材料采购入库及报销流程
采购及报销流程规定(3篇)
采购及报销流程规定一、总则为规范和优化公司内部采购及报销工作，提高效率和管理水平，特制定本流程规定。
所有公司员工应严格遵守本规定，确保采购及报销工作的合规性和规范性。
二、采购流程1. 采购需求提出1.1. 采购需求由申请部门提出，需明确采购物品的名称、规格、数量等信息，并注明采购的原因和用途。
1.2. 申请部门需将采购需求提交至采购部门进行审批。
2. 采购计划编制2.1. 采购部门收到采购需求后，进行初步审核，并根据需求编制采购计划。
2.2. 采购计划应包括采购物品的名称、规格、数量以及预算等信息，并注明计划的执行时间和采购方式。
3. 采购方式确定3.1. 采购部门根据采购计划确定采购方式，包括公开招标、邀请招标、询价比较等。
3.2. 采购方式的选择应参考公司内部采购规定，同时考虑价格、质量、供应能力等因素。
4. 采购文件准备4.1. 采购部门根据采购计划和采购方式准备相应的采购文件，包括招标文件、询价函等。
4.2. 采购文件应包括采购物品的详细描述、要求、评标标准、时间要求等信息。
5. 采购过程5.1. 采购部门根据采购文件进行采购过程的组织和管理，包括发布招标公告、向供应商发送招标文件、组织评标等。
5.2. 采购过程应公正、透明，并遵循公司内部采购规定和相关法律法规。
6. 采购合同签订6.1. 采购部门根据评标结果，与中标供应商进行合同谈判和签订。
6.2. 采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交付时间、验收标准等内容，并注明双方的权利和义务。
7. 采购物品验收7.1. 申请部门根据采购合同，对采购物品进行验收，确保其符合合同要求。
7.2. 验收过程中如发现问题或存在纠纷，应及时与供应商协商解决，同时报告采购部门。
8. 采购记录及归档8.1. 采购部门应对采购过程进行记录，包括采购需求、采购计划、采购文件、合同、验收记录等。
8.2. 采购记录应按照规定的期限进行归档，以备查阅和审计。
【会计实操经验】简要说明采购物资报账流程
【会计实操经验】简要说明采购物资报账流程一、采购1、采购人员每天从财务部材料会计处领取前一天公司各车间、部门上报的材料计划单，并根据计划单所购物品价格，确定应借款金额。
2、采购人员根据计划单确定供应商，公司考察供应商的商品质量、服务及信誉度确定其为公司长期供应商，并与供应商应签订采购供应合同。
采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、结算方式及经济处罚等条款。
采购合同有效期内，若因价格发生较大变化时，经公司总经理批准可以与供货商签订《调价协议》，并报请财务部门备案。
3、采购人员应定期分析汇总市场同类产品的价格、质量、供应商产品供应及信誉等信息，以更好的做好采购工作。
4、采购员进行采购尽量以公司转账支付，确实需要现金采购的，应提前做好现金采购计划单，并上报财务人员、财务科长及张总签批后，办理相关借款手续。
5、采购人员当天购回的物品移交库房，由库房管理员对物品的外包装、数量、外观进行初步验收。
特殊材料应通知工艺质量部进行检验，出具检验报告单后办理入库手续，不合格的材料不得办理入库手续。
二、结算1、采购人员应及时持库房的验收单到供应商处领取发票后，进行结算付款，财务部在对采购材料结算付款时应认真审核《计划单》、《采购合同》、《材料验收单》、《借款单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款，财务部门不得办理相关手续。
2、结算手续办理签批后交财务部，出纳须在接到财务部长批准的指令后办理银行付款手续。
3、材料会计必须在每月6日前会同采购将采购人员上月的材料购买情况及金额支付情况进行统计、审核，并上报财务部长。
会计是一门很实用的学科，从古至今经历漫长时间的发展，从原来单一的以记账和核账为主要工作，发展到现在衍生出来包括预测、决策、管理等功能。
会计是一门很基础的学科，无论你是企业老板还是投资者，无论你是税务局还是银行，任何涉及到资金决策（有些可能不涉及资金）的部门都至少要懂得些会计知识。
第二部分-采购费用报销制度及流程
采购费用报销制度及流程采购部门负责产品生产过程中所需的原材料、外发委托加工的采购工作。
1. 采购费用种类实物形态的物品、原材料、生产设备等采购（适用于办公用品及办公设备的采购费用）；2. 费用报销的一般规定及流程2.1 《采购合同》确认后的预付款支付：财务部门凭《采购申请单》、《采购合同》或《付款申请单》，办理预付款的支付工作；审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核；财务付款：完成以上审批程序后，安排付款；2.2 原材料现金采购费用的报销：财务部门凭《采购申请单》、《费用报销单》、《购货清单》、《入库单》、《产品质量验收单》、发票办理报销业务；审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核→总经理复核审批签字；财务付款：领款人凭审核后的报销单据到财务部出纳处办理领款手续；详见《日常支出及现金采购费用报销规定》EM-CWB-2010-06-01-0012.3 如货到付款：财务部门凭《采购申请单》、《采购合同》、送货单、《入库单》、《产品质量验收单》、发票办理付款业务；审批流程：部门经理审核→财务出纳票据审核→财务主管复核；财务付款：完成以上审批程序后，安排付款；2.4 报销人报销附加的票据必须合法(发票的相关规定见《发票管理制度及票据规定》)。
2.5 财务出纳将报销单据处理完毕后，进行汇总、整理、入档。
3.补充说明3.1 采购流程：仓库根据生产部门制定的用料表，结合原材料库存数量，填制《采购申请单》，报送采购部；采购部根据《采购申请单》制定《采购合同》，经部门经理/总经理批准后，采购部门方可进行采购。
3.2 预付款规定：需要办理以电汇或网银转账预付款的人员，应填写《付款申请单》，写明日期、收款单位、户名、开户银行、银行账号、付款内容、大小写金额及各级审核、审批签字。
需要办理以支票预付款的人员，应填写《支票领用登记单》，需写明日期、收款单位名称、付款金额、报销日及各级审核、审批签字。
工程单位工地材料报销制度
工程单位工地材料报销制度一、目的和原则制定本制度的目的是规范工程单位工地材料的采购、使用、存储和报销流程，确保材料成本的合理控制，防止浪费和滥用，提高材料使用效率，保障工程质量和经济效益。
本制度遵循公正、公开、透明的原则，要求所有涉及材料报销的工作人员严格遵守，确保每一笔材料费用的真实性和合法性。
二、材料采购1. 材料采购需根据工程需求提前进行计划，由项目经理或指定负责人审核批准后实施。
2. 采购过程中应选择至少三家供应商进行比价，确保材料质量的同时，控制成本。
3. 采购合同应明确材料名称、规格、数量、价格、交货时间及质量保证等条款。
三、材料验收与入库1. 材料到达工地后，应由质量监督人员和仓库管理员共同进行验收，确保材料符合采购要求。
2. 验收合格后，应及时办理入库手续，填写入库单，并由相关人员签字确认。
3. 不合格材料应立即退回供应商，并记录在案。
四、材料使用与管理1. 材料的领用应由施工班组提出申请，经过项目经理或现场管理人员审批后方可领取。
2. 材料使用应有明确的记录，包括使用时间、使用量、使用部位等信息。
3. 对于易损耗或价值较高的材料，应有严格的管理和监控措施。
五、材料报销流程1. 材料报销请求应由施工班组或仓库管理员发起，附上相关的材料采购发票、入库单、领用记录等证明材料。
2. 报销请求应经过项目经理或财务部门的审核，确认无误后方可进行报销。
3. 报销金额应根据实际采购价格和使用量进行核算，严禁虚报或超报。
六、监督与考核1. 工程单位应定期对材料采购、使用和报销情况进行监督检查，确保制度的执行。
2. 对于违反材料报销制度的行为，应根据情节轻重进行相应的处理，严重者可追究法律责任。
3. 材料管理的效益应作为项目管理人员的考核内容之一，以激励合理使用和节约成本。
七、附则本制度自发布之日起生效，由工程单位负责解释和修订。
如有未尽事宜，可根据具体情况适时调整和完善。
物资采购、款项支付、费用报销的操作流程(图示)
物资采购、款项支付、费用报销的操作流程（讨论稿）为了提升公司的企业管理水平，完善各项管理制度，让每位员工能更好地了解、明确公司对物资采购、款项支付、费用报销的必要手续，特制定了此操作流程。
一、物资采购申请流程(一)、零星材料（含办公用品）采购采购申请1、使用部门、仓库或办公室提出，采购部填写“物资采购申请单”；2、使用部门负责人、仓库保管员或办公室主任审核签字；3、采购部经理审核签字；4、总经理审批签字；付款申请5、采购人员填写“用款申请书”；6、采购部门经理审核签字；7、财务部经理审核签字；8、总经理审批签字。
（二）、大宗原辅材料、零配件（含产品）采购采购申请1、采购部或仓库提出，并填写“采购申请单”或“采购定单”；2、采购部门经理或仓库保管员在其申请单上审核签字；3、技术部经理审核签字；4、公司总经理审批签字；付款申请5、采购部人员填写“用款申请书”；6、采购部经理审核签字；7、购成品货已到由品管部经理审核确认；8、财务部经理审核签字；9、公司总经理审批签字。
（三）、机器设备等固定资产的采购采购申请1、设备管理部门或使用部门提出，采购部填写“采购申请单”；2、设备管理部门或使用部门负责人在其申请单上审批签字；3、采购部经理审核签字；4、技术部经理审核签字；5，公司总经理审批签字；6、董事长审批签字。
付款申请7、采购人员填写“用款申请书”；8、设备管理部门或使用部门负责人审批签字；9、采购部经理审核签字；10、财务部经理审核签字；11、公司总经理审批签字；12、董事长审批签字。
二、付款流程1、财务部根据审批后的“用款申请书”进行审核；对于付欠款的，须先由经管往来帐的会计确认该欠款的存在；2、款项支付需领款人签名，并注明是现金还是其他票据；3、外来人员领取款项，一般要有本公司的相关人员陪同，确定其身份，签名时，须填上，还要向对方索取发票、收款收据或其他的收款凭据。
4、当特殊采购需要带空白支票外出时，须填明对方收款单位，并加盖“不得转让”章，限定其额度，限定报账的时间。
财务制度材料采购报销流程
财务制度材料采购报销流程一、材料采购流程1. 需求申请员工在需要购买材料时，需填写采购申请单，明确材料的名称、数量、规格、用途及预计费用，并提交给所在部门的主管审核。
主管审核后，将采购申请单交给财务部门备案。
2. 供应商选择财务部门根据采购申请单中的具体要求，选择合适的供应商进行询价，比较不同供应商的报价、质量、售后服务等因素，选择最具性价比的供应商。
3. 签订合同选定供应商后，财务部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利义务，包括材料的品类、数量、价格、交货期限等条款。
4. 支付预付款根据合同约定的付款方式，财务部门在收到供应商的发票后，支付合同规定的预付款，确保供应商按时交货。
5. 接收材料供应商交付材料后，财务部门工作人员与接收材料的员工对照采购订单，确认材料的品类、数量、质量等是否符合要求，如有问题及时与供应商协商解决。
二、报销流程1. 购买发票汇总员工在购买材料后，需保留购买发票，并填写报销申请单，明确购买材料的名称、数量、金额等具体信息。
员工将购买发票和报销申请单一并提交给所在部门的主管审核。
2. 报销审批主管审核通过后，将报销申请单交给财务部门进行审批。
财务部门负责审查报销材料的完整性和真实性，确认无误后进行审批。
3. 报销支付经财务部门审批通过后，将报销款项支付给员工。
支付方式包括现金支付、银行转账等，确保员工及时收到报销款项。
4. 财务记录财务部门将报销款项支付的相关信息记录在财务系统中，包括报销金额、报销日期、报销用途等，确保财务流水清晰可查。
5. 报销结算财务部门定期对各部门的报销进行统计和结算，汇总出每个月的报销金额，对财务状况进行分析和评估，及时调整预算和支出计划。
总结材料采购和报销流程是公司日常运作中不可或缺的一部分，严格执行财务制度，规范流程操作，能够有效控制成本，提高资金利用效率，确保公司的财务安全和稳定发展。
希望通过以上详细的流程介绍，能够更好地了解公司的财务管理体系，为公司的经济管理工作提供参考和帮助。
采购,费用和报销制度
采购,费用和报销制度财务付款和费用及报销管理制度一、目的：为了使财务付款及报销流程明晰化、规范化。
二、范围：适用于总部、分公司、各部门。
三、报销办法⒈报销范围商品类采购(指商品等)、办公用品类采购(包括文化用品、劳保用品、花卉等)、固定资产采购(包括汽车、电脑、打印机、办公家具等)、图书音像资料、差旅费、运费、广告费、其他(如业务招待费、伙食费、零星支出等)。
⒉报销凭证报销时应提供购货合同书、购货协议书、购货订单、物品申购审批单、出差申请审批表及其他相应资料。
3.报销流程⑴报销人填写企业微信审批后，经公司相关部门经理审批通过后，每周六上缴凭证下周一至出纳员处领款或划拨，最后交财务中心会计账务处理。
⑵流程图报销人→相关部门经理→会计→出纳员→账务4.特别规定（1）员工因公出差可以借差旅费。
由出差人申请“费用”，注明出差地点、时限、事由，并由部门主管批准，由财务部批准，到出纳处办理。
（2）出差较为频繁（如外围业务员）及业务费较多（如分公司经理），可采用定额备用金方式。
其中各公司经理不超过5000元，业务员不超过1000元，当其岗位变动时或年终放假时扣回。
（3）当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不予再借款。
试用期不足一月人员单独出差，不予借差旅费。
特殊情况经部门主管同意可借不超过本人半个月的工资。
（4）借款人员终结事务，在报销时扣回借款，当时不能扣回的，在本月开资时就借款总额一并扣回。
（5）大额借款（大于5000元）需经公司总经理批准。
四、报销办法1、差旅费报销办法（1）员工出差交通工具标准为：火车硬坐、汽车普客、轮船三等舱位。
在晚上8：00到次日7：00之间出差，乘车船超过4小时，可以乘坐火车卧铺、汽车卧铺或豪华空调、轮船二等舱。
但同时扣减一夜住宿费补贴。
员工符合乘坐卧铺或豪华空调，轮船二等舱的，非主观原因未能乘坐的，可按硬坐车票或三等舱票价的50%发给补贴。
（2）各公司领导因公出差，所发生的招待费、车资费、住宿费等合理费用凭票据报销；远距离出差，可乘坐火车硬卧或经集团公司总经理批准可以乘坐飞机普通舱。
采购及报销流程规定模版
一、引言
本文旨在规范采购及报销流程，提高工作效率，保证资金使用的合理性和透明度。以下是采购及报销的具体流程。
二、采购流程
1. 采购需求确认
a) 部门提出采购需求及相关要求；
b) 部门经理审批采购需求；
c) 采购部门确认采购需求，并进行合理性评估。
2. 供应商选择与评估
a) 采购部门提供供应商名单；
b) 采购部门进行供应商评估，包括价格、质量、信誉等因素；
c) 采购部门确定合格供应商。
3. 采购合同签订
a) 采购部门与供应商洽谈合同条款；
b) 法务部门审核合同内容；
c) 采购部门与供应商签订采购合同。
4. 采购执行
a) 采购部门安排采购物品的交付和安装；
b) 采购部门监督物品的验收和入库。
5. 采购结算与支付
a) 采购部门核对供应商提供的发票；
b) 财务部门审核发票的真实性和合规性；
c) 财务部门按时支付供应商。
三、报销流程
1. 报销凭证准备
a) 报销人员准报销申请表。
2. 报销申请审批
a) 相关部门负责人审批报销申请；
b) 财务部门审核报销申请的合规性和真实性。
五、总结
采购及报销流程的规定是为了保证采购和报销的合规性和透明度，加强资金管理。各部门需严格按照流程执行，并做好相关记录和报告。只有建立科学的采购及报销流程，才能确保资金的合理使用和企业运营的稳定。
3. 报销结算与支付
a) 财务部门核对报销凭证和报销申请表；
b) 财务部门按规定时间支付报销款项。
四、其他规定
1. 相关部门需在规定时间内提交采购及报销申请，严禁延误。
2. 采购部门需定期评估供应商的表现，并提供评估报告。
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材料采购入库及报销流程
1目的为加强公司的物流管理，合理利用资金，使物资采购、物资入库规范化，避免发生不必要的损失，特制定本规定。
2范围本规定包括所有入库、销售、外协加工、采购物资入库、材料领用出库的相关管理。
3物流管理的要求所有物资应做到:定期清点、核对，保持帐、卡、物三一致并根据物资实际状况对长期不用以及需报废帐务处理的物资应及时清理办理相关手续。
3.1材料采购申请
3.1.1 各用料单位根据生产及管理需求向主管部门提出申请，由主管部门填制材料采购计划表（一式三份），经分管领导审核签字后，一份由部门留存，一份交采购人员进行采购；一份交保管按时核对查收材料。
3.1.2 原料和部分材料（劳保等）的材料采购计划由保管员申请，并由采购人签字后进行采购。
3.1.3 原料和大宗材料的采购必须签订购货合同，合同内容应填写规范、完整，不得做出对公司有损的条款。
3.2采购申请用款
3.2.1.采购人员接到材料采购计划后，向财务部门提出用款申请，并填制“用款申请单”，列明：费用的性质、费用的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门经理审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的“用款申请单”后支取款项，并在在规定的时间内购回材料.
3.2.2 材料采购应当索取发票及材料清单，发票开具的事项内容必须真实、完整。
一切原材料的购入都必须用增植税专用发票方可入库报销，无税票的，其材料价格必须下浮到能补足扣税额为止。
同时要注意审查发票的正确性和有效性。
3.3入库
3.3.1 采购人员必须将购回材料送交保管验收入库，同时应出示发票及材料清单（原则上要求取得发票，对没有发票的材料要求有收据及清单）；保管员根据材料采购计划及随货单据分别验收材料的数量、质量、规格，审核无误后填制入库单，保管人员及经手人签字生效，保管人员不得代签。
3.3.2 原料的运输费用入库手续同材料的入库手续相同（煤、碱、石英砂等）。
3.3.3 所有材料必须在每次验收入库完毕后开具入库单。
小材料的入库单一式三联一份保管留存；一份由经手人或专人连同发票送交财务；一份报销人留存。
增值税发票的入库单为六联（存根、会计记帐、材料会计、抵扣联、供货单位、保管）入库单的填制必须项目齐全并同时编制入库单号，金额必须计算不含税价、税额及合计数。
3.3.4 对于碎玻璃、煤等需过磅的材料必须附带过磅单，有扣损或扣杂质的，入库单填写实收数、扣损数；酒厂退回的碎玻璃成品保管登记后材料保管应办理入库手续。
3.3.5 入库材料在未收到相应发票前，仓管员必须建立货到票未到材料明细账，并根据过磅单、检验单等有效单据及时填开货到票未到收料单，在收到发票后，冲销原货到票未到收料单，并开具材票到入库单，月底将货到票未到材料清单上报财务。
收料单的填开必须正确完整，供应单位名称应填写全称并与发票单位一致，如属票到抵冲的，应在备注栏中注明原入库时间，收料单上还应注明单重和总重。
收料单上必须有保管员及经手人签字，并且字迹清楚。
每批材料入库合计金额必须与发票上的不含税金额一致。
3.3.6 对月末货到而无采购发票的物资可根据合同价格（不含税价）办理估价入库，并在入库单上注明“暂估入库”，采购员签字后递交财务部门一份。
下月初对上述事项先开红票
冲原暂估，注明“冲×年×月×日暂估”，直到开回发票后，再办理正式入库。
3.3.7 因质量等原因而发生的退回产品，清点数量后办理退库手续。
3.4报销
3.4.1 发票及入库单必须在入库当天送交财务办理结算手续，保管员负责告知或保存交回，任何人不得截留推延，否则财务有权拒付或另行处理；
3.4.2 当月购进材料的发票，最迟在本月25 日前取回发票。
发票价格同原入库价格不符时，应确定原因，对计算错误的部分应当入库单补足或冲减并注明原入库单号。
特殊情况需上报总经理。
3.4.3 凡应过磅的材料其出入库单后应附过磅单。
3.4.4 所有报销手续经部门领导审核签字后，及时送交财务主管审核，由总经理进行最后的审核批准。
3.4.5 报销或记帐。
出纳员接到报销凭证后，进一步认真审核单据是否完整数据是否正确，根据资金情况确定能否付款，对本月不能结清款项的单据应移交会计记帐。
3.5出库管理
3.5.1 各类材料的发出，原则上采用先进先出法。
物料（包括原材料、半成品）出库时必须办理出库手续，并做到限额领料，车间领用的物料必须由主管领导批准，领料人员凭主管部门或计划员开具的流程单或相关凭证向仓库领料，行政各部门只有经主管领导批字后方可领取，领料员和仓管员应核对物品的名称、规格、数量、质量状况，核对正确后方可发料；仓管员应开具领料单，经领料人签字，登记入卡、入帐。
3.5.2 对销售发出必须由各销售部开具销售发货单据，仓库管理人员凭盖有财务发货印章和销售部门负责人签字的发货单仓库联发货并登记卡片。
4、报表及其他管理各种单据必须在当天完成将相关资料记入台帐。
各种材料登记入账时应将名称、规格、数量、质量状况、供货单位等详细填写完整。
4.1、仓管员在月末结账前要与车间及相关部门做好物料进出的衔接工作，各相关部门的计算口径应保持一致，以保障成本核算的正确性。
4.2、必须正确及时报送规定的各类报表，收付存报表、材料耗用汇总表、三个月以上积压物资报表、货到票未到材料明细表每月 30 日前上报财务及相关部门，并确保其正确无误。
5盘点流程
5.1 所有的货物每半年必须大盘一次。
对 A 类货物须每月盘一次。
B 类三个月盘一次，
C 类半年一次。
5.2 库存物资清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原因，并进行相应处理。
如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经领导审核批准后才可进行处理，否则一律不准自行调整。
发现物料失少或质量上的问题（如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等），应及时的用书面的形式向有关部门汇报。
6考核办法
6.1 仓库人员没按要求验收入库的每次考核 20 元。
6.2 产品及材料出入库手续不齐全，当事人每次考核 20 元。
6.3 没有开出门证而出公司的，每次考核门卫 20 元。
6.4 产品出厂检查出现失误，造成的直接经济损失由责任人承担。
6.5 其它事项按公司考核规定进行响应奖惩。