过搜索引擎的高级搜索界面，设置多个查询条件，实现复杂查询需求。如限定时间范围 、指定网站域名、设置文件类型等。
04
学术资源数据库介绍及使用指南
第八章___档案检索
第二节 《中国档案主题词表》
《中国档案主题词表》是由表达档案内 容主题的自然语言中优选出的语义相关、族 性相关的科学术语所组成的规范化词典。
一、《中国档案主题词表》的选词原则与选 词范围 （一）选词原则 （二）选词范围
二、《中国档案主题词表》的结构体例 （一）主表 （二）词族索引 （三）范畴索引 （四）附表——人名表、机构名表
第八章 档案检索
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节 第七节 档案检索概述 中国档案分类法》 《中国档案分类法》 中国档案主题词表》 《中国档案主题词表》 档案著录 档案标引 档案检索工具与目录中心 档案的计算机检索
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二、档案检索工具的种类 （一）按检索范围分 1.全宗范围 2.档案馆（室）范围 3.若干馆范围 4.专题范围
（二）按载体形式分 1.纸张式检索工具 2.缩微式检索工具 3.机读式检索工具
（三）按编制方式分 1.目录 2.索引 3.指南
（四）按排检方法分 检索工具按排检方式分为分类和主题 两大类。
第七节 档案的计算机检索
一、档案计算机检索的特点 （一）检索速度快 （二）检索点多，检出率高 （三）能满足多元检索需求，检索效果好 （四）利于实现资源共享 （五）服务方式灵活多样
二、计算机检索系统的基本结构 （一）硬件 （二）软件 （三）数据
三、计算机检索系统的流程 （一）档案信息的输入（存储） （二）档案信息的输出
一、档案标引方式 （一）标引工作按照工作方式分为人工标引和 机器标引 （二）标引工作按照检索体系区分为分类标引 和主题标引 （三）标引工作按提供检索标识的数量可分为 浅度标引和深度标引
谈档案信息检索系统和检索效率
谈档案信息检索系统和检索效率摘要：档案信息检索系统由与档案信息检索密切相关的因素所构成，主要包括：档案信息检索系统的目标、数据库、检索语言、检索设备和装置、检索软件、检索方式等。
关键词：档案信息；检索系统；建设效率档案信息检索系统由与档案信息检索密切相关的因素所构成，主要包括：档案信息检索系统的目标、数据库、检索语言、检索设备和装置、检索软件、检索方式等。
1 档案信息检索系统的构成要素1.1 系统目标明确档案信息检索系统的服务对象、专业范围、所包含的档案种类、档案载体类型、档案的时间跨度等，从而确立档案信息检索服务所要达到的基本目标和基本任务。
1.2 档案数据库数据库是档案信息检索系统必不可少的要素，包括档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库等。
档案目录数据库是对档案内容和形式特征的描述和表达，它反映了档案的情报特征，可以记录和识别一份档案，档案目录信息的有序集合构成了不同的档案检索工具。
随着多媒体技术的广泛应用，在档案目录检索系统、全文检索系统的基础上，多媒体档案信息检索系统将逐渐增多。
1.3 档案检索语言档案检索语言是表达档案主题概念及其相互关系的概念标识系统，是档案标引和检索的工具。
检索语言是转换主题概念的依据，它的作用是将档案文献内容和检索课题的主题概念转换成检索系统可以识别和处理的标识，从而实现档案信息的检索。
1.4 计算机硬件系统中采用的各种硬件设备和装置的总称。
包括存储和记录档案信息的载体，用于档案检索的机具、装置和信息传递设备等，如卡片式、书本式、缩微式、计算机网络检索设备等。
从20世纪70年代末至今，档案检索设备和装置的更新和换代反映了档案手工检索逐步走向计算机化和网络化检索的发展历程。
1.5 档案检索软件档案检索软件是计算机档案信息检索系统的构成要素之一。
档案检索软件可自行开发，也可以从市场上购买。
必须事先分析本单位、本系统档案检索需求，以档案信息检索系统服务的目标定位为依据，开发或选择档案检索软件。
计算机检索技术概述
截词检索与截词检索算符
后截断
无限截断
如：physic*
Physic physics physicst
中文数据库里面 习惯称为“前方一 致”
physicalism
有限截断
如：physic??
Physic physics
1.本课题包含“神经网络” “旋转机械” “故障诊断”三个概 念,“应用”和“研究”属于意义过于宽泛的词，不应该作为检索 词。
2.扩展 神经网络：相关的上位词有人工智能 旋转机械 故障诊断：相关词有故障定位、故障检测，上位词有
容错技术 3.检索式：
（神经网络 OR 人工智能）AND（旋转机械）AND (故障诊 断 OR 故障定位 OR 故障检测 OR 容错技术）
检出的相关文献量系统数据库中的相关文献总量x1004545扩大检索范围扩大检索范围提高查全率的方法提高查全率的方法11跨库检索跨库检索22选择较大检索范围的字段如摘要选择较大检索范围的字段如摘要33外文单词使用截词符外文单词使用截词符44使用上位词如飞行器使用上位词如飞行器航天飞机航天飞机载人载人航天飞机航天飞机55考虑同义词或近义词使用布尔逻辑符考虑同义词或近义词使用布尔逻辑符oror连接连接66逐步扩大算符的检索范围逐步提高查全率的算逐步扩大算符的检索范围逐步提高查全率的算符依次是
检索策略在计算机检索中直接决定检索结果 的准与全。
计算机检索技术概述
1. 确定检索词
➢ 切分：是对课题的语句以词为单位进行切 分，转换为检索的最小单元。
例：检索“吸烟与肺癌的关系研究”相关文献。 例：检索“肺气肿病人的血氧测定法”方面的相
自考“档案文献检索”笔记(6)
自考“档案文献检索”笔记（6）第十章单选、多选1、档案计算机检索由硬件、软件和数据三部分构成。
2、数据检测的内容一般有四个方面，即一致性检测、完整性检测、合法性检测、合理性检测。
3、档案计算机检索系统的安全保密功能包含两个方面：一是数据库系统的安全；二、是计算机网络系统的安全。
4、数据库系统包罗数据库、数据设库办理软件和数据库办理员三部分。
5、带有倒排索引的数据库称为倒排数据库。
6、按计算机处理技术分类计算机检索包罗：布尔检索、截词检索、原文检索、；加权检索、聚类检索。
7、按检索项目分类计算机检索包罗：单项检索、多项检索。
8、按检索系统功能的强弱分类计算机检索包罗：普通检索\初级智能检索\高级智能检索。
9、档案计算机检索的开发过程包罗四个阶段：系统分析、系统设计、系统实现（程序编制与调试）和系统运行与维护。
10、系统设计阶段需要考虑三个因素：用户、资源、数据。
11、对系统的维护集中在以下四个方面：紧急维护、日常性维护、满足用户特殊档案需求、改善系统性能。
简述、论述一、简述档案计算机检索系统的基本功能和基本结构？答：功能：①数据输入，检测与维护功能；②编目与检索功能；③利用统计与借阅办理功能；④信息安全与密级控制功能。
基本结构：硬件是检索系统的依赖的设备，由主机和外设组成；软件是为了完成检索操作而编制的计算机程序，主要由系统软件和应用软件组成。
数据主要有档案目录信息，电子文件多媒体文件，检索语言词典，相关的数据属性信息。
二、简述计算机脱机批处理检索的特点？（1）它是把用户的查按要求进行分批处理，对用户提问不立即回答。
而是集中起来，一起送入计算机，统一处理。
（2）户一般不直接使用计算机，提出的查找要求，也不能马上得到检索结果，而是系统操作人员统一输入提问，统一整理查询结果分发给用户。
三、简述计算机联机检索的特点？答：用户或检索中心的检索的检索人员通过计算机终端或网络工作站，以人手一机对话方式直接对档案数据进行检索，浏览输出。
电子档案管理系统
电子档案管理系统随着信息技术的不断发展，电子档案管理系统成为了现代企业管理的重要工具。
电子档案管理系统是一种通过电子设备存储、管理和检索档案的系统，使得企业可以更加高效地管理和利用档案资源。
本文将对电子档案管理系统的定义、特点以及使用的好处进行探讨，并介绍一些常见的电子档案管理系统。
一、电子档案管理系统的定义电子档案管理系统是一个综合的信息管理系统，通过数字化的方式将档案资料存储于计算机或网络服务器中，并提供相应的管理和检索功能。
它的主要目标是提高档案管理的效率和可靠性，减少纸质档案的使用和维护成本。
与传统的纸质档案管理相比，电子档案管理系统具有更加便捷、高效的特点。
二、电子档案管理系统的特点1. 数字化存储：电子档案管理系统将档案资料以数字化的形式存储在计算机或网络服务器中，可以实现大规模、高效率的存储管理。
2. 统一管理：所有的档案资料都可以在同一个系统中进行统一管理，方便管理人员进行档案的整理、归档和调阅。
3. 多用户共享：电子档案管理系统支持多用户使用，不同部门的员工可以同时访问和维护档案，提高工作效率。
4. 安全可靠：电子档案管理系统具有完善的权限管理机制，可以对档案资料进行加密和备份，保证档案的安全性和可靠性。
5. 快速检索：通过电子档案管理系统，用户可以通过关键词、日期、部门等多种方式快速检索到需要的档案资料，提高检索的准确度和速度。
三、电子档案管理系统的好处1. 提高工作效率：电子档案管理系统可以快速、准确地检索和获取档案资料，避免了传统人工检索耗费的时间和精力，提高了工作效率。
2. 节约空间：电子档案管理系统不需要大量的纸质档案空间，节约了企业的存储成本，同时也减少了对自然资源的消耗。
3. 保护档案安全：电子档案管理系统具有严格的权限管理和备份机制，可以有效地保护档案的安全，防止损毁和丢失。
4. 便于共享合作：电子档案管理系统支持多用户同时访问和维护档案，方便不同部门之间的合作和信息共享。
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档案计算机检索系统概述
档案计算机检索是指利用计算机对档案信息进行查找与利用与传统的档案信息查找方法相比，计算机检索的本质没有变，只是检索的手段、信息的表示方式、存贮结构和匹配方法发生了变化。
计算机检索是用计算机可以识代码来表示信息，用便于计算机决速存取的方式来存贮信息，其匹配方法由人工比较变为机械匹配，匹配标准由隐式变为显式。
在计算机匹配过程中，原先表达概念的问语符号变为没有内涵的字符串；信息检索过程是字符串匹配和逻辑运算的过程，与用户需求的字符中与计算机内存贮的大量字符串进行比较和处理的过程，若两者一致或部分—致，并符合给定的逻辑运算条件，即为命中，系统最后将命中的信息输出给用户。
一、档案计算机检索的特点
利用计算机进行档案文献检索，相对于传统的手工检索有许多不同的特点。
（一）检索速度快
使用手工查找文件级档案条目，须逐张翻检有关检索工具。
繁琐又费时而计算机的高速运算能力和强大的逻辑判断能力，使计算机检索的速度大大超过了手工检索。
（二）检索途径多
计算机检索能同时满足多途径检索的要求，如可将关键字、责任者等项目进行组配，进行“人机对话”式的检索，随时分析判断检索结果，根据需要扩大或缩小检索范围，不断地调整修改检索策略，直到获得满意的检索结果，而手工检索则不易做到。
（三）实现动态检索
由于计算机检索系统采用灵活的逻辑运算，使各类检索词之间能够灵活地进行组配，并能动态地修改检索式。
这种检索方式特别适用于比较复杂的多元检索。
另外，通过联机可及时检索到最新更新的档案信息。
（四）实现检索信息共享
计算机检索系统的数据库中的信息都是按一定规定编码的数字化信息，它们可以方便地套录、传输，并可根据需要制成多种形式的信息资料。
通过计算机网络，还可使各个信息源之间连通，实现异地信息共享。
（五）检索结果比较直观
全文档案信息在检索系统中可以被加工处理成图像动画以及蚤各种视频、音频信息。
这样，计算机对档案的检索具有灵活的数据组织、管理和检索的能力，便于用户检索。
档案原文内容也可以作为检索结果直接进行浏览。
（六）检索结果输出方式灵活实用
档案计算机检索系统的检索结果可以在检索终端上显示阅读，也可以联机打印或脱机打印。
（七）检索内容新、实时性强
档案计算机检索系统能检索到所有刚刚收入计算机系统的、允许查阅的所有档案及有关数据和尚未纳入手工检索系统的最新开放的档案。
（八）建立系统的费用较大
计算机检索系统与数据库的建立需花费大量的人力和财力，档案计算机检索系统可能包含的检索费用不仅包括档案的显示费和计算机检索时用去的机时费，而且还包括国际和国内的通信费。
费用问题还可能会成为用户的负担，因此建立计算机档案检索系统的费用较大。
（九）检索质量较难控制
计算机不具备人脑的思维能力，完全按照输入的提问词或其他标识进行机械“匹配”来命中检索结果。
所以，档案计算机检索系统的查全和查准质量完全取决于所用提问词及其组配关系，这是一个比较复杂而难处理的问题。
有时为了取得正确的提问词和检索策略，还需要事先进行手工预检。
二、计算机检索对档案数据的要求
要实现档案计算机检索，首先要对档案数据进行前期准备工作，即将收集来的大量档案资料按一定的体系和规则进行处理和存贮，其中包括著录、标引、填写输入单和进行输入等。
只有将大量档案文献信息按—定的体系和规则进行处理后，才能使文献具有检索标识，具有检索标识的数据输入到计算机里，才能组织成具有一定的数据结构的系统以供检索。
因此，处理是档案计算机检索的基础，并且直接决定了档案计算机检索工作的质量。
（一）档案数据制作必须符合标准化要求
为了充分发挥计算机检索系统的基本功能，必须坚持数据制作的标准化，即统一著录项目（明确规定著录主要项目和著录选择项目），统一著录格式（著录项目及其排列次序），统—检索语言（主题词表和分类表），统—审校（对著录协引结果的审校）。
（二）输入数据必须满足输出数据要求
通常计算机检索系统有三个主要部分，即数据输入，数据处理和数据输出；档案工作者在建立计算机档案检索系统实践中，总结了成功的经验，提出在设计具体的计算机档案检索系统时对档案著录标引的要求。
首先必须考虑输出问题，即在确定使用计算机时，先明确我们要计算机给我们什么样的处理结果，并用处理结果的要求确定输入数据所要求的内容。
进一步说，在确定输入数据时，必须满足输出时可能应用到的所有档案数据，而且还要事先确定统一的档案数据录入的著录格式，以确保建立起来的计算机检索系统有一个系统的统—基础，使系统适应多种方式的档案信息开发和利用的要求，充分发挥计算机系统一次输入、多次、多种、多样输出的功能。
为此，在设计一个检索系统时，就要特别注意这样一个问题，如果所需要的档案输入信息数据不容易得到，这时就要重新考虑输出要求，或者修改系统目标。
（三）检索标识必须满足检索要求
档案计算机检索系统如同其他任何文献计算机检索系统一样，系统建立时，必须具备检索标识。
所谓检索标识是以简明形式表示档案内容特征的标识，使用这种一目了然的检索标识可以区分档案文件，辨识档案文件，并作为档案存贮和检索的主要依据和线索，它可以在档案文件和检索者或用户之间建立一定的检索关系，从而使建立起来的档案检索系统成为存贮有标识、检索有途径的名副其实的检索系统。
档案标引是对档案文献赋予这种检索标识的过程。
三、结论
总之，计算机检索档案信息的经验是知识的积累，档案人员者掌握档案信息检索知识与检索技巧，能极大地提高档案信息的社会价值，使档案工作服务能力得到显著提高。