重庆首地房地产开发有限公司工程资料档案管理制度试行.doc
房地产工程档案管理制度
第一章总则第一条为了加强房地产工程档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，结合我国房地产工程管理的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于房地产工程全过程中的档案管理，包括勘察、设计、施工、监理、验收等各个阶段。
第三条房地产工程档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案内容的完整性，不得遗漏、损坏、伪造、篡改档案。
2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确、可靠，反映工程的真实面貌。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则：便于档案的查询、利用和交流。
5. 保密性原则：严格执行国家有关档案保密的规定，确保档案信息安全。
第二章档案管理职责第四条房地产开发企业应设立档案管理部门，负责房地产工程档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 负责制定房地产工程档案管理制度，并组织实施。
2. 负责房地产工程档案的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。
3. 负责房地产工程档案的鉴定、整理、归档、保管、利用等工作。
4. 负责房地产工程档案的保密工作。
5. 负责房地产工程档案的培训、宣传和咨询工作。
第六条各级项目负责人应按照职责分工，负责所负责房地产工程档案的管理工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下要求：1. 按照工程进度，及时收集各类档案资料。
2. 收集的档案资料应真实、准确、完整。
3. 收集的档案资料应符合国家有关档案管理的规范和标准。
第八条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案分类、编目、归档等规范进行整理。
2. 档案整理应保证档案的系统性、完整性和连续性。
3. 档案整理应便于查询、利用和保管。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下要求：1. 选择适宜的档案保管场所，确保档案的安全。
2. 档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施。
房地产开发档案管理制度
房地产开发档案管理制度房地产开发档案管理制度是为了规范房地产开发企业的档案管理工作，保障房地产开发项目的正常运作和顺利推进而制定的一套制度。
本制度旨在建立科学、高效、规范的档案管理流程，确保档案资料的准确性、可靠性和安全性，提高档案的利用价值，为企业的战略决策提供准确、及时的信息支持。
一、档案管理的原则和目标1.原则：（1）全面性原则：对房地产开发企业的各类档案资料进行全面管理，确保涵盖各个环节和各个部门的档案资料。
（2）规范性原则：制订明确的档案管理流程和标准，确保档案工作的规范性和一致性。
（3）保密性原则：保护档案资料的机密性，防止泄露，确保档案资料的安全性和稳定性。
2.目标：（1）提高档案管理的效率和质量，实现数字化档案管理，减少人力和物力资源的浪费。
（2）提高档案资料的准确性和可靠性，确保档案资料的完整性和可追溯性。
（3）增加档案的利用价值，支持企业的决策和运营管理。
二、档案管理的组织机构和职责1.组织机构：（1）档案管理部门：负责房地产开发企业的档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等事项。
（2）档案管理委员会：由企业领导和相关部门负责人组成，负责制定档案管理的政策、制度和流程，解决档案管理中的重大问题。
2.职责：（1）档案管理部门的职责：-组织档案资料的收集、整理、分类和归档工作；-负责档案资料的存储和保管，确保档案资料的安全性和可访问性；-协助各部门进行档案的归档和借阅工作；-制定档案的保密措施和销毁规定，确保档案资料的安全性和可用性。
（2）档案管理委员会的职责：-协调各部门之间的档案管理工作，解决档案管理中的重大问题；-制定档案管理的政策、制度和流程，确保档案管理工作的规范性和一致性；-监督档案管理部门的工作，定期评估档案管理的效果和质量。
三、档案管理的具体流程和要求1.档案的收集和整理：（1）全面收集与房地产开发有关的各类档案资料，包括土地证书、建设工程规划许可证、施工合同等。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平，确保档案安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有部门、子公司及项目档案的管理。
第三条我公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案。
2. 保密性原则：对涉及公司秘密的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理。
3. 稳定性原则：确保档案的长期保存，防止档案损坏、丢失。
4. 便捷性原则：提高档案利用效率，方便查询和利用。
第二章档案管理组织与职责第四条我公司设立档案管理部门，负责公司档案的全面管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定、修订和实施公司档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作；3. 组织档案的鉴定、销毁和保密工作；4. 负责档案库房的管理和维护；5. 开展档案业务培训，提高档案管理水平。
第六条各部门、子公司应指定专人负责档案管理工作，具体职责如下：1. 负责本部门、子公司档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作；2. 参与档案鉴定、销毁和保密工作；3. 协助档案管理部门做好档案管理工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏重要档案；2. 及时性原则：及时收集档案，防止档案丢失；3. 真实性原则：确保档案的真实性，不得伪造、篡改档案。
第八条档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案的来源、内容、时间等进行分类整理；2. 立卷归档：对收集到的档案进行立卷，按照档案类型、保管期限等进行归档；3. 编号标识：为每份档案编制唯一编号，便于查询和利用。
第四章档案归档与保管第九条档案归档应遵循以下要求：1. 归档范围：按照档案管理制度规定的归档范围进行归档；2. 归档时间：按照档案管理制度规定的归档时间进行归档；3. 归档质量：确保归档档案的质量，不得有破损、污损等情况。
工程档案管理制度房地产
第一章总则第一条为加强房地产工程档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我司房地产工程项目的立项、设计、施工、验收、交付等全过程。
第三条本制度旨在规范房地产工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作，提高档案管理水平。
第二章工程档案管理机构及职责第四条成立房地产工程档案管理领导小组，负责领导、协调、监督房地产工程档案管理工作。
第五条设立房地产工程档案管理部门，负责具体实施房地产工程档案管理工作。
第六条房地产工程档案管理部门的主要职责：（一）制定房地产工程档案管理制度，并组织实施；（二）负责房地产工程档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；（三）负责房地产工程档案的鉴定、销毁等工作；（四）负责房地产工程档案的数字化工作；（五）负责房地产工程档案的保密工作；（六）负责房地产工程档案的培训和指导工作。
第三章工程档案管理流程第七条房地产工程档案管理流程如下：（一）收集：在房地产工程项目立项、设计、施工、验收、交付等过程中，相关部门应按照规定收集相关档案资料。
（二）整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、编制目录等工作。
（三）归档：将整理好的档案资料按照规定归档，确保档案的完整、准确、安全。
（四）保管：按照档案保管要求，对归档的档案资料进行保管，确保档案的长期保存。
（五）利用：在保证档案安全的前提下，为工程项目、生产经营、科学研究等工作提供档案服务。
第四章工程档案的鉴定与销毁第八条房地产工程档案的鉴定工作，由房地产工程档案管理部门负责。
第九条房地产工程档案的销毁工作，应当符合国家档案管理的有关规定，经鉴定确认无保存价值的档案，方可销毁。
第五章工程档案的数字化与保密第十条房地产工程档案的数字化工作，由房地产工程档案管理部门负责组织实施。
第十一条房地产工程档案的保密工作，应当严格遵守国家保密法律法规，确保档案安全。
地产开发公司档案管理制度
第一条为加强公司档案管理工作，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目及全体员工。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 依法管理、公开透明原则；4. 适时更新、规范整理原则。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定和实施公司档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作；3. 指导、监督各部门档案管理工作；4. 负责档案的鉴定、销毁、移交等工作；5. 组织档案管理人员进行业务培训。
第三章档案收集与归档第六条公司各部门、各项目在开展业务活动中形成的具有查考利用价值的文件材料，必须按规定向档案管理部门提交。
第七条档案收集范围：1. 公司文件、会议纪要、决议、决定等；2. 各部门、各项目业务文件、合同、协议、图纸等；3. 人力资源、财务、审计、法务等专项档案；4. 媒体报道、荣誉证书、资质证书等。
第八条档案归档要求：1. 档案内容应真实、完整、准确；2. 档案装订整齐、牢固，便于保管和利用；3. 档案目录应详尽、准确，便于查询。
第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 档案管理部门应按照档案保管规范，对档案进行分类、编目、登记、存放；2. 档案存放应选择适宜的库房，保持库房通风、干燥、防潮、防虫、防鼠、防盗；3. 档案管理人员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第十条档案利用：1. 档案利用应严格按照档案管理制度执行，不得随意借阅、复制、泄露档案内容；2. 档案借阅应填写借阅单，经批准后方可借阅；3. 档案利用后，应及时归还，不得损坏、丢失档案。
第五章档案鉴定与销毁第十一条档案鉴定：1. 档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限；2. 鉴定工作应遵循客观、公正、准确的原则。
房地产企业档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产企业档案管理工作，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，确保档案的完整、准确和安全性，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及项目档案的管理工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）规范化、标准化原则；（三）安全性、保密性原则；（四）便捷利用原则。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案室，负责公司档案的集中统一管理。
第五条档案室的主要职责：（一）负责制定档案管理制度，并组织实施；（二）负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作；（三）负责档案的查询、借阅、复制等工作；（四）负责档案的统计、分析、利用等工作；（五）负责档案的保密工作。
第六条各部门应设立档案管理员，负责本部门档案的日常管理工作。
第七条档案管理员的主要职责：（一）负责本部门档案的收集、整理、归档工作；（二）负责本部门档案的保管、鉴定、销毁工作；（三）负责本部门档案的查询、借阅、复制工作；（四）负责本部门档案的保密工作。
第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：（一）公司内部形成的各类文件、资料、图表等；（二）项目开发过程中形成的各类文件、资料、图表等；（三）与其他单位、部门之间的往来文件、资料、图表等；（四）法律法规、政策文件等。
第九条档案整理要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行分类整理；（二）档案装订应规范，便于查阅；（三）档案编号应清晰、统一。
第四章档案保管与利用第十条档案保管要求：（一）档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫；（二）档案资料应按照规定期限进行保管；（三）档案资料应定期检查、清理，确保档案的完整、准确和安全性。
第十一条档案利用要求：（一）档案查询应遵循申请、审批、借阅的程序；（二）档案借阅应填写借阅单，明确借阅目的、期限；（三）档案复制应按照规定程序进行，确保档案的保密性。
第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（一）真实性、准确性；（二）完整性、连续性；（三）重要性、实用性。
开发公司工程档案管理制度
第一章总则第一条为加强开发公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有工程项目的档案管理工作，包括但不限于工程设计、施工、监理、验收等各个阶段形成的各类档案资料。
第二章档案管理职责第三条公司成立档案管理领导小组，负责组织、协调、监督和指导公司工程档案管理工作。
第四条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作全面负责。
第五条公司档案管理员负责具体实施档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、检索、借阅等。
第三章档案收集与整理第六条工程档案收集范围：1. 工程设计文件：包括设计说明书、设计图纸、设计变更等；2. 施工文件：包括施工组织设计、施工方案、施工记录、施工日志、施工图等；3. 监理文件：包括监理日志、监理报告、监理指令等；4. 验收文件：包括竣工验收报告、验收记录、验收资料等；5. 其他文件：包括合同、协议、会议记录、通知等。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准进行分类；2. 按照时间顺序排列；3. 对档案资料进行编号、登记；4. 对破损、褪色的档案资料进行修复和保护。
第四章档案保管与利用第八条档案保管：1. 档案室应保持通风、干燥、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；2. 档案资料应分类存放，定期检查；3. 档案管理员应定期对档案进行清点、核对。
第九条档案利用：1. 档案资料应按照规定程序进行借阅、复制；2. 借阅档案资料时，应填写借阅单，注明借阅人、借阅目的、归还时间；3. 档案资料不得擅自外借、复制、泄露。
第五章档案移交与销毁第十条工程项目完成后，档案管理员应将档案资料按照规定程序进行移交。
第十一条档案销毁：1. 档案资料到期后，应按照规定程序进行销毁；2. 销毁档案资料前，应进行核对、登记，并报档案管理领导小组审批。
第六章附则第十二条本制度由公司档案管理领导小组负责解释。
房地产开发企业档案管理制度
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那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编为大家收集的房地产开发企业档案管理制度，仅供参考，希望能够帮助到大家。
一、总则本制度规定了本公司档案资料的管理部门与收集与立卷、归档、保管、借阅、保密、销毁等管理内容。
二、档案的管理机构（一）公司综合办公室是档案管理部门，综合办公室主任具体负责档案的日常理工作，办公室档案员做日常具体工作。
（二）财务资料，技术资料，房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、工程部、销售部、综合办公司归档并保存；工程技术资料由技术部负责归档；其余资料原稿由公司综合办公室归档并保存。
（三）各部门或个人视实际需要，经公司领导批准后可留存影本。
（四）办公室档案员主要工作职责：1. 制定或参与制定档案工作的规章制度；2. 对公司各部门文件材料的归档工作进行指导和监督；3. 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；4. 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、档案的收集与立卷档案的收集就是把分散的'，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，整理立卷，集中到综合办公室进行归档。
（一）立卷的时间凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在十日内整理并保存，需移交综合办公室立卷的要在十日内办理交接手续。
（二）立卷的要求1. 各部室设立兼职资料员，在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料进行装订后，交综合办公室立卷归档；2. 立卷时资料必须完整、真实、准确，请示和批复的底稿、正文和附件必须立在一起；3. 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表；4. 填写案卷一律用碳素黑水笔或钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确；5. 立卷应以各部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌；6. 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起；7. 立卷应把上级文件与公司文件，按保管期限和文件年限分开立卷；8. 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便；9. 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损；10. 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
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重庆首地房地产开发有限公司工程资料档案管理制度 ( 试行)1、编制目的为建立重庆首地房地产开发有限公司（以下简称“重庆公司”）在建项目工程资料档案管理标准，使工程资料档案管理规范化、制度化，根据国家、地方建设工程文件归档整理规范和标准以及首地集团工程资料档案管理要求，结合重庆公司实际，特制定本制度。
2、适用范围本制度适用于重庆公司投资建设的所有开发项目，及工程资料管理人员对工程文件材料的收发、流转、归档、备案、查阅等各环节文控管理，以及对工程电子档案的收集、整理、备份管理。
3、管理原则1.工程文件材料应随工程进度同步收集、整理，并按规定移交；2.工程各参建单位应确保文件材料的真实、有效、完整和齐全，不得随意对其进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失。
4、管理职责重庆公司总经理办公会4.1.1 审定《重庆公司工程资料档案管理制度》。
工程部4.2.1 负责编制并修订《重庆公司工程资料档案管理制度》;工程部经理：作为工程实施及现场管理的责任人，组织开展工程档案管理工作，协助配合工程资料管理各项工作的顺利进行；工程专职资料管理员：作为工程文档管理的执行者，负责工程开发建设全过程资料档案管理工作，包括工程资料档案的建立、收集、发放、整理、归档、移交、保管、保密等；工程资料管理人员负责工程参建各方进场后的档案管理交底，并在工程实施过程中监督、检查各施工单位和监理单位对所负责项目工程文件材料的收集、整理归档工作；4.2.5负责督促公司开发设计部、合同预算部定期将相关资料整理移交工程部归档，并建立相应台账；4.2.6 负责定期将重要档案整理移交公司综合管理部；4.2.7负责收集、整理并向首地集团移交需归档的重要工程文件（具体文件详见附表 1）;4.2.8工程竣工后，在规定时间内组织参建各方进行竣工档案移交及工程实施过程文件材料销毁工作，并按规定向公司档案室办理档案移交工作。
4.2.9 负责将工程资料档案移交物业公司。
开发设计部4.3.1负责将项目相关报批报建成果文件交由综合部存档并签署交接清单，将报批报建上报文件和成果文件复本及文件清单交由工程部归档，同时将其复本留存。
4.3.2负责将本部门归档资料及项目重要的工程设计资料（详见附表1）建立相应台账，定期整理移交工程部归档。
同时将其复本和电子版留存。
4.3.3负责按集团设计管理部要求上报相关报批报建成果文件（详见附表 1）。
合同预算部4.4.1负责将本部门归档资料及项目重要的工程成本、招采资料（详见附表 1）建立相应台账，定期整理移交工程部归档。
4.4.2负责按集团成本采购部要求上报项目重要的工程成本、招采资料（详见附表 1）。
5.工程资料档案管理工程资料档案管理的归口部门为工程部，并设置专人负责工程资料档案的管理工作。
开发设计部、合同预算部配合进行有关报建、设计、招标采购、合同预算和成本资料的定期归档工作。
配合部门归档范围为本部门主办的批文、发文、会议纪要、总结、报告、简报、合同类文件、招标文件、管理过程文件、首地集团要求移交的项目档案（详见附表 1）等。
配合部门移交工程部的档案应包括纸版资料、电子版资料（若有）和相应台账。
工程部专职资料管理人员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。
工程部及相关部门应在首地集团对口部门要求的时限内及时备案重要的工程文件（详见附表 1）到首地集团相关职能部门。
6、工程资料分级管理为加强公司工程资料档案管理，根据资料的重要性程度，对工程资料实行分级管理，管理等级分主控文件和一般文件。
主控文件以“★★”表示，一般文件以“★”表示，详见附表1。
7、工程资料的收发管理对于公司内部统一模板表单，要求施工单位报送时不可随意更改原表单格式，内容填写规范、表单编号正确方可进行流转；工程资料管理人员须建立收发文薄，对外收发文件材料要求必须进行收、发、流转登记、签收，跟踪、催办流转过程，使文件的流转处于受控状态（详见附件 3、4、5、6）；要求工程专职资料管理人员于每月底组织施工单位、对关于本月所发生的文件材料（特指：设计变更、技术洽商单、施工图纸、施工方案、收方单、签证单、工程进度款审核等）事宜进行清理核对并形成记录，对于未及时完成流转归档的文件进行追踪。
工程纸质文档归档工程实施过程中，建设单位、监理单位、施工单位应按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）及建委、城建档案馆的要求，收集、整理、归档各类工程档案。
建设单位工程部专职资料管理人员应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求进行检查，确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步。
工程文件的主办人员在文件产生后三天内向工程部专职资料管理人员移交文件书面文本或电子文本，由专职资料管理人员分类归档，并做好相关登记（附表2：工程资料归档管理台账）。
开发设计部在接到设计单位领取初设、施工图纸的通知后，应派专门人员在 3 天内领取，施工图纸的变更图纸、零星出图在通知当天领取。
图纸领取完毕后交由工程部专职资料管理人员登记、发放。
工程部专职资料管理人员应及时发放图纸，并做好施工图纸发放登记；监理单位、施工单位领取图纸时应有公司工程部专业人员确认。
工程部专职资料管理人员应适时与设计单位进行施工图纸目录、图纸接收情况的核对工作，保证工程人员所使用的施工图是最新版。
各项目归档文件档案盒脊背文字样式为XX公司 XX项目 XX期（标段）+年份 +文件类别。
文件类别按政府、建设单位、施工单位、监理单位、供应商、其他等大类区分，文件类别的细分名录可根据需要按以下原则命名。
第一册：政府文件第二册：公司管理制度工程部人员架构及职责工程管理制度工程类表单第三册：公司内部往来文件报公司及各部门文件公司下发文件概预算文件目标成本文件招采、合同文件结算文件审计文件其他文件第四册：会议纪要公司周 / 月例会纪要公司专题会议纪要工程部例会纪要合同预算部例会纪要现场工作协调会纪要其他会议纪要第五册：监理公司往来文件监理合同（含招投标文件）监理细则监理例会纪要监理月报及审核意见监理通知及回复意见发监理单位文件其他往来文件第六册：施工单位往来文件施工合同（含招投标文件）施工组织设计（施工单位提供）施工方案（施工单位提供）施工单位来文及回复发施工单位文件及回复工程联系单其他往来文件第七册：供应商考察报告及相关资料第八册：设计变更（按时间顺序）方案、扩初阶段施工图阶段图纸会审纪要施工技术交底记录第九册：工程洽商（按时间顺序）第十册：工程签证第十一册：验收检查记录中间验收资料竣工验收资料竣工图开竣工报告工程验收报告工程资料编号由工程资料管理员负责，每一个文件夹须有《文件卷目总索引》、《文件卷目索引表》、《文件目录表》。
《文件卷目总索引》列明归档文件各卷目编号及名称；《文件卷目索引表》列明本卷目归档文件的分类及名目；《文件目录表》作为整理记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。
对施工和供应商合同可按工程部所编序号进行排序，并在首页打印出目录表。
标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。
在工程结束时，原件需交政府部门留存，复印件留存公司，并在复印件上注明原件去处。
8、工程资料借阅管理公司各部门管理人员借阅工程资料时，应办理借阅登记手续，填写借阅登记表；外单位人员借阅资料，需由主管领导批准（附表7：借阅登记表）。
所有借阅人员借阅资料后，应妥善保管，原则上借阅30 日后必须归还（特殊情况可申请续借），造成资料档案损失的，视情况进行赔偿或处理。
9、工程资料的归档管理工程实施过程中，建设单位、监理单位、施工单位应按《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）及建委、城建档案馆的要求，收集、整理、归档各类工程档案。
建设单位工程专职资料管理人员应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求进行检查，确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步。
卷内目录：9.1.1 每个档案盒内必须附有卷内目录；9.1.2必须具备文件编号、责任人、文件题名、归档日期等要素，建议可利用电子登记台账9.1.3要求一周更新一次，可先手写式，待更新至新档案盒时，对前档案盒中完整目录进行打印，并粘贴至档案盒内侧，要求项目后期档案盒中目录均为打印版。
归档编号9.2.1所有归档文件材料必须具备归档编号，此编号统一要求写于归档资料封左上角；9.2.2从简化管理出发，归档编号仅为流水号，但不允许出现断号、重号现象。
9.2.3归档文件材料为完成审批的原始文件材料，且参建各方签字、签章（鲜章）完善，附件附图完整，卷内归档文件材料应与卷内目录一一对应，按顺序整理摆放。
9.2.4专职资料管理人员有确保项目归档文件材料完整性的责任，如被借阅，应在卷内目录中进行标注。
9.2.5为保证归档文件材料的及时清理，卷内文件材料要求至少一周更新一次；工程档案管理交底9.3.1总包单位、监理单位进场后一周内，由专职资料管理人员组织各参建方资料员针对本项目工程档案管理进行交底，并形成交底纪要及存档；9.3.2工程实施过程中，由于后续分包单位的不断入场，由专职资料员对所有参建单位资料员进行二次交底，并形成交底纪要及存档；9.3.3工程即将办理竣工档案前，由专职资料员对竣工档案的收集、整理、装订、移交等工作对参建方资料员进行最后交底，并形成交底纪要及存档。
工程电子档案工程电子档案管理载体为项目团队共享平台；工程部成立后，由工程专职资料管理人员联系相关负责人员建立项目团队共享平台；工程电子档案要求及时、真实，施工单位报送的工程电子档案要求与纸质文件材料同步、内容一致。
工程部应将项目立项到工程验收合格全过程管理中形成的工程资料根据附表１中的要求分类归档，确保同类文件集中归档，档案盒内必须附有归档目录。
归档的工程资料应为原件，当为复印件时提供单位应在复印件上加盖单位印章，并有经办人签字及日期。
工程资料一律采用A4 规格归档（作为附件的图纸应折叠为A4 规格），文字、图标、印章应清晰，不得采用圆珠笔或其它易于褪色的墨水书写和绘制；其内容应完整、结论明确、签认手续齐全。
图纸一般采用蓝图，图面整洁，线条字迹清楚，修改符合技术要求；竣工图应真实反映竣工工程的实际情况，竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录，竣工图应有竣工图章及相关责任人签字；图纸的绘制和折叠应满足当地档案馆的有关要求。
移交当地档案馆的工程资料需在收集完整、系统整理后进行组卷，组卷原则应符合当地档案管理部门及当地建筑工程资料管理制度的要求，保证编有卷内目录和移交目录；对于档案的形成过程和完整、准确情况要有简要说明，要有立卷人的签字。