北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换
文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式(DB32 505-2002)
江苏省地方标准DB32/505-2002文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式 Database structure and data exchange format of documentary archival inventory前 言本标准4、5.4、5.6、5.8、5.12、5.13、5.14、5.20为强制性条款。
本标准是根据DA/T18-1999《档案著录规则》并依据多年的实践经验，结合我省实际而制定的。
为便于解决数据访问权限的控制问题，增加了“主办部门”和“协办部门”两个项目；为便于解决调阅档案全文问题，增加了“全文标识”项目；为解决跨地区、跨层次数据共享，增加了“组织机构代码”项目。
本标准为文档一体化档案管理系统中文书档案的著录及档案目录数据交换格式提出了具体要求。
本标准也可作为其它门类档案管理系统的参考。
本标准的格式按GB/T1.1-2000《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》编制。
本标准由江苏省档案局提出。
本标准起草单位：江苏省档案局（馆）。
本标准主要起草人：齐丽华赵明富 刘祖云 冯国安 姚军 谢微 顾斌 杨静文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式范围本标准规定了文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式的定义、数据库结构与交换格式、使用方法。
本标准适用于文件级文书档案目录数据库结构与其目录数据的交换、档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 7408-94 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB 7156-87 文献保密等级代码GB 11714-1997全国组织机构代码编制规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 18-1999档案著录规则DA/T 22-2000归档文件整理规则《中国档案分类法》《档案分类标引规则》《中国档案主题词表》《文献主题标引规则》术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
档案部门之间交接内容
档案部门之间交接内容
档案部门之间的交接内容包括但不限于以下几个方面：
1. 档案材料的交接：将相关的档案材料按照规定标准整理并装订好，认真核对清单及原件，确保数量、品质、分类等信息无误，然后由收件方签字确认。
2. 档案数字化的交接：将档案数字化后的文档按照规定格式存储，并将存储位置告知收件人，确保档案信息安全可靠，以及查阅、维护和共享等功能的实现。
3. 档案信息的交接：将档案信息通过电子邮件、短信、传真等方式传递给对方，确保信息的及时传达与共享，并双方在信息交换上设定保密措施，保护档案隐私。
4. 档案借阅的交接：在档案借出时，要填写借阅单并签字确认，同时告知借阅期限与还期时间，返还后要做好还档手续。
5. 档案销毁的交接：在档案销毁时，要填写销毁单并签字确认，确保档案的销毁符合法规，并注明销毁原因、时间及方式等信息。
以上内容仅供参考，实际档案交接时应根据具体情况和规定进行处理。
档案室电子目录数据库结构与交换格式
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
文书档案目录数据交换格式与著录细则(WORD16页)
文书档案目录数据交换格式与著录细则1 范围本标准规定了《文书档案目录数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级目录数据库的建库和传递，亦可作为编制相关档案管理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统以及建立其他专门档案目录数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／了1988—1989 信息处理信息交换用7位编码字符集CB 2312—1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB／T 3469—1983 文献类型与文献载体代码GB／T 7156—1987 文献保密等级代码CB／T 7408—1994 数据元和交换格式信层、交换日期和时间表示法GB／T15418—1994 档案分类标引规则DA／T1—1992 档案工作基本术语DA／T13—1994 档号编制规则DA／T19—1999 档案主题标引规则DA／T 22—2000 归档文件整理规则档案出版社中国档案分类法(1997年)档案出版社中国档案主题词表国家档案局工业企业档案分类试行规则(国档发[1991]20号)国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则(国挡发[198714号]3 定义本标准采用DA／T1和下列定义。
3．1 档案著录建立档案目录数据库中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。
3．2 文件级著录著录对象为一件或多件文件的档案著录。
3．3 案卷级著录著录对象为记述同一事物或同一问题或同一工作的多份文件的档案著录。
3. 4 件和多件3．4．1 件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
档案目录数据采集标准
档案目录数据采集标准（征求意见稿）1内容与适用范围1.1本标准包括了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。
1.2 本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。
2引用标准及规范性文件下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。
GB/T 1988-1989 信息处理信息交换用7位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法DAT1-1992 档案工作基本术语TA/T22-2000 归档文件整理规则GB2808-81 全数字式日期表示法GB3469-83 文献类型与文献载体代码GB7156-87 文献保密等级代码GB/T15418-94 档案分类标引规则DA/T18-1999 档案著录规则DA/T19-1999 档案主题标引规则DA/T13-94 档号编制规则档案出版社中国档案分类法（第二版）档案出版社中国档案主题词表国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则3 定义本标准采用下列定义。
3.1档案目录数据库将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。
具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。
3.2数据记录描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。
每条数据纪录由若干数据字段组成。
3.3数据字段描述案卷或文件的某一方面特征的数据。
3.4字段类型字段类型规定数据字段的基本属性。
本标准涉及两种字段类型：字符型和数字型。
3.5字段长度字段长度规定字段所包容字符的最大个数。
3.6代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3.7档案著录对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
纸质档案数字化工作流程与规范要求教学文案
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
纸质档案数字化工作应特别注意保持纸质档案数字图像的完整性，原则 上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。对确定不需 扫描的，要在数字化结果中加上标记。
（二）编制页号 应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。 应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。页号应从“1”开始连续编
制。 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影
技术方法进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的原件应先进行压平或熨平 等相应处理。平整页面时不得破坏档案原件固有形态，不得强行撕破档案页 面。
建立目录数据库
按照DA／T 18-1999档案著录规则的要求确定档案目录数据的著录项。 将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果 录入数据库，形成准确、完整的目录数据。 数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。 数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数 字化成果的管理和利用。 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进 行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合 格的数据应及时进行修改。
档案数据挖掘
男性成员8915人 配偶共4733人
基于数据统计分析知识的可视化
这些数据讲了什么 样的故事？
胡李不通婚的家规 是真的吗？
从唐末至明初，真 的没有一人娶过姓 李的姑娘！
北京：绾藏传统载体档案数字化工作扎实推进
，
５ ． 完善制度 ， 档 案数字 资源安 全建 设 日
照片、 音视频等各种档案载体在内的数
字 化系 统； 第三 ， 就 操作层面 而言， 是
指 每 一 全 宗 每 一 案 卷 档 案 都 进 行 数 字 化， 不是 对 全 宗 内 、 案 卷 内的 文件 有所
划， 合理安排 资金， 全市综合 档案馆总计
全面统筹
１ ． 创新观 念， 提出 “ 全 面数 字 化 ”
战 略
投 入超 过１ 亿元 ， 大部为市和 区县财政支
持的专项经费， 其中３ ０ ０ ０ 余万元用于专业
设备购置 ， １ ０ ０ ０ 余万元用于信息系统研发
和 专用 软件 采 购 ， ３ ０ ０ ０ 佘 万元 用于 数 字 化 加 工 服 务， ３ ０ ０ ０ 余 万 元用 于其 他 与 档 案 数 字 化 相 关 的 工作 等 。目前 ， 市 和 区县 档 案
２ ０ ０ ２ 年， 北京 市档案局 （ 馆） 在 全 国率先提 出 “ 全面数字 化” 战略， 在 对 馆藏 档案价 值科 学分析 的基 础上 ， 有
计 划、 分 步 骤 地 把 各 种 载 体 的 档 案 全
馆 均有专门机构 负责档 案数字 化工作 ，
建 立稳定的工作团队， 确保工作进度和质 量。 全市综合档案馆的数 字化工作专业人 员已达５ ５ ８ 人， 其中， 包括市档案馆 在内的
文／ 北 京市 档案局
北京 ●
北京 市 档 案局 （ 馆） 根 据 国家 档
案 局 关 于 开 展 传 统 载 体 档 案 数 字 化
选择 地进行数字 化。 在 “ 全面数 字化” 战 略提出后 ， 市和 区县 档案馆相继完成了馆 藏传 统载体 档案数 字化需 求论证 ， 遵 循 “ 利用优 先 ， 分步实施 ”的原则 ， 摸索出
关于档案目录数据库建设的几个问题
档案目录数据库又称为“档案机读目录”或“档案电子目录”，是存储在计算机内，使用某种数据库管理系统（如ＶＦＰ、ＡＣＥＳＳ、ＯＲＡＣＬＡ等）组织管理起来的档案目录数据集合。
随着纸质档案目录的淡出，档案目录数据库正成为通向档案馆藏的“必经之路”，因此，建设档案目录数据库是档案信息化工作最关键的任务，其质量决定着档案的效率。
本文试就档案目录数据库建设的相关问题作初步探讨，供同行专家批评、补充。
一、档案目录数据库结构的规范档案目录数据可以结构化和非结构化两种形式存在。
采用数据库形式管理的档案目录数据是结构化的；而以某种规范化的置标语言进行标记的档案目录数据则是非结构化的，结构化目录数据适用于信息检索，非结构化目录数据（元数据的主要成分）一般用于数据保存和目录数据交换。
建立结构化的档案目录数据库，首先要设计库结构，而且应尽可能地实现库结构在全国范围内的规范统一。
库结构设计具体包括三项内容：第一，确定著录对象的层次结构；第二，确定每一层面著录对象所包含的著录项目；第三，确定每个著录项目（字段）在数据库中的标识及格式（字段名、字段类型、字段长度和约束条件等）。
之前，我国在档案目录数据的规范方面做了大量工作，但还存在很多问题，主要表现在：１．尚未出台全国统一的档案目录数据库结构标准。
上世纪８０年代中期开始，在建立区域档案目录共享中心的推动下，我国档案界着力推进档案著录标引的规范化，从文献著录标引的一般标准出发陆续公布了一批规范档案著录标引的国家和行业标准（包括规范），如《档案著录规则》、《档案分类标引规则》、《档案主题标引规则》、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》及许多专门档案的著录标准，但这些标准、规范是针对纸质档案目录的，着力点在于规范档案著录的内容及其标引形式，并未涉及机读档案目录的数据库结构问题，对于档案目录数据库建设无法起到全面规范的作用。
为此，前几年各省档案局和军队系统先于国家推出了档案目录数据库结构与数据交换格式规范。
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北京市档案局关于印发《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》的通知京档发〔2007〕3号各区、县档案局馆：为适应档案信息化建设的需要，规范我市综合档案馆档案数据库建设，完善档案检索体系，促进档案信息资源共享，我局在调研的基础上，结合工作实际，制定了《北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式》。
现将此件印发给你们，请认真遵照执行。
在执行过程中如遇有问题，请与我局区县处、计算机处联系。
联系人：任文革陈伟联系电话：6525052967680863北京市档案局2007年2月2日北京市综合档案馆档案目录数据库结构与数据交换格式1 范围本标准规定了全宗索引、文书档案、婚姻登记档案、招工档案、知青档案、房产档案、照片档案、录音录像档案的目录数据库结构、使用说明与数据交换格式。
本标准适用于北京市各级综合档案馆档案目录数据库的建立和数据交换,专业档案馆和档案室可参照执行。
2 引用标准GB/T 15418-94 档案分类标引规则GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 33-2005 明清档案目录中心数据采集标准明清档案机读目录数据交换格式3 定义3.1 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集,是档案管理、检索和报道的工具。
3.2 档案著录在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.3 档案目录数据库将档案目录信息以一定的组织方式存储在一起的相关数据的集合。
3.4 字段描述著录条目中某一特定属性的数据单元。
3.5 字段名称目录著录项目的内容和显示的中文名称。
3.6 字段名字段名称的代码。
3.7 字段类型是指数据字段的基本属性。
本标准使用两种字段类型：字符型和逻辑型。
3.8 字段长度是指字段所包含字符的最大个数。
3.9 档案目录数据交换是通过计算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。
4 档案目录数据库结构及使用说明本标准对各数据库使用说明的解释如有相同，不再重复。
建库时，应包括表中所有所列字段名。
4.1全宗索引数据库结构及使用说明4.1.1全宗索引数据库结构全宗索引数据库结构表4.1.2全宗索引使用说明4.1.2.1档案馆名称：档案馆全称。
4.1.2.2全宗号：档案馆赋予立档单位的代码。
全宗号由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.1.2.3全宗名称：全宗构成者的名称，须用全称或通用简称。
4.1.2.4曾用名称：全宗构成者所有曾用名称或通用简称,按时间顺序著录，曾用名称之间用“、”号相隔。
4.1.2.5时间：用8位阿拉伯数字表示，年代4位、月份2位、日期2位，“年”、“月”、“日”省略，原文无法确定的时间补“0”。
4.2案卷目录数据库结构及使用说明4.2.1案卷目录数据库结构案卷目录数据库结构表4.2.2案卷目录使用说明4.2.2.1目录号：全宗内案卷目录类别的代号。
目录号由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.2.2.2案卷号：案卷目录内每一个案卷的代号。
案卷号由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.2.2.3档案复制类型及编号：与本卷档案有密切联系的其他载体档案的编号，如档案缩微号、档案扫描号、电子文档号等。
4.2.2.4案卷题名：案卷题名应揭示案卷档案的主要内容。
一般应照录原案卷题名；案卷没有题名或题名不能揭示案卷主要内容或过于冗长，应重新拟写题名或加以修改后再著录。
案卷题名是第二种语言文字的，须另著录其汉语题名。
4.2.2.5卷内文件起始、终止时间：案卷内档案文件的起止时间。
4.2.2.6页数：案卷内的总页数。
4.2.2.7保管期限：案卷所划定的保管期限。
4.2.2.8开放状态：案卷是否开放，如“是”或“否”。
4.3文书档案文件目录数据库结构及使用说明4.3.1文书档案文件目录数据库结构文书档案文件目录数据库结构表4.3.2文书档案文件使用说明4.3.2.1案卷（盒）号：案卷目录内每一个案卷的代号，立卷改革后著录案卷目录内一个归档盒的代号。
案卷号（盒号）由四位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.3.2.2册号：案卷目录内每一个案卷中多册的代号。
二位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.3.2.3页（件）号：档案文件的首页号或件号。
页（件）号由三位阿拉伯数字组成，不足位数补“0”。
4.3.2.4档案复制类型及编号：与本件档案有密切联系的其他载体档案的编号，如档案缩微号、档案扫描号等。
4.3.2.5责任者：团体责任者和个人责任者全称。
4.3.2.6文件题名：题名应揭示卷内档案文件中心内容。
4.3.2.7文号：原文件编号。
4.3.2.8文件形成日期：用8位阿拉伯数字著录文件的形成日期，如19730608。
4.3.2.9分类号：档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码。
4.3.2.10主题词：是用以表达主题概念的规范或非规范词和词组。
4.3.2.11保管期限：案卷所划定的保管期限。
4.3.2.12开放状态：文件是否开放，如“是”或“否”。
4.3.2.13密级：文件保密程度的等级。
4.4婚姻登记档案目录数据库结构及使用说明4.4.1婚姻登记档案目录数据库结构婚姻登记档案目录数据库结构表4.4.2婚姻登记档案使用说明4.4.2.1申请人姓名：结婚（离婚）双方当事人姓名，著录时将男女方姓名用空格隔开。
4.4.2.2 申请人身份证号：结婚（离婚）双方当事人身份证件号码，著录时将男女方身份证号用空格隔开。
4.4.2.3登记日期：结婚（离婚）登记具体日期，用8位阿拉伯数字著录，如19730608。
4.4.2.4登记性质：结婚、离婚或补证。
4.4.2.5结（离）婚证书字号：证书字号，按原文照实著录。
4.4.2.6承办机关名称：婚姻登记的办理机关名称。
4.5招工档案目录数据库结构及使用说明4.5.1 招工档案目录数据库结构招工档案目录数据库结构及字段表4.5.2招工档案使用说明4.5.2.1招工单位：招工单位全称。
4.5.2.2单位性质：招工单位性质，全民或集体。
4.5.2.3原单位：招工前所在单位全称。
4.5.2.4招工日期：招工审批日期，用8位阿拉伯数字著录，如19741123。
4.5.2.5姓名：招工当事人姓名，以个人为单位分别著录。
4.6知青档案目录数据库结构及使用说明4.6.1 知青档案目录数据库结构知青下乡档案目录数据库结构及字段表(表-1)：知青返城档案目录数据库结构及字段表(表-2)：4.6.2知青档案使用说明4.6.2.1姓名：当事人姓名，以个人为单位分别著录。
4.6.2.2学校：当事人所在学校全称。
4.6.2.3下乡时间：文件所记录时间，用8位阿拉伯数字著录，如19661021。
4.6.2.4下乡地点：当事人下乡具体地点。
4.6.2.5回城时间：批准回城时间。
4.6.2.6入户时间：户口办理完结时间。
4.6.2.7入户地址：具体户口所在地。
4.7房产档案目录数据库结构及使用说明4.7.1 房产档案目录数据库结构房产档案目录数据库结构及字段表4.7.2房产档案使用说明4.7.2.1业主：房产产权人姓名。
4.7.2.2地址：房屋所在详细地址。
4.7.2.3房产证号：完整的房产证证号。
4.7.2.4发证日期：房产证发放日期，用8位阿拉伯数字著录，如19551206。
4.8照片档案目录数据库结构及使用说明4.8.1 照片档案目录数据库结构照片档案目录数据库结构及字段表4.8.2照片档案使用说明4.8.2.1照片号：一组照片或单张照片的编号。
4.8.2.2数字影像号：数字化照片存储编号。
4.8.2.3底片（翻转片）号：与照片相对应的底片或翻转片编号。
4.8.2.4参见号：与本组照片有密切联系的其他档案的编号。
4.8.2.5摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
4.8.2.6颜色：黑白或彩色。
4.8.2.7来源：照片的提供单位或个人。
4.8.2.8题名：本组照片的标题。
4.8.2.9文字说明：本组照片的说明，包括事由、时间、人物、地点、背景等要素。
4.9录音录像档案目录数据库结构及使用说明4.9.1 录音录像档案目录数据库结构录音录像档案目录数据库结构及字段表4.9.2录音录像档案使用说明4.9.2.1盘号：同案卷号。
4.9.2.2文件编号：本盘录音或录像带内的若干文件的编号。
4.9.2.3轨道号：指带内文件存储位置。
4.9.2.4参见号：与本盘录音或录像带有密切联系的其他档案的编号。
4.9.2.5载体类型：录音带、录像带。
4.9.2.6文字说明：本盘录音或录像带记录的简要内容。
5使用注意事项5.1带“*”的项目是可选项。
5.2 汉字应使用规范化的简化汉字。
5.3 数字一律使用阿拉伯数字。
5.4 本标准规定目录数据库中的字符、数字、标点、空格等均为半角字符。
6数据交换格式6.1跨平台、跨系统的数据交换通过扩展名为.DBF的Xbase关系型数据库文件格式实现。
6.2 档案目录数据交换要求6.2.1 .DBF数据库文件名格式：档案馆名称+档案目录数据库名称如：东城区档案馆照片档案目录数据库.DBF延庆县档案馆招工档案目录数据库.DBF6.2.2 经过加密处理的数据交换文件，应将其解密后再进行交换。
6.2.3 经过压缩、分割处理的数据交换文件，应将其解压缩、合并后再进行交换。