档案管理监理实施细则
档案管理监理实施细则

华能吐鲁番小草湖风电场一期49.5兆瓦风电项目案档管理监理实施细则编制:审批:新疆昆仑工程监理有限责任公司华能吐鲁番小草湖风电场一期49.5兆瓦风电项目监理部2015年09月02日前言本规程在修订过程中,总结了近年来监理档案编制工作的实批践经验,依据《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国公司法》、《建设工程质量管理条例》、国家电网公司文件国家电网办〔2010〕250 号关于印发《国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)》的通知、国家电网公司电网建设项目档案管理办法(试行)、《电力建设工程监理规范DL/T 5434--2009》形成了修订稿,本规程共分五章,其内容涵概了建设工程前期决策阶段、建设工程施工阶段、建设工程保修阶段的监理档案编制。
内容更加详实完整,具有较强的可操作性,体现了工程建设监理工作的服务性和应遵循守法、诚信、公正、科学的四项原则,全面系统、完整真实地反映监理单位参与工程建设的工作成果。
鉴于目前监理工作在工程勘察设计阶段尚未形成系统、成熟的经验。
需要经过实践进一步研究探索,因此,本规程暂时未涉及建设工程勘察设计阶段监理档案编制。
目次1.总则⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯32.建设工程监理档案管理⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3 3.建设工程决策阶段监理档案编制⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5 3 . 1 监理阶段划分和监理管理资料⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯53 . 2 工程质量、进度控制⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯63 . 3 工程投资控制和合同管理⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯63 .4 监理工作总结⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯6 4.建设工程施工阶段监理档案编制⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯7 4 . 1 监理阶段划分和监理管理资料⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯74 . 2 工程质量控制⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯84 . 3 工程进度控制⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯94 . 4 工程投资控制⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯104 .5 工程合同管理⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯1104 . 6 监理日志⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯114 . 7 监理月报⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯114 . 8 监理工作总结⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯12 5.建设工程保修阶段监理档案编制⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯235 . 1 监理阶段划分和监理管理资料⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯135 . 2 工程质量控制⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯135 . 3 工程合同管理⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯145 . 4 监理工作总结⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯14条文说明⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯18附录监理表示⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯251 总则1.0.1 为促进建设工程监理工作向法制化、标准化、规范化、程序化发展,结合我省实际情况,特制定本《规程》。
监理文件档案资料整编及管理细则

监理文件档案资料整编及管理细则陕西鼎科建设监理咨询二○一四年三月关于进一步加强工程建设档案资料规范化的通知公司各项目监理部:编制《监理文件档案资料整编、治理细则》是为了进一步提高公司建设工程监理文件治理水平,规范和统一监理文件的审批、收集、整编、移交和归档工作,现制定《监理文件档案资料整编、治理细则》,要求各项目部按照“细则”认真执行。
1、项目部监理文件治理,实行总监理工程师负责制,项目总监理工程师主持项目监理部文件的整理立卷工作,对本项目的工程档案资料全面全责。
专业监理工程师及监理员负责编制、收集、整理本专业相应资料。
资料员负责资料归档、保管工作。
公司定期对监理部资料进行检查,并纳入监理部监理人员的工作考核。
2、监理资料要分类组卷、存档。
资料填写要规范性、严密性、全面性、一致性、闭合性、可追溯性。
严禁显现资料有通知、无回复、时刻矛盾、无负责人签字、有因无果、内容有误,不分类组卷,无法查找,资料纷乱现象。
3、所监理工程项目竣工资料归档要求:向业主及建设项目所在地档案馆归档文件,请按建设工程文件归档整理规范(GB/T50328-2001)的要求向各级部门归档。
在工程开工以后,监理部要同业主、当地质安站、档案馆进行联系、沟通对工程项目竣工资料归档要求(包括份数、施工及监理竣工资料名目及内容),从而为工程竣工资料向业主、档案馆的移交制造条件,对竣工资料有专门要求的上报公司工程部备批。
向监理公司归档的资料,请按照公司监理文件档案资料整编细则要求,整编归档。
①、归档文件容、组卷方式见《监理文件档案资料整编细则》附录一;②、归档卷案样式见《监理文件档案资料整编细则》附录二、三、四。
③、移交时刻及份数:在工程竣工验收后一月内向业主及档案馆移交资料各一份,同时向公司档案部门移交一份竣工资料。
④、向建设单位及档案馆移交资料后,监理部必须办理竣工资料书面移交手续。
4、监理月报、监理规划、工程质量评估报告、监理工作总结,请按《监理文件档案资料整编细则》附录六要求的内容和样式编写、上报审批。
档案管理监理实施细则

一、总则1.1 编制目的为加强档案管理工作的规范化、标准化,确保档案的完整、准确、系统和安全,提高档案管理水平,特制定本实施细则。
1.2 编制依据《中华人民共和国档案法》、《档案管理实施办法》、《档案实体分类法与档案工作规范》等法律法规。
1.3 适用范围本实施细则适用于我国各级各类机关、企事业单位、社会团体、学校等单位的档案管理工作。
二、监理机构及职责2.1 监理机构档案管理监理机构由档案管理部门、业务主管部门、审计部门、纪检监察部门等组成。
2.2 监理职责(1)档案管理部门:负责制定档案管理规章制度,组织实施档案管理工作,对档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等环节进行全过程监督。
(2)业务主管部门:负责业务范围内档案工作的指导、协调、监督,确保档案管理工作的有效实施。
(3)审计部门:对档案管理工作进行审计,确保档案管理的合法、合规、高效。
(4)纪检监察部门:对档案管理工作中存在的违规、违纪行为进行监督检查,严肃查处。
三、监理内容3.1 档案收集(1)档案收集的合法性、合规性;(2)档案收集的完整性、准确性;(3)档案收集的及时性、有效性。
3.2 档案整理(1)档案整理的规范性、统一性;(2)档案整理的准确性、完整性;(3)档案整理的标准化、规范化。
3.3 档案归档(1)档案归档的及时性、准确性;(2)档案归档的规范性、完整性;(3)档案归档的统一性、系统性。
3.4 档案保管(1)档案保管的安全措施;(2)档案保管的环境条件;(3)档案保管的技术设备;(4)档案保管的人员素质。
3.5 档案鉴定(1)档案鉴定的依据、程序;(2)档案鉴定的准确性、公正性;(3)档案鉴定结果的执行。
3.6 档案销毁(1)档案销毁的依据、程序;(2)档案销毁的准确性、公正性;(3)档案销毁的规范化、制度化。
四、监理方法4.1 监理方式(1)现场检查:对档案管理工作的各个环节进行现场检查,了解档案管理现状,发现问题及时纠正。
大连市建设工程监理档案编制规程实施细则

大连市建设工程监理档案编制规程实施细则前言为了加强大连市建设计划、设计、施工、监理等各环节的档案管理工作,规范建设工程监理档案编制工作,制定本规程实施细则。
编制依据1.《中华人民共和国档案法》2.《大连市建设工程监理档案编制规程》3.建设工程监理档案编制实践经验适用范围本规程实施细则适用于大连市所有建设工程监理档案的编制、管理、查询和利用。
监理档案的编制监理档案的内容1.合同、合同分部分项工程量清单及收费标准;2.工程监理合同书、技术协议、业务范围;3.监理计划、监理报告、变更通知、问题整改清单;4.联络会议纪要;5.工程建设过程图片、视频等影像资料。
监理档案的管理1.监理档案应当报县级以上档案管理部门储存,由监理单位负责监理档案的移交和储存。
2.监理档案的管理应当保证档案的安全性和完整性。
监理档案的查询、利用查询1.申请查询监理档案的人员应当具备查询条件,如建设单位、设计单位、施工单位、监理机构、政府机构等;2.监理档案查询应当遵循“谁查、查什么、查多长时间”原则。
利用1.监理档案可用于留痕备案,如参与评定工程质量等级、安全检查等;2.监理档案可用于工程质量分析、工程验收等。
附则1.本规程实施细则由大连市档案管理部门负责解释;2.未尽事宜则以国家相关法律法规为准。
总结本文介绍了大连市建设工程监理档案编制规程实施细则,主要包括监理档案的内容、管理、查询、利用等方面的内容。
通过本规程实施细则的规范,能够更好地管理和维护监理档案,进一步提高工程监理质量,促进建设工程的稳步推进。
工程监理档案管理实施细则范文(4篇)

工程监理档案管理实施细则范文一、总则1.1 为确保工程监理档案管理工作的顺利开展和合理实施,特制定本实施细则。
1.2 本实施细则适用于所有工程监理单位,在工程监理档案管理工作中应严格遵守。
1.3 工程监理档案管理实施细则是对《工程监理档案管理办法》的进一步细化和明确,具有辅助性质。
二、档案管理的基本原则2.1 真实: 确保工程监理档案记录的真实性和完整性,不得有任何虚假信息和遗漏记录。
2.2 有序: 将工程监理档案按照一定的顺序排列管理,便于查找和使用。
2.3 安全: 做好工程监理档案的保密工作,防止泄露和损毁。
2.4 规范: 按照相关法律法规和标准,对工程监理档案进行管理和整理。
三、档案管理的具体要求3.1 档案的建立和归档3.1.1 工程监理档案应于开工前建立,并按照项目阶段归档管理。
3.1.2 档案的归档应按照一定的分类和编号进行,以方便查找和整理。
3.2 档案的整理和保管3.2.1 工程监理档案应按照文件、图纸等不同形式进行整理,保证档案的规范性和完整性。
3.2.2 档案的保管应设立专门的存档室,采取合适的环境和设施,确保档案的安全和完好。
3.3 档案的查询和使用3.3.1 工程监理档案的查询和使用应符合相关规定和程序,遵循合法合规的原则。
3.3.2 档案的查询和使用须得到相关人员的授权和审批,防止档案信息的滥用和泄露。
四、档案管理的监督和评估4.1 档案管理工作应定期受到监督和检查,确保工作的规范和有效。
4.2 档案管理工作应进行定期评估,并对工作中存在的问题进行及时整改和改进。
4.3 相关人员应接受专业培训和教育,提高档案管理的能力和水平。
五、附则5.1 本实施细则自公布之日起实施,可根据实际情况进行适当调整和完善。
5.2 具体工程监理单位可根据本实施细则制定相应的操作规程和工作流程。
5.3 本实施细则的解释权归工程监理单位所有。
工程监理档案管理实施细则范文(2)一、档案管理的目的和意义1.1 目的本公司工程监理档案管理的目的是规范和完善工程监理档案的建立、保管和利用,确保工程监理活动的合法、合规和高效进行。
工程档案管理实施细则

一、总则第一条为加强工程档案管理工作,确保工程档案的完整、准确、系统和安全,依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等相关法律法规,结合本工程实际情况,制定本实施细则。
第二条本实施细则适用于本工程从设计、施工、监理、竣工验收等各个阶段产生的档案资料的管理。
第三条本实施细则由工程档案管理部门负责解释和修订。
二、工程档案管理部门及职责第四条工程档案管理部门是本工程档案管理的责任主体,负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条工程档案管理部门的主要职责:(一)负责制定工程档案管理制度,组织实施档案管理工作;(二)负责工程档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作;(三)负责工程档案的数字化和电子化工作;(四)负责工程档案的鉴定和销毁工作;(五)负责工程档案的保密工作;(六)负责对工程档案管理工作的监督检查。
三、工程档案的收集与整理第六条工程档案的收集应遵循真实性、完整性、系统性和连续性的原则。
第七条工程档案的收集范围:(一)工程设计文件;(二)施工图设计文件;(三)施工技术文件;(四)监理文件;(五)竣工验收文件;(六)其他与工程有关的文件。
第八条工程档案的整理应遵循以下要求:(一)按照工程档案的分类体系进行分类;(二)按照档案的编号、名称、日期、页码等要素进行编目;(三)按照档案的保存期限进行分类归档;(四)确保档案的完整性和准确性。
四、工程档案的归档与保管第九条工程档案的归档应按照以下程序进行:(一)收集整理完毕的档案资料,由工程档案管理部门进行审核;(二)审核合格的档案资料,由工程档案管理部门进行归档;(三)归档的档案资料应按照档案保管要求进行存放。
第十条工程档案的保管应遵循以下要求:(一)按照档案的保存期限和保管条件进行分类存放;(二)确保档案的通风、防潮、防虫、防霉、防火、防盗等措施;(三)定期对档案进行清理、检查和维护。
五、工程档案的利用与销毁第十一条工程档案的利用应遵循以下要求:(一)按照档案的保密级别和利用范围进行审批;(二)确保档案的完整性和准确性;(三)对利用档案的单位和个人进行档案知识培训。
工程监理档案管理实施细则

工程监理档案管理实施细则一、前言随着建筑行业的快速进展,工程项目的规模不断扩大,建筑监理作为一个紧要的环节,发挥着越来越紧要的作用。
其中,工程监理档案管理是建筑监理的紧要构成部分,对于确保工程质量、保障工程安全、提高监理工作效率起着特别紧要的作用。
本文旨在探讨工程监理档案管理实施细则,提出细化管理措施,以期为工程监理工作供给更加精细化和科学化的保障。
二、档案材料的规范管理在工程监理过程中,如何对档案材料进行规范管理,是保证监理工作顺当开展的前提。
因此,建立合理、规范的档案管理制度非常必要。
(一)建立档案管理制度首先,监理单位需要建立、完善档案管理制度,要规范收集、整理、归档等一系列工作的流程和标准,以便于后续管理。
制度应明确工程监理中全部档案材料的取得、存放、整理、归档、借阅、交验等各个环节的实在管理要求、标准和程序。
(二)收集、整理和归档在对于工程监理中的档案材料进行收集、整理和归档时,应当依照制度中明确的标准和程序进行操作。
在档案材料收集过程中,要严格掌控材料内容的真实性、合法性,并且不允许缺失。
在整理工作中,应做到归类统一、标识明确,以便于后续管理、使用和查询。
另外,在处理档案材料时,千万不要折叠、压叠或弯曲,以免造成损坏。
归档工作应当依照建筑监理档案管理制度的规定,依照工程各阶段的建设情况建立文件目录,并依照文件檀卷之间的业务关系排序,确保全部的档案材料可以完整有序地保存。
(三)保管工作工程监理中的档案材料应当实行专门保管措施,采纳密闭、防潮、防虫、防火等措施,确保档案材料不受破坏。
同时,对于监理档案中的紧要文件,要加强管理,实行定期查看、巡察、保护等措施,防止长期不抽查而导致丢失或损坏的情况。
(四)销毁工作工程监理中全部的档案材料必需严格依照国家档案管理法规的规定,依照统一的销毁程序进行销毁处理。
在销毁工作中,要确保彻底、无误地清理、销毁,对于激光光盘、磁盘等电子介质的档案材料,应当采纳特别的销毁手段,以确保彻底进行清除。
工程监理档案管理实施细则(4篇)

工程监理档案管理实施细则第一章总则第一条为加强对工程监理过程中的信息管理,保证工程监理的顺利进行,便于后期工程验收和管理,制定本实施细则。
第二条工程监理档案是指按照法律法规和相关规定,对工程监理过程中的各类文件、资料进行收集、整理、归档的过程。
工程监理档案是工程监理组织开展工作的基础,对于工程管理和工程验收具有重要作用。
第三条工程监理机构负责对工程监理档案进行管理,建立健全档案管理体系,确保工程监理档案的完整性和准确性。
第二章档案收集和整理第四条工程监理机构应当按照工程监理合同的要求,定期收集工程监理过程中产生的各类文件、资料。
包括但不限于:监理合同、图纸设计、工程施工记录、设备安装记录、工程验收报告、变更通知书等。
第五条工程监理机构应当对收集的工程监理文件、资料进行整理,建立工程监理档案分类体系,按照文件的性质、用途、时间等因素进行分类,确保档案的清晰有序。
第六条工程监理机构应当建立工程监理档案登记簿,对每一份工程监理文件、资料进行登记,包括文件名称、编号、日期、责任人等信息。
第七条工程监理机构应当制定工程监理档案整理规范,对于工程监理文件、资料的整理方式、标注规则等进行规范,确保档案的统一性和可查性。
第八条工程监理机构应当定期对工程监理档案进行检查,确保档案的灵活性和更新性。
如发现档案的有缺失、损坏或错误,及时进行补充和修正。
第三章档案归档和保管第九条工程监理机构应当为工程监理档案建立专门的档案室,对档案进行归档和保管。
档案室应当具备相应的防火、防水、防震、防盗等设施和措施,保证档案的安全性。
第十条工程监理机构应当按照工程监理档案分类体系,对工程监理档案进行分类归档。
每份档案都应当有独立的编号,便于查找和管理。
第十一条工程监理机构应当制定工程监理档案保管规定,明确档案的保管责任,规定档案的保管期限和处理方式。
第十二条工程监理机构应当定期对档案进行检查,确保档案的完整性和可用性。
如发现档案有缺失或损坏,应当及时采取补充和修复措施。
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合肥市轨道交通工程轨道2号线龙岗停车场工程监理实施细则B13(档案管理)内容提要:专业工程特点监理工作流程监理工作控制目标及控制要点监理工作方法及措施项目监理机构(章):专业监理工程师:总监理工程师:日期:合肥市轨道交通2号线龙岗停车场工程施工监理CD02标工程档案管理监理实施细则编制:校核:审核:华南铁路建设监理公司安徽省公路工程建设监理有限责任公司联合体合肥市轨道交通2号线龙岗停车场工程监理部二О一六年一月十日目录一、工程概况及专业工程特点 -------------------------------3二、监理工作依据------------------------------------------4三、档案管理制度------------------------------------------4(一)目的 -------------------------------------------4(二)总监理工程师职责---------------------------------4(三)资料员职责-------------------------------- ------4(四)专业监理工程师职责------------------------ ------4(五)工作程序----------- -----------------------------5 (六)附录--------------- -----------------------------8一、工程概况及专业工程特点合肥市轨道交通2号线龙岗停车场位于长江东路与合宁铁路交叉口西南侧。
场址的东侧为既有合宁铁路,西侧为既有中石油西气东输合肥站、合肥天然气厂气门站、江淮起重运输机械有限公司,合肥亚太日化公司,北侧为既有长江东路、南侧为规划新安江路。
龙岗停车场承担2号线配属车辆的三月检、双周检和停车列检任务。
用地面积10.69ha(另属工程用地:1.97ha),围墙内占地面积9.31ha,总建筑面积26818.0㎡。
场内布置有运用库、综合楼、牵引降压混合变电所、洗车机库及控制室、污水处理站、轮对受电弓检测棚、门卫室、地铁公安派出所,其他辅助建筑设施以及场区道路,线路铺轨长度5.077km。
工程名称:合肥市轨道交通2号线龙岗停车场CD02标工程工程地址:合肥市龙岗开发区长江东路与新安江路间工程规模:施工预算1.589亿建设单位:合肥城市轨道交通有限公司设计单位:中铁二院工程集团有限公司勘察单位:中铁二院工程集团有限公司监理单位:华南铁路建设监理公司/安徽省公路工程监理有限责任公司联合体施工单位:中铁五局集团有限公司二、监理工作依据1.《建筑工程施工质量验收统一标准》(GB 50300-2013)2.《建设工程文件归档规范》(GB/T 50328-2014)3.《建设工程监理规范》(GB/T 50319-2013)4.《合肥市轨道交通工程验收移交管理办法(暂行)》(2015年4月)5.签订的监理合同及施工合同三、档案管理制度(一)目的通过制定和实施本工程监理档案管理细则,使监理档案符合规定要求;为工程监理项目全过程的监理活动,提供可追溯的工程质量、投资、进度的控制记录和监督管理的可靠资料。
(二)项目总监理工程师职责1)认真贯彻档案管理部门对工程档案方面的有关规定,学习专业知识,不断提高业务素质。
2)组织编制本项目工程监理资料的归档计划,并进行指导、监督、检查。
(三)资料员职责1)负责本工程监理资料的收集、整理、分类、编目、保管和统计工作。
2)负责做好工程监理档案的分类、立卷工作、案卷质量要符合技术档案案卷质量的要求。
工程项目监理部监理档案分类按《工程项目监理部内业资料规存标准》执行。
3)在工程竣工1个月内向公司档案组办理工程监理档案的移交工作。
4)日常工作会议纪要的整理,上报与存档。
(四)专业监理工程师职责1)负责对本专业施工单位工程质量报验资料,按各项质量验收规范要求进行签认。
2)及时收集本专业的各项工程资料,并转资料员收存。
3)及时按轨道公司监理抽检要求,按比例进行现场抽查,形成监理抽检资料,并转资料员收存。
(五)工作程序5.1业务培训不定期安排档案人员参加轨道公司档案资料管理部门学习,以提高管理水平。
5.2资料收集按照资料归档计划,在工程即将竣工前后必须将监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表、照片等形式的原始的监理记录收集齐全。
5.3归档文件的质量要求5.3.1归档的工程文件应为原件。
5.3.2工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
5.3.3工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等。
5.3.4工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
5.3.5工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面(297mmx210mm)。
图纸宜采用国家标准图幅。
5.3.6所有竣工图纸应加盖竣工图章。
5.4整理、立卷5.4.1在资料收集齐全的基础上进行分类整理完毕,并按规定方式进行编目、立卷归档。
5.4.2根据收集的档案资料,按照单位工程、分部工程、专业、阶段等的系统联系排系组卷。
5.4.3编写案卷页号5.4.3.1案卷内档案材料均以有书写内容的页目编页号。
5.4.3.2页号编写位置a)单面书写的档案在右下角编写页号。
b)双面书写的档案材料,正面在右下角,背面在左下角编写页号。
折叠后的图纸一律在右下角。
C)成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码。
5.4.3.3案卷封面、卷内目录(原有图样目录除外),卷内备考表不编写页号。
5.4.4卷内目录的编制5.4.4.1卷内目录式样见《合肥市轨道交通工程验收移交管理办法(暂行)》(2015年4月)附录。
5.4.4.2卷内目录的项目包括:序号文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注。
a)序号:用阿拉伯数字从“1”起依次标注。
b)文件编号:文件应填写文件号;质量记录应填写其编号;图样应填写图号。
c)责任者:填写文件材料的直接编制部门或主要责任者,有多个责任者时选择主要两个责任者,其余同等代替。
d)文件材料题名:亦称文件标题,应照实抄录。
e)日期:填写编制文件材料的年、月、日。
f)页次:填写每份文件材料首页上标注的页号,最后一份文件填写起止页号。
g)备注:填写需要补充、修改等情况的说明和解释。
5.4.4.3卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。
5.4.5卷内备考的编制5.4.5.1卷内备考表的式样见《合肥市轨道交通工程验收移交管理办法(暂行)》(2015年4月)附录。
5.4.5.2卷内备考要标明案卷内科技文件材料的件数、页数(照片张数)以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
5.4.5.3卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。
5.4.6案卷的装订5.4.6.1案卷装订时必须取掉金属物。
5.4.6.2案卷内不同规格的科技文件材料或图纸要折叠为统一幅面(图纸采用风琴式折叠法,幅面为A4)。
5.4.6.3案卷材料要求左边、底边保持整齐,为了美观可以使右边翻口处整齐,但保证案卷材料不脱落。
5.4.6.4案卷左侧装订处留有20mm宽的装订低舌,采用三孔一线装订法,取中心点左右相距各80mm。
5.5移交5.5.1本工程监理项目,所形成全部监理档案资料;在工程竣工后一个月内向公司档案组移交归档。
移交之前,由监理部对待移交的监理档案资料的完整性、分类准确性、有效性进行验收,经验收合格的方能办理移交手续。
对应交而缺少的资料应限期由责任人负责补齐。
5.5.2监理部档案验收时,应重点验收以下内容:5.5.2.1工程档案齐全、系统、完整。
5.5.2.2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。
5.5.2.3文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备。
5.5.2.4文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。
5.5.3移交时应填写移交清单,其式样见附表F。
5.5.4移交清单的项目包括:工程名称、建设单位、施工单位、建设周期、档案资料题名、份数、页数、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交时间、接收日期。
5.5.4.1工程名称:填写工程项目的全称。
5.5.4.2建设单位:即业主、填写工程项目所属的全称或通用简称。
5.5.4.3施工单位:填写工程项目施工的单位。
5.5.4.4建设周期:填写开工和竣工的日期。
5.5.4.5序号:填写工程监理档案资料的卷数。
用阿拉伯数字从“1”起依次标注。
5.5.4.6档案资料题名:填写案卷内文件材料的内容。
5.5.4.7页数:填写案卷内文件材料的总页数。
5.5.4.8移交单位:填写移交单位全称并加盖项目监理部公章。
5.5.4.9接收单位:填写接收单位全称并加盖公章。
5.5.4.10移交人:填写具有移交经办人的姓名。
5.5.4.11接收人:填写具体接收经办人的姓名。
5.5.4.12移交日期:填写档案资料移交时的具体时间。
5.5.4.13接收日期:填写档案资料接收时的具体时间。
5.6鉴定与审核5.6.1工程监理档案移交归档后,档案材料的内容是否符合有关规定,档案管理人员进行鉴定和审核,具体鉴定、审核验收表见《合肥市轨道交通工程验收移交管理办法(暂行)》(2015年4月)附录。
5.7案卷封面的编制5.8.1案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种方式。
5.7.2案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面的形式为案卷外封面。
5.7.3使用内封面时,应将内封面排列在卷内目录之前,再将案卷装入档案盒。
5.8案卷封面的编制5.8.1案卷封面的式样见附表D;案卷脊背式样见附表E。
5.8.2案卷封面的内容应包括:档案号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
5.8.2.1档案号:填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。
5.8.2.2档案馆代号:由档案馆填写。
5.8.2.3案卷题名:填写卷内文件材料的内容。
文字要求简明、准确。
5.8.2.4编制单位:填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
5.8.2.5起止日期:填写案卷内文件材料形成的起止日期。
5.8.2.6密级:分为绝密、机密、秘密三种。
同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级。
5.8.2.7保管期限:分为永久、长期、短期三种期限。
各类文件的期限详见附录A。
6、附录附录A 建设工程监理文件归档范围和保管期限表期20年以下;暂存是指保存限期半年以下。
打“√”表示应向城建档案管移交。
卷内目录式样附表B 卷内目录卷内备考表式样附表C 卷内备考表案卷封面式样附表D附表E 案卷脊背式样档案(工程监理)资料移交清单附表F移交单位:接收单位:移交人:接收人:交接日期:年月日D表档号:公司名称:类目名称:案卷标题:日期:年月日~ 年月日保管期限:本案卷共件,共页编制单位:编制日期:年月日密级:。