2008年北京奥运会项目管理数字化

管理的一个主要目的就是打破原来职能部门的管理模式所形成的信息孤岛。P3E/C在这方面为项目管理的各个层次的人员都提供了沟通工具（如报表，视图，网站发布，记事本等）和交流平台，有助于项目信息清晰准确地传播及项目管理过程中各个层次之间的协作。实施PMIS的工作步骤与流程如下图所示：

图1 实施PMIS 的工作步骤与流程如下图

2.2 项目管理信息系统的功能

以项目管理工作流程为导向，构建项目管理信息系统的系统功能模块。北京奥组委的项目管理工作是以计划管理为核心，因此核心的业务流程也即计划管理的工作流程。根据北京奥组委的实际情况，制定了北京奥组委计划管理的工作流程（参见下图），包括计划编制、计划监控、计划变更三个核心流程。

图2 北京奥组委计划管理的工作流程图

基于上述业务流程，北京奥组委项目管理信息系统的基本功能模块包括：

系原则与字典；改进与提高项目管理工作方法和水平；编制各级进度计划模板；建立进度管理监控系统；维护PMIS安全运行。管理组织结构参见下图：

图3 管理组织结构图

3.2 构建项目管理信息系统框架 3.2.1 分层结构化设计（EPS）

奥组委项目群的结构设计为：领域——子领域——项目——子项目——任务的五层结构，对应于标准项目管理语言中的Program—Sub-program—Project—Sub-project—Activity。在P3E/C项目管理系统中对应于一级EPS—二级EPS—项目—WBS—作业(Activity)。EPS是P3E/C独有的应用于大型复杂项目的结构设计，用来管理项目群。参见下图：

图4 EPS

3.2.2项目工作分解结构(WBS)

对于奥运筹办工作来说，WBS是一种明确项目具体目标、确定工作范围、分清交叉工作职责的方法，是EPS在具体项目上的延伸，便于科学制定各筹办领域计划。WBS将项目逐层划分成一些较小的、更易于控制和管理的部分，以便制定完整的计划。通过OBS与EPS、WBS的关联明确了各相关单位、部门的职责、工作范围,各项目的WBS由负责该项目的责任单位项目管理人员统一创建。国际奥委会向北京奥组委提供的总体工作指导计划，包含全部筹办工作的重要里程碑，是各领域编制工作计划、确定工作目标和范围的重要依据。奥运会大型项目计划的编制是随着筹办工作的进展渐近明细、不断向前滚动。参见下图示：

图6 OBS

3.3 系统安全配置

通过EPS实现项目数据的安全配置，给每个EPS结点分配OBS元素以指定项目管理者的访问权及其权限的大小。P3E/C用户的全局权限、项目权限和数据权限都通过在OBS中定义的责任人来实现。通过将OBS与用户安全管理相结合，分配给各个用户在登录P3e/c之后，浏览自身EPS结点范围内项目的权限。EPS的建立及维护工作统一由奥组委总体策划部完成。

3.4 P3E/C用户管理

根据奥组委筹办工作特点和项目管理工作需要，设置以下几类用户：

◎第一层：系统管理员总体部指定一名项目管理人员，负责建立和维护EPS及OBS，指导各部门P 3E/C应用；一名服务器管理员，负责数据库安全备份，服务器维护；P3E/C软件公司指定一名技术人员，负责数据库升级，技术指导与培训。

3.6ＰＭＩＳ实施过程

北京奥组委工作计划范围主要包括：《北京2008年奥运会总体工作计划》、《北京2008年残奥会总体工作计划》、《北京奥组委年度重点工作计划》、奥组委各部门编制的年度工作计划。总体计划、年度计划、季度计划、月度计划等各种层次的计划在P3E/C中将成为一个有机的整体。避免以前各种计划单独编制，相互脱节的情况。编制形成奥运项目总进度计划，作为奥运筹办相关单位沟通、协调的依据及控制的基准。参见下图：

图7 ＰＭＩＳ实施过程

3.6.1 计划编制

各部门按照计划编制模板要求编制项目进度计划，与计划相关的属性如：开始、完成时间，交付成果，任务来源，责任单位，责任人等，针对是协作需求，要求将项目间、各职能部门间的沟通协作分解到位，明确接口和配合时间，以此来梳理逻辑关系，分析因进度变更造成的关联影响，加强对关键任务的监控和预警。例如：“计划编制与监控”项目，根据工作特点按照工作类别进行工作分解，结合ＩＯＣ对重要里程碑完成时间的刚性要求合理估算工作历时，分解后的任务指定由一人完成，落实交付成果，划分职能领域接口需求等。项目通过P3E/C进行计划编制管理，参见下图：

图8 项目通过P3E/C进行计划编制管理

由于奥运会多项目平行运作、交叉运作的特点，编制计划时要充分、全面的考虑项目间及跨领域项目间的协作关系，分析相互影响的程度，为不同层级的项目干系人提供进度监控、预警的依据，绘制协作工作影响关系图（网络图），参见下图：

图9 协作工作影响关系图（网络图）

3.6.2 计划监控

计划监控分为两种协调机制：

与国际奥委会协调机制：在日常工作中，奥组委将按照国际奥委会协调委员会监控报告所列工作任务提交执行意见、反映目前工作状态，双方就不对称信息及时进行沟通和调整，对监控结果达成一致意见。监控报告参见下图：

图1 0 监控报告

组委会的月度、季度、年度工作任务执行情况也定期按照组委会监控管理办法进行，形成组委会计划监控报告。各部门在P3E/C中定期填写计划执行情况，经汇总后形成组委会监控报告。参见下图：

图11 在P3E/C中定期填写计划执行情况

图12 组委会监控报告

3.7 ＰＭＩＳ编码规划

将项目在P3E/C环境中建立编码体系，全面进行统一配置和管理。 3.7.1 ＥＰＳ编码参考国际奥委会总体工作计划（IOC Master Plan）中各领域英文名称, 在与IOC Master Plan的结构保持一致的前提下, EPS取其英文名称三位缩写。领域编码标准：program(3位)。参见下图:

图1 3 领域编码标准

3.7.2 项目编码

确定项目的方法是对奥运各部门子工作领域的分解，按照部门工作的产品或服务、组织结构、工作发生地点和工作流程四种不同的结构之一或综合，将子领域分解为项目,但对于同一个子领域的项目分类必须保持一致。PROJECT取其英文名称二位缩写。项目编码标准：program(3位) +subprogram(2位)+pro ject(2位)。参见下图：

图14 项目编码标准