如何正确选用公文文种(方案不是公文种类)
关于正确使用行政公文文种的探讨
关于正确使用行政公文文种的探讨在现代社会中，行政公文作为一种特定的书写方式和沟通工具，对各级政府机构和公共机构的日常管理起着重要的作用。
然而，由于对行政公文的文种选择和使用存在一定的困惑和误解，导致在实际应用过程中出现了一些问题。
为了解决这些问题，本文将探讨正确使用行政公文文种的相关问题，并提出一些改进建议。
一、什么是行政公文文种行政公文文种是指根据行文目的、表达方式和格式要求，对行政公文进行的分类。
常见的行政公文文种包括公告、通知、批复、函、报告等。
每种行政公文文种都有其独特的格式要求和使用场景，应根据具体情况来选择和使用。
二、正确选择行政公文文种的重要性1. 充分发挥行政公文功能：不同的文种有不同的功能和作用，正确选择文种可以更好地实现行政公文的传达、沟通和决策功能。
2. 提高行政效率：正确使用行政公文文种可以减少信息传递的误解和偏差，提高办事效率。
3. 维护法律规范：行政公文的合法性和规范性与其文种的选择密切相关，正确使用文种有利于维护国家法律和纪律的执行。
三、常见问题及解决方法1. 混淆文种使用：在实际工作中，有时会出现将通知和公文混淆使用的情况。
通知主要用于向特定对象传达信息，公文则更侧重于对外公开和文件归档。
应根据具体情况选择合适的文种。
2. 文种格式错误：每种行政公文文种都有其特定的格式要求，如标题、开头、正文、落款等。
在起草和编辑行政公文时，应严格按照规定的格式来撰写，以确保行文规范。
3. 无规划地选择文种：有时候在起草行政公文时，会缺乏对文种的规划和选择，导致文种的应用随意、随心所欲。
为了更好地传达信息，应在起草前进行充分的准备和规划，明确选择合适的文种以达到最佳效果。
四、改进建议1. 提高行政公文文种的了解程度：各级政府机构和公共机构应加强对行政公文文种的培训和宣传，提高工作人员对文种的了解和应用能力。
2. 完善文种选择指导文件：相关主管部门可以出台指导文件，明确各种行政公文文种的定义、功能和使用场景，为行政工作人员提供明确的指导。
公文写作之文种区别、公文格式及行文规则
公文写作之文种区别、公文格式及行文规则一、公文的主要文种：国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了“命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共13类、14个文种。
公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。
经常出现的错误有：文种选择不当，混用文种，生造文种等。
几种常用文种的区别：（一）请示与报告“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。
常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。
因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。
一是作用不同。
“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。
二是内容不同。
“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。
三是容量不同。
“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
四是时间不同。
“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。
五是范围不同。
“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。
六是处理不同。
上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。
七是篇幅不同。
“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。
八是结束语不同。
“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。
公文文种的选用原则
公文文种的选用原则
公文文种的选用原则如下：
1. 发文目的：首先要明确发文的目的，根据目的选择合适的文种。
例如，通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项；请示适用于向上级机关请求指示、批准；报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
2. 行文关系：根据行文关系选择正确的文种。
上行文是指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告；下行文是指上级机关对所属下级机关的发文，如命令（令）、决定、决议、公报、公告、通告、通知、通报、批复；平行文是指平行机关或不相隶属机关之间的发文，如函。
3. 文种特点：不同的文种有不同的特点和适用范围，需要根据文种特点选择合适的文种。
例如，决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法；函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
4. 公文格式：根据《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012），选择正确的文种并按照相应的格式要求进行排版。
不同的文种有不同的格式要求，包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、印发机关和印发日期等。
5. 语言表达：公文的语言表达要准确、规范、简洁、庄重，不同的文种有不同的语言风格。
例如，命令（令）要求语言庄重严肃，具有强制性；决定要求语言准确、简洁，具有权威性；通告要求语言通俗易懂，具有广泛性。
总之，选用公文文种需要综合考虑发文目的、行文关系、文种特点、公文格式和语言表达等因素，选择合适的文种，以确保公文的准确性、规范性和有效性。
选择公文文种的依据
选择公文文种的依据主要有三个方面：一是发文机关与主要受文者间的工作关系；二是发文机关的法定或规定权限；三是行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。
根据发文机关与主要受文者间的工作关系选择文种，就是要求明确双方间本来的工作关系，选取为这种关系所允许的文种：当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行文种或上行文种；当双方存在的只是平行关系（同系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，只能选用平行文种。
根据的权限选择文种，就是要明确的职责、权力范围，选择与之相符合的文种。
这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。
如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。
除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用。
如果不按的权限选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，就将构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。
根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种，就是在相同性质的文种中，选取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。
在公文文种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，它们分别适用于表现不同的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的木同要求。
如同属上行文的“报告”和“请示”，虽性质相同，但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。
“报告”用于向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问等，但不能表现带请示事项的主题内容：“请示”可用于向上级机关请求指示或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。
“报告”可提出请求审阅批示或转发等方面的要求，但不能用于请上级允许“自己”去做什么，也不能请上级务必答复：“请示”则可以提出请求上级务必予以指示或答复的要求。
如何正确选用公文文种
如何正确选用公文文种要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？对于公文文种的正确选用，国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。
然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。
为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。
笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于2006年×××情况的总结”。
显然，将“总结”直接上报是不正确的。
那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。
在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送2006年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于2006年×××情况的报告》）。
而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。
以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送2007年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）关于报送〈××ב十一五’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。
公文文种选择琐议
图也就必然受到影响。正如选择了报告， 内容就不 宜谈及请求事项； 选择了议案， 内容也就不便涉及一 般事务。 ;、 文种选择具体制约着语言风格与行文礼节 指挥性公文如 命令、 决定 等， 告知 性公文如 通 知、 通报等， 祈复性公文如报告、 请示等， 在行文方式 和语言风格方面是有明显的区别的。前者的庄重、 严肃和凝练与后者的礼仪用语的细微差异的区分一 样约定俗成， 不得随意更改。如同命令中使用了商 榷口吻， 报告中出现直呼请求批示的要求一样会贻 笑大方。 （二） 文种选择对公文处理的直接影响 <、 对公文格式规范的影响 按照 《 国家行政机关公文格式》 （ 中华人民共和 国国家标准 CD E F:@67 ? <::: ） 要求， 公文标题的标 识要明显突出， 而在标题中， 文种安排在显要位置。 无独有偶， 主题词标识格外醒目， 文种部分又落在了 显眼处。标题的排版技巧及标识规则， 使得文种愈 发醒目。主题词标引的准确度 与文件检索的 查准 率， 直接关系到机关办公的效率， 这些都使得文种选 择的重要性不言而喻。 A、 对公文收文办理和归档整理的影响 根据 《 国家行政机关公文处理办法》 第三十 一 条规定， 收到下级机关上报的需要办理的公文， 文秘 部门应当进行审核， 审核的重点之一就是文种使用 是否规 范。而在 公文办理 完毕， 进行 整理 （立 卷） 时， 常常需要根据名称特征来立卷， 如果文种选择有 误， 势必影响到文书部门立卷归档及日后的查找利 用工作， 这时文种选择的重要性也就愈发凸显了。 二、 明确选择文种的依据是正确选择文种的前 提 （ 一） 现行法定的文种必须清楚 中国共产党机关、 国家行政机关、 中国人民解放 军的领导机关都已制定了各自的行文规则， 并以权
公文写作中的文体选择
公文写作中的文体选择公文是指由政府机关、企事业单位或者其他组织所发表的正式文件，具有权威性和法律效力。
在公文写作中，文体的选择十分重要，不仅关系到信息的传达效果，还直接关系到公文的合法性和规范性。
本文将探讨公文写作中的文体选择问题。
一、什么是公文写作中的文体选择？公文写作中的文体选择是指在写作公文时，根据具体的情况和需求，选择合适的文体来表达并传达信息。
文体是指文稿的体裁、语气和语调，包括正式文体、半正式文体和非正式文体等。
在公文写作中，要根据不同的目的和受众来选择合适的文体，以确保信息的准确传达和规范表达。
二、公文写作中的文体选择原则1. 正式文体正式文体常用于政府文件、公告通知等，要求严肃、庄重、规范。
在正式文体中，应使用严谨的语言，以事实和证据为依据，避免使用口语化的表达方式。
句子宜长而完整，不宜出现短促的语句，注重全文的统一性和连贯性。
正式文体的使用主要取决于公文的性质和受众的背景。
对于正式的政府公文，如法律法规、政府文件等，一般都采用正式文体，以确保信息的准确性和权威性。
在这类公文中，要遵循一定的格式和结构，使其具有可读性和可理解性。
2. 半正式文体半正式文体适用于较为熟悉和亲近的人群之间的公文写作，如内部通知、会议纪要等。
半正式文体相较于正式文体更加灵活和随性，可以适当加入一些亲切感和个人化的语言。
在半正式文体中，可以采用简明扼要的语言，通俗易懂，注重简洁清晰地传达信息。
半正式文体的使用需要根据目标受众和写作目的来灵活选择。
对于比较熟悉和亲近的单位内部通知等，可以适当采用半正式文体，以增加亲切感和广泛认可度，提高信息的传达效果。
3. 非正式文体非正式文体适用于非官方性质的公文写作，比如商务活动中的商业函件、邀请函等。
非正式文体相对于正式文体更为随意和轻松，注重亲切感和人情味。
在非正式文体中，可以使用一些生活化的语言和幽默的表达方式，以增加读者的兴趣和阅读体验。
非正式文体的使用需要注意掌握度，避免过度随意或使用不当的表达方式。
正确使用公文文种
正确使用公文文种【导语】在了解了公文的基本概念以后，我们接下来学习如何正确选择文种，并对一些易混淆的文种进行区分。
一、文种的涵义在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。
文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。
二、正确标明文种的作用1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。
《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。
而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。
写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。
根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。
收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。
例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。
而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。
撰写公文时，务必正确选用文种。
不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。
三、选择文种的依据1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。
绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。
只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。
当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。
当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。
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如何正确选用公文文种
要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？
�对于公文文种的正确选用，国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关的关系确定。
�然而据笔者的实际工作经验，少数拟文人员在日常工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。
为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。
一、所选文种应当在法定文种之列
�根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。
笔者曾遇到过这样一个例子：某机关一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于2006年×××情况的总结”。
显然，将“总结”直接上报是不正确的。
那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？一般的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。
在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送2006年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于2006年×××情况的报告》）。
而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。
以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项工作实施方案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送2007年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）关于报送〈××ב十一五’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。
�由于牵涉到“报送”字样，这里需要提一下另外一个细节，参照《上海市人民政府办公厅关于发布〈上海市国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》（沪府办发〔1996〕3号）第十一条中的规定：“正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注‘见附件’等字样”。
（其他省市是否也有类似规定暂不详。
）
二、文种选用应当严格遵守行文规则
关于这一点，笔者可为大家举一个例子：2006年上半年，本市某区因申请建立某产业园区，以区政府名义向市政府某部门行文，在行文时选用了“请示”文种。
根据《办法》的规定，“请示”文种适用于向上级机关请求指示、批准，
但根据一般常识，区政府与市政府的一个部门之间并不存在上下级行政隶属关系，由此不难判断，该区选用“请示”文种行文是不合适的。
那么，作为市政府的一个部门，在收到这样不符合行文规则的来文时，应该如何处理呢？是否将错就错选用“批复”来回复“请示”呢？对此，《办法》中明确指出：“政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。
而“批复”则适用于“答复下级机关请示事项”，故类似上述例子可选用“函”来回复。
在实际工作中，当发文机关需要向不相隶属机关行文时，一般都选用“函”来商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
三、正确选用“意见”文种
对照国务院办公厅1993年11月21日修订，发布的《国家行政机关公文处理办法》，“意见”是《办法》中新增加的文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法。
对于“意见”文种，《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）中有详细说明。
其中，笔者认为以下几点对实际工作极为有用，在此作了一个简单整理：1.“意见”既可用于上行文，也可用于下行文和平行文；2.“意见”作为上行文时，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复；3.“意见”作为平行文时，所提出的意见供对方参考；
4.“意见”作为下行文时，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。
在公文拟写过程中，如《关于报送对〈×××条例（征求意见稿）〉修改意见的函》，完全可改为《关于〈×××条例（征求意见稿）〉的修改意见》，还有如《关于报送对×××办法（送审稿）修改意见的函》、《关于报送对×××项目建议书审核意见的函》等，也完全可直接选用“意见”来行文。