技术文件编号规则及管理

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———文件编号：JS/JG-002-2013

技术文件编号规则及管理

编制/日期：

审核/日期：

批准/日期：

打印3份报送：总经理1份部门使用：1份存档：1份发布实施时间：2013年7月15日

1目的

规定了我公司所有技术文件（包括设计开发文件、技术规文件、项目管理、技术通知及工艺文件等）编号的编制方法及管理。

2围

本规则适用于公司技术文件的编号及管理。

3职责

3.1对本部门编制的技术文件编号的正确性，唯一性负责。

3.2技术文件的编号由技术部资料管理员负责，并填写技术文件编号登记表。

4容

4.1技术、工艺文件的编号

技术、工艺文件编号的规则如下：

JS / JG —001 —2013

年代号③

文件顺序号②

文件类型代号①

部门代号

①文件类型代号：用两位字母表示，技术文件类型代号，见表1

②文件顺序号：采用三位阿拉伯数字表示文件的次序，按文件类型排序。

③年代号是用当年年份的四位阿拉伯数字表示。

4.2项目制管理的编号

项目编号的规则如下：

JS —RC 13 —001

项目类型登记顺序号③

年份简写②

项目类型①

部门代号

①项目类型：RB：产品标准化整改项目；RC：技术日常管理、项目申报等；RD：

新产品研发项目；RG：技术改进项目。

②年份简写：为年度的后两位数字，如2013年简写为“13”。

③项目类型登记顺序号：根据项目类型登记当年度顺序号，如技术日常管理类13年

第一个项目则为：“001”，其项目编号为JS-RC13-001。

4.3非标除铁器型号编制规则

非标除铁器型号编制规则如下：

XXXX-XX DK J1X1P1□

其他变动因素⑥

皮带变动因素⑤

除铁器组件部份变动因素④

机架变动因素③

电机变动因素②

除铁器标准型号①

①除铁器标准型号：参照公司产品资料，如：RCDD-10、RCYD-8T2等。

②电动变动因素：主要有厂家变动；型号变动。

③机架变动因素：主要有机架缩短；机架安装新功能器件；机架加长等。

④除铁器组件变动因素：主要有磁块增减、线圈增加等。

⑤皮带变动因素：主要有阻燃皮带、聚酯皮带、棉帆布皮带、尼龙皮带之间的变化。

由于以上变动因素较多，在此不做详细介绍，由型号编制负责人编制型号登记表及台帐（对所编制型号进行详细说明），以便查询及管理。

4.4非标控制柜型号扩展编号规则

1)非标电磁控制柜型号扩展编号规则如下：

XXXXXXX / ** / BX（如：G22/380BP-C0.8S/MN/SG/BX）

不锈钢柜体③

功能变动代号②

控制柜标准型号①

①控制柜标准型号：参照控制柜规格型号定义及除铁器控制柜型号对照表。

②功能变动代号：由一种或多种功能变动代号加“/”组成，常用代号详见表2

2)非标准永磁控制箱箱体图号的编写方法

YC K Z — 380 / 3 / ZJ

功能变动代号④

电机功率②

输入电压①

永磁自动除铁器：B；时间继电器控制：S

永磁控制柜

①输入电压：根据客户要求而定；

②电机功率：同标准准永磁控制箱；

③功能变动代号：由一种或多种功能变动代号加“/”组成，常用代号详见表2

表2

③不锈钢柜体：主要有不锈钢柜体及不锈钢柜体带防雨装置，分别用BX、BXF表示

由于功能变动因素较多，在此不做详细介绍，由型号编制负责人编制型号登记表及台帐（对所编制型号进行详细说明），以便查询及管理。

4.5工装、夹具产品编号规则

工装、夹具产品编号规则如下：

G □—□ / □（如：G01-Z/TZC11-1002）

产品零件图号（必要时简化代号）③

工装分类代号②

工装顺序号01、02.、03……①

工装、夹具统一代号为“G”

①工装顺序号：由两位数字组成，如：01、02、03……。

②工装分类代号：按工序进行分类，见表3

表3

③产品零件图号：该工装所对应的产品零件图号，图号如采用简写方式时，需在登

记表及台帐详细说明，以便查询及管理。

4.6产品零部件及产品通用件的编号方法参照《CAD制图及命名规定》。

4.7产品标准的编号

国家标准和行业标准按其代号执行；

企业标准按市技术监督局给定的编号规则执行。

Q/3211□□ - □（如：Q/321191ACL002-2012）

年代号

企业标准序号

企业标准代号

4.8图纸、文件更改通知单号的编写方法

□□□□——□□□（如：20130618-046）

当年更改单序号

年月日（20130618）

5技术文件编号登记方法

5.1给定技术文件编号时需要进行登记，登记表的格式按有关标准执行；

5.2不同特征号的技术文件不能登记在同一登记表中。

6相关文件和记录

6.1《技术图纸文件管理规定》JS/JG-001-2013

6.2《CAD制图及命名规定》JS/JG-003-2013

6.3《文件发放、回收记录》ZJ-4.1-01

公司文件编号规则

重庆富士电梯有限责任公司管理文件 1.目的为了使公司文件易于识别和检索，特制定此编号方法 2.适用范围适用于富士电梯公司各部门制定的与质量、环境、职业健康安全管理体系相关的文件及记录。 3.职责分配 3.1质安中心负责编号方法的解释工作。 3.2质安中心负责公司管理手册和程序文件的编号，其它文件及记录由各制定部门根据此编号方法进行编号。 4.内容和要求文件编号写在公司标准模板相应的位置，受控文件的分发号写在右上侧，分发号按部门代号来编。记录编号应写在记录的上左侧，记录的序号写在右上侧。 4.1质量手册编号为： FJ/QCTEOMS/M口口 -口口口口 FJ是本公司的代号 QCTEOMS 代表质量环境职业健康安全（五标）管理体系 M是管理手册的代号口口是顺序号口口口口为编制时的年号 4.2程序文件编号为：FJ/QCTEOMS/P口口-口口口口 FJ是本公司的代号 QCTEOMS 代表质量环境职业健康安全（五标）管理体系 P是程序文件代号口口是程序文件顺序号口口口口为编制时的年号 4.3其他文件编号为： FJ/QCTEOMS/口/口口口口口-口口口口 FJ本公司的代号 QCTEOMS 代表质量环境职业健康安全（五标）管理体系口是文件种类代号，管理制度为 C;作业文件为 S; 口口是部门代号，具体如下：人力行政中心为RX；信息中心为XX；质安中心为ZA；技研中心为JY；财会中心为CK；营销中心为YX；营运中心为YY；维保中心为WB。口口口是文件编制顺序号(2位阿拉伯数字) 口口口口为编制时的年号 4.4记录编号为：FJ/QR/口口口/口口口口 FJ本公司的代号 QR为质量记录代号

文件编号管理办法

1目的为规范公司文件的管理，提高工作效益，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围 2.1适用于公司文件的编号管理和控制：包括公司的规章制度、管理文件、合同协议、外来文件等；编号文件包括纸字文件以及电子文件。 3 程序规定 3.1文件的分类 3.1.1一级文件：管理性文件、标准性文件、程序文件等 3.1.2二级文件：规章制度、合同协议、流程等 3.1.3三级文件：操作规程、通知、通报等 3.1.4四级文件：记录 3.2文件的编制、审核、批准和发布文件发布前须得到有关人员的批准，以确保文件的充分和适宜，其审批权限为：公司一级文件：由常务副总审核，总经理批准后发布实施；公司二级文件：由部门总监审核，常务副总批准后发布实施；公司三级文件：由部门总监审核，各部门总监签批后发布实施；公司四级文件：行政部批准后使用。 3.3文件的编号 3.3.1各部门文件编号自行编制，各分公司文件统一由经营管理部编号，所有编号完毕的文件必须先发行政部门审核文件格式。 3.3.2公司一级文件编号格式 J - XX - AN - QP - 01 部门代码：经营管理部-JG；行政部-XZ；财务部-CW

一级文件类型代码：QS-管理文件 QJ-标准文件 QP-程序文件 3.3.3 公司二级文件编号格式 J - XX - BN - QZ - 01 二级文件类型代码：QZ-规章制度 T-合同协议 QG-流程 3.3.4 公司三级文件编号格式 J - XX - CN - GC - 01 三级文件类型代码：GC-操作规程 TZ-通知 TB-通报 3.3.5 公司四级文件编号格式 J - XX - XX - 001 四级文件类型代码：一、二、三级文件类型代码简称 4 版本号文件版本号以大写A表示，修订号以阿拉伯数字0、1、2、……表示。 5 文件字体 5.1标题（公司名）：二号字体 5.2副标题：三号字且黑体 5.3文件编号：五号字体

质量管理体系文件编号规定

1、目的确保本公司制定的综合管理体系文件有统一的标准格式，以便于统一管理和查询。 2、范围本制度规定了文件编号的表达形式及编号要求，适用于公司内使用文件、记录的编号。 3、职责人力资源部负责制定文件编号规则和对体系文件的编号。 4、部门代号人力资源部：RL 综合管理部：ZH 财务部：CW 营销部：YX 研究所（油田化学工程中心）：YJ 质检部：ZJ 生产部：SC 5、文件分发号认证机构：00 总经理：01 管理者代表：02 人力资源部：03 综合管理部：04 财务部： 05 营销部：06 研究所（油田化学工程中心）：07 质检部：08 生产部：09 6、编号规则 6.1一级文件：手册注各管理体系代号如下：质量管理体系（9000）：QMS 安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSE 环境和职业健康安全管理体系：E0M API石油天然气行业制造企业质量管理体系：SC 6.2二级文件：程序文件注各管理体系代号如下：

安全、环境与健康（HSE）管理体系：HSEP 环境和职业健康安全管理体系：E0P API石油天然气行业制造企业质量管理体系：CX 6.3三级文件 6.3.1管理体系文件（管理制度、作业指导书、图纸等） □□□/□□-□□-□□□□-□□ 顺序号审批年份部门代号文件类型代号公司缩写注：文件类型代号管理类文件：GL 技术类文件：JS 6.3.2记录表格类 □□□/JL-□□-□□ 顺序号部门代号记录缩写公司缩写注：质检部、生产部涉及记录内容较多，为便于区分，可在顺序号后加工段号或产品代号，以便于区分。例：产品原始检测记录（DSP-2、DSP-3、SMP-Ⅰ、SMP-Ⅱ等），可记录为：DSY/JL-ZJ-01-(DSP-2)、 DSY/JL-ZJ-01-(DSP-3)等 6.3.3外来文件 GK –□-□□□ 顺序号类别号，用A、B、C……表示外来文件代号注：A表示法律法规类文件；B表示技术标准和规范类文件；C表示与体系有关的文件；…… 6.5通知通报类文件 -□□□□-□□

02质量体系文件编码规定OK

作业指导书修改状态: 0

质量体系文件编码规定编号: ZY—XZB—1002 页码:第1页/共2页质量体系文件编码规定 1．0 目的 1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。便于文件的识别、追溯和控制。 1．0 适用围 2．1 本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。 3．0 职责 3. 1 行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。 4．0 编码规定 4.1 质量体系文件在编写完成后，由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。 4．2 代号 4．2．1公司各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示，如：XZB——行政人事部 CWB——财务部 JYB——经营部 GCB——工程部 BAB——保安部 YLB——园林清洁部YCG——怡翠花园管理处 DLG——电力大楼管理处 NXG——能兴大楼管理处YDG——移动通信管理处 FYG——法院管理处 RJG——软件科技园管理处KTB——怡翠花园康体部（其他依次类推） 4．2．2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示： ZL——质量手册 CX——程序文件 ZY——作业指导书 JL——质量记录 4．2．3顺序号用四位数表示，从左到右前二位表示文件所属容，后二位代表顺序。程序文件前二位的编号是—00，作业指导书前二位的编号如下： a)按职能部门、管理处区分 10—行政人事部管理 20—工程部管理 30—保安部管理 40—经营部管理 50—财务部管理 60—园林清洁部管理 70—其他部管理 90—社区中心康体部管理（其他依次类推） b)按管理处部专业管理区分 80—接管验收管理 81—公共场地管理 82—设备设施管理 83—清洁绿化管理 84—消防管理 85—保安队管理 86—综合管理（其他依次类推） 4. 3质量体系文件的编码方法 4．3．1程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成，表达形式如下图：

质量管理体系文件编号规定和标识规则

质量管理体系文件编号规定和标识规则一、一级文件（质量手册）编号规定质量手册编号由三部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX 第二部分：文件级别。质量手册的文件级别用A表示。第三部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。举例：质量手册 XX – A – 0 英文简写版本号二、二级文件（程序文件）编号规定程序文件编号由四部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX。第二部分：文件级别。程序文件的文件级别用B表示。第三部分：流水号。用1、2、3……依次排序。第四部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。举例：程序文件版本号 XX – B – 1 - 0 英文简写流水号

三、三级文件编号规定三级文件编号由五部分组成：第一部分：公司英文简写，即XX。第二部分：文件级别。三级文件的文件级别用C表示。第三部分：文件类别。三级文件包括：工作依据、作业指导书、岗位职责。 a）工作依据类型： “法规”表示为“FG” “规章”表示为“GZ” “公司内部制度”表示为“ZD”（意为“制度”） “其他文件”表示为“QT”（意为“其他”） b）作业指导书作业指导书按用途分类，可分为：规范类、指南类、标准类、综合类。 “规范”用“GF”表示 “指南”用“ZN”表示 “标准”用“BZ”表示 c）岗位职责用“ZZ”表示第四部分：流水号。用1、2、3……依次排序。第五部分：版本号。版本号从0开始，第一次修改变为1，第二次修改变为2，依此类推。举例：三级文件流水号 XX – C –（LB）– 1 – 0 英文简写文件类别版本号四、四级文件编号规则四级文件编号由五部分组成（每部分中间以“-”连接）：

体系文件编号规则

体系文件编号规则SUP-GM-R01

版本修改描述日期编制人A/00首次发布2014.3.13蔡媛媛

1.目的：对公司体系文件和记录的编号作出明确规定，规范统一体系文件的编号，便于文件及记录的识别和检索。 2.适用范围：适用于公司与质量管理体系有关的所有文件及实施记录的编号。 3.参考文件或标准：无 4.术语和定义：无 5.责任部门及职责：综合管理部：负责制定统一的文件编号规则并监督执行。其他相关部门：按照规则执行 6.流程图无 7.控制要求： 7.1质量管理体系文件的编号 7.1.1质量手册（一级文件）编号； SUP/QM 7.1.2程序文件（二级文件）； SUP ×.××-×× 例如：SUP1.1-GM 《文件和记录控制程序》 7.1.3支持性文件（包括操作指导书、检验规范、操作规程、内部标准、规章制度等，三级文责任部门代码 1-2位流水号分类号码： 1．质量管理体系2．管理职责部分3．资源管理部分 4．产品实现和运行控制部分5．检查、测量、分析和改进部分公司名称代号

件）； SUP -××-×-××× 例如：SUP-GM-R01表示综合管理部负责实施和控制的有关制度规定类文件。 7.2文件记录的编号和流水号7.2.1文件记录的编号 F ××/SUP ×××× 例如：编号ESPBB1.1-QM 的文件产生的第一个记录为“F01/ESPBB1.1-QM ”。7.2.2文件记录的流水号一般文件记录的流水号，按年份加3位阿拉伯数字流水号的形式编制。如：No.2014001,表示2014年第一份记录。如记录表格较多，各部门可按年、月、日及字母缩写等形式编制流水号。 7.3外来文件的编号 7.3.1外来文件（国际标准、国家标准、行业标准、法律法规、客户要求等）外来文件一律使用原文件编号备注：部门代号采用英文名称的缩写字母表示，具体如下：综合管理部:GM 采购部:PU 销售部:SD 客服部:CS 市场部:MK 研究所:R&D 技术部:TD 生产部:PD 品质部:QM 计划部:PM 两位流水号部门内部分类代码（数字）如:不同班组（可选）文件分类号： S ：企业技术标准、规范等（评判的准则） O ：作业指导书、实施的细则、指引等 R ：单项规定、制度等责任部门代号公司名称代号产生该记录的文件的编号两位流水号（01开始）记录（表格英文Form 的第1个字母）

文件排版及编号管理规定

整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 编制审核批准 1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。 2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。 3.0内容 3.1文件的编制格式 3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。） 3.1.2文件编写条目按照以下格式。 1.0 1.1 1.1.1 1.1.1.1 2.0 依此类推，层次分级最多不超过4级。 3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm 横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm 3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。 3.1.5文件文档为word文件，表单不限。 3.1.6页眉：1.5cm 页脚：1.0cm 页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。 3.2表格记录的编制格式 3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。图（1）集团公司logo标示

整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。 3.3文件的编号 3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件） 3.3.2管理体系文件体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。 3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册） X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示： QM质量手册 SM安全手册 EM环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。 3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）（1）ISO9001质量体系程序文件 X1- X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：QP质量体系程序文件公司代码：参照附件说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。（2）OHSAS18001安全体系程序文件，ISO14001环境体系程序文件 X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：SP安全体系程序文件 EP环境体系程序文件公司代码：参照附件

公司文件编号管理办法

公司文件编号管理办法 1、目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2、使用范围适用于公司文件的编号管理和控制： a) 技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。 b) 其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c) 编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3 编号办法公司名称及项目名称约定: 公司全称为：南非中国制衣集团(北京) 本组织简称：CGMBJ 项目全称：CGM 企业信息管理系统版项目简称：CGM v1 日期表示格式：yyyy-mm-dd 或yyyymmdd yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。 mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。例如： 2003-10-27 或表示（2003年10月27日）文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为, , , ..., 。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，, 0.1.1, 一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自。版本编号不断变化为：, , , ..., 。项目可以根据需要将版本编号晋升为，, 等。技术文件命名格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yy

CGM:项目缩写。 nn:版本号，参见节。 AA:子项目名称。 yy:文件版本号。 BB:工作过程名称：相应工作过程名称的简称（例如SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该例如： CGM-v1-需求规格说明书信息控制子系统-验收测试计划其他文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件

文件编码规则

希盟（中国）科技有限公司 CIM 机密，请勿外传 This document is CIM confidential. It is not intended for general distribution or for any use otherwise with any product, except as prescribed by CIM Technology Inc. license Agreement. 修改记录日期修改人修改内容版本2015-3-13 宋建成新创建V1.0

希盟文件编码规则 1.目的：有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转. 2.适用范围：适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理. 3.文件用语定义： 3.1 一阶文件：管理手册； 3.2二阶文件：程序文件； 3.3三阶文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、QC工程图，技术文件等，凡在制程上须使用的文件均属之； 3.4四阶文件：表单、记录 4.文件编号原则： 4.1 文件编号要求：一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音最前一个字母大写）、文件型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字/A0~Z0表示）组成. 4.2文件编号格式： 4.2.1主文件编号格式——管理手册（Ⅰ级文件）

4.2.2程序文件编写格式——程序规范要求（Ⅱ级文件）4.2.3操作文件编写格式——日常使用文件（Ⅲ级文件）4.2.4记录文件编写格式——日常使用表单（Ⅳ级文件）

文件编号及格式编制规定

文件编号：文件编号及格式编制规定版次：受控状态：

1.0目的对本公司质量管理体系文件、记录进行编号和格式规定，确保本公司质量管理体系文件的一致性。 2.0适用范围适用于本公司所有部门 3.0职责 3.1技术质量部负责编制质量管理体系文件、记录编号及格式规定，审核质量管理体系文件、记录编号及格式规定。 4.0工作程序 4.1质量手册的编号规定 HC / QM 质量手册 XX 4.2程序文件的编号规定 HC / QP —×× 程序文件 XX 4.3管理及操作性文件编号规定 HCYL—×××—××—××× 文件流水号职能代号（见4.3.1）文件分类（见4.3.3）医疗 4.3.1 职能代号 “JZ”——技术质量 “SC”——生产采购

“SB”——设备 “RL”——人力资源 “BG”——办公室 “YC”——营销 “JL”——计量（监视和测量设备） 4.3.2文件分类 “SOP”——标准操作规程 “SMP”——标准管理规程 “STP”——技术、质量标准 “SOR”——记录 “CE”——CE技术文件 “QR”——确认 “YZ”——验证 4.4产品确认资料编号 HCYL –YZ/QR /×××—××× 确认或确认流水号产品名称首位字母（大写三位）验证/确认资料医疗 4.4.1第一个确认资料编号为001，第二个验证/确认资料编号为002，……依次排序表示如：灭菌确认为公司第一个验证/确认资料为001，包装确认为第二个验证/确认资料为002，……依次排序表示 4.4.2方案为每个验证/确认的001，报告为每个验证/确认的002。如：导尿包灭菌验证如果为公司的第一个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-001-A，验证报告为HCYL-YZ/DNB-001-B；导尿包包装验证如果为公司的第二个验证，验证方案编号为HCYL-YZ/DNB-002-A，确认报告为HCYL-YZ/DNB-002-B，……。 4.4.3验证/确认版次、修订按管理及操作性文件执行。 4.5外来文件的编号如果原文件有编号，引用原文件编号，如无编号按下列编号格式执行。 ×××—××××—××× 流水号

公司档案文件编码规则

公司档案文件编码规则文件编号行政类文件的编号，其代号组成： XX1-XX2XX3-XXXX4—XXX5 XX1：企业代号，以大写的公司简体名称拼音表示，本公司以“GY”表示； XX2：文件一级类号，本公司文件类号见下表 XX3：文件二级类号，本公司文件类号见下表 XXXX4：文件年份； XXX5：同类别下文件流水号； 1.1.1.文件编号例： GY-XZ05-2012-001 文件顺序号年份文件类别公司简写意为共远行政部通知通告类2012年001号文件一级类目（代码）二级类目（代码）归档范围行政类 XZ 证照 01 各种证照（营业执照正副本，组织机构代码证正副本，税务登记证，生产许可证，注册证，获奖证，商标证等）公司战略 02 企业经营战略、决策、发展规划、管理目标等文件材料，董事会决议等制度 03 公司各项规章制度合同 04 合同、协议、公证书、意向书、招投标及有关谈判材料通知通告 05 红头文件，通知，通报等办公文件 06 通联文件（上级下达的文件，下级上报的文件，平行部门往来文件等）各职能部门工作总结，报告，计划等文件

会议 07 公司级会议文件（报告，纪要，记录，简报，发言材料等）政府文件 08 公司申请、批复等有关材料（项目文件，产品注册文件等）活动09 公司印刷、汇编材料、大事记等公司大型活动的议程，领导讲话，照片、录音、录像等资料其它 10 其它类型文件销售类 XS 市场 01 新市场开拓、新项目论证、评价、市场调查、分析、预测等文件材料销售政策 02 产品销售价格及调价政策等有关材料其它 03 其它销售类文件技术类 JS 分析报告 01 产品质量分析报告，样品问题反馈报告等项目 02 项目的调研立项报告、请示、批复等产品设计定型、改型、改进报告、批复其它 03 其它技术相关文件生产类SC 生产 01 生产统计报告，发货统计报告，库存盘点报告，质量统计报告等其它 02 其它生产相关文件

管理制度体系文件的编号、格式、要求

拜登集团管理制度体系文件文件编号：BDG1001-1 “管理制度体系文件”的编号、格式及要求 1. 目的 1.1 明确规定了整个集团各直属部门、各子公司的管理制度文件的编号方法、文体格式、字体大小、修改版本及签发生效等行文、发文程序。 1.2完善整个集团公司的“管理制度体系”，提高整个集团公司的管理水准，改善企业形象，促进企业发展。 2. 范围本规定适用于拜登集团各直属部门、各子公司。 3. 定义 3.1管理制度体系 ------ 即由一整套完整组合的制度管理文件所组成的体系。 3.2 建立管理制度体系 ------ 制定和修改制度管理文件的过程,就是一个建立和完善管理制度体系的过程。 4. 责任 4.1 集团各直属部门、各子公司的总经理（或其代理人），负责本部门、子公司的“管理制度体系”的完善工作。 4.2 人资中心负责整个集团的“管理制度体系”的完善工作。 5. 程序 5.1 文件的编号方法 5.1.1 集团总部各直属部门（见7.1）颁布的制度管理文件。

文件编号由八位组成(见下图),第一、二位代表公司，用字母BD 表示；第三位为部门代码；第四位为文件类别号；第五、六、七位为文件流水号（用数字001～999表示）；第八位为版本号（1为原版，即第1次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。版本号流水号文件类别直属部门代码公司简称 5.1.1.1直属部门代码表 5.1.1.2文件类别表及适用范围 -

5.1.1.3流水号：颁发文件的顺序号。 5.1.1.4版本号：该文件的颁发版本次数。如：BDH1007-1，表示集团人资中心颁布的、要求在整个集团范围内执行的、第1次颁布的新文件，文件序号为007。 5.1.2 子公司颁布的制度管理文件。文件编号由十位组成(见下图),第一、二、三、四位代表子公司；第五位代表子公司内部各部门；第六位为文件类别号；第七、八、九位为文件流水号（用数字001～999表示）；第十位为版本号（1为原版，即第1次颁布；2为修改版，即第2次颁布；以此类推）。版本号流水号文件类别部门代码子公司简称 5.1.2.1子公司代码表

公司文件编号管理制度

xx公司文件编号管理制度 1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。 4. 文件类别 4.1 文件 1.管理制度 2.技术文件

3.合同 4.表格 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称公司全称：上海xx有限公司简称：SHYG 5.1.2部门代号 FD--财务部 MD--市场部 OD--运营部 HR--人力资源部 IT--技术部5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。

5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为 A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。 5.2文件编码结构 SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本 (000-999) 日期代号(年) 部门代号文件类型企业代号 5.3文件分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号

XX公司文件编号管理规定

广西桂平市中润地产顾问有限公司中润行通字第（2017）001号关于发布【锦洲·时代广场】营销中心《文件编号管理规定》的通知公司各部门：为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。特此通知广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日

报：总经理抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》一、目的对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。二、适用范围广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类

公司文件分为以下几类：合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申请、请示。报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。文件类别简称：发文时对照文件类别使用上述简称。 3、发文单位及简称

技术文件编号规则

日本电产凯宇汽车电器（江苏）有限公司Array 技术文件编号规则受控编号

1、目的统一公司的技术文件的编号规定，便于文件分类识别。 2、适用范围适用公司范围内所有产品技术管理类文件。 3、名词定义通用技术文件是指与产品型号无关的通用技术标准类文件。 4、职责 4.1研发中心负责在新产品开发时与顾客共同确定产品的产品特殊特性。 4.2项目小组在产品先期策划中确定过程特殊特性（如需由项目小组组长与顾客进行过程特殊特性确定）。 5、作业流程 5.1图纸、产品明细表等图纸、产品明细表以零部件编号实施 5.2通用技术类文件编号规则通用技术文件四位流水号(0001、0002、0003……)（可选）技术文件代码部门字母代号 G：总务部General Affairs Dept.Q：品质保证部Quality Assurance Dept. B：企划室Business Planning Dept.M：制品制造部Product Manufacturing Dept. R：研发中心R&D Center P：生产管理部Production Management Dept. S：市场营销部Sales Dept.T：体系管理统括室System Management Dpet. 其中研发中心细化部门代码，研发一课为“R1”、研发二课为“R2”、研发中心办公室为“R3”、实验室为“R4”

通用技术文件四位流水号(0001、0002、0003……)（可选）产品型号简称（可选）技术文件代码部门字母代号 G：总务部General Affairs Dept.Q：品质保证部Quality Assurance Dept. B：企划室Business Planning Dept.M：制品制造部Product Manufacturing Dept. R：研发中心R&D Center P：生产管理部Production Management Dept. S：市场营销部Sales Dept.T：体系管理统括室System Management Dpet. 其中研发中心细化部门代码，研发一课为“R1”、研发二课为“R2”、研发中心办公室为“R3”、实验室为“R4” 5.3工艺类文件编号规则工艺类文件包含：过程流程图、FMEA、控制计划、作业指导书等工艺类文件产品型号简称技术文件代码部门字母代号 5.4产品工程更改申请单编号规则产品工程更改两位流水号（01,02,03……) 部门字母代号日期（年月日，八位数字）产品工程更改四位流水号（0001，0002，0003……）日期（年月日，八位数字，如：20131010）部门字母代码

公司文件编号管理制度之欧阳歌谷创作

xx公司文件编号管理制度欧阳歌谷（2021.02.01） 1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4. 文件类别 4.1 文件 1.管理制度 2.技术文件 3.合同 4.表格 4.2记录 1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称公司全称：上海xx有限公司简称：SHYG 5.1.2部门代号 FD--财务部MD--市场部OD--运营部 HR--人力资源部IT--技术部

5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“2016”代表该文件是2016年制定的。 5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为A0-A……，B0-B……，C0-C……，字母是根据内容升级而变化。 5.2文件编码结构 SHYG—XX—XX—YYXX—nnn/版本流水号(000-999) 日期代号(年) 部门代号文件类型企业代号

5.3文件分类编码规则 5.3.1规章制度和管理文件格式：SHYG-ZD-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-制度缩写-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.2合同协议类格式：SHYG-HT-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.3文案类格式：SHYG-WA-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.4会议记录格式：SHYG-JL-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号5.3.5工作总结或工作计划格式：SHYG-ZJ-C-yyxx-nnn/A0 格式说明：公司名称-文件类型-部门缩写-年-流水号/版本号

文件编号规则

QCT/WJ-ZH-GZ-1801-001 文件编号规则 1.目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2.适用范围适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。 3.总则 1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。 2. 由综合部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 3. 根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。 4. 文件类别 4.1 文件 1. 管理制度 2. 技术文件 3. 合同(招投标) 4. 外来文件 4.2记录

1.会议记录 2.检查记录 3.工作总结(周报、月报) 4.工作计划 5.文件编号规则 5.1编码元素使用规则 5.1.1公司名称公司全称：XXXXXX有限公司简称：QCT 5.1.2部门代号 CW--财务部ZH--综合部XM--项目部GC--工程部YX--营销部 5.1.3日期代号统一采用“yyxx”的格式，例如“1801”代表该文件是2018年1月制定的。 5.1.4流水号统一采用三位阿拉伯数字编码，例如：“001”代表第一份文件。 5.1.5文件版本编号vdd 下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 1.0。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自1.0。版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。 5.2文件编码结构

GMP文件分类与编码管理规程03

装订线 1.目的建立文件分类与编码管理规程，便于文件的分类、查阅、存档和使用。 2.范围适用于公司所有GMP文件。 3.责任各部门GMP文件起草者、审核者、批准者对本规程的实施负责。 4.内容 4.1.编码原则书面文件应统一采用以下格式（表格、记录、标签、账、卡除外）。 4.1.1.系统性：统一分类和编码，按照文件系统建立编码系统。 4.1.2.准确性：文件与编码一一对应，做到一文一码，一旦文件撤销，此文件编码也随之作废，不得再次使用。 4.1.3.可追踪性：制订编码系统时，必须考虑到可随时查询文件的演变历史。 4.1.4.识别性：制订编码系统时，必须考虑到其编码能便于识别文件的文本和类别。 4.1. 5.相关一致性：文件一旦经过修订，必须给予新的版本号。 4.1.6.发展性：制订编码系统规定时，要考虑公司将来的发展及管理手段的改进。 4.2.文件系统的组成与分类 4.2.1.文件系统的组成。 GMP文件按其属性分为标准性文件和记录两大类。标准性文件可分为：管理规程 (SMP) 、技术标准（STP）和操作规程(SOP)。 4.2.1.1.管理规程(SMP)：是指经批准用于行使生产、计划、指挥控制等管理职能而制订的书面要求，为一般的管理制度、标准、程序等。 4.2.1.2.技术标准（STP）：包括产品生产工艺，物料（原料、辅料、包装材料）与产品（中间产品、成品）的质量标准。 4.2.1.3.操作规程(SOP)：是指经批准用以指示操作的通用性文件或管理方法。如按工艺流程制订生产操作的标准规程，主要设备、检验仪器、检验方法的标准操作规程等。 4.2.1.4.记录（SOR）：括生产操作记录（批生产记录、批包装记录、生产操作记录）、质量管理记录、物料管理记录、设备管理记录及各种台帐、凭证等。 4.2.2.文件系统的分类按照《药品生产质量管理规范》(GMP)(2010年修订)的相关规定，将公司文件分为13大类，即：1.文件管理、2.机构与人员、3.厂房与设施、4.设备、5.物料与产品、6.卫生、7.确认与验证、8.生产管理、9.质量管理、10.投诉与不良反应、11.委托生产与检验、12.产品发运与召回、13.自检。 4.3.文件编码系统的组成文件编码系统由前缀Q/HZYY(“海州药业”的管理文件)；后面由四部分组成：第一部分文件属性类别代码，由SMP、SOP、STP和SOR四部分组成（详见4.5）。第二部分文件管理类别代码，含2位汉语拼音字母（详见4.6）。第三部分文件编号，含4位阿拉伯数字（详见4.7）。第四部分文件版本号，含2位阿拉伯数字（详见4.8）。

某企业文件编号规范

保密级别：公司内部传阅范围：公司内部文件编号规范 20130101发布20130101实施

修改历史记录

目录 1 目的 (4) 2 使用范围 (4) 3 编号办法 (4) 3.1 公司名称及项目名称约定: (4) 3.2 日期表示 (4) 3.3 文件版本编号 (4) 3.4 技术文件命名 (5) 3.5 其他文件的编号 (6) 3.5.1 公司规章制度和管理文件 (6) 3.5.2 合同协议 (6) 3.5.3 传真 (6) 3.5.4 电子邮件的命名规则 (7) 3.5.5 外来文件 (7) 3.5.6 对外发文 (7) 3.5.7 会议纪要 (7) 3.5.8 其它文件 (8) 3.5.9 文件附件 (8) 4 编号管理 (9)

1 目的确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围适用于公司文件的编号管理和控制： a)技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。 b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3 编号办法 3.1公司名称及项目名称约定: 公司全称为：南非中国制衣集团(北京) 本组织简称：CGMBJ 项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版项目简称：CGM v1 3.2日期表示格式：yyyy-mm-dd 或yyyymmdd yyyy:用四位数字表示公元年份，如2005表示公元2005年。 mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。 dd:用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。例如： 2003-10-27 或20031027 表示（2003年10月27日） 3.3文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

XXXX公司文件编号规则

文件编号规则 1. 目的加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。 2. 适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。 a)技术类文件：是指在公司的研发、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料； b)管理类文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议等； c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。 3. 编号办法 3.1 公司名称约定公司全称：北京XX科技有限公司简称：**KJ 3.2 日期表示格式：yyyy-mm-dd或yyyymmdd yyyy:年份：用四位数字表示公元年份，如2020表示公元2020年。 mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。dd 某日：用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。例如：2020-10-12或20201012 表示（2020年10月12日） 3.3 文件版本编号下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：起草版本的编号为0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如，0.1, 0.1.1, 0.1.1.1. 一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1.0，版本编号不断变化为：1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2

等。 3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA-NN-YYYYMM FIRST：公司名称缩写 AA：项目名称 NN：版本号，参见3.3节 YYYYMM：年月 3.5 管理类文件的编号 3.5.1 公司规章制度和管理文件公司规章制度等管理文件的编号格式为：FIRST(-DN)-TT-nnn-dd-YY DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：总裁办：ZCB 市场咨询部：SCZX 项目管理部：XMGL 研发管理部：YFGL 销售管理部：XSGL TT文件类型：①规章制度—RR，指公司颁布执行的各种规章制度； ②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。 nnn：文件流水号 dd：文件版本号 YY：年份例如：员工手册的文件编号为：JJKJ-RR-001-1.0-20，表示2020年发布的1.0版员工手册，适用于公司全体人员的规章制度。 3.5.2 合同协议合同协议的编号格式为：FIRST -yyyymmdd-T-nnn yyyymmdd：签订合同的年月日 T：合同类型