公司档案管理办法

公司档案管理办法

一、总则

（一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。

（二）本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）和《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）有关规定，并结合公司实际工作制定。

（三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。

（四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。

（五）公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。

二、档案分类

（一）归档文件材料的来源

1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料；

2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；

3、以公司资质中标项目的竣工验收资料；

4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。

（二）公司档案分类

公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。

1、企业管理档案：

（1）公司章程及企业批准设立文件等；

（2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等；

（3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等；

（4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；（5）公司合同及其他法律事务资料；

（6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等；

（7）公司安全管理资料；

（8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等；

（9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等；

（10）图书、杂志、报纸、情报资料等。

2、党群工作档案：

（1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；

（2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；

（3）公司党支部、团支部、工会的年度总结、工作计划、统计报表、宣传材料等；

（4）党员、团员的教育、培训资料；

（5）党费、团费、工会会费的缴存、使用管理资料。

3、行政办公档案：

（1）公司规章制度及反映工作流程的请示、报告、表单等；

（2）公司（发、收）文件、信函等；

（3）公司固定资产帐簿、物品管理台帐、房屋产权及车辆证照等；

（4）公司印章台帐。

4、人力资源档案：

（1）劳动合同、协议；

（2）员工档案；

（3）员工任、免职通知和奖惩通报；

（4）员工工资表及绩效考核记录；

（5）员工社保、公积金材料；

（6）员工培训资料；

（7）员工评选和职称申报资料；

（8）人力资源情报资料。

5、财务会计档案：

（1）财务账簿；

（2）财务报表；

（3）验资报告、审计报告、评估报告；

（4）融资、贷款资料。

6、项目管理档案：

（1）项目招投标资料；

（2）项目合同资料；

（3）项目勘察、设计资料；

（4）项目竣工验收资料；

（5）项目各阶段在进度、质量、成本等过程管理中产生的文件；

（6）项目在开展过程中取得的相关业务资料；

（7）项目报奖、获奖资料。

（三）档案级别划分

公司各类档案根据档案文件的性质、重要性、档案类型及常用程度划分为二个等级：普通类和加密类。

1、加密类：董事（股东）会会议文件，含员工个人收入信息或其他属个人隐私信息的文件，财务管理档案。

2、普通类：除此之外的其它文档。

三、管理机构与职责

（一）管理机构：公司档案工作实行分类管理的原则，企业管理部负责公司企业管理档案和项目管理档案的管理工作，总经理办公室负责党群管理档案、行政办公档案和人力资源档案的管理工作，财务部负责财务管理档案的管理工作。（二）岗位职责：

1、企业管理部、总经理办公室和财务部需设置档案室（柜）及专职档案管理员。专职档案管理员的具体职责为：

（1）负责各类档案的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；（2）负责各类档案管理具体业务标准的制订；

（3）负责各类档案提供利用服务；

（4）负责编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，为利用计算机检索创造条件；

（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

2、其余部门的部门行政助理为部门的兼职档案管理员，负责部门所经手公司档案的搜集、整理、移交及部门内部档案的管理工作。

3、专兼职档案管理员应保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。

四、归档管理

（一）归档时间

1、项目管理档案于项目竣工验收完成后一个月内由各项目管理员统一整理后有序归档；分年度实施的项目可根据进度分阶段归档或单项归档。

2、公司各部门、机构在各项管理工作中所产生的文件材料，根据其重要程度及实际需要，由其负责人审定后须随时归档；零星的文件材料可采取各部门平时累积，每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案管理部门。

3、公司员工外出参加公务活动取得的文件材料应在活动结束后及时归档。

4、公司自用采购的设备仪器，在完成开箱验收或安装调试后由采购部门向总经办移交资料归档。

5、财务管理档案在会计年度结束后，由财务部整理归档，统一集中管理。

6、人力资源档案在员工离职手续办理完毕后的一个月内由总经办归档。

7、声像、实物档案，在产生后及时归档。

8、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

（二）归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。如有遗漏、缺失，档案管理员应立即追查归入或退回经办部门补办。与本案无关的文档资料或不应随案归档的文件资料，档案管理员应立即退回经办部门。

3、归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰。

4、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开。

5、电子档案应刻盘保存，必要时将纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失。

6、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

7、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

8、各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

9、案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。

（三）档案编号

1、公司档案编号由2位“公司代号”，2位“档案分类号”，2位“档案属类号”、4位“年代号”及3位“案卷顺序号”五部分组成。公司代号与档案代号用“/”隔开，各级属类代号、年代号与案卷顺序号之间用“—”隔开。

格式如下：

XX / XX —XX —XXXX —XXX

顺序号

年代号

属类号

分类号

公司代号

2、“XX”为公司代号，即为“XXXXXXXXXXXXXXX”英文名称的缩写。

3、档案分类号共设6个，即“企业管理BM”、“党群工作PU”、“行政办公AM”、“人力资源HR”、“财务会计FA”、“项目管理PM”，每个档案分类号下又设若干档案属类号，及“01、02、……”（详见附件一“档案分类编号表”）。

4、档案分类号代字及其属类号代表数字一经确定，不能任意修改，如确有修改必要，应拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

5、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。

6、案件如系新案，应根据“档案分类编号表”查明该案件所属类别及其卷次、目次，顺序编列档号。

五、借阅管理

（一）借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

（二）公司股东、总经理层有权调阅各类档案资料，其他人员有权调阅其职责范围内的档案资料，超范围调阅档案须经总经理签批。

（三）因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案使用登记表》（详见附件二），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅加密或其他受限类档案资料，需填写《档案借阅申请单》（详见附件三），经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

（四）公司档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手

续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

（五）复印档案资料需填写《档案使用登记表》，加密或其他受限类档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可复印。

（六）档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案使用登记表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。密级档案须经公司领导批准后方可外借。

（七）借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

（八）借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。（九）借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

（十）借出的资料使用完毕，要及时归还档案管理部门。档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

六、档案保管

（一）保管期限

公司档案除财务管理档案（财务管理档案遵照《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）有关规定执行）外，保管期限分为永久、长期、短期三种，其中长期为20年，短期为10年。凡是反映本公司主要职能活动的，对本公司有长远利用价值的档案，应为永久保存；凡是反映本公司一般工作活动，在较长期内对本公司工作查考有利用价值的各种资料，为长期保存；凡是在较短时间内，对本公司有查考利用价值的资料，为短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

1、永久保存：公司章程，董事（股东）会议文件，营业执照、税务登记、资质证书，固定资产帐簿、房屋产权证照、车辆证照，公司印章，公司规章制度，公司获得的荣誉，公司大事记、简介、重大活动的照片、录音、录像资料等及其他核定需永久保存的文档。

2、长期保存（20年）：公司合同，人力资源文档，项目招投标文件，项目竣工验收资料。

3、短期保存（10年）：除此之外的其它文档。

（二）保管要求

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，并统一编号，排架方法要科学和便于查找。

3、要认真办理档案查阅、借阅登记手续，案卷归还后要及时放回原处。

4、要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制；档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。

5、档案室或存放档案的办公室内严禁烟火，并认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。

6、保持档案室或存放档案办公室的内清洁，定期进行全面清扫。

7、每年定期对档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

七、档案销毁

（一）档案员应随时维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年底进行定期清理，对于已到保存期限的档案，申报销毁。

（二）申报销毁各类档案前，须先通过档案价值鉴定；对于无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

（三）销毁时须填写《档案销毁清册》（详见附件四），经档案管理员、档案主管部门负责人审核、分管领导和总经理批准后，方可进行销毁。

（四）对于待销毁档案需加盖“报废”章，并在指定时间、指定区域内由档案员销毁，专人监督。销毁完成后，监毁人需在清单上签字确认。

（五）档案销毁清册需归档，并永久保存。

（六）严禁将销毁档案转做其它用途。

附件一：

附件二：

档案使用登记表

附件三：

档案借阅申请单

附件四：

档案销毁清册