企业内部控制分析

某公司内部控制案例分析

1 某公司基本情况

1.1 某公司简介

某公司，是位于南京市的一家专业从事旧办公设备全球采购、再制造和产品的国内外经销的有限责任公司。某公司成立于 1992 年，从上世纪 90 年代开始，从事旧复印机的翻新并销售，是全球第一批从事复印机再制造业的工厂，是中国循环再制造复印机行业的领军企业，产品主要销售亚洲及非洲地区。经过多年的发展，某公司已经拥有稳定的国内外客户资源，与国内外多家著名的供应商和经销商建立了长期稳定的合作关系。2007 年 10月，某公司与全球最大的复印机通用零件和耗材制造商及销售商签订了合作备忘录。目前，某公司在我国高速新旧数码复印机的市场占有率超过 60%，居全国首位，是中国再生机市场的领导者。

复印机再制造行业及产品的进入壁垒主要表现在：

（1）市场技术类壁垒——市场技术作业体系标准化。原材料采购的标准化以控制采购成本；装箱运输进口的标准化以降低货损成本；再制造流水生产的标准化；再制造产品质量体系标准化；再制造产品销售和服务体系标准化；再制造产品及品牌的市场认同度。

（2）运营管理类壁垒——从采购到售后服务的再制造全过程有效管理与控制。由于逆向物流回收不稳定的特点，计划管理不善产生不连续的生产而造成效益低下等各种现象。

（3）技术贸易政策壁垒。某公司是我国目前唯一取得中国及韩国旧数码复印机合法进口权的企业。某公司经过长时间的累积与沉淀，在以上几方面已经明显处于领先地位。

2 某公司内部控制现状分析

综合内部控制的五要素：控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督对某公司内部控制现状逐一进行分析。

2.1 某公司内部环境分析

某公司总裁 100%控股某公司，并 90%控股 W 公司，某公司和 W 公司实质上为关联企业。某公司以总裁为最高机关，下设执行副总裁，管理者代表。总裁兼任总经理，负责处理本公司一切事务，下设生产中心、营销中心、资产管理中心、技术中心、行政管理中心、采购中心、品保中心。各中心以下按需要设置部门。

2.2 某公司风险评估现状

（1）某公司目标设定现状

某公司管理者已经制订了企业的战略目标，分为三个阶段：第一战略阶段是 1993 年-2005 年，为创业期；第二战略阶段是 2006 年-2015 年，成为国内同行业最强，实现销售收入 200 亿元；第三战略阶段是 2016 年-2025 年，进入全球复印机行业前三强，实现销售收入 1000 亿元。

（2）某公司事项识别现状

某公司分析了企业现存竞争对手的威胁、潜在进入者的威胁、替代品和互补品生产者的威胁等事项，并且意识到国家产业政策鼓励再制造行业的发展。

（3）某公司风险评估现状

某公司没有专门的风险评估体系和配备人员，事情来临时主要靠总裁个人的主观经验。

（4）某公司风险应对现状

某公司目前没有对业务可行性研究和集体决策的环节，主要凭总裁个人经验，即使有时总裁征求其他领导者的意见，由于总裁较强的个人领导风格，决策权主要在总裁。由于某公司管理人员没有风险管理意识或没有接受过这方面的专业培训，所以缺乏风险管理知识，也不具备风险识别、风险评估和风险应对素质，而且目前没有意识去培养这方面的人才。2.3 某公司控制活动现状

（1）某公司货币资金内部控制现状

货币资金是企业的“血液”，是企业流动性最强、变现最快的资产。一个企业如果缺乏货币资金，经营就无法正常进行。货币资金的特殊性质决定了其具有较高的风险，所以货币资金控制是该企业内部控制的重点。某公司的货币资金主要包括现金和银行存款。某公司总裁持股另一家公司 90%股份，两家公司为财务部门为一套人员，只是有的人员档案属于某公司，有的人员档案属于另一家公司。而且，由于家族色彩的存在，某公司中财务部门的一些关键岗位由家族成员担任，如财务经理和出纳职位。

目前，某公司已经制订了公司的会计制度，明确了会计凭证、会计账簿和会计报告的处理程序。出纳与会计实行了职务分离，出纳没有兼任稽核、会计档案保管以及收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。出纳负责登记现金日记账和银行存款日记账，每日自行清点核对库存现金，并将实有数与账面余额进行核对，每月月末日记账与总账核对。出纳负责签署支票，确定每张支票都附有已经适当批准的未付款凭单，并确定支票收款人姓名和金额与凭单内容一致。支票一经签署就在凭单和凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款，而且支票预先连续编号，保证已签发支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。财务部独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。货币资金收支依据会计人员编制好的记账凭证进行处理，出纳在办理完成现金收付款后均在记账凭证上加盖“现金收讫”或“现金付讫”戳记，在办理完成银行存款收付款后均在记账凭证上加盖“银行收讫”或“银行付讫”戳记，保证货币资金收付正确及时，货币资金的安全及会计记账完整。此外，出纳负责索取银行对账单。由于某公司资金周转困难，某公司直接从每日收入中支付日常费用。所有的货币资金支出经财务经理审核后，报经财务总监审核，最终报总裁审核批准。在印章方面，某公司在中国工商银行开设基本存款账户，预留印鉴为总经理名章、财务专用章和出纳名章。财务经理保管财务专用章，并受总经理委托保管总裁名章，出纳保管自有私章。若是会计人员使用印章，只需口头上与财务经理打招呼便可自行拿取。如果是其他部门人员要求使用印章，则由财务经理先核实情况，然后给盖章，但审核内容并无实质性，只是形式而已。

（2）某公司采购与付款内部控制现状

在当今竞争日趋激烈的市场经济环境下，现代企业要在市场竞争中占有一席之地，就必须做好采购与付款环节的内部控制。

某公司采购的物资主要包括毛机和辅料两类。对于某公司来说，毛机检验很重要，比一般制造企业对检验的要求严格。而且，采购毛机的质量关系到后继加工成本和售价，对其进行内部控制设计是再制造企业经营管理的重要内容。

（3）某公司存货与仓储内部控制现状

有效地库存管理能节约成本、节约利润，提高客户服务质量，在再制造企业中具有重要地位。毛机检验完成后，由于每台毛机缺陷不同，需要进行的生产过程可能不同，这是再制造企业区别于一般制造企业的重要特点。而且因为某公司每台毛机的成新率不一样，翻新率也不一样，有时根据客户要求还要进行二次加工，因而再制造企业的库存管理比一般制造企业的库存管理复杂。

某公司的财务部对库存材料核算采用数量金额三栏式账页，仓库已经建立了材料明细台账，记录各种材料的品种、规格和数量（收、发、存），财务部与仓库的记录内容基本一致。毛机入库时由质检人员和仓库管理员共同验收，其余材料入库时由仓库管理员验收。采购的材料入库时，由仓库会计填制一式三联入库单，第一联交采购人员备查，用与财务部对账；第二联交财务部会计人员，作为据以编制记账凭证的依据；第三联交仓库会计，作为据以登记材料明细台账的依据。产成品入库时，由仓库会计填制一式三联入库单，第一联交生产人员备查，用与财务部对账；第二联交财务部会计人员，作为据以编制记账凭证的依据；第三联交仓库会计，作为据以登记材料明细台账的依据。每月月末，由会计人员和仓库管理人员一同对库存存货进行盘点。

（4）某公司销售与收款内部控制现状

某公司的销售部设销售经理一名，销售人员若干。某公司现有的销售与收款流程图如下：

2.4 某公司信息与沟通现状

某公司总部在南京市区，加工车间、仓库在南京市的某县城，距离两个半小时左右的车程，日常工作中涉及的单据主要靠往返的工作人员传递，有时会通过快递公司。目前，某公司各部门数据没有统一的平台管理和共享，财务部使用的财务软件系统较老，各地财务数据无法共享。例如，由于财务部和仓库之间缺少有效的信息沟通，经常出现财务部按照收到的从仓库传来的出库单做账时，财务部的系统中此材料却没有库存，两方核对不上，影响了财务报表的质量。

2.5 某公司监控现状

某公司组织结构中设立了管理者代表岗位，履行监事会的职能，负责监督企业的活动。但是，由于某公司的《公司章程》中没有对监事会职能进行规范。管理者代表忙于各部门的事务，怠于履行职责，很少能够发挥其监督职能。所以，该公司的监督部门形同虚设，没有发挥作用。而且，某公司内部没有建立相应的内部审计机构。内部审计是一种独立、客观的监督、评价活动，是企业内部控制的重要组成部分，对完善某公司内部环境、加强某公司风险评估、完善某公司内部控制活动、畅通某公司信息传递渠道等方面都发挥着重要作用。

3 某公司内部控制存在的问题

随着某公司的发展壮大，在经营过程中出现了一些问题，有的问题已经影响到了公司的发展，公司管理层也意识到存在的问题严重性，迫切需要找到问题所在及解决问题的方法。

3.1 某公司内部环境亟需完善

企业内部环境决定其他要素能否发挥作用，是其他要素发挥作用的基础，直接影响到企业内部控制的贯彻执行，以及企业内部控制目标的实现。某公司管理者已经认识到内部控制的重要性，企业也建立了相关的内部控制制度，但是还不健全。

（1）组织结构设置不合理

董事会是企业内部环境的一个重要要素，董事会要能对企业的经营管理决策真正起作用。某公司虽然设立了董事会（设董事 3 人，执行董事 1 人），但是董事会不完善，董事会将所有事务委托总经理一人执行，未能发挥董事会的职能，某公司的事务几乎都由总裁一人决定。而且，某公司存在交叉任职现象，总裁和总经理为同一人。

（2）内部互相推脱责任

某公司内部没有统一的标准，内部控制存在一些问题。由于某公司目前资金紧张，日常经营中付款困难，工资拖欠，税收滞纳金较多，甚至造成了恶性循环。人力资源部、采购部、行政部等责怪财务部没有做好工作；财务部认为是销售部门没能达到预算指标，没有按时收回货款；销售部责怪生产部没有跟上销售进度，生产出了不合格产品，才导致销售不畅。

（3）会计人员整体素质不高

人是企业最重要的资源，也是重要的内部环境因素。某公司会计人员主要为总裁的内部人员。此外，某公司对会计人员的培训没有跟上，有些培训只是流于形式，起不到提高会计人员素质的作用。

3.2 某公司风险评估意识淡薄

（1）目标设定不合理

某公司虽然设定了企业的战略目标，但还没有确定其他与之相关的目标，并在企业内层层分解和落实。在某公司的愿景中，2009 年应实现销售收入 10 亿元，但实际上并未完成目标，说明某公司的目标设定欠合理。

（2）风险识别考虑不全面

某公司虽然已经考虑到一些事项，意识到企业发展的机会，但机会和风险是并存的，某公司的管理层应对这些风险进行识别。某公司现在正处于成长期，急于扩张，没有建立相应的风险机制和相应的风险管理机构。

（3）缺乏风险评估体系和评估方法

某公司目前在风险评估方面亟需改进，主要是因为某公司的领导者对风险评估重视程度不够，从上到下没有设置相应的组织机构和风险评估的机制。

（4）风险应对能力较低

在面临风险时，究竟采用规避风险、减少风险、共担风险和接受风险中的何种方法应对风险，某公司的处理方法主要取决于总裁的决定，总裁的决定影响着企业的命运。某公司缺少事前的风险控制，在风险发生后，某公司只会去事后补救，以后风险还是一而再、再而三的发生，然后某公司再去补救。

3.3 某公司控制活动存在薄弱环节

（1）某公司货币资金内部控制存在的问题

依据货币资金的内部控制理论对某公司货币资金业务的内部控制现状进行分析，某公司主要存在以下问题：

①某公司现金未做到收支两条线，存在严重的“坐支”行为，出纳将公司收回的收入直接用于支付公司的日常费用。某公司出纳没有将超出限额的现金及时存入银行。②某公司由出纳负责索取银行对账单，容易发生出纳篡改银行对账单的可能。③某公司由出纳每天负责盘点库存现金，但是没有人负责监盘库存现金，也没有人对库存现金进行定期或不定期的抽查。④某公司资金的审批权主要由总裁行使，几乎不采用集体审批制度。⑤某公司会计部门印章管理存在缺陷，存在乱用的可能。⑥某公司存在关联交易，某公司和 W 公司是关联企业，出纳同时负责两家企业货币资金的管理，由于资金周转困难，经常互相占用资金。

（2）某公司采购与付款内部控制存在的问题

依据采购与付款的内部控制理论对某公司采购与付款业务的内部控制现状进行分析，某公司主要存在以下问题：

①某公司未能有效地实行不相容业务相分离，各环节未能充分发挥相互牵制、相互监督的作用。②某公司对供应商的管理较弱。尤其是国内采购部，某公司没有对供应商进行连续的全方位的评审，不利于选择稳定且有质量保证的可以信赖的供应商，增加了公司采购业务的风险。③某公司采购的毛机基本上来源于国外，由国际采购部负责采购。毛机的质量很重要，因为这将直接影响后面的生产加工和销售。但是，某公司目前没有采购质量的控制标准，如：采购品质、机器的品牌、规格型号等。此外，由于毛机运输通常是集装箱水运，又是回收的二手机，在这个环节，监装很重要，否则易造成运输途中的损坏，还难以索赔。④某公司采购的材料有时不能满足生产部门的要求。采购部门经理凭经验办事，自行决定采购对象和采购金额，没有根据生产部门的要求去进行采购。⑤某公司关键控制环节的人员未采用轮岗制。某公司管理层认为，采购需要熟门熟路才能取得优价，经常调换人员容易增加采购成本，但这容易产生舞弊行为。

（3）某公司存货与仓储内部控制存在的问题

依据存货与仓储的内部控制理论对某公司存货与仓储业务的内部控制现状进行分析，某公司主要存在以下问题：

①由于辅料的品种、规格和数量较多，在入库时某公司仓库管理员未能对辅料的数量进行及时的盘点，也未能对辅料的质量进行检验。②某公司每台毛机的生产过程记录不详细，成本计算不准确。③某公司虽然制定了存货定期盘点制度，但没有制定对存货盘盈、盘亏、毁损、报废时按规定审批处理的制度。

（4）某公司销售与收款内部控制存在的问题

依据销售与收款的内部控制理论对某公司销售与收款业务的内部控制现状进行分析，某公司主要存在以下问题：

①某公司为了加快回款速度，允许销售人员直接接触现金，销售人员可能截留货款。

②某公司的销售合同谈判与合同签订不相容业务未分离，往往均有销售部片区销售人员完成。③某公司未建立健全合同审批制度。财务部提供合同定价的最低限价，针对不同的价格设定不同的审批方式，但对合同的其他条款，尚未建立适当的授权审批程序。

3.4 某公司信息传递不及时，沟通渠道不通畅

有效的沟通包括信息在主体之间的向下、向上和平行流动，还包括将信息与企业外部相关方的有效沟通，如客户、供应商、行政管理部门和股东等。某公司内部缺少有效的信息沟通，存在信息不对称，导致企业各部门之间协调不到位, 进而引起企业各部门之间的冲突和矛盾, 最终会损害某公司的总体利益。如财务部与仓库之间缺少有效的信息沟通，某公司会计的辅料的账面数量经常与仓库的实际库存数量不符。因为某公司的辅料来源较多，采购的毛机上有时候不带有辅料，有时候带有辅料。如果毛机带有辅料，再制造过程中如果用此辅料，此时没有入库记录，但辅料出库时却会有出库记录，此时会出现会计的辅料的账面数量可能会出现负数的情况。销售部与财务部之间缺少有效的信息沟通，出现问题时，互相推脱责任。

3.5 某公司监控没有发挥应有职能

监控是随着时间的推移评估制度执行质量的过程。为了确保内部控制制度被执行且执行效果较好，内部控制过程就必须被施以恰当的监控。某公司的监督部门形同虚设，没有发挥监督职能。而且，某公司也没有建立相应的内部审计机构。

3 再制造企业内部控制现状及存在的问题

3.1 再制造企业内部控制现状分析

再制造企业与一般制造企业在经营活动方面存在差异，这种差异使再制造企业与一般制造企业的内部控制也有所不同，比较分析如下：

再制造企业的经营活动比一般制造企业具有特殊性。首先，再制造企业较一般制造企业最大的不同是，再制造企业生产经营各项活动中包含的各种不确定性。其次，再制造企业涉及回收业务，由于回收业务受回收产品状态等因素的影响，比一般制造企业的采购业务复杂。因而，再制造企业的内部控制较一般制造企业有其特殊性和复杂性。

由于再制造企业内部控制的特殊性，目前，很多再制造企业建立的内部控制不健全。有些再制造企业只具有某些基本的内部控制操作，还没有形成一个完整的内部控制系统。最突出的情况表现在：大多数再制造企业没有结合自身生产经营的特点，生搬硬套一般制造企业的内部控制，造成再制造企业的内部控制不符合企业的实际情况，偏离了内部控制的重心。

3.2 再制造企业内部控制存在的问题

内部控制是一个严密的、完整的体系。但是在实践中，再制造企业内部控制却存在很多问题，具体表现为：

3.2.1 内部环境相对弱化

内部环境是影响和制约企业内部控制建立与执行的各种内部因素的总称，是企业实施内部控制的基础。许多企业内部控制失效，根本原因不在于没有内部控制制度，而在于内部环境不完善，这种情况同样出现在再制造企业中，如公司治理不完善，高层管理者控制权过分集中；管理层对内部控制不重视，甚至违背内部控制制度。

3.2.2 风险评估体系不完善

风险评估体系不完善，是内部控制存在缺陷的表现之一。我国对风险评估的研究仍处于探索阶段，存在着评估体系不完善，评估方法较为落后，缺乏有效的风险评估机制和决策机制，再制造企业除了面临一般企业面临的风险外，还面临再制造产品的质量控制等特别风险，主要包括进口旧机的价值评估，废品率的控制以及库存的控制。在市场经济下，再制造企业面临各种竞争压力和风险。然而，有些再制造企业却对各种风险缺乏科学认识，风险识别意识不强，没有充分考虑影响企业生存发展的自然环境风险、市场环境风险和企业内部风险的各个事项。风险来临时，企业的风险应对能力也较低。

3.2.3 控制活动比较复杂

再制造企业的主要特点是各项活动中包含的各种不确定性，这些不确定性大大增加了其业务流程和经营管理的复杂性，因而再制造企业内部控制有其特殊性和复杂性。主要表现在以下几个方面：

（1）采购与付款内部控制复杂

由于回收产品可再制造率不确定，再制造企业采购的产品个体状况不确定，可能差异较大，每个产品都有其特殊性。

（2）存货与仓储内部控制复杂

首先，由于回收产品到达时间和数量的不确定，和产品的可拆卸性、拆卸时间及废旧产品拆卸后零部件的可用性等方面的不确定性，再制造企业必须考虑，把回收产品的数量与对再制造产品的需求平衡起来，避免回收产品的大量库存和不能及时适应顾客的需求两类问题。其次，回收产品的部件根据其状态的不同，可以被用作多种途径：再制造，卖给下一级回收商，作材料再利用等。因而再制造企业材料状态的多样性。同一种原材料，在再制造企业内部可能有三种状态：旧件，采购件，自制件。最后，由于再制造加工路线和加工时间不确定，在再制造过程中，有些生产路线已经比较确切地知道要进行（如清洗），而其他的生产路线可能是随机的，并高度依赖于部件的使用年限和状况。在再制造生产过程中，生产路线文件是所有可能操作的列表，但并不是所有的部件都需要通过相同的操作或工作中心，实际上只有少数部件通过相同的操作成为新部件。

（3）销售与收款内部控制复杂

由于采购的产品都有其特殊性，生产路线也可能各不相同，因而耗费的成本可能各不相同，导致销售价格的确定也可能各不相同。

3.2.4 信息沟通不通畅

企业在经营管理过程中，需要按照某种形式辨识、取得确切的信息并进行沟通，以使员工能够履行其职责。良好的信息沟通有助于提高内部控制的效率和效果。但是目前，信息在各部门的传递不通畅，未形成系统的各类信息的收集和传递流程，再制造企业各部门难以有效沟通，沟通的失效将导致部门之间的协调不到位，进而引起部门之间的冲突和矛盾，最终会损害企业的总体利益。

3.2.5 缺乏有效的监督机制

企业要确保内部控制制度被切实地执行且执行的效果良好，就必须对内部控制过程施以恰当的监控。目前，出于成本因素的考虑，再制造企业内部很少设立内部审计部门，既是设立了，也很少得到重视和发展。此外，监控仅仅局限在会计监控层面上，甚至只是停留在会计监督层面上，监控的范围过于狭窄，起不到监控的应有作用。

不仅物美价廉，而且大大拓宽了市场。

目前，我国已进入废旧机电产品报废的高峰期，废旧汽车和报废家用电器正以惊人的速度逐年快速增长。而我国的再制造产品现在还主要集中在汽车零部件、机床设备等附加值较高的机电产品上，其他机电行业则缺乏相关的回收企业、资源再生企业和再制造企业，从而导致材料、资源的大量浪费和环境的严重污染。相对于我国废旧机电产品再制造率低的现状，国外已经普遍将再制造作为一种最优化的产品末端处理选择方式，再制造业在很多发达国家受到高度重视，并且已经形成规模庞大的再制造产业群。

（1）市场需求

再制造产品的价值是：同样的产品，在不同的生命周期，会对不同的消费群体产生有益的作用。

目前，我国注册企业约 1000 万，学校约 90 万，机关事业单位约 10 万，民间团体约200 万，家庭约 2.6 亿。其中，企业，学校，机关事业单位日常业务几乎都需要复印机，每个单位复印机大都不只一台，对复印机的需求量大。据某公司测算，现有复印机保有量约为 200 万台，预计复印机市场保有量可超过 2000 万台，市场开发程度仅为 10%。然而，目前我国复印机新机市场：一方面，由于受日本厂家操控，大部分复印机新机经营者无利可图，经营的积极性较低；另一方面，如表 1 所示，与日本、美国相比，我国购买力相对较