企业员工档案管理规定模版

xx员工档案管理规定

一、定义

一级档案（人事档案）：记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的各种文件材料，是个人身份、学历、资历等方面的证据，具有凭证、依据和参考作用。

二级档案（工作档案或公司档案）：公司在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是全面考察员工工作表现的重要依据。

二、适用范围

一级档案管理参照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》及各地政府政策。

本规定适用于xx总部、各业务单元及DC所有正式员工的二级档案保管工作。

三、原则

1保密性：员工档案管理严格执行保密制度，任何人员不得故意传播或泄露员工档案信息，未经允许不得复印、销毁档案资料，不得随意删改、伪造档案资料，不得倒卖牟利、擅自转移，违者将按公司相关规定予以处罚。

2完整性：员工档案资料必须完整，包括各类证明材料、经签名确认的表单等。

3真实性：员工档案资料必须真实、准确。

4及时性：员工的各类档案资料，应按本规定时限要求归入员工档案。

5属地存放、分级管理：员工档案按属地管理原则，如编制归属总部常驻业务单元工作的总部人员，档案存放在常驻工作地，同时实行分级管理原则；其中常驻xx总部职能人员、业务单元负责人档案及DC负责人档案由总部保管,业务单元总部职能人员、城市公司负责人档案、城市公司总部职能人员、大超门店负责人档案由业务单元保管；门店人员（除门店负责人外）档案由门店保管。

四、职责说明

1总部人力资源中心

1.1制定、修订公司员工档案管理规定；

1.2制定操作指引以及相关模板；

1.3指导、协调业务单元按规范操作；

1.4办理总部员工、业务单元负责人档案的保管、存档、转移、调阅手续等。

2城市平台人力资源部门

2.1组织设置：基于资源集中性原则，全国设定南京、西安、天津、杭州、沈阳、上海、

深圳、北京八个人力资源虚拟城市平台，简称“城市平台”。

2.2对象范围：包括编制归属总部常驻业务单元工作的人员；

2.3组织承接载体：城市平台设立初期，由平台所在城市对应业务单元人力资源部负责

承接，担任城市平台HR执行操作主体。

2.4制定本平台的档案管理操作细则；

2.5依据本规定及本平台管理操作细则，办理档案的保管、存档、转移、调阅手续等。

3业务单元人力资源部门

3.1制定本业务单元的档案管理操作细则；

3.2依据本规定及本业务单元管理操作细则，办理档案的保管、存档、转移、调阅手续

等。

4档案管理职能岗

4.1对形成的档案资料进行收集、整理、归档等；

4.2办理档案的转移、调阅手续等；

4.3保持档案存放处的清洁卫生，做好档案安全、防护工作；

4.4遵守公司保密制度，确保档案资料的完整、真实与保密。

4.5建立日常档案台账，保管相关扫描件、图片等数字化档案资料。

五、档案的建立

1新员工入职时即建立档案，资料由招聘配置职能部门依据新员工档案内容要求进行收集，劳动合同盖章后后一周内将上月完整的入职员工档案转至档案管理职能岗。

2档案管理职能岗需检查档案内容的完整性，并对档案进行编号，于每月15日前进行存档。

3档案的编号：所有员工档案均需进行档案编号，具体以人力资源系统中的员工ID号为档案编号，同时附上员工姓名，即“员工ID+员工姓名”，档案标签格式见《档案编号模板》。

4新入职员工档案内容包括：

5档案管理职能岗需根据档案内容，建立日常档案台账，保管相关扫描件、图片等数字化档案资料。

6说明：

6.1档案内容请按此顺序叠放保存；续签的劳动合同/雇佣合约存放时与新入职的劳动合

同/雇佣合约一起叠放（即所有新签、续签劳动合同/雇佣合约放置在一起）。

6.2以上资料标“*”的代表所有员工入职时必须提供；标“?”的代表职能部门全体员

工、门店经理级（含）以上人员、门店M类/P类人员入职时必须提供，其他人员有

则提供；标“⊙”的代表有则提供（下文出现的符号代表意义类同）。

六、档案的更新

1个人信息更新

1.1为保障员工档案资料的准确，当员工的身份证信息、学历、职称/职业资格、通讯地

址、联系电话、紧急联系人及其联系电话等发生变化时，员工应于个人信息变更后

七个工作日内通过员工自助系统或到对应人力资源部门进行信息变更，以确保自身

的各项权益。若员工未及时通知对应人力资源部门，因此而造成的一切后果，由员

工本人承担。

1.2员工进行身份证信息、学历、职称/职业资格等信息变更时，需提供相应证书/证件

的原件及复印件，人力资源部门查验原件后，于七个工作日内在人力资源系统中对

相关信息进行变更，档案管理职能岗应于每月15日前将上月收到的资料复印件存入

员工个人档案。

2工作资料更新

2.1由于目前公司人事信息系统及公文发布系统已全面使用并普遍认可，后期档案更新

将采用系统更新为主，纸质存档为辅的原则。如奖惩、异动、任免、绩效评估等纸

质存档文件，人事信息系统更新相应信息后，相应纸质存档资料由各职能岗位保管

一年（以最后签批时间为起始点）并按月保存清晰的扫描件备查，责任部门和员工

本人一年内对系统信息有确认、核实的责任和权力。期满一年后，各职能岗位将按

月保存的纸档资料转交给档案管理岗统一存档。