实用写作与口才第一讲公文概述

（6）签发人：签发人是指代表发文机关 核准、签发公文的负责人。上行文应当在 首页注明签发人姓名。标签发人目的是让 上级单位了解下级单位由谁对上报事项负 责，督促各级领导履行职责，并为直接联 系工作、迅速查询问题提供方便。 签发人姓名平行排列于发文字号右侧， 右空1字。“签发人”三字用3号仿宋体字， 后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签 发人姓名。 联合行文则有多个签发人，标识时主办 单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人
会议纪要
附录
《中国共产党机关公文处理条例》 中规定的14种公文有：决议、决定、 指示、意见、通知、通报、公告、报 告、请示、批复、条例、规定、函、 会议纪要。
上述两类法定公文中不同的使用文种有9种，国 家行政机关的有命令、公告、通告、议案，党 的领导机关有决议、指示、公报、条例、规定， 除此之外属于相同的文种。
姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之 下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反 线，应使发文字号与最后一个签发人姓名 处在同一行，并使红色反线与之距离为 4mm。
（7）红色反线：又称“间隔横线”， 是一条较粗的红色直线，印在发文字号之 下4mm处，主要用于将文头部分和中间 部分隔开。
2．主体 臵于红色反线以下至主题词之 上的各要素统称主体。主体即行文部分， 包括标题、主送机关、正文、附件说明、 发文时间、印章、附注等要素。 （1）标题：公文标题应当准确简要地概 括公文的主要内容，一般由发文机关全称 或规范化简称、事由和文种三要素组成， 如《国务院关于开展春季灭鼠活动的通 知》。有时可以省略发文机关或事由。 非特殊情况，发文机关和事由不宜同时 省略。联合行文时应将主办机关排列在前。 标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。
（3）紧急程度：紧急程度是对公文 送达和办理的时间要求。紧急公文应当根 据紧急程度分别标明“特急”、“急件”， 其中电报应分别标明“特提”、“特急”、 “加急”、“平急”。 如需标识紧急程度，用3号黑体字， 顶格标识在版心右上角第1行，两字之间 空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程 度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2 行。
主送机关在标题下空1行，左侧顶格用3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一 个主送机关名称后标全角冒号。性质或级 别相同的机关之间用顿号，性质或级别不 同的机关之间用逗号。 （3）正文：正文是公文的核心部分，表 达发文机关的行文目的、意图、意见和要 求等。正文应做到观点正确，材料真实， 层次清晰，字词规范，标点正确；使用规 范的结构层次序数，第一层为“一、”， 第二层为“（一）”，第三层为“1.”， 第四层“（1）”；
行政公文的概念
国务院2000年8月24日发布的《国家 行政机关公文处理办法》对行政公文的概 念有明确规定： 行政机关的公文（包括电报，下同）， 是行政机关在行政管理过程中形成的具有 法定效力和规范体式的文书，是依法行政 和进行公务活动的重要工具。
二、公文的作用
1、法规作用
2、指挥作用
3、沟通商洽作用 4、宣传教育作用 5、凭证依据作用
正文中的人名、地名、数字、引文应准 确；引用公文应当先引标题，后引发文字 号；引用外文应当注明中文含义；日期应 当写明具体的年、月、日；应当使用国家 法定计量单位；文内使用非规范化简称， 应当先用全称并注明简称；使用国际组织 外文名称或其缩写形式，应当在第一次出 现时注明准确的中文译名；公文中的数字， 除成文日期、部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语 句中作为词素的数字必须使用汉字外，应 当使用阿拉伯数字。
3．精简公文、注重效用 《办法》第二十一条 “请示”应当一文一事；一般只 写一个主送机关，需要同时送其他机 关的，应当用抄送形式，但不得抄送 其下级机关。
六、行政公文的格式
行政公文格式是指法定行政公文各组 成要素在载体上排列的规定及行政公文的 外观形式。 其要素包括行政公文通用的纸张要求、 印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识 规则。 《国家行政机关公文格式》 （GB/T9704-1999）及《办法》对公文格 式作了严格规定。
2．选择合适的行文方式，一般
不得越级行文
行文方式是指机关间公文传递的
层次与形式。一般有逐级行文、多
级行文、越级行文和平行行文四种
方式。
越级行文的几种情况
（1）发生了特别紧急而重大的情况；逐 级上报会延误时机，造成重大损失。 （2）存在必须解决而经过多次请示直 接上级机关仍然得不到解决的问题。 （3）遇到了因为与直接上级有争议而 无法解决的问题。 （4）有上级机关交办的并指定越级直 接上报的事项。 （5）直接上级机关或直接上级机关领 导人有违纪违法行为，必须检举、揭发。
附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件： 1.×××”)；附件名称后不加标点符号。附 件应与公文正文一起装订，并在附件左上角 第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号； 附件的序号和名称前后标识应一致。如附件 与公文正文不能一起装订，应在附件左上角 第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标 识附件(或带序号)。值得注意的是，随文发 布、印发、转发、批转、报送的文件，形式 上是附件，实际上是公文的主要内容，主件 只起批准、确认、上报或下发等作用，加上 公文标题对这些文件已有提示，因此，这些 文件不作为附件处理，无附件标识。
公文中各要素标识规则
《办法》第十条规定：“公文一般由秘 密等级和保密期限、紧急程度、发文机关 标识、发文字号、签发人、标题、主送机 关、正文、附件说明、发文日期、印章、 附注、附件、主题词、抄送机关、印发机 关和印发日期等部分组成”。《格式》将 这些要素划分为文头、主体、文尾三部分。
1、文头（眉首） 臵于公文首页红色反 线以上的各要素（含红色反线）统称眉首。 眉首又称文件头，即文头部分，位于公文 首页上部，约占首页1/3至2/5，套红印刷。 眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密 期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人、红色反线等要素 。 （1）公文份数序号：简称“份号”，它 是将同一公文印制若干份时每份公文的顺 序编号，“绝密”、“机密”级公文应当 标明份号。标识方法：用阿拉伯数码顶格 标识在版心左上角第一行。份号可以编虚 位，
（5）发文时间：是公文生效的时间。发 文时间以负责人签发的日期为准，联合行 文以最后签发机关负责人的签发日期为准； 会议讨论通过的公文，以通过日期为准； 电报以发出的日期为准；法规性文件以批 准日期为准。 发文时间用小写汉字将年、月、日标全， “零”写为“○”。除法规、规章及决定、 会议纪要等会议通过的公文成文时间常加 括号标注于标题下方外，成文时间一般标 注于正文右下方，文后标识位臵有三种， 随加盖印章情况而定。
一般根据公文的份数来决定编几位，但至 少应不少于两位，即“1”可编为“01”。 （2）秘密等级和保密期限：秘密等级简 称“密级”，涉及国家秘密的公文应当标 明密级和保密期限。保密期限是对公文密 级的时效加以规定的说明，国家保密局 《国家秘密保密期限的规定》第三条规定： “国家秘密的保密期限，除有特殊规定外， 绝密级事项不超过30年，机密级事项不超 过20年，秘密级事项不超过10年。保密期 限在1年及1年以上的，以年计；保密期限 在1年以内的，以月计”。
如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶 格标识在版心右上角第1行，两字之间空1 字。如果公文制发单位能够确定具体的保 密期限，需同时标识秘密等级和保密期限， 用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1 行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔 开。如：秘密★6个月、机密★1年、绝密 ★长期。只标秘密等级，不标保密期限时， 保密期限按《国家秘密保密期限的规定》 中规定的上限执行。
五、公文的行文规则
1．根据隶属关系和职权范围确定 行文关系，准确行文
《办法》第十四条
行文关系根据隶属关系和职权范 围确定，一般不得越级请示和报告。
我国机关间的工作关系主要有四种类型： （1）隶属关系：同一系统中的上下 级机关间的领导与被领导的关系。 （2）指导与被指导的关系：同一系 统中的上级业务主管部门与下级业务主管 部门间的关系。 （3）平行关系：同一系统中的同级 机关间的关系。 （4）不相隶属关系：不同系统的机 关之间的关系。
（2）主送机关：主送机关是行文的主 要对象，是负责主办或答复的主要受理机 关。主送机关应当使用全称或者规范化简 称、统称。上行文一般只写一个主送机关。 下行文主送机关较少时，可将主送机关名 称全部写上；主送机关较多的下行普发性 公文可采用同类型机关的统称，按惯例排 列，如“各省、自治区、直辖市人民政 府”、“各地区行政公署，各市、县(市) 人民政府，省人民政府各部门”。采用通 过广播、电视播出或登报、张贴等形式向 社会、群众公布的公文，如公告等，一般 不写主送机关；在附注处标明发送范围的 公文不写主送机关。
正文在主送机关名称下一行，每自然段 左空2字，回行顶格。数字、年份不能回 行。正文用3号仿宋体字，一般每面排22 行，每行排28个字。在正常一面满排公文 正文的情况下，应按照这一规定执行。但 如果遇到末页可能出现无正文时，则需要 调整前面页面的行数和字数，以保证公文 末页有正文内容。 （4）附件与附件说明：附件是附属于 正件的其他文字或图表材料，是公文的重 要组成部分。公文如有附件，在正文下空1 行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”， 后标全角冒号和名称。
见图2-2。第二种适用于上行文，发文机关 标识上边缘至版心上边缘为80mm （距上页边117mm±1 mm），即要留出 80 mm-25 mm=55 mm的空白供上级机关 批示文件用，见图2-3。 发文机关标识推荐使用小标宋体臵于发文机关名称右侧，上 下居中排布。如联合行文机关过多，可以 缩小发文机关字号、行间距，保证公文首 页显示正文。
第一讲 行政公文概述
教学目的与要求 1.掌握行政公文的概念、作用和特 点 2.领会并掌握行政公文的行文规则 3.掌握行政公文的种类及其书写格 式
一、公文的概念
“公务文书”的简称