存货管理及流程

公司内部控制规范——存货第一章总则第一条为了加强公司存货的内部控制和管理，防范存货业务中的差错和舞弊，保护存货的安全、完整，提高存货运营效率，根据《中华人民共和国会计法》和财政部等五部委《公司内部控制基本规范》和《股份公司内部控制规范――存货》等有关规定，并结合公司实际情况，制定本规范。

第二条本规范所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类材料、在产品、半成品、产成品、商品等。

公司代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本规范。

第三条公司各级领导对本公司存货业务内部控制的建立健全和有效实施负责。

第四条公司在建立并实施存货内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；（二）存货请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；（三）存货采购、验收、领用、盘点、处置的控制流程应当清晰，对存货预算、供应商的选择、存货验收、存货保管及重要存货的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序应当有明确的规定；（四）存货成本核算方法、跌价准备计提等会计处理方法应当符合国家统一的会计制度的规定。

第二章职责分工与授权批准第五条公司应当建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

采购部、制造部负责对在库物资及委外半成品、自制半成品、产成品的采购、保管、搬运、防护、交接、销售、处置等管理工作。

部分委外半成品和自制半成品库房在车间的，由各车间负责保管及收发。

公司不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务。

存货业务不相容岗位至少包括：（一）存货的采购、验收与付款；（二）存货的保管与清查；（三）存货的销售与收款；（四）存货处置的申请与审批、审批与执行；（五）存货业务的审批、执行与相关会计记录。

第六条公司应当配备合格的人员办理存货业务。

办理存货业务的人员应当具备良好的职业道德和业务素质。

第七条公司应当建立存货业务的授权批准制度，负责存货采购的部门应明确授权批准的方式、程序和相关控制措施，采购人员应按照生产计划按时编制公司物资采购计划，年度物资采购计划要由部门领导及主管副总经理审批，并经相关部门会签后董事长审批。

季度和月度采购计划原则上根据年度生产计划安排，由部门领导审批后执行。

严禁未经授权的机构或人员办理存货业务。

第八条审批人应当根据存货授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。

经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。

对于审批人超越授权范围审批的存货业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

第九条对存货的管理和控制运用公司计算机系统和网络技术实现，严格按照系统程序进行管理。

技术管理部应注意计算机系统的有效性、可靠性和安全性，定期检查运行程序，并制定防范意外事项的有效措施。

第三章请购与采购控制第十条公司采购部、制造部应当按照公司采购控制程序文件，根据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制定采购计划，对存货的采购实行预算管理，合理确定库存存货的结构和数量。

第十一条公司采购部、制造部还应制定合理的存储定额，物资的存储定额通常是在一定管理条件下为保证生产顺利进行所必要的、经济合理的物资储备数量标准；不同的材料有不同的标准，特别是大宗原材料和燃料要根据不同的季节制定不同的合理库存，以减少资金浪费。

公司采购部、制造部应当指定专人逐日根据各种材料的采购间隔期和当日材料的库存量，分析确定应采购的日期和数量，计算安全存货水平和经济采购批量，据此进行再订购，尽可能降低库存或实现零库存。

第十二条公司采购部、制造部应当根据公司采购管理暂行规定进行采购，确保采购过程的透明化。

应根据预算或采购计划办理采购手续，严格控制预算外或计划外采购。

公司年度采购计划外项目，若要求紧急采购时，由采购部门填制《急需、紧急货物采购单》，经费用主管部门确认、采购部门分管副总经理签署意见、价格部审核、总会计师批准后方可采购（其它相关手续应在采购活动发生后一周内完成）；公司应当根据预算有关规定，结合本系统的业务特点编制存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算，并按照预算对实际执行情况予以考核。

第十三条公司应当根据存货的不同取得方式，采取相应的控制方法实施有效控制，确保存货取得真实、合理、透明。

（一）公司外购存货，应当符合《公司内部控制规范—采购与付款》的有关规定，采购批量和采购时点的确定应当符合市场状况、行业特征和公司经营管理的实际需要。

（二）公司接受投资者投入的存货，其实有价值和质量状况应当经过评估和检查，并与公司合同或协议的约定相一致。

（三）公司取得的存货为对方公司抵顶债务的，该类存货的取得应经过公司有关部门和人员审核批准，其实有价值和质量状况应当符合双方的有关协议。

第四章验收与保管控制第十四条采购部门要对采购物资进行验证。

验证其是否与采购（委外）计划和采购（委外）合同的各项要求相一致，如产品名称、规格、型号、数量、供货厂家及供方随货物提交的检验、试验过程控制记录。

检验部对采购物资的检验按《监视、检测和测量控制程序》规定执行，出具采购物资验证的检验记录。

对于验收合格的存货，应当及时办理入库手续。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门和人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当及时查明原因，视存货的不同取得方式作出相应处理。

第十五条外购存货入库前一般应经过以下验收程序：（一）检查订货合同、入库通知单、供货公司提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符；（二）对拟入库存货的交货期进行检验，确定外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致；（三）对待验货物进行数量复核和质量检验，必要时可聘请外部专家协助进行；（四）对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续，对经验收不符合要求的货物，应及时办理退货或索赔。

第十六条对入库的自制存货，应当重点关注产品质量，检验部门应派专人对其进行检验，通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。

采购后实物不入库而直接发至使用现场的外购存货，应当采取适当方法及时办理出、入库手续。

第十七条公司应当建立存货保管制度，按照公司物资仓库管理标准加强存货的日常保管工作。

（一）应当按仓储物资所要求的储存条件贮存，结合存货的具体特征，建立和健全防火、防潮、防鼠、防盗和防变质等措施；（二）各公司应当建立存货的分类管理制度，对贵重物品、生产用关键备件、精密仪器、危险品的仓储，应当采取额外控制措施，确保重要存货的保管、调用、转移等经过严格授权批准，且在同一环节有两人或两人以上同时经办。

第十八条存货管理部门对入库的存货应当建立存货明细账，详细登记存货类别、编号、名称、规格型号、数量、计量单位等内容，并定期与财会部门就存货品种、数量、金额等进行核对。

公司存货明细账不得出现负数余额。

对代管、代销、暂存、受托加工的存货，应单独记录，避免与本公司存货相混淆。

入库记录不得随意修改。

如确需修改入库记录，应当经部门领导审批，经办人在修改处签字确认，资产财务部审核同意后执行。

第十九条对于已售商品退货的入库，成品库应根据营销中心填写的产品退货凭证办理入库手续，经批准后，对拟入库的商品进行验收。

因产品质量问题发生的退货，应入返修库房，按照公司返修产品核算管理办法，选择修复、报废等措施。

第二十条存货的存放和管理应指定专人负责并进行分类编目，严格限制其他无关人员接触存货，入库存货应及时记入收发存登记簿或存货卡片，并详细标明存放地点。

第二十一条制造部应当督促各生产车间加强对生产现场的材料、低值易耗品、半成品等物资的管理与控制，并根据生产特点、工艺流程等对转入、转出存货的品种、数量等进行交接记录。

对在生产过程中废弃的存货，也应进行登记，防止浪费、被盗和流失。

各公司仓储、保管部门应当建立岗位责任制，明确各岗位在值班轮班、入库检查、货物调运、出入库登记、仓库清理、安全保卫、情况记录等各方面的职责任务，并定期或不定期地进行检查。

第二十二条存货采购应当按照国家统一的会计制度的规定进行初始计量，正确核算存货采购成本。

资产财务部应当根据验收证明对验收合格的存货及时办理入账手续，正确登记入库存货的数量与金额。

存货仓储、保管部门对会计期末货物已到、发票未到的存货，应办理暂估入账手续交资产财务部核算。

第五章领用与发出控制第二十三条公司存货仓储、保管部门应当建立严格的存货领用和发出制度。

根据公司限额领用材料管理标准进行领用与发出控制。

公司生产车间领用原材料、辅助材料，应当按工艺部核定的消耗定额开具限额领料单，经材料员、计划员、车间主任审批后到库房严格按材料消耗定额领料。

生产车间、其他部门的费用性领料单，经材料员、车间主任、会计员及费用归口部门审批后到库房领料。

超出存货领料限额的，应当经过相关部门的特别授权。

库存商品的发出需要开具经过部门领导批准的销售清单，仓库应当根据经审批的销售清单发出货物，并定期将发货记录同销售部门和财务部门核对。

第二十四条公司库管人员应当明确发出存货的流程，根据公司规定的出入库手续（如领料单、销售单等）及时办理物资出库，及时核对有关票据凭证，确保其与存货品名、规格、型号一致。

要严格审核出库凭据内容的完整性、规范性，对费用性领料单要特别注意审核是否经领料单位会计和负责人签字，定额领料是否经定额审核人员签章，销售单是否经部门负责人签审。

还要注意坚持一单一号（生产命令号、费用号）一种材料。

第二十五条资产财务部应当针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。

第六章盘点与处置控制第二十六条各公司应当建立健全存货清查盘点制度，资产财务部、采购部、工艺部、制造部每年定期（每年至少一次）对各类存货进行实地清查和盘点库，清点核对库存物资，要做到账实相符，及时发现并掌握存货的灭失、损坏、变质和长期积压等情况，对出现的异常情况及时汇报。

第二十七条存货的盘盈、盘亏应当及时编制盘点表，分析原因，提出处理意见，经相关部门批准后，在期末结账前处理完毕。

对存货盘亏、非正常损失按照公司成本核算考核管理规定进行责任追究。

第二十八条仓储部门应通过盘点、清查、检查等方式全面掌握存货的状况，及时发现存货的残、次、冷、背等情况。

选择有效的处理方式，并经相关部门审批后对残、次、冷、背存货作出相应的处置。

公司对已经销账但未正式处置的存货，建立“账销案存”管理制度，继续进行实物管理。