公司管理体系文件编号规则
关于对公司文件进行统一编号管理的规定
关于对公司文件进行统一编号管理的规定为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。
一、 编号规则：文件号由主文件号和辅文件号组成，辅文件号根据需要设置，在主文件号的基础上制定。
主文件号由五部分组成，辅合同号由三部分组成。
示例如下：□ □ □ □ □ - □ □ □1 2 3 4 5 6 7 8 说明：由1、2、3、4、5组成主文件号；6、7、8组成辅文件号。
主文件号部分1、公司代号：集团：YT牡丹：MD2、文件类别代号：用字母表示TX-公司体系管理文件HT-公司合同管理文件ZD-公司制度管理文件WJ-公司其他文档文件3、业务部门代号：子文件顺序号 子文件代号业务部门代号文件顺序号文件类别代号 公司代号流水号 文件分项代号 公历年号A-公司B-运行管理中心C-商务支持中心D-资本运营中心E-市场营销中心F-项目管理中心G-计算机事业部H-光电事业部J-系统集成部4、文件年号：指文件编发日的日历年，如2010年签定的合同，合同年号为20105、文件顺序号：数字表示，从001到999辅文件号部分6、文件分项代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。
其中：公司体系管理文件分类Q- 质量体系H-环境体系E-职业健康体系公司合同管理文件：字母R-Z表示R-软件开发类合同S-运维服务类合同T-集成（工程）项目类合同U-商务事务类合同V-物资采购类合同X-产品销售类合同Y-合作协议类合同Z-其他类合同公司制度管理文件W-文本文件L-流程文件B-表单文件公司其他文档文件待定。
7、子文件代号：实施分项文件时需再分类拆解形成子文件，用数字1到9表示。
其中：合同分项中子文件代号规定：1-工程分包合同2-劳务分包合同3-采购合同4-订货合同5-商务合同6-服务合同7-其他合同其他分项子文件代号各部门可自行规定，报体系运行管理办公室备案。
公司体系文件编号规则要求
公司体系文件编号规则要求1.本规则适用于公司文件化信息编号管理，行政管理部负责公司文件和记录编号管理，审核确认、备案各部门编号。
各部门负责本部门职责业务文件和记录编号。
2.文件化信息编号规则2.1行政公文或通知编号格式2.1.1公司级行政公文或通知编号采用：,自 1 编起4 位码年代编号2.1.2部门业务事项通知编号，参照公司及行政公文编号规则2.2产品（公示）标准标码规则企业产品（公示）标准编号格式采用：4 位阿拉伯数字3 位阿拉伯数字示例：产品（公示）标准：灭草松原药 Q/371624SGC 031-2017解读为：2017 年沾化国昌发布的第 031 号“灭草松”原药产品标准。
2.3 管理体系文件化信息编号格2.3.1 编号格式流水后加“-”，文件或标准发布年代号，使用 4 位阿拉伯数字。
4）类别内文件化信息的流水（顺序）号，采用阿拉伯数字，每类文件流水号自 01 起始；管理手册，采用版本序号。
3）文件化信息类别代号：M 代表管理制度（可省略）；P 代表控制程序，I 代表作业指导书（在管理制度、控制程序和作业文件未分层次的，可省略 M、P、I,采取下位文件再增加一层顺序代码进行标识），R 代表记录。
2）空 0.5 个字符：管理体系/或业务类别，采用英文或汉语名称拼音缩写。
MS 代表整合一体化管理手册，其他详见 B4.3.2、B4.3.3。
1）企业标识，代表沾化国昌精细化工有限公司示例：质量、环境和职业健康安全一体化/整合管理体系《管理体系手册》编号ZHGC MS01-2022。
《文件化信息/标准化管理制度》编号：ZHGC EM02-2022《员工薪酬管理制度》编号：ZHGC HR05-2021（没有区分制度和作业文件层次），《职称管理规定》ZHGCHR05-01-2021（属于《员工薪酬管理制度》下一个层的作业文件，在其顺序号后增加一级顺序编号）。
2.3.2 编号代码说明a）ZHGC——代表沾化国昌精细化工有限公司，在文件封面或眉头使用“艺术图案”格式、“专用字体”的，应符合公司“VIS 识别”规定；b）管理体系/或业务类别——通常采用导入的管理体系、管理业务领域英文或汉语名称拼音缩写。
公司管理文件编号办法
年内修订的版本，加字母（A、B、C„„顺序）表示。
4.3 编号管理
4.3.1 公司管理制度由公司文控部门统一编号。
4.3.2 各部门管理制度由各部门参照本办法自行编号。
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附加说明： 本标准由文控部门提出解释。 本标准主要起草人： 本标准审核人： 本标准批准人：
-2-
版本号 顺序号 小类代号 大类代号 管理制度代号 图 1 公司管理制度编号构成形式 4.2.2 公司管理制度标准代号用“ZLTL”表示。 4.2.3 管理制度大类代号用阿拉伯素质“2”来表示。 4.2.4 公司管理制度小类代号用两位阿拉伯数字表示，具体形式见下表：
-1-
大类
小类
备注
代号
名称
代号
名称
01
信息管理
02
财务制度
03
督察及内部审计管理
04
人事制度
公司内控体系
05
薪酬、考核及奖励制度
2
管理制度
06
经济合同管理制度
07
行政管理
08
质量管理
09
物资管理
10
营运管理
11
生产管理
12
技术管理
4.2.5 顺序号为三位阿拉伯数字，采用流水编号法。
4.2.6 版本号用四位阿拉伯数字加一位大写拉丁字母表示。数字为该制度批准发布的年代号，在批准
公司管理制度编号方法
1 目的 使公司管理文件编号规范、统一。
2 范围 适用于公司各部门制定的管理制度的编号 3 职责 运行监测室负责公司管理制度编号规则的制定。 4 内容和要求 4.1 编号原则
管理制度编号应满足计算机管理要求 4.2 编号构成 4.2.1 公司管理制度号由五部分组成，具体形式见图 1：
公司内部文档编号管理规则
**有限公司管理制度文件公司内部文档编号及管理规则拟制：审核：批准：_______2020-11-__发布 2020-11-__实施_______________ ______________公司内部文档编号及管理规则第一章总则第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
特制订此规范文档文件编号的指导性和标准性文件第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司各部门所有文件的编号管理和控制。
第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。
第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止的核准。
第二章文件夹及对应文件编号办法第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应文件做以下分类：5.1 文件夹编号：ML-RZ-01由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述5.1.1 公司名称代码：“明临”简称“ML”;5.1.2 部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简称“CW”等;5.1.3 流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）5.1.4 对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，ML-RZ-IT(网络管理)-01等；5.2 文件编号: ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于2020年11月16日建立的第一份制度）注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述5.2.1 RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
公司文件管理制度编码
公司文件管理制度编码第一章总则第一条为规范公司文件管理工作，规定本制度。
第二条公司文件管理应遵循便捷、高效、规范的原则。
第三条公司文件管理制度适用于公司内的所有文件管理活动。
第二章文件管理组织机构和职责第四条公司文件管理的组织机构为文件管理部门，负责公司各部门的文件管理工作。
第五条文件管理部门负责制定文件管理相关政策和制度，监督和检查公司各部门的文件管理工作。
第六条公司各部门应配备专门的文件管理员，负责本部门文件的管理和维护工作。
第三章文档的管理要求第七条公司文件应分类管理，包括公文、资料、合同等多个类别。
第八条公司文件应按照一定的规范进行编号和归档，确保文件的准确性和完整性。
第九条公司文件的管理应建立文件档案目录，便于查阅和检索。
第四章文件传递和审批流程第十条公司文件传递和审批应走正式的渠道，确保文件传递的清晰和完整。
第十一条公司文件的审批流程应明确，避免出现流程混乱和延误。
第十二条公司文件的传递和审批应记录在案，便于查阅和追溯。
第五章文件的保密管理第十三条公司文件的保密管理应遵守相关法律法规，加强文件的安全性和保密性。
第十四条公司文件的保密级别应根据文件的重要性和敏感性来确定，确保信息安全。
第十五条公司文件的外传须经过上级主管审批，避免信息泄露和误传。
第六章文件的电子化管理第十六条公司文件的电子化管理应建立完善的电子文件管理系统，确保文件的安全和便捷管理。
第十七条公司文件的电子化管理应定期备份，防止文件丢失和损坏。
第十八条公司文件的电子化管理应加强信息安全保护，防范网络攻击和数据泄露。
第七章文件的销毁管理第十九条公司文件的销毁管理应根据文件的保管期限和保密级别来进行，避免文件的长时间保留和滞销。
第二十条公司文件的销毁管理应按照一定的流程和程序来执行，确保销毁的合法性和安全性。
第二十一条公司文件的销毁记录应详细记录，包括销毁文件的种类、数量和销毁时间等信息。
第八章文件管理的监督和考核第二十二条公司文件管理工作应定期进行检查和评估，发现问题及时整改。
关于对公司文件进行统一编号管理的规定
关于对公司文件进行统一编号管理的规定为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。
一、 编号规则：文件号由主文件号和辅文件号组成，辅文件号根据需要设置，在 主文件号的基础上制定。
主文件号由五部分组成，辅合同号由三部分组成。
示例如下：□ □ □ □ □ - □ □ □1 2 3 4 5 6 7 8说明：由1、2、3、4、5组成主文件号；6、7、8组成辅文件号。
主文件号部分1、公司代号：集团：YT子文件顺序号 子文件代号 业务部门代号文件顺序号文件类别代号 公司代号流水号 文件分项代号 公历年号牡丹：MD2、文件类别代号：用字母表示TX-公司体系管理文件HT-公司合同管理文件ZD-公司制度管理文件WJ-公司其他文档文件3、业务部门代号：A-公司B-运行管理中心C-商务支持中心D-资本运营中心E-市场营销中心F-项目管理中心G-计算机事业部H-光电事业部J-系统集成部4、文件年号：指文件编发日的日历年，如2010年签定的合同，合同年号为20105、文件顺序号：数字表示，从001到999辅文件号部分6、文件分项代号：根据需要对主文件类别再分类或分项。
其中：公司体系管理文件分类Q- 质量体系H-环境体系E-职业健康体系公司合同管理文件：字母R-Z表示R-软件开发类合同S-运维服务类合同T-集成（工程）项目类合同U-商务事务类合同V-物资采购类合同X-产品销售类合同Y-合作协议类合同Z-其他类合同公司制度管理文件W-文本文件L-流程文件B-表单文件公司其他文档文件待定。
7、子文件代号：实施分项文件时需再分类拆解形成子文件，用数字1到9表示。
其中：合同分项中子文件代号规定：1-工程分包合同2-劳务分包合同3-采购合同4-订货合同5-商务合同6-服务合同7-其他合同其他分项子文件代号各部门可自行规定，报体系运行管理办公室备案。
公司体系文件编号规则明细
公司体系文件编号规则明细1.文件结构1.1管理制度/控制程序文件结构，通常包括：封面、目录（次）、前言或文件履历1目的及适用范围2规范性引用文件/编制依据（适用时保留）3术语及定义（适用时保留）4职责与权限5管理/工作流程6管理/控制要求7改进与责任担当/监督、考核8相关文件/记录9适用的记录表单式样10附录（适用时保留）其中文件结构中：“目的及适用范围”、“职责和权限”、“管理/控制要求”、“相关记录”是必要内容，不能缺项。
其他结构内容，根据适用程度和必要性进行保留、删减。
1.2要求进行公示或备案登记的产品与服务标准，文件结构和编写格式等要求，应符合GB/T 1.1标准化工作导则标准的结构和编写、HG/T2467农药系列产品标准编写规范要求。
1.3技术文件、操作规程/作业指导书（SOP），根据过程或活动的特点和实际需要，根据GB/T1.1标准化工作导则标准的结构和编写、附录C C1.1管理制度/控制程序文件结构，组织编制或进行调整，保留、删减。
2.文件编制要求2.1文件内容的策划和编写，应考虑业务/活动的目的和对象，基于过程方法、风险思维，对业务/活动涉及的“人、机、料、法、环、测”制定规范要求。
文件内容策划结构：2.2文件正文编写在逻辑关系和内容，应考虑或引用：a）做什么：业务、事项、活动；为什么这么做，理由何在，造成这样的结果为什么；b）谁来做：明确责任主体；c）在哪里做：地点、岗位；d）什么时间做：什么时机需要做、最适宜，什么时间完成；e）怎么做：什么工具、作业规范，如何提高效率、如何实施、如何改善；f）工作场所/岗位环境因素和职业危害、危险因素及控制；g）做到什么程度：数量如何，质量水平如何，有没有成本控制、费用如何；h）如何测量：测量什么项目，测量的标准、测量的结果向谁报告有谁落实；i）适用时，还应考虑常见故障及排除和紧急情况处置等；j）保留什么记录。
3.文件编制格式3.1文件封面格式见示例。
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体系文件编号规则
一、公司代码：JDDSY
二、模块代码:
1、研究论证：YJ
2、规划设计：GH
3、营销企划：YQ
4、招商管理：ZS
5、工程管理：GC
6、营运管理：YY
7、客服管理：KF
8、安全管理：AQ
9、消防管理：XF
10、保洁管理：BJ
11、财务管理：CW
12、收银管理：SY
13、信息管理：XX
14、人力资源：RL
15、行政管理：XZ
16、审计管理：SJ
三、文件类型代码:
1、流程：LC
2、指引：ZY
3、制度/规范/办法：ZD
4、表单/附件：R
5、组织管控：GK
四、编号示例
1、流程：公司代码-流程模块代码-LC-顺序号
JDDSY-YJ-LC-01
2、指引：公司代码-流程模块代码–ZY-顺序号
JDDSY-YJ–ZY-01
3、制度：公司代码-流程模块代码-ZD-顺序号
JDDSY-YJ-ZD-01
4、表单/附件：JDDSY-R-模块名称-顺序号
某一模块中涉及到的表单：JDDSY-R-模块名称-顺序号
注：如果一个表单在多个流程/指引中出现，按照价值链的顺序，以在第一个流程中出现的表单编号为准，在其他流程中出现的该表单也用上一流程中出现的编号, 保证每个表单的编号唯一。
某一模块中涉及到的表单统一放在同一个文件夹中“相关记录”，加上“00模块名称表单记录目录”。
（如：00行政管理表单记录目录）
5、组织管控：公司代码-GK-顺序号
JDDSY-GK-01。