文件管理控制培训资料
文件控制与管理培训课件
文件控制与管理的目的是确保组织内部及外部使用的文件均为有效版本，防止使用失效或作废文件，确保文件的 更改和现行修订状态得到识别，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，确保文件保持清晰、易于识别，确保 外来文件得到识别，并控制其分发，防止作废文件的非预期使用。
文件控制与管理的重要性
确保工作效率
文件控制与管理能够帮助员工快速找到所需文件，提高工 作效率。
文件安全保护措施
防病毒保护
安装可靠的反病毒软件，定期进 行全面系统扫描，防止病毒、木 马等恶意代码对文件进行破坏或
窃取。
备份与恢复
定期对重要文件进行备份，确保在 文件丢失或损坏时能及时恢复，保 障业务运行不受影响。
防火墙设置
配置有效的防火墙规则，阻止未经 授权的访问和数据泄露，确保文件 安全。
文件访问权限设置
文件控制与管理的基本原则
规范化管理
版本控制
制定文件管理制度，明确文件的命名规则 、存储方式、审批流程等，确保文件管理 规范化。
对文件进行版本控制，确保各使用部门使 用的是最新、有效的文件版本。
权限管理
备份与恢复
根据员工职责和工作需要，设置不同的文 件访问权限，确保员工只能访问其需要的 文件。
定期对重要文件进行备份，以防止文件丢 失或损坏。同时，建立文件恢复机制，确 保在发生意外情况时能够及时恢复文件。
避免使用特殊字符
文件名中避免使用特殊字 符，防止在传输和存储过 程中出现问题。
简洁明了
文件名应简洁明了，准确 描述文件内容，便于搜索 和识别。
文件存储路径规划
建立合理的文件夹层级结构
设定适当的文件夹层级，使文件存储结构清晰有序。
统一存储路径
确定各类文件的统一存储路径，方便管理和备份。
公司文件管理制度培训
公司文件管理制度培训
一、培训目的
公司文件管理制度是公司的重要管理规定，是保障公司正常运营和信息安全的重要保障措施。
为了让员工更好地理解和遵守文件管理制度，提高文件管理的效率和质量，特开展公司文件管理制度培训。
二、培训内容
1. 文件管理制度的基本概念和重要性
2. 文件的分类和归档方法
3. 文件的保管和处置规定
4. 电子文件管理的要点和注意事项
5. 文件审批流程和权限管理
6. 文件安全性保障措施
7. 文件检索和查询方法
8. 企业内部文件传递和共享规定
三、培训方式
1. 线下培训：由公司专业人员负责培训，通过讲解、案例分析和互动问答等方式进行。
2. 线上培训：通过网络会议、在线课程等方式进行远程培训，提供学习视频和资料。
四、培训对象
全体员工，特别是文件管理工作人员和领导人员。
五、培训时间
为了确保全员参与，灵活安排培训时间，可以分批进行培训，确保培训的深入和有效性。
六、培训评估
通过考试、问卷调查等方式对培训效果进行评估，及时调整和改进培训内容和方式，提高培训的效果。
七、培训后续
定期组织文件管理技能培训，保持员工对文件管理制度的理解和遵守。
建立文件管理制度的常态化培训机制，促进文件管理规范化、规范化工作的开展。
八、总结
公司文件管理制度是公司重要管理制度之一，对于公司的正常运营和信息安全具有重要意义。
通过培训，提高员工对文件管理制度的认识和遵守度，确保文件管理工作的高效、有序进行。
希望全体员工认真参加培训，做到学有所用、用有所学，共同维护公司的信息安全和管理秩序。
文件管理控制培训PPT
分管领导 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及
/
总经理
技术类文件由总经理批准；
DCC
管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权
/
部备案；受控文件需盖受控印章后下发；
编制部门
文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 《文件分发回收记录》 有作废文件的，同时收回作废文件；
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文件管理控制培训PPT
PPT文档演模板
文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图
职责权限
相关说明
工作表单
各部门
各职责部门编制文件
文件编制表格
DCC
管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部
/
索取编码
分管领导 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核，
/
技术类文件提交技术部/知识产权部审核
/
知识产权 部
企管部
知识产权 部
企管部
企管部 编制部门
企管部 编制部门
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文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型
公司代码 文件类型
顺序号
例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
2 程序文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001
PR
001-999
TP-EP-014 文件控制程序
化学品管理程序
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文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型
文件管理培训-PPT
受控 文件
非受控 文件
WI：指技术文件、质量计划、作业指导书、工艺文件等
• Level1 质量手册
• Level2 程序文件
• Level3作业指导书，测试手段，表格，备案记录
3
Number QP-0000-INT-GEN
2级-程序文件是什么 Document Title
Management review
数前缀+后缀1+后缀2+后缀3
b. Prefix: fixed code WI- stands for Work Instruction WI是作业指导书英文字母第一个字母的缩写
fixed code QF-stands for Quality Form
QF是记录表格英文字母第一个字母的缩写
c. 4-digit number:
程序文件贯穿整个生产前、生产中、生产后全过程
QP-0201-INT-GEN
Colour development
ERA and Cleaner validation
QP-0202-INT-IS
procedure
Requalification testing in Interior
QP-0204-CN-IS
我们如何做？ 标尺-标准、统一、 无差异
7
3级-记录表单是什么
来源：由作业标准派生的各种表单
我们做了的证据呢？ 客户：看-问-听
8
3级-记录表单是什么
记录使用
分类与检索、贮存管理、更改、作废
更改
• 各部门需增加、 删减或变更记录表格， 需经各部门经理批准
有效期内
1 按月整理成册 2 贴上封面 2.1记录名称 2.2记录时间 2.3保存期限 2.4保管责任人 3 按规定编号标识 4 保存期内收集
文件控制及管理的培训
文件是一个具有符号的一组有关联元素的有序序列。
文件能够包含范围非常广泛的内容。
系统与用户都能够将具有一定独立功能的程序模块、一组数据或者一组文字命名为一个文件。
注1：媒体能够是纸张，计算机磁盘、光盘或者其他电子媒体，照片或者标准样品，或者它们的组合。
注2：一组文件，如若干个规范与记录，经常被称之“documentation”。
2.文档：厂房设计图、建厂审批文件、设备说明书、合同等1．文件：以文字或者图示描述管理内容或者业务内容、通过规定程序由有权人员签署公布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或者纸质文档。
体系中的文件分为三个层次。
一层次文件——质量手册：对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的要紧文件，是公司全体员工进行质量管理活动的基本根据与准则，是企业质量管理与质量保证活动应长期遵循的纲领性文件。
“记录”作为质量体系的第四层次，区别于“文件”。
2．记录：阐明所取得的结果或者提供所完成活动的证据的文件。
3．质量管理体系文件通常包含：a)质量方针及其目标；b)质量手册；c)书面程序；d)作业(工作)指导书；e)表单；f)质量计划；e)规范；h)外来文件；i)记录。
质量管理体系文件能够使用任何类型的媒体，如硬拷贝或者电子媒体。
注：使用电子媒体有如下一些优点：a)适合于个人在任何时间使用同一最新资料；b)使用与更换容易实现与操纵；c)通过选择打印硬拷贝，能立即分发与易于操纵；d)能够远程存取文件；e)收回作废文件简便且有效。
3.1．作业（工作）指导全面描述注1：作业(工作)指导能够形成文件也能够不形成文件。
注2：作业(工作)指导能够是，比如，全面的书面描述、流程图、模板、模型、图样结合技术注解、规范、设备使用手册、照片、录像、检查表，或者是它们的组合。
作业(工作)指导应当描述任何所使用的材料、设备与文件。
有关时，作业(工作) 指导包含接收准则。
作业(工作)指导书3.1.1 结构与格式对缺少指导书时会产生不利影响的所有工作，应当开发与保持作业(工作)指导书以描述其执行。
文件管理培训资料
文件管理1、术语和定义成文信息：组织需要控制和保持的信息及其载体;文件：信息及其载体；规范：阐明要求的文件；表格：用于记录数据的文件改自ISO/RT10013；记录：阐明所取得的结果或提供所完成的证据的文件；受控文件：是指部门能控制,并且想控制的文件,可以按自已的想法对文件进行更改、回收、作废等；非受控文件,是指部门不能控制或不想控制、不必控制的文件；比如：经受权人批准,发放到企业外部的如认证中心、供方、顾客、当地政府的文件,本企业管理部门根本不可能再对其进行控制,就成为非受控文件;或者是一些文件不重要,比如一些通知、告示、公告等,公布出后,就不必再进行控制,也成为非受控文件；对于一些重要文件,如或图纸、工艺文件等,必须是要受控的;所谓受控是指可以受到控制,所谓控制,是指可以按管理者的想法执行,并及时接收到反馈信息,不断修正其方法、路线,使其按管理者的思路运行,是谓控制;失效文件：文件版本更新后,不再使用的旧版文件；废止文件：由于产品、服务、工艺、技术、过程、法律法规、设备变更、组织机构变更、厂房变更、环境变更等等而废弃不用的文件；失效往往有新版文件代替了,编号不变,版本变更;废止就是不用了,也没有新的类似文件;——编号就空了；2、文件的特点：法规性、唯一性、适用性、见证性3、体系文件的分类：1按类别：管理文件、技术文件；2按来源：内部文件、外部文件；3按储存介质分有：纸质的、电子的、光学的计算机盘片、实物的等等；4习惯：按照用途分为记录和文件;阐明结果或作为结果实现的证据的是记录,一般形成于事中、事后;沟通意图统一行动,起指导作用的称作文件,一般形成在事前；5按层级分为：一阶文件如：质量管理手册、二阶文件如：程序文件、三阶文件如、作业指导书、规范、方法等等；6按照密等分为：保密文件绝密、秘密、一般非保密文件；7按类型可分为：阐明要求的文件规范、阐明推荐的方法或建议的文件指南、介绍类的文件说明书等等；4、文件的作用文件制作的目的沟通意图、统一行动、保留证据、积累经验、持续改进;5、从生命周期的角度来看,文件有四个阶段：文件的产生、文件的使用、文件的更新和废止；文件更新：任何一份文件都是在特定的环境/历史条件下形成的,环境改变了原有的文件是否还需要、是否满足当下要求,需要进行定期和不定期评估;对于废弃不用的要进行废止,对于需要用,但需要修改的文件要进行更新;6、ISO9001:2015对文件及其管理的要求；7、文件制作注意事项1必要性：依据风险是否可接受来决定是否要制定或不制定,详细还是简略,采用什么表现形式等等,不是越多越好、越详细越好；2符合性-标准、法律法规、方针目标、产品和服务特点；3确定性：做什么、由谁来做、何时、何地、依据什么文件、使用什么资源、怎么做、怎么记录等;排除随意性,保证过程一致性,确保过程质量的稳定性；4相容性——不互相矛盾；5可操作性——不是越严格越好；6文件要有系统性按照系统方法和风险的思维进行策划文件；7增值性通过文件的编制和实施,能够提高效率效益、产品质量、客户满意、减少损失、降低环境污染、减少伤害;;;；8表单设计要按照有关文件要求进行,要适用,满足被支持文件的需要；9简单、易懂,复杂的事情,简单化; 简单的事情,流程化; 流程的事情,标准化“文不如表,表不如图;”意思是说比起长篇的文字和枯燥的数字,图表反应出的信息一目了然,让人更乐于阅读;——有效防呆/防错8、为什么要进行文件管理文件及其管理带来的风险和机遇防止不适用、误用,保证文件适宜、充分、有效;9、文件管理的主要内容内部文件1制作——标识、格式、排版、字体、说明编制、修改;;;、文件名称、内容;;;；2发布——签核；3分发——阅读、下载、发放;;;；4访问——阅读；5检索：编码、名称、部门、时间;;;；6使用——适宜的版本；7定期评审；8更改——预期更改、非预期更改；9保留——旧版、作废、不用的文件;;;；10处置——销毁、保留;;;外部文件1收集；2确认；3发放；4使用；5定期评审；6更新；10、文件管理涉及到的人员1文件编修人员、审核人员、批准人员、使用人员：侧重于文件编修的必要性、文件名称和内容的符合性、适宜性、充分性、有效性、文件的合法性;2DCC人员：8、内容;11、公司文件管理有关规定文件控制程序；文件分类；权责；1文件的产生、使用、6；2文件维护管理；文件制作含新增、修订、废止要求：1文件编码要求、、；2内容要求-、、；3文件排版要求、；4文件字体要求；5发布要求文件的使用要求阅读、下载打印电子的、纸本的外部文件管理；、、、12、文件使用注意事项：1合法性——经过授权人批准的文件；2适宜性——适合预期用途名称、范围、版本、规定;;;；3充分性——可以解决问题,不需要另外文件；4有效性——解决了问题,达到了目的;。
文件资料管理培训
文件资料管理培训在当今信息爆炸的时代，文件资料的管理变得日益重要。
无论是企业、政府机构还是个人，都需要有效地管理各类文件资料，以提高工作效率、保障信息安全、实现资源的优化利用。
为了提升大家在文件资料管理方面的能力，我们特地组织了这次文件资料管理培训。
一、文件资料管理的重要性文件资料是组织或个人在各项活动中形成的有价值的记录，它承载着重要的信息和知识。
有效的文件资料管理具有多方面的重要意义。
首先，它有助于提高工作效率。
当我们能够迅速准确地找到所需的文件资料时，可以避免因寻找资料而浪费时间，从而加快工作进程。
其次，保障信息的安全性和完整性。
通过合理的管理措施，可以防止文件资料的丢失、泄露或被篡改。
再者，有利于知识的传承和共享。
良好的文件资料管理使得前人的经验和知识能够被后人有效地利用和借鉴。
最后，合规性要求。
在许多行业和领域，对文件资料的管理有明确的法规和标准，合规的管理是避免法律风险的关键。
二、文件资料管理的原则在进行文件资料管理时，应遵循以下几个基本原则。
文件资料管理应作为一个整体系统来对待，从文件的生成、收集、整理、存储、检索到销毁，都要有一套完整的流程和规范。
2、准确性原则确保文件资料的内容准确无误，这是文件资料发挥作用的基础。
3、完整性原则要保证文件资料的齐全完整，不遗漏任何重要的信息。
4、保密性原则对于涉及机密或敏感的文件资料，要采取严格的保密措施，限制访问权限。
5、便利性原则管理方法应便于文件资料的使用和检索，提高工作效率。
三、文件资料的分类与编号1、分类方法根据文件资料的性质、用途、来源等因素进行分类。
常见的分类方法有按照部门分类、按照业务流程分类、按照时间顺序分类等。
例如，在企业中，可以将文件资料分为行政类、财务类、销售类、研发类等；政府机构可以按照不同的职能部门或政策领域进行分类。
为了便于识别和检索，需要对文件资料进行编号。
编号应具有唯一性和系统性，能够清晰地反映文件的类别和顺序。
2024版文件记录控制程序培训PPT课件
确定各类文件的归档时间和周期，确 保文件及时归档。
03
文件记录控制要求
文件格式与编号规则
文件格式
统一使用公司规定的模板，包括 标题、页眉、页脚、字体、字号
等。
编号规则
按照公司文件编号管理规定进行编 号，确保文件编号的唯一性和可追 溯性。
版本控制
对文件进行版本控制，每次修改后 更新版本号，并保留历史版本记录。
04
文件记录控制实施步骤
制定文件记录控制计划
确定文件记录的类型和范围
01
根据企业实际情况，明确需要控制的文件记录类型，如质量记
录、生产记录、检验记录等，并确定其范围。
制定文件记录控制流程
02
设计文件记录的生成、审核、批准、发放、使用、更改、作废
等控制流程，确保文件记录的有效性和可追溯性。
明确文件记录保存期限和保存方式
确定文件发放范围
根据文件性质和重要性， 确定需要接收文件的部门 或人员名单。
文件发放方式
可选择电子邮件、内部网 站、纸质文档等方式进行 文件发放。
接收确认与反馈
接收人需确认收到文件， 并对文件内容进行查看和 理解，如有疑问或问题需 及时反馈。
文件更改与作废流程
文件更改申请
如需对文件进行更改，需提出更 改申请并说明更改原因和内容。
未经授权访问或篡改文件问题解决方案
访问控制
建立严格的访问控制机制，限制对文件的访问权限，只有经过授 权的人员才能访问和修改文件。
加密保护
对重要文件进行加密保护，确保即使文件被非法获取，也无法轻易 解密和篡改文件内容。
监控和审计
建立文件访问监控和审计机制，记录对文件的访问和修改操作，以 便在发现问题时能够及时追踪和定位。
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TP-PR-001
PR
001-999
TP-EP-014 文件控制程序
化学品管理程序
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO.
文件类型
公司代码 文件类别
1
企业标准
TP/OC
体系
纲要
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总经理
总经理 总经理 分管领导 分管领导 总经理
/
备案部门
文件分发、 回收
企管部
企管部
企管部
企管部
知识产权 部
企管部
知识产权 部
企管部
企管部 编制部门
企管部 编制部门
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型
公司代码 文件类型
顺序号
例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
2 程序文件
TP
MA
受控文件类型
手册 程序文件 操作规程 作业指导书 企业标准 检验标准 APQP FMEA 表格
年度质量目标 目标、指标及管理方案 年度培训计划 岗位职责要求 工程/工艺更改书 外部客户文件 年度内外审资料 年度管理评审
文件编制、审批权限
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1) 手册——质量、环境、职业健康 主要功能是将管理层的方针及目标以文件形式告诉全体员工或顾客 2) 程序文件—文件控制程序 是指导员工如何进行及完成手册内容所表达的方针及目标的文件 3) 支持文件——规格书、图纸、作业指导书、临时文件、外来文件、合同等 4) 记录表格 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的文件
申请/编制
文件控制范围
检查/审核
批准
保存 更新
范围
回收
发行 作废
文件级别
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文件类型
编制、修订、 废止
编号提供
审核
手册文件 手册编写小组 企管部
管理者代表
程序文件
标准类文件
公司 管理类文件
部门 管理类文件
手册编写小组 /各部门 职责部门 提出部门 企管部
编制部门
企管部
知识产权部 企管部 企管部
管理者代表 技术部
知识产权部 分管领导
部门负责人
表单
编制部门
企管部
部门负责人
批准
总经理
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. 文控职责 文控范围 文件级别 受控文件类型 文件编制、审批权限 文件编号 文件发行、修订、作废、遗失处理流程 文件分类整理、检索、保存 记录的填写、整理、检索、保存
基地DCC职 责
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat.
对基地文件的编制、审核、批准、发放、保管、使用、更改、标识、回收和作废等全过程进行控制，确保各相关场所 使用的文件均为有效版本。
按体系文件的要求进行文件、记录的管控； 按文件控制程序处理文件, 并按要求分发文件到每个部门； 控制文件及编号； 确保所有发出的受控文件均有“受控文件”印章，此印章复印无效； 确保现场所使用的文件均为有效版本，作废文件撤出现场； 对部门文件进行分类整理、检索、保存；