第一篇 总经办管理制度

第一篇总经办管理制度

第一章公共关系管理

第一条业务接待

1、来宾到公司联系业务，公司采取弹性接待原则和对称性接待原则，即根据来访人员的职务和所涉及业务的性质确定接待部门和接待人员，公司相关接待人员须热情迎送，诚恳接待。

2、来宾来访直接与职能部门联系的，且来访业务属职能部门正常业务范围内的，由部门负责接待。来宾中如有对方高管人员，负责接待的部门须及时与总经办联系，以便安排相应的接待人员。

3、来宾来访与公司总经办联系的，由总经办根据来访人员所涉及业务的性质转由有关职能部门接待。

4、来访人员到公司联系业务，要求直接见公司领导的，不管什么原因，各职能部门不得安排，一律由总经办负责联系安排。

5、来访人员的用餐由职能部门按本章第二条执行。来访人员的住宿，由负责接待的职能部门联系总经办，由总经办统一安排。

6、公司接待人员与来访人员洽谈所涉及的业务，由负责接待的人员或部门根据有关职责规定进行处理、协调、记录和报告。

第二条业务招待

1、按酒店业务招待费管理制度执行。

第三条电话规范用语

1、员工接电话时应主动问候：

“早晨好”、“下午好”、“锦都大酒店”；"您好,锦都大酒店"。

2、因业务需要向外打电话时，应首先报出自己公司的名称：“您好，这是锦都大酒店，请找一下***（先生、女士、....）”。

3、外线来电：

若对方要找的人在时，应热情告知：“请稍候”！

若对方要找的人不在时，应礼貌告知：“您要找的先生(女士)现在不在，有事可以转告吗或请稍后再拨。”

若对方要找的人正在开会或此刻不便接电话时，应礼貌告知：“很抱歉(对不起)，您要找的***(先生、女士、....)现在正在开会，如您愿意的话，请留言好吗?”

4、若在电话中请人帮忙，则要说“谢谢”；若回答电话中对方表示感谢，应及时说：“不用谢”、“不客气”。

5、通话结束时说：“再见”。

第二章文件档案管理

第四条文书档案立卷归档

1、总则

⑴公司实行文件资料集中管理和分散管理相结合的制度，公司总经办为公司文件、资料归档、立卷、保存的职能部门，各职能部门须明确专人负责本部门的文件资料的归档管理，业务上接受总经办专职人员的指导；

⑵专职人员要求保持相对稳定，人员变动应及时通知公司总经办；

⑶各职能部门和全体员工在业务活动中形成的各种有保存价值的文件材料，必须按照本规定分别立卷归档；

⑷业务承办部门或承办人员须保证经办文件的系统、完整正确(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职人员归档。工作变动或因故离职时须将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

2、文件资料的收集管理

⑴凡本公司印发的公文(含定稿打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经办统一收集管理；

⑵一项业务在其发生、运作、结案的全过程中，由承办部门或人员负责其业务资料的收集、整理和归档；

⑶一项工作如由几个部门参与办理，在业务活动中形成的文件材料，由主办部门收集、整理、归档，会议文件资料由会议主办部门收集归档；

⑷员工外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，必须将会议文件资料交总经办保存归档；

⑸公文、文告、政策法规以及会议资料，一律由总经办归档保存，其他业务资料视具体情况由职能部门归档保存。

3、归档范围

⑴重要的会议材料，包括会议的记录、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报等；

⑵上级机关发来的有关决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；

⑶公司对外的正式发文、与有关部门来往的文书；

⑷公司的请示与上级机关的批复；

⑸反映公司主要职能活动的报告、总结；

⑹公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、简报；

⑺重要业务活动的调研资料、商业计划书和可行性研究报告；

⑻公司与有关部门签订的合同、协议书等文件材料；

⑼公司干部任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料，信访工作材料；

⑽员工劳动、工资、福利方面的文件材料；

(11)公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

4、归档、立卷及其质量要求

⑴各部门对处理完毕的事项，对其文件材料须及时归档保存；

⑵归档的文件材料必须按年度立卷、组卷、编目由总经办提供统一的标准；

⑶案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；

⑷归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均须齐全完整；

⑸在归档的文件材料中，须将每份文件的正件和附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文件电必须单独立卷，少数普通文电如果与绝密文

有密切联系，也可随同绝密文电立卷；

⑹不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行；

⑺卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可公的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列；

⑻卷内文件材料按排列顺序，依次编写页号，装订的案卷统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号；

⑼永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首；

⑽有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责，备考表格填写在卷尾；

(11)案卷封面，应逐项按规定书写，工整、清晰；

(12)案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)─文件─封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第五条声像档案管理

1、公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明