中国石油内部资料人事档案操作手册

中国石油内部资料人事档案操作手册

中国石油人力资源治理系统用户操作手册

人事档案治理（人事岗专用）

人力资源治理系统项目经理部

二〇〇九年三月

名目

一、档案转递信息 (3)

1．档案转入治理 (3)

2．档案转出治理 (8)

二、待移交档案材料治理 (10)

1. 功能概述 (10)

2. 操作流程图 (10)

3. 具体操作 (10)

4. 批处理工具的使用 (11)

三、档案查（借）阅情形信息 (14)

1．档案查阅情形信息 (14)

2．档案借阅情形信息 (19)

人事治理岗在人事档案治理中的职责

一、档案转递信息

1．档案转入治理

（1）功能概述

“档案转入”是记录档案材料转入情形的信息。

（2）操作流程

档案转入依照业务流程，需要先从“待转递人事档案信息”做起，由人事治理岗和档案治理岗协作完成。如图：

（3）具体操作

①操作路径：SAP菜单→人事档案治理

②事物代码：ZPA30_HR13 - 治理人事档案信息

③人事治理岗负责：爱护“待转递人事档案信息”的档案来源、回执时刻、移交人、审核人、移交单位、状态栏。状态栏依照实际工作情形爱护成“处理中”。如图：

状态爱护

为“处理

中”

说明：移交单位：指人事治理处室、科室；移交人：指人事治理岗人员。举例：大庆油田公司人事部干部治理科，刘铭辉。

④人事治理岗负责：档案审核通过后，将待“转递人事档案信息”中状态栏调整为“提交”，表示能够向档案治理岗人员提交档案。

状态爱护

成“提交”

（4）批处理工具的使用

《一》由“待转人事档案信息”自动生成“档案转入/转出”信息

当一次爱护多个职员的人事档案转递信息时，能够通过两种方式进入：

其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案治理→工具→ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序

其二：事务代码：ZHRBI205---待转递人事档案信息批量导入程序

具体操作：

第一步：下载“待转递人事档案信息批量导入程序”模板：

选择“下载模板”，用户能够依照需求决定是否要输出人员，假如选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员

★假如是对系统里已有信息进行修改,请在“转递状态”中选择修改，同时在“档案材料状态”中选择相应的状态即可。如图：

点击执行后，输出模板如图，人员编号和姓名会自动带出，爱护职员“待转递档案”相关信息即可，其中字段“状态”有下拉选项且为必填，关于状态中三个下拉选项“处理中”、“提交”由人事治理岗人员爱护；“档案员确认”由档案治理岗人员爱护。

★假如选择“档案员确认”导入后，会自动生成一条相应子类型（转入/转出）的“档案转递信息”

爱护完毕数据后，将文件另存为“Unicode 文本”格式：

储存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才储存的文本，一样选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会显现如下两种情形：

假如导入数据有错误，会在此显示职员号，姓名及其错误信息等。

（2）假如没有错误，则如下为空。

如此批量的人事档案转入数据就导入完毕。

《二》直截了当爱护“档案转递信息”

当一次直截了当爱护多个职员的人事档案转递信息时，能够通过两种方式进入：

其一：操作路径：SAP 菜单→人事档案治理→工具→ZHRBI205---档案转递信息批量导入

其二：事务代码：ZHRBI205---档案转递信息批量导入

第一步：下载“档案转递信息批量导入程序”模板：

如图所示：假如是对往常导入数据的修改，在“转递状态”中选择“修改”。

选择“下载模板”，用户能够依照需求决定是否要输出人员，假如选上了“模板输出人员”，则需要在组织单位处选择输出哪个单位下的人员；同时选择“导入文件”及“转递状态”

点击执行后，对“档案转递信息”中相关字段进行爱护，关于有下拉选荐的请按选项去填写。同时将文本另存为“Unicode”的形式。

储存后，返回数据导入界面。

第二步：上传数据。点击“上传数据”，在导入文件文件名中，选择刚才储存的文本，一样选择调用事务，运行方式选择“E 显示错误”，然后，点击执行。

导入完成后，会显现如下两种情形：

假如导入数据有错误，会在此显示职员号，姓名及其错误信息等。

2．档案转出治理

（1）功能概述

“档案转出”是记录档案材料转出情形的信息。

（2）操作流程

（3）具体操作

①操作路径：SAP菜单→人事档案治理

②事物代码：ZPA30_HR13 - 治理人事档案信息

③当职员发生调出、离退休或减册业务时，档案需依照治理权限转到相关单位。

人事治理岗负责：爱护“待转递人事档案信息---档案转出”，并将状态栏调整为处理中，如下图：

“通知人”上面加一个“审核人”栏!

④人事治理岗负责：审核通过后，人事治理岗将“待转递人事档案信息”的状态栏调整成“提交”，即通知档案治理人员该职员档案需要转出:

状态爱护成

”提交”

（4）批处理工具的使用

操作同“‘档案转入治理’的批处理工具的使用”

二、待移交档案材料治理

1. 功能概述

“待移交档案材料信息”是记录新增归档材料的移交过程。

2. 操作流程图

3. 具体操作

（1）操作路径：SAP菜单→人事档案治理

（2）事物代码：ZPA30_HR13 - 治理人事档案信息

（3）人事治理岗负责：当有新增材料归档时，需要爱护“待移交档案材料信息”。

在爱护人力资源主数据的界面，选择“待移交档案材料信息”，点击创建，进入到“待移交档案材料信息”子类型的选择界面，如图：