机要文件管理规定
机要文件管理规定
机要文件管理规定文件管理规定第一章总则第一条文件管理的目的：为了规范机关、企事业单位的文件管理行为，确保文件的安全、完整、准确，提高工作效率和服务质量，满足信息资源管理的需要，制定本规定。
第二条适用范围：本规定适用于机关、企事业单位的文件管理工作，包括纸质文件和电子文件管理。
第三条文件管理原则：1. 法律原则：文件管理工作必须遵守国家法律法规、规章制度。
2. 完整原则：对于机关、企事业单位的全部业务活动，应建立相应的文件管理制度，确保文件的完整性。
3. 安全原则：文件管理工作必须保证文件的安全，防止文件的丢失、泄露和损毁。
4. 便捷原则：文件管理工作应提供便捷的查询、检索、借阅和利用服务，方便用户获取所需的文件信息。
5. 效率原则：文件管理工作应高效、规范，提高工作效率和服务质量。
第二章文件的创建和登记第四条文件的创建：1. 文件是机关、企事业单位在开展工作过程中产生的载有事实、观点和决策等内容的记录材料。
文件的创建必须符合事实、准确、合法、规范的原则。
2. 文件的创建应当与业务活动相配套，确保文件的完整性和可查性。
第五条文件的登记：1. 文件的登记是指对文件进行编号、归档、登记入库，并对文件的属性、位置、责任人等信息进行记录的活动。
2. 文件的登记应当标注文件的唯一标识符，便于后续的查询和管理。
第六条电子文件的创建和登记：1. 电子文件的创建应当采用合法、规范的电子文档格式，确保文件的真实性和完整性。
2. 电子文件的登记应当包括文件的存储位置、访问权限、备份策略等信息，并进行定期更新和维护。
第三章文件的保管和使用第七条文件的保管：1. 文件的保管应当建立合理的存储设施，确保文件的安全、防火、防虫和防潮。
2. 文件的保管应当制定相应的保密措施，对于涉密文件应进行严格的管理和控制。
3. 纸质文件和电子文件的保管应当定期进行检查和整理，确保文件的完整性和可读性。
第八条文件的使用：1. 文件的使用应当遵守法律法规，不能超越权限和涉及机密信息，确保文件的安全和保密。
机要文件管理规定
机要文件管理规定第一条文件的接收。
收到文件后及时检查、核对，在收文登记薄上分类详细登记，并注明密级。
外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。
第二条文件的保管。
机要文件必需存放在保险柜中，由专人保管。
去省委领取或消退文件应有专车接送，严防丢失。
第三条文件的传阅。
机要文件由机要人员直接呈送。
阅文者应及时阅示，并于当日退回机要室，不得横传，不得留存文件。
第四条文件的借阅。
借阅机要文件应当履行登记手续，阅文和传达文件要严格按规定的范围，不得扩大，不得将文件带入无关场所，不得携带机要文件顺便办理私事，文件用后及时归还。
省军级文件一律不外借。
第五条文件的复制。
严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。
复制机要文件要履行审批手续。
绝密级文件一律不得复制。
其它文件复制必须经分管领导批准。
复制的文件视同原件管理。
第六条文件的清退。
省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退，其它机要文件要认真填写中共中央、省委文件清退情况统计表，上报发文单位。
第七条文件的立卷、归档。
按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求，及时分类立卷、归档，并办理相关手续。
第八条文件的销毁。
各单位（部门）需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续，禁止把文件、内部资料当废品出售。
由机要秘书填写“文件销毁单”，经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理，必须2人押送，实行监销。
第九条文件的检查。
借出的文件及时检查、催还。
每学期末对外借文件进行一次检查催还工作，如发现有丢失文件情况，及时上报校保密委员会。
机要文件管理制度
机要文件管理制度第一章总则第一条目的和依据1.1 本制度的订立目的是为了规范公司机要文件的管理，确保机要文件的安全性、准确性和及时性，提高工作效率和决策效果。
1.2 本制度依据《中华人民共和国企业管理法》及其他相关法律法规的要求订立。
第二条适用范围本制度适用于全部公司内部的机要文件的管理工作。
第三条定义3.1 机要文件：指对公司利益具有较大影响，需严格保密的文件，包含但不限于公司管理决策文件、合同协议、财务报表等。
3.2 机要文件管理人：指负责机要文件管理的责任人。
第二章机要文件的分类与登记第四条机要文件的分类4.1 机要文件依照涉及内容的不同，分为战略性文件、决策性文件、运营性文件等。
4.2 机要文件依照涉及范围的不同，分为公司级机要文件、部门级机要文件、岗位级机要文件等。
第五条机要文件的登记5.1 机要文件由编写者进行登记，登记内容包含文件名称、起草单位、密级、编写日期、生效时间等。
5.2 机要文件登记应及时进行，同时应将登记信息记录在机要文件管理系统中。
第三章机要文件的保管与传递第六条机要文件的保管6.1 机要文件应存放在专用的保险柜或密闭的文件柜中，保证文件的安全。
6.2 机要文件的保管人应定期检查文件柜的密封情况，确保文件没有遭到窜改或泄露。
第七条机要文件的传递7.1 机要文件的传递应采用安全可靠的方式，禁止使用非公司指定的网络或存储设备进行传递。
7.2 机要文件传递过程中应记录传递时间、传递人员等信息，接收方应确认接收情况。
第四章机要文件的使用与销毁第八条机要文件的使用8.1 机要文件的使用应依照权限管理原则，确保只有需要使用的人员能够查阅和处理文件。
8.2 机要文件的查阅记录应被留存，并定期进行审查和归档。
第九条机要文件的销毁9.1 机要文件的销毁应依照文件管理规定进行，确保文件被彻底销毁，不留任何痕迹。
9.2 机要文件的销毁应保证文件的完整性，防止文件泄漏。
第五章机要文件管理的监督与评估第十条机要文件管理的监督10.1 公司内设机要文件管理部门，负责对机要文件管理工作的监督和引导，及时发现并处理管理中的问题。
机要文件管理规定
机要文件管理规定为做好我院机要文件的管理工作，落实机要人员责任制，特作如下规定：一、收文1 .收到文件首先检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。
2 .及时拆封，清点、查对文件数量、收文单位与登记是否相符，避免号码和分数出现差错。
3 .对文件进行登记、编号，注明密级、收文日期等。
二、阅文1 .机要文件履行文件批办手续后，由机要文书负责传阅。
各级领导要在办公室或机要室内阅文，全过程注意保密。
特别对绝密级文件、电报，除传阅范围内人员和机要人员外，不得外传。
绝密级文件、电报要限时传阅，阅完后及时收回，不得在机要室以外过夜。
2 .阅文人员应严格遵守保密制度，不得向规定范围以外的人员泄漏或公开引用文件内容。
传阅过程中文件不得抽离文件夹。
阅后要签名、注时，当日送机要秘书，严禁横传或将文件带回家中阅读。
3 .领导出差前请将未阅完的文件返还文书室。
领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对；领导对所送文件如有批示，要及时通知有关部门或领导阅读文件及批示。
三、借阅1 .借出机密级以下机要文件须办公室主任批准，不得超过两天，要登记清楚时间、文件名称、文件编号及份数，双方核对清楚，借用人签名后，方可带走文件。
借阅者归还文件时，机要文书核对无误后，办理还文手续。
确需继续使用的，须经办公室主任批准，办理续借手续。
2 .借阅机密级以上机要文件须经党委书记批准，并不准带出机要室。
四、文件的复制机密级文件复制须经机要文书审核，机密级以上文件复制须经党委书记批准，复制时不得遮盖机密级标志、保密期限及知悉范围。
文件处理完毕请及时将复印件返还文书室。
五、文件的清销1 .机要文书每月要检查文件的阅读和保管情况，按要求进行分类、清点整理。
2 .需要交还的文件按时上交上级机要处；允许留存的文件，留存在机要室保存，并备有文件目录以供查阅。
3 .清销的机要文件、内部资料，送指定部门监销。
4 .清点整理文件中，如发现丢失，确认无法找回，要写出书面报告，及时报送办公室领导。
机要文件管理规定模版
机要文件管理规定模版文件管理规定模板第一章总则第一条为规范机构文件管理，提高工作效率，加强信息共享，保护机构文件的安全性和完整性，制定本规定。
第二条本规定适用于机构所有文件管理工作。
第三条文件管理工作应遵循权责明晰、规范操作、便于查找、安全可靠的原则。
第四条文件管理工作应按照法律法规、规章制度和相关管理要求进行。
第五条机构文件管理工作应有专职人员负责，定期进行评估和监督，确保规定的顺利实施。
第二章文件的分类和归档第六条文件应按照内容和形式进行分类、编号和归档。
第七条文件的分类包括：行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。
第八条文件应按照机构的职能、工作流程和管理层级进行编号。
第九条归档应定期清理、整理和归档，确保文件的完整性和易于查找。
第十条归档文件应在文件保管期满后，按照规定进行处置。
第三章文件的编制和审批第十一条文件的编制应明确文件的目的、内容、形式和依据。
第十二条文件的审批应按照机构的工作流程和权限进行。
第十三条文件的审批程序应合理、规范，确保文件的合法性和有效性。
第十四条文件的审批人员应具备相应的资格和权限，确保文件的准确性和及时性。
第四章文件的传递和保存第十五条文件的传递应进行书面或电子记录，并按照规定的方式进行。
第十六条文件的保存应按照规定的时间和方式进行，确保文件的安全、完整和可读性。
第十七条文件的保存应备份并存档，以防止文件丢失或损坏。
第五章文件的安全保密第十八条文件的安全保密应按照国家相关法律法规和机构的相关规定进行。
第十九条机构应建立完善的文件安全保密制度，对涉密文件进行严格管理和控制。
第二十条文件的复印和打印应进行记录，并限制非必要人员的访问。
第二十一条对于重要文件和涉密文件，应进行加密，控制访问权限，并定期进行防护检查。
第六章文件的销毁和保管期限第二十二条文件的销毁应按照机构的相关规定进行，确保文件无法恢复和利用。
第二十三条文件的保管期限应按照文件的性质和重要程度进行确定，逾期应及时销毁或移交档案馆。
公司机要收发管理制度
公司机要收发管理制度
一、目的与原则
为规范本公司机要文件的收发流程，确保商业秘密和敏感信息的安全，特制定本制度。
本
制度以安全、高效、责任明确为基本原则，要求所有相关人员严格遵守，并对违反制度的
行为进行追责。
二、机要文件定义
机要文件包括但不限于公司内部会议记录、财务报告、合同草案、技术研发资料等涉及公
司机密的文件材料。
任何未经授权不得外泄的信息均应视为机要文件。
三、收发流程
1. 收件管理：所有机要文件必须通过指定的保密渠道接收。
收到机要文件后，由专人负责
登记，并立即通知相关部门或人员领取。
2. 发件管理：发送机要文件前，需经过部门负责人审核批准。
发件人应确保文件包装严密，并通过安全可靠的方式发送。
3. 签收确认：收发双方必须对机要文件进行签收确认，确保文件的传递有据可查。
四、保密措施
1. 加强保密意识：定期对员工进行保密教育和培训，提高员工的保密意识和责任感。
2. 物理隔离：机要文件应存放在专门的保密柜或房间内，限制非相关人员的进入。
3. 电子加密：对于电子形式的机要文件，应使用加密技术进行保护，防止未授权访问和泄露。
五、责任追究
违反本制度的员工，将根据情节轻重，给予相应的纪律处分，严重者可解除劳动合同，并
依法追究法律责任。
六、附则
本制度自发布之日起生效，由公司行政部门负责解释。
如有变更，按照公司规定程序修改。
总结：。
机要文件管理制度
机要文件管理制度一、总则为了规范和保障机要文件的管理工作，提高文件管理的效率和质量，便于机构的决策和运行工作，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于机要文件的管理工作。
三、机要文件的管理范围1、机要文件包括各级党政机关、企事业单位的重要文件，以及与国家利益、社会公共利益密切相关的文件。
2、机要文件的管理范围包括文件的生成、签发、传输、存储、利用和销毁等全过程。
四、机要文件的分类管理1、机要文件应按照内容、保密程度、形式等因素进行分类，合理划分管理级别。
2、按文件内容划分，包括政治文件、机构文件、业务文件、人事文件等；按保密程度划分，包括绝密、机密、秘密、普通等级别；按形式划分，包括纸质文件、电子文件等。
3、根据文件的分类管理标准，建立文件管理档案系统。
五、机要文件的签发和传输1、机要文件的签发应由相关领导或授权人员进行，必须加盖单位公章并注明签发日期。
2、机要文件的传输必须符合文件保密级别要求和传输渠道规定，严格控制传递环节，确保文件的安全传递。
3、传输过程中如有意外情况，应及时报告相关领导和保密部门，采取有效措施防止信息泄露。
六、机要文件的存储和利用1、机要文件的存储必须符合保密要求，特别是对于绝密和机密文件，需建立专门保密库房进行存放。
2、存储的纸质文件应按照规定分类整理并加盖密封章，电子文件要建立有效的权限管理系统。
3、机要文件的利用应符合使用权限和安全管理规定，严禁私自传阅、复制、外借和泄露文件内容。
4、机要文件的利用应根据部门需要进行，严格控制文件的外传和外泄。
七、机要文件的销毁和归档1、机要文件的销毁应按照文件管理规定进行，必须由具备相关权限的人员进行，严格按照销毁程序和规范进行操作。
2、销毁过程中应做到尽可能的完全销毁，确保文件内容不会泄露。
3、机要文件的归档应按照文件分类管理标准进行，确保文件的便于查找和利用。
4、对于一段时间内未使用的文件，应按规定进行整理归档和保管。
八、机要文件的安全保障1、机要文件的安全保障是文件管理工作的核心，必须建立完善的安全管理制度和安全技术防范措施。
机要文件管理规定
机要文件管理规定一、收发（一）机要文件实行专人收取，专人传送，专人保管。
综合部确定一名党员干部专门负责此项工作。
（二）凡属机要文件，必须由机要人员亲自去取，并办理签收、登记手续。
上级来文属于机要文件的，除机要人员和办公室主任外，其他人员不得拆看。
属于上级纪检、监察类的信函，要直接送交纪检、监察工作负责人拆阅。
（三）上级机关下发的要求公司领导亲启的机要信件，机要人员收到后要直接转送公司领导本人，任何人不准拆阅。
（四）公司领导传阅后收回的文件，机要人员要及时整理，存入文件柜内妥善保管归档，年底及时清退。
（五）按照上级有关保密及文件管理规定，公司领导及各处室负责人参加的各种会议所印发的涉及全公司工作、政策法规及职工切身利益的人事、劳资、福利、住房、医改等的文件，会后应及时交机要室。
需公司各位领导传阅和干部职工知晓的，按有关规定进行传阅或组织学习，并按文件管理规定做好归档保管工作。
二、传阅（一）机要文件由机要人员签收、拆封后，要及时认真填写来文登记，送综合部部长签批。
（二）机要人员应根据综合部部长签批的阅文范围，及时亲自送达有关领导和人员中传阅，不得延误，不得漏传。
（三）传阅的机要文件要由机要人员亲自送、亲自取，阅文者之间不得横传。
并坚持当日送、当日取的原则。
机要文件不得在领导办公室过夜。
（四）领导阅后的文件，机要人员要当面清点。
凡有领导批示的文件，要及时送办公室主任和有关处长阅办。
三、保密（一）凡机要文件、信函、上级通知及本单位需要保密的事项，要严格执行国家保密规定。
做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。
决不传播机密事项，不携带密件回家、外出、探亲、出入公共场所。
（二）机要人员签收机要文件时，要检查封口是否完好，数量是否短缺。
短缺文件要及时向发文机关核实、查找。
（三）严格机要文件传阅范围。
处级以上领导干部可以传阅文件，其他干部到机要室阅读文件。
（四）机密和绝密等级的文件任何人不得摘录、传抄。
凡发现摘录、传抄者，按相关保密规定追究责任。
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机要文件管理规定
一、收文
(一)机要室通过机要交换渠道接收的文件，主要有：
1.中央文件：中发、中办发、中办厅字、中办通报、中办发电。
2.天津市文件：津党发、津党办发、津党任、天津情况、津党保、情况通报、津政发、津政办发、津政人、市政府令、政务通报等。
3.其他国家机关内部刊物。
(二)收到文件后，首先检查文件袋有无破损，如有破损应视情况轻重，向来文单位说明，然后再拆封。
(三)文件应及时拆封，清点文件份数和份号，核对文件有无错投，如发现问题，及时向市委机要处查询。
(四)登记。
首先应认真阅读文件，了解文件内容，再将文件按不同属类分别登记在收文本上，对日期、文号、份号、秘级、份数、
发文单位、文件级别、文件内容、阅文人员、发放范围逐一进行登记。
二、文件阅读范围
(一)地师级文件：党委书记、校长。
(二)县团级文件：校党政领导，附院党委、各总支、直属党支部。
(三)内部刊物：发至附院党委、各总支、直属党支部。
三、送阅
(一)传阅机要文件由机要秘书负责分送校党委正副书记、正副校长、党委和学校领导批示需阅读文件的同志及办理其他事项。
并掌
握文件传阅速度和文件去向。
(二)送阅文件时，首先把要送的文件按轻重缓急逐一录入计算机，打印出阅文单，放在文件夹首页，下面文件按阅单顺序放置。
先送
正职和主管领导，再依序传阅。
(三)收到急件和绝密件立即送主管校领导。
(四)领导传阅文件退还时，应对照“阅文单”清理查看顺序，有领导批示的文件要及时落实。
(五)机要文件未经制文部门同意不得翻印、复印。
确因工作需要，经市委办公厅同意，才能复印，复印件按原件管理办法进行管理。
四、发文
(一)下发文件要在发文单上顺序登记文号、份号，并将每个单位要领的文件按编排顺序敛齐写上单位，做好准备。
(二)与领取文件的同志一同当面点清文件，严格履行签字手续。
(三)机要文件应由专人领取、保管。
五、借阅
(一)凡借阅文件一律在借阅登记本上填写借文时间、文件名称、文号、份号，借文人签名后方可借出文件。
(二)借阅文件一般7—10天，超期要及时催还。
(三)手续完备。
文件归还时，经核对无误，当面注销。
六、文件的清退
(一)市委机要交通处每季度发放文件核对表，核对收到的文件是否与发出的文件一致，发现问题要及时向市委机要处查询。
(二)每年填好市委发的《文件清退表》请主管主任签字，加盖党委办公室印章后，在市委规定的时间内把表和绝密件送回市委机要
交通处。
(三)每年三月份，根据上一年机要室发给各院系党委、机关各部的文件签收表上的发文，打印出收文表发给各单位，限时收回文件。
(四)县团级、地师级文件一般留一份，重要的可留两份。
留存文号录入计算机。
(五)余下的县团、地师级未上交市委的那部分文件，分类整理，清点打捆。
销毁文件清单录入计算机。