总经办管理制度

总经办管理制度

批准执行：

2016年6月

目录

第一章…………………………………总则

第二章…………………………………职能

第三章……………………………职责职权

第四章…………………………行文管理制度

第五章…………………公司证照、信函管理制度

第六章…………………………印章管理制度

第七章…………………………车辆管理制度

第八章…………………………会客预约制度

第九章……………………………保密制度

第十章……………………………会议制度

第十一章……………………………出差制度

第十二章……………………………一般事务

第一章总则

为了规范总经办的管理，提高总经办的效率，特制订本制度。

本制度由总经办制定，呈总经理办公会议审核通过后审核批准后通知实施，修改时亦同。

第二章职能

总经办是负责公司行政指令贯彻落实，部门协调及接待、会务、车辆、通讯管理等行政工作的职能部门，同时还承担信访、文档、文稿、行政印章管理及对外宣传等工作。

第三章职责职权

1. 贯彻执行总经理、副总经理、助理总经理的指令，协助组织开展公司各项工作，协调各部门工作。

2. 根据公司重大经营决策工作程序的规定，对公司领导提出的决策所需解决的课题与目标，组织有关部门调研、论证及方案制定，安排方案的审批，监督方案的实施。

3.了解和掌握公司内外动态，搜集和反映有关信息，向领导提供参考意见。

4.负责公司最高管理层日常会议的会务工作，对公司办公决议履行贯彻落实、督促检查之职权。

5.负责公司大型会议的会务和重大活动的筹备工作。

6.负责公司主要领导及重要会议的报告、文件、材料的文秘工作。

7.负责公司对外发布重要公告、告示、通知及介绍公司概况。

8.核发各部门起草的公司级文件。

9.负责管理公司对外宣传的文字及进行资料准备。

10.负责以公司名义上报下发各种文件、印签和机要文

件，传真的收发、传递工作。

11.负责公司各级行政和有关重要文件管理；负责公文的分类、登记、传递、催办工作。

12.负责来信来访、文件材料处理，定期进行文档清理及归档工作。

13.负责公司对外接待和对外交往活动事务，代表公司做好行政事务工作。

14.负责打字、复印、邮件和快递收发工作。

第四章行文管理制度

1.本公司行文由总经办负责起草，并在发文单中填写文件标题、发送范围、印制份数，报主管领导审批后印发。

2.由主管领导审批后需签发的文件由总经办打印，由起草人校对修正后及时打印，统一编号、登记、存档、分发。

3.公司各项制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向有关部门的请示、报告等需以红头文件形式或其他特定形式印发。

4.印制文件材料要有计划性和科学性，要根据文件材料印制要求及数量选择合适的印制方式，要求使印制数与使用数基本相符。

5.公司各部门应妥善保管文件，并及时整理归档，总经办将定期进行检查。

第五章公司证照、信函管理制度

1.总经办负责公司营业执照、组织机构代码证、土地证等证件的管理，因公需要借用时，严格办理借用手续，需要复印时，由总经办复印并在复印件上标明“此复印件仅供办理×××事项使用”。

2.总经办应在政府相关部门的要求下，完成营业执照、组织机构代码证的年检工作。

3.公司便函、信函采用统一格式和市场可购买到的一般稿纸，公文袋作为公司办公之用。

第六章印章管理制度

1.公司印章分为行政印章、法人代表名章、财务章等，分别由有关部门负责保管。

2.公司各类印章统一由总经办申报和刻制。

3.各部门启用印章前，需要到总经办登记备案、方可使

用。

4.各部门停用印章时必须当日交到总经办封存，否则各部门主要领导承担全部责任。

5.总经办负责保管公司行政印章。

6.公司职能部门代表公司保管的印章，要确定用印管理办法及用印监印人，公司批准后，行使使用和保管权。

7.对外联络工作使用统一格式的便函、介绍信，均有各部门领导或公司领导签字方可盖章。

8.重大项目合同、协议等行文时，如需加盖公司行政印章，由主管部门签字后，报请主管副总或行政副总批准后，到总经办备案用印。

9.印章外用时，需填写《借用申请表》，报行政副总审批后，进行外借。

第七章车辆管理制度

1.公司车辆的使用、维护、审检、缴费以及办理有关证照、保险、年检等由公司总经办统一安排管理。

2.公司车辆的使用按各部门工作的重要性，急用优先，兼顾一般，统一调配的原则进行使用管理。

3.有关私人用车，公司车辆原则上不得使用，员工若出现重要事件急需用车，应经行政副总批准，总经办安排用车。

第八章会客预约制度

1.总经办人员接到预约时，应了解客人的身份、特殊要求和会面时间，做好书面记录。

2.把接待重要客户的任务以书面或电话形式上报相关领导

3.总经办按照总经理安排做好接待准备工作，主要做好：会议室、文件资料的准备；相关部门配合的准备；

招待的准备；其他准备工作。

第九章保密制度

1.属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、发放、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。

2.公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不得打听公司秘密。

3.记载有公司秘密事项的笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取妥善措施。公司员工妥善保管好电脑和资料，防止外来人员查看电脑内容。

第十章会议制度

1.公司召开全体员工会议时，由总经办在公司微信群内或其他方式发布会议时间。

2.会议开始前，由总经办负责布置会场，清理会场

卫生。

3.参会人员提前5分钟入场，重大会议提前10分钟入场。

4.参会人员填写会议签到表，由会议记录人标注迟到人员，未到人员，对迟到人员及无故不参加会议人员在全公司做出批评和罚款处理。

5.会议开始前总经办提醒监督参会人员将通讯设备调至静音状态，会议期间要认真听、仔细记，禁止交头接耳、窃窃私语。不准吸烟，不准做与会议无关的事情。

6.会议结束后，由会议记录员整理会议纪要，并报主管领导签署后，下发公司各部门传阅。总经办监督会议内容的落实情况。

7.其他部门会议由各部门自行通知。

第十一章出差制度

1.总经办人员因工作需要出差，受主管领导委派到外地出差，应及时交接工作。

2.出差期间，出差人员每天下午5点以电话、短信、微信或其他方式向主管领导汇报工作进展情况。

3.出差返回后，要及时向部门负责人、部门主管反馈工作情况。

4.出差途中，因生病，或遇意外灾害，或因工作需要，需延长出差时间，必须电话请示主管领导，并获批准。

5.原则上出差应按时返回，因私事延误必须履行请假手续。

6.出差期间，必须遵纪守法、严禁滋扰生事，破坏公司声誉，若有违反，接受公司严重处罚。

7.严禁假公济私，以出差名义办理私人事务。