第三章 会议筹备阶段的会务操作 讲解
详解会议准备工作的12道流程
详解会议准备工作的12道流程（一）拟定会议工作方案。
一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
（二）选定、安排议题。
会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。
大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。
日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。
安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
（三）拟定会议议程、日程和程序。
议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。
用简练文字逐项写出即可。
日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。
程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。
程序可繁可简，可粗可细。
议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提出交大会主席团通过后才能生效。
程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。
（四）准备会议文件、报告。
日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。
会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
（五）提出与会人员名单。
会务操作手册
会务操作手册
一、引言
会务操作手册是为了帮助会务操作人员在有效组织和管理各类
会议时提供详细的指导和规范。
本手册包含了会务操作的基本流程
和注意事项，旨在确保会议的顺利进行，提高会务操作效率，同时
优化与会者的体验。
二、会务操作流程
1. 会议筹备阶段
会务操作人员在会议筹备阶段需完成以下工作：
- 确定会议的时间、地点和主题，并与相关人员进行沟通和协调。
- 编制会议日程表，包括会议议题、演讲人、时间等相关信息。
- 根据会议规模和需要，选择合适的会议场地并进行预订。
- 确定会议的参与人员名单，并邀请他们参加会议。
- 联络并与相关供应商合作，包括酒店预订、餐饮服务、音视频设备租赁等。
- 准备会议所需的资料、材料和背景信息，并确保其准确性和完整性。
2. 会议执行阶段
在会议执行阶段，会务操作人员需要做好以下工作：
- 提前到达会议场地，进行现场布置和准备工作，包括搭建舞台、布置宣传展示区等。
- 确保会议场地设施和设备的正常运行，如音响系统、投影仪等。
- 协助会议主持人进行开场致辞和会议的正式开始。
- 跟进会议进程，确保按照预定日程进行。
- 接待与会者并提供必要的信息和指引，如签到、发放会议手册等。
- 负责解答与会者的问题和疑虑，提供相关支持和协助。
3. 会议结束阶段
会议结束后，会务操作人员需要完成以下工作：。
会务服务管理制度模版（三篇）
会务服务管理制度模版第一章总则第一条为了规范会务服务管理工作，提高会务服务水平，制定本制度。
第二条本制度适用范围包括组织会议、会务服务提供方以及会务服务受益方。
第三条会务服务是指为会议或活动提供组织、计划、执行、协调等相关服务的活动。
第四条会务服务的目标是高效、专业、贴心的满足会议或活动的需求，提供全方位的支持和服务。
第二章组织会议第五条组织会议工作由会务服务提供方负责，并按照相关程序和要求进行组织与协调。
第六条组织会议的具体流程包括：确定会议主题，制定会议议程，确定会议时间和地点，邀请参会人员，安排住宿和交通，准备会议资料等。
第七条会议主题的确定需要根据会议目的、参会人员的需求以及主办方的要求进行综合考虑。
第八条会议议程的制定需要根据会议主题和参会人员的需求进行细致的安排，确保会议的内容和时间安排合理。
第九条会议时间和地点的确定需要根据参会人员的时间安排以及会议场地的可用情况进行协商与预订。
第十条邀请参会人员需要根据会议主题和参会人员的需求确定邀请对象，并及时发送邀请函。
第十一条住宿和交通的安排需要根据参会人员的需要进行预订和安排，并提供必要的接送服务。
第十二条会议资料准备需要根据会议要求进行相关文件和材料的收集、整理和制作。
第三章会务服务提供方第十三条会务服务提供方是指专业机构或个人提供会务服务的单位或人员。
第十四条会务服务提供方应具备以下条件：具备会议组织与协调能力，具备一定的会议行业知识，具备较强的沟通和协调能力。
第十五条会务服务提供方应按照会议要求提供全方位的服务，负责会议的组织、计划、执行、协调等工作。
第十六条会务服务提供方应按照双方签订的合同和协议履行相关义务，保证会务服务的质量与效果。
第四章会务服务受益方第十七条会务服务受益方是指组织会议的单位或个人，以及参会人员。
第十八条会务服务受益方应按照会议要求提供相关信息和支持，配合会务服务提供方的工作。
第十九条会务服务受益方享有按时、按质和安全的会务服务，有权提出反馈和意见。
会务工作程序及要求
会务工作程序及要求会务工作是一项非常重要的工作，它涉及到会议的策划、组织、安排和执行。
下面是一个典型的会务工作程序及其要求。
一、会议筹备阶段1.明确会议目标和主题：在会议筹备阶段，首先要明确会议的目标和主题。
根据会议目标和主题，策划会议的内容、议程和活动。
2.确定会议日期、地点和规模：根据会议的目标和主题，确定会议的日期、地点和规模，保证会议的时间安排合理，场地能够满足与会人员的需求，规模合理。
3.编制会议预算：根据会议的规模和活动内容，制定会议的预算，包括场地租赁、设备租赁、餐饮费用、人员费用等。
确保会议的经费安排合理、充分。
4.组织会议策划团队：成立会议策划团队，包括策划负责人、主持人、议程安排人员、场地负责人等，确保会议筹备工作有序进行。
5.制定会议策划方案：根据会议的目标和主题，制定会议的策划方案，包括会议的整体框架、活动内容、议程安排、嘉宾邀请和接待等。
确保会议筹备工作的有针对性和可行性。
二、会议组织阶段1.邀请嘉宾和发放参会邀请函：根据会议的目标和主题，邀请相关的嘉宾参会，并发放参会邀请函，明确会议的日期、地点和议程等。
2.场地租赁和布置：根据会议的规模和活动内容，寻找合适的会议场地，并进行租赁工作。
同时进行会议场地的布置，包括会议室设置、舞台搭建、音响灯光等。
3.制定会议议程和活动安排：根据会议的主题和目标，制定会议的议程和活动安排。
确保会议的议程合理、活动安排丰富多样。
4.组织嘉宾接待工作：组织嘉宾的接待工作，包括接机、住宿、用餐等。
确保嘉宾在会议期间的接待服务质量。
5.准备会议资料和会议设备：准备会议资料和会议设备，包括会议材料、PPT、麦克风、投影仪等。
确保会议进行过程中的技术和材料支持。
三、会议执行阶段1.主持会议：由主持人主持会议，保持会议的秩序和流程。
确保会议的顺利进行。
2.组织活动和分组讨论：根据会议活动安排，组织各种活动和分组讨论。
鼓励与会人员积极参与，促进信息交流和经验分享。
会务操作手册
会务操作手册第一章：引言1.1 目的本会务操作手册的目的是为了提供一个全面的指导，以保证会议的顺利进行和成功举办。
本手册将涵盖从策划到执行的所有关键操作步骤，以及相关的注意事项和常见问题的解决方法。
1.2 适用范围本手册适用于所有需要组织和管理会议的机构或组织。
无论是企业内部会议、学术会议还是行业大会，都可以根据实际情况对本手册进行适当修改和调整。
第二章：策划阶段2.1 确定目标在策划会议之前，首先要明确会议的目标和目的。
明确会议的主题，确定想要达到的具体目标，以及参会人员的预期收益。
2.2 制定预算根据会议的规模和要求，制定详细的预算。
预算包括场地租赁、设备租赁、餐饮费用、演讲嘉宾费用、宣传费用等各方面的支出。
2.3 确定日期和地点根据会议的时间安排和预算限制，确定会议的日期和地点。
选择适当的场地，确保其能够满足所有参会人员的需求，并提供必要的设备和服务。
2.4 筹备团队成立一个具有专业知识和经验的筹备团队，负责会议的筹备工作。
团队成员应具备良好的组织和沟通能力，能够协调各项工作，并解决可能出现的问题。
第三章：执行阶段3.1 确定议程根据会议的目标和主题，制定详细的议程。
议程应包括开幕式、主题演讲、专题讨论、分组会议等内容，确保会议的各个环节能够有序进行。
3.2 发送邀请根据参会人员的身份和重要性，发送邀请函。
邀请函应包括会议的日期、时间、地点、议程和参会人员的权益等信息，提前告知参会人员需要的准备工作。
3.3 安排场地和设备根据会议的规模和要求，租赁适当的场地和设备。
确保会议场地能够容纳所有的参会人员，并提供必要的设备，如投影仪、音响设备、会议桌椅等。
3.4 酒店和餐饮安排如有需要，预订适当的酒店房间，并安排会议期间的用餐。
确保酒店能够提供舒适的住宿条件，并满足参会人员的饮食需求。
3.5 注册和签到在会议开始前，设置注册和签到台。
通过注册参会人员的信息，统计与会人数，并发放工作证、资料包等必要的物品。
会议筹备教学精品PPT课件
花饰）
7 确认人员（时间、住宿、车辆、特殊要求）
11 服务员指导工作 12 会间摆放（点心、水果） 13 PPT提示，指引牌提示 14 娱乐保龄、游泳、台球、OK、网球 15 会议通知
16 预算申批、借支票
17 会务通知
8
用餐（时间、地点、人数、标准、菜单、特殊 要求）
18 购买用品、水果
9
车辆安排（时间表、用车人、接机、机动 用车）
19 房间安排
责任人 核查
10 借还设备 投影机、投影幕、插线板、无线麦 剪刀、订书机、笔记本 电子白板 激光笔、白板笔、白板擦
20 接听电话、安排事情
21 文件发送、传递信息、会场应急 22 会后结帐 23 设备整理 24 费用报销
照相机、摄像机、打印机
25 会务总结
（二）各阶段准备工作的主要内容
思考：如何筹备一次会议？
❖ 一、拟定会议计划 ❖ （一）拟定会议的基本要素，如名称、议题、
时间、地点、参与人员等。 ❖ （二）成立会务工作机构，如有必要可对工
作人员进行分组。 ❖ （三）制订会议预算
❖
❖ 二、拟定会议议程、日程与程序
❖ 大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导 和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言； 参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
一、会议准备工作的内容
❖ （一）总体思路 ❖ 1.估算工作量 ❖ 2.调配资源 ❖ 3.明确职责 ❖ 4.落实重点 ❖ 5.会前综合检查
高校会务人员管理制度及流程
第一章总则第一条为规范高校会务管理工作，提高会务服务质量，确保会议顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有会务活动，包括各类学术会议、讲座、研讨会、培训等。
第三条会务工作应遵循高效、务实、严谨的原则，确保会议的顺利进行。
第二章组织架构与职责第四条成立会务工作领导小组，负责全校会务工作的统筹规划、组织实施和监督管理。
第五条会务工作领导小组下设会务办公室，负责具体会务工作的组织实施。
第六条会务办公室职责：1. 负责会议的组织策划、筹备工作；2. 负责会议通知、参会人员登记、会务用品准备等工作；3. 负责会议现场管理、秩序维护、资料发放等工作；4. 负责会议记录、整理、归档等工作；5. 负责会议效果评估和改进工作。
第三章会务流程第七条会务筹备阶段：1. 收集会议资料，明确会议主题、时间、地点、参会人员等信息；2. 制定会议议程，明确会议内容和安排；3. 确定会议主持人、报告人、参会人员名单；4. 准备会议场地、设备、资料等；5. 联系相关部门，协调会务事宜。
第八条会务实施阶段：1. 按照会议议程安排，提前通知参会人员；2. 负责会议签到、登记工作；3. 确保会议现场秩序，维护会议氛围；4. 负责会议记录、拍照等工作；5. 及时解决会议过程中出现的问题。
第九条会务结束阶段：1. 整理会议资料，包括会议记录、照片、录音等；2. 汇总会议效果，形成会议报告；3. 对会务工作进行总结，提出改进意见；4. 归档会议资料，备查。
第四章会务人员管理第十条会务人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 具备一定的组织协调能力和沟通能力；3. 熟悉会务工作流程和规范；4. 工作认真负责，积极主动。
第十一条会务人员职责：1. 遵守会务工作纪律，服从工作安排；2. 积极参与会务筹备、实施和结束阶段的工作；3. 负责会议资料的收集、整理和归档；4. 配合领导开展工作，及时反馈工作情况。
第五章奖惩与考核第十二条对在会务工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
会议流程及服务安排细节
会议流程及服务安排细节在现代社会，各种各样的会议在商务、学术、政府等领域频繁举行。
为了确保会议的顺利进行，一个精心设计的会议流程以及周全的服务安排至关重要。
以下将详细介绍会议流程及服务安排的各个细节。
一、会议流程1、会议筹备阶段（1）确定会议主题和目标：这是会议的核心，所有的安排都将围绕此展开。
（2）确定会议时间和地点：要考虑参会人员的便利性和场地的可用性。
（3）邀请参会人员：通过邮件、电话等方式发出正式邀请，并明确告知会议的主题、时间、地点和相关要求。
（4）收集参会人员的信息：包括是否能够出席、特殊需求等。
2、会议前准备阶段（1）准备会议资料：如报告、演讲稿、宣传册等，确保资料的准确性和完整性。
（2）布置会议场地：根据会议的性质和规模，合理安排座位、摆放桌椅、设置音响设备、投影仪等。
（3）安排餐饮和茶歇：如果会议时间较长，要提前安排好餐饮服务，包括食物的种类、数量和质量。
（4）进行预演和检查：对会议中可能用到的设备进行预演，确保其正常运行；对场地的布置进行最后的检查，确保没有遗漏。
3、会议进行阶段（1）签到入场：安排专人负责签到，发放会议资料，引导参会人员就座。
（2）主持人开场：介绍会议的主题、目的、议程和参会人员。
（3）主题演讲和讨论：按照议程安排，进行主题演讲和讨论环节，要控制好时间和节奏，确保每个环节都能顺利进行。
（4）记录会议内容：安排专人负责记录会议的主要内容、决议和待办事项。
（5）互动环节：鼓励参会人员提问、交流和分享观点。
4、会议结束阶段（1）总结会议：主持人对会议进行总结，强调会议的成果和下一步的行动计划。
（2）感谢参会人员：表达对参会人员的感谢和敬意。
（3）清理场地：收拾会议资料、整理设备、清理场地。
二、服务安排细节1、人员服务（1）接待人员：要热情、专业，能够及时解答参会人员的疑问，提供必要的帮助。
（2）技术支持人员：随时待命，解决会议中可能出现的技术问题，如设备故障、网络连接等。
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海报、公告等
四、会议通知的内容
• 1．标题。第一种，主办机关名称十会议名称十 “通知”。第二种，只写“会议通知”或“通 知”。
• 2．通知对象。通知对象可以是单位或个人。 • 3．正文。包括（1）会议的目的；（2）名称和主
题；（3）会议的时间；（4）会议的地点，必要 时画出交通简图，标明地理方位及抵达的公交线 路，以方便与会者；（5）参加对象；（6）其他 事项。
举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议 所作的总结性讲话。
一般来说，闭幕词主要包括以下内容： • 对会议完成任务的概括 • 对会议的评价 • 对服务部门与人员的感谢
四、起草会议报告、决议草案
• 会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向 权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。
• 标题的形式(正标题概括报告的中
• 祝酒词的写法
开头部分或表欢迎、问候或表感谢。主体部分 根据宴请的对象、宴会的性质，简略地表述主 人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追 述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历 史，还可以展望未来。结尾可用“让我们 为……干杯”或以“为了……让我们干杯”表 达礼节性的祝愿。
3．讲话稿
• 讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表 现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补 充报告。
案例分析
• 1.引入案例：秘书李婷的困惑 • 2.课堂练习示例： • （1）天瑞公司杂乱的会议资料 • （2）在中国国际××展览会开幕式上的讲话 • （3）祝酒词 • （4）××市人大会议闭幕词
第五节 制发会议证件
一、会议证件的概念
• 会议证件是表明与会议直接有关人员身 份权利和义务的证据。
• 一般来说，制发证件只限于大型会议或 重要会议，而通常的小型会议，不必制 发证件。
第三章 会议筹备阶段的会务操作
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节
拟定会议计划 拟定会议议程、日程与程序 制发会议通知 准备会议材料 制发会议证件 布置会场
本章要点与要求
• (一) 本章要点 • 拟定会议计划 • 拟定会议议程、日程
与程序 • 制发会议通知 • 准备会议材料 • 制作会议证件 • 布置会场
案例分析
• 1.引入案例： 2005年福建省旅游工作会议议程 • 2.课堂练习示例： • （1）美国某公司董事会会议议程 • （2） 2005中国营销领袖年会会议议程 • （3） ××大学 “终身教授奖”颁奖大会程序
第三节 制发会议通知
• 一、会议通知的概念 • 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，
张贴式会议通知
第四节 准备会议材料
一、会前需准备的会议材料种类
（1）会议的指导文件如上级下发的政策性和工作部署性文 件、上级指示文书、本次开会起因文书等。
（2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、 经验介绍材料等。
（3）会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、 表决程序等。
（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料、与会代表来 信和各类来访等的书面材料。
• 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 • 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务
和对外宣传报道。 • 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 • 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保
密工作。
（二）制订会议预算
• 1．会议经费的的构成 • （1）交通费用 • （2）会议室费用 • （3）住宿费用 • （4）餐饮费用 • （5）旅游费用 • （6）设备视听费用 • （7）宴请及演出费用 • （8）培训费或讲演费 • （9）预计外支出
• 1．佩戴在与会者身上的证件 • 2．台签式的姓名卡片（“桌签”） • 3．坐签式的姓名卡片（“坐签”）
六、证件设计注意事项
1. 内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女 士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。
2. 在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉 宾等与会者的不同身份。
是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠 道。制发会议通知是会前准备的重要环节。
• 二、会议通知的内容 • 包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大
项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、 地点、参加对象等事项。
三、会议通知的种类与方式
• 1．按通知的形式可分为： 口头通知和书面通知
• 2．按通知的性质可分成： 预备性通知和正式通知
• (二) 本章要求 • 了解会议计划的制作
• 掌握制定会议议程、日 程与程序
• 掌握会议通知的基本写 法
• 能够给领导写发言稿
• 了解会议证件的种类与 基本制作方法
• 能够熟练布置中小型会 议的会场
第一节 拟定会议计划
• 一、制订会议计划的意义 • “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种
类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘 书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会 议的基本情况，拟定详细的会议计划。
（5）会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、 证件、保密制度、作息时间、生活管理等。
二、准备会议物品和设施
• 1. 常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。 • 2. 印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印
机等等。 • 3. 会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、
卫生用具、安全通道、消防设施等等。 • 4. 会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、
2．会议经费预算的原则
• （1）科学合理 • （2）总量控制 • （3）确保重点 • （4）精打细算 • （5）留有余地
3．会议经费的筹措途径
• （1）行政事业经费划拨 • （2）主办者分担 • （3）与会者分担个人费用 • （4）社会赞助 • （5）转让无形资产使用权
案例分析
• 1.引入案例： “汇丰冠军杯高尔夫赛”上海新 闻发布会
• 会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括 会议期间的辅助活动，其特点是概括、明了；
• 会议日程是将各项会议活动(包括辅助活动)落实到单 位时间，凡会期满一天的会议都应当制定会议日程；
• 会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤， 是会期较短、议题较少并且较为灵活的会议只需制定 一份会议议程即可。以举行颁奖、选举、揭牌等一事 为主的会议活动，一般只制定会议程序。
• （3）重要会议的通知发出以后，还要及时用 电话与对方联系，询问对方是否收到和是否赴 会。
案例分析
• 1.引入案例：尴尬的总经理秘书 • 2.课堂练习示例： • （1）中国信息经济学会2005年会议通知 • （2）山东鲁西化工股份有限公司关于召开
2006年第一次临时股东大会的通知 • （3）备忘录式会议通知、请柬式会议通知、
二、会议日程
• 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按 单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议 题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活 动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。
• 日程是表明会议发展的进程，同时也是对完成各 项议程需要时间的预测和必要的限制，以提高会 议的效率。
三、会议程序
• 标题：会议名称加“开幕词”，或只写“开幕词”。 • 日期：用圆括号标于标题正下方。 • 称谓：“女士们，先生们”、“同志们”、“各位
来宾”等。 • 正文：宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主
要任务等；提出对与会者的希望与要求；最后是祝词。
2．祝酒词
祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表 的讲话。
• 4．落款与日期。写明主办单位的全称，并注明 发出通知的日期。
五、会议通知的发出
• （1）要恰当把握发送时间，应让与会者在接 到通知后，能够从容做好赴会准备，并能准时 到达会议场所为宜。
• （2）如需要回复的会议通知或预备通知还可 夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、 电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能 及时回复。
• 2.课堂练习示例： • （1） 2005年度全国热作信息工作会议预算 • （2）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘
书处各组工作职责
第二节 拟定会议议程、日程、程序
• 一、会议议程 • 二、会议日程 • 三、会议程序 • 四、会议议程、日程和程序的联系与区别
一、会议议程
• 会议议程是会议主要活动的安排 顺序，即将会议的议题按讨论、 审议和表决的次序编排起来并固 定下来，反映议题的主次、轻重、 先后。
二、会议计划的主要内容
• （一）拟定会议的基本要素，如名称、 议题、时间、地点、参与人员等。
• （二）成立会务工作机构，如有必要可 对工作人员进行分组。
• （三）制订会议预算
（一）成立会务工作机构
• 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等 会议的组织、协调工作。
• 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资 料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
二、会议证件的作用
（1）表明会议期间各种人员 的身份，便于接待和会场的管理 。
（2）便于代表之间的相互辨 认和联系、交流。
（3）凭证出入会场，保证会 议安全。
（4）便于统计出席人数。 （5）给与会者留作纪念。
三、会议证件的种类
• 会议证件是会议举行期间供与会人员与 工作人员以及其他相关人员佩戴使用的 证件。
画像、标语口号。 • 5. 视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)
板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、 光盘、同声翻译系统等等。
三、准备领导发言稿
1．开幕词 开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会 议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的 重要讲话。 开幕词的内容包括以下几个方面：
3. 重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。 为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证 件应当用不同的颜色和字体相区别。