整合采购管理体系,完善采购控制程序

整合采购管理体系，完善采购控制程序以制度为本规范采购管理工作

(佛山市水业集团公司行政事务部)

采购处于整个供应链的上游，是企业进行生产经营的前提和基础。如何科学地组织采购活动，有效实现物资流、资金流、信息流的畅通，是降低采购成本、提高企业经济效益、提升企业核心竞争力的重要途径。为此，学习、吸收先进企业采购管理理念和经验，改革传统的采购管理模式，加强采购管理，是当前企业普遍关注和有待解决的问题。近几年来，佛山市水业集团公司(以下简称佛山水业集团)为了规范采购流程，控制采购成本，保证物资供应，在物资采购集中化、采购流程透明化、供应商评估等级化等方面进行了尝试。

一、整合物资采购的管理体系和完善采购控制程序

随着佛山水业集团的不断发展壮大，特别是佛山市于2001年实施供水污水一体化经营的产业化改革后，佛山水业集团成为佛山市区污水处理的建设主体、责任主体和运营主体，与此同时，BOT污水处理业务也不断拓展，原有的采购管理模式已不能适应企业发展的需要。为此，佛山水业集团重新整合了采购管理架构，实行集中采购，撤并公司原有的材料科，在公司总部设立采购管理机构，总体统筹采购工作并负责对下属分公司采购的执行情况进行审查和审定，对下属分公司的所有采购行动进行管理、监督。整合后，佛山水业集团内部实行所有的采购工作集中处理，各分公司在集团公司的统筹下设定专责的采购部门。为更好地规范采购流程和采购行为，佛山水业集团制定了约束所有内部的采购活动的基本指导文件，其内容包括:

(一)明确审批权限、审批职责，建立标准化采购控制流程

(1)所有采购行为必须由佛山水业集团授权，对于不同类型的采购开支，授权有所区别，从而保证所有大型的采购项目都得到集团公司的直接监督。

(2)佛山水业集团所有设备、物资采购，原则上都要求在合格供应商中选取，对于复杂或规模较大的采购项目，集团公司单独批准成立项目管理部，负责有关项目的实施。

(3)所有的采购活动按金额大小、频度和时间延续的长短，进行分类，并相应地规定每一类采购活动必需经过相应的操作程序才能订立合同。

(4)采购申请必需首先得到相应的预算许可，有财务审计部给出预算及必

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要的资金安排计划，然后才能交采购部门处理。

(5)对采购计划、合同签订、采购信息、采购产品验证、采购跟踪等整个采购流程加以明晰、理顺。

(6)确立合理低价为基本要求，明确竞价采购集团公司所有采购活动的基本原则。

(二)重视市场调研，坚持供应商评审制度

供应商管理是采购环节中重要的一环，搜集供应商的信息、资料是审核的前提，只有掌握供应商翔实的资料，才能对其做出客观、公正的审核。佛山水业集团十分重视产品信息的收集，努力拓宽信息渠道，特别是对净水材料、水表、阀门、管材、消防拴等企业常用重要材料的市场动态、技术更新情况密切关注，定期对相关供应市场进行实地调研。佛山水业集团严格按照ISO90001质量控制的规定，由主管副经理组织集团公司属下采购部门每年对现有供应商进行客观评价。对供应商的审核评价，主要集中在公司层次，产品层次、工艺过程层次、质量保证体系层次。在年度评审会议中，由技术部门、使用部门、采购部门、质量安全部门对供应商的生产能力、经营管理水平、信息系统、设计能力等进行综合评价。产品质量稳

定，售后服务信誉好，交货及时的供应商通过年审继续合作，不能满足公司技术、质量或服务信誉差的供应商就从供应商清单中剔除。对综合能力强，技术储备足，服务质量好，资质等级高，价格合理，经营诚信的供应商列为重要供应商。同时为了满足采购需求，保持竞争格局，对具有一定的竞争能力，能满足采购需求，经营诚信，服务好的供应商列为候补供应商，以此形成一个对采购流程的保障体系。

二、确立原则，实行大宗物资招标采购

要真正做到降低成本，保证物资质量，有效防止采购腐败的发生，招标采购是一种十分有益的采购供应方式，是国际上通用的市场采购方式。佛山水业集团在新城区水厂、BOT污水厂筹建和大型技术改造等项目实行设备招标采购。在评标中确定了以下五项应遵循的原则:

(1)质量第一的原则。所采购的物资既能满足企业的使用要求，又能达到市场竞争的质量标准。

(2)价格最优的原则。在保证质量的前提下，通过比价、限价、招标采购

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等方式确定价格最优惠的供货公司家。

(3)服务最好的原则。供货单位要具备完善的服务体系，能提供方便、周到、快捷的服务，满足企业需要。

(4)信誉最佳的原则。要保证长期稳定的合作关系，供方应具备较好的信誉。

(5)公开、公正、公平的原则。实行招标采购决策权、监督权、执行权的分离，把招标标的的内容、招标的程序、过程监督、评标原则、中标结果等全部实行公开化。

按照上述五项原则，招标小组在评标中按同样产品比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉进行评标，并把企业的综合因素纳入评判标准。通过评比筛选，初

步确定中标单位，形成评标意见报公司招标领导小组，最终由招标领导小组根据评标小组的评标意见开会确定比价招标中标结果。

通过几年来招标采购实践，效果较显著，主要体现在:

(1)大大降低了企业采购成本，提高了透明度，拓宽了采购网络，加深了对采购材料的市场和客户的了解，减少了工作中的随意性。

(2)建立了公开透明的决策和管理制度。重大采购事项集体研究决策，使物资采购程序科学、高效。

(3)促进企业管理上新台阶。推行设备、物资比价采购、公开采购、招标采购，有力地促进了企业的采购管理、质量管理、材料管理、财务管理，建立健全了规章制度。

三、加强采购监督和审查，纪委为采购保驾护航

加强物资采购管理工作，在建立规章制度和监督约束机制的同时，还须做好“管人”的工作，注重提高采购人员的素质，推进了企业廉政建设。通过建立决策、执行、监督等制度体系，实现对每个人行为的有效约束，上至公司领导下至采购员，在设备、物资采购上都无特权，防止了个人专权行为，使采购活动变得公开、公平、公正，促使企业领导和采购人员自我约束，严格按规章制度办事，并走上规范化、法治化轨道。科学规范的管理制度不仅抵制了不正之风，而且保护了干部职工积极性，促进了企业廉洁经营。

近几年，佛山水业集团进入大发展，大投入的阶段，纪委监察室全程参与集

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团公司在物资、设备采购、工程建设项目招投标等活动。监督集团公司在物资采购工作中，是否严格按照《中华人民共和国招投标法》、《佛山市政府采购管理暂行办法》及《佛山市水业集团公司ISO质量管理文件》的规定执行是否严格按照集团公司规定的,千元至2万之的设备，需按照固定资产设备管理办法呈批手续，

经集团公司分管经理审批后方可购置;2万之至10万元的设备，由使用部门提出申请，行政事务部会同使用部门、技术发展部和监察室共同进行调研、认证，货比三家后，经集团公司分管经理报领导班子集体研究后方可购置;10万元以上、50万以下的设备、技术改造项目，由使用部门提出申请，行政部门会同使用部门、技术发展部、监察室共参与项目的调研论证，在分管领导主持下，实行内部邀请招标，或竟争性谈判，询价等方式进行，并将邀标，竟价的结果报领导班子集体研究批准后，方可进行采购;50万元以上(含50万元)的设备、物资采购，技术改造项目等，由使用部门提出申请，呈报集团公司领导班子研究同意后，行政事物部会同使用部门、技术发展部、监察室，按照国家、省、市有关规定、程序进入市政府组织的招投标市场，实行公开招投标。

我们认为，企业物资采购管理不仅局限于采购领域，也是整个企业管理的一部分，是一个完整的管理体系和管理制度，与企业厂务公开、民主管理密不可分。它使企业的采购程序、采购决策、采购结果置于广大员工的监督之下，又能使员工充分发表意见，推动企业的廉洁经营;同时，还与企业内部的财务管理、成本管理、生产经营管理、质量管理、战略管理以及企业文化建设紧密联系，是在市场经济条件下提高企业管理水平、增强企业综合素质的一项有力措施。实行规范管理的同时，要加强思想政治工作和职业道德教育，不断提高采购人员的思想觉悟，增强他们的事业心和责任感。要进行党纪法规教育，以提高采购人员和领导干部的法纪观念和遵纪守法的自觉性。通过采取以上措施，企业物资采购管理工作才能逐步走上制度化、规范化。

在今后，佛山水业集团将进一步完善内部管理约束机制，以制度为本规范采购行为。更新采购理念、用开放、竞争的采购机制、考核奖励的分配机制和形成决策透明、信息广泛、相互制约和监督有效的物资采购管理体系，实现采购流程的进一步创新。

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